Dématérialisation des factures : quelles sont vos obligations en 2020 ?

Dématérialisation des factures : ce qui va changer au 1er janvier 2020

La dématérialisation des factures, peut-on encore l’éviter ?

Numérisation des factures, facture dématérialisée, facture électronique... vous souhaitez mieux comprendre les différents enjeux entourant la dématérialisation fiscale ?

Vous souhaitez connaître vos obligations légales en matière de facturation en 2020, que votre organisation relève du secteur public ou du secteur privé ?

Pour comprendre l’intérêt d’un projet de dématérialisation pour votre traitement des factures, nous vous livrons ici l’essentiel pour vous aiguiller dans votre réflexion et savoir comment assurer votre passage à la facturation électronique. C’est parti !

Sommaire :

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C’est quoi, la dématérialisation des factures ?

Définition : dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures désigne le processus consistant à établir et à gérer des factures clients et fournisseurs au format numérique en remplacement du format papier, conformément à la réglementation fiscale et aux normes en vigueur.

ℹ️ On distingue la dématérialisation électronique simple et la dématérialisation fiscale :

  • Dans le cas de la dématérialisation dite « simple » de la facturation, les échanges de documents ont lieu par e-mail. Les documents ainsi transmis par voie électronique n’ont pas de valeur probante. Il faut conserver et archiver les factures au format papier, documents originaux valant pour unique preuve juridique, en cas de contrôle.
  • Dans le cas de la dématérialisation fiscale, la valeur de preuve est conférée aux fichiers électroniques, à la condition qu’ils soient normés et qu’ils respectent certaines contraintes. La valeur probante est reconnue à deux types de factures :
     
    • la facture se présentant comme une facture papier (dite « texte » ou « image »), émise dans un format numérique non modifiable, du type PDF, et disposant d’un dispositif de signature électronique ;
       
    • la facture de données structurées (fichier informatique), un document électronique dont la transaction s’opère directement vers le système informatique du bénéficiaire via l’EDI (échange de données informatisé). La facture électronique est archivée chez le client comme chez le fournisseur.

💡 Bon à savoir : la facture électronique peut également recevoir le cachet électronique d’une personne morale. Garantissant l’identification d’un émetteur avec un certificat de personne morale, le cachet électronique assure l’origine du document.

Obligations 2020 : que dit la loi ?

La facturation électronique a été mise en place dans le cadre des marchés publics en 2014.

Elle est progressivement devenue obligatoire pour chaque entreprise qui fournit des services ou des marchandises en B2G (Business to Government) et répond à des appels d’offres dans le service public, depuis le 1er janvier depuis 2017.

Désormais, depuis le 1er janvier 2020, les fournisseurs du service public, quelle que soit leur taille (grandes entreprises, ETI, PME, TPE et micro-entreprises) sont soumis à cette obligation.

Les entreprises concernées utilisent le portail dédié Chorus pro, afin de déposer et de transférer leurs factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics.

Et pour le secteur privé ? La dématérialisation s’étend au BtoB, mais il n’y a pas encore d’obligation. L’extension obligatoire de la facture électronique aux relations BtoB est envisagée par la loi de finances pour 2020 et la première échéance pourrait être fixée au 1er janvier 2023.

Facture électronique et cadre réglementaire

Le cadre réglementaire entourant la facturation électronique est très précis.

Qu’est-ce qu’une facture électronique viable ? Plusieurs critères clés doivent être respectés :

  • l’authenticité de l’identité de l’émetteur,
  • l’intégrité de la facture,
  • la lisibilité du document,
  • l’affichage des mentions légales obligatoires.

Les entreprises doivent de plus disposer d’un espace de stockage conforme à la loi, comme un coffre-fort électronique, et utiliser une signature électronique ou le format EDI pour certifier l’authentification de l’émetteur.

☝️La durée légale de conservation des factures est toujours de 6 ans pour le droit fiscal, 10 ans pour le droit commercial.

Les factures dématérialisées doivent aussi faire figurer les mêmes éléments qu’une facture classique, au titre de l’article L441-3 du Code de commerce :

  • numéro de la facture,
  • noms et adresses des deux parties,
  • numéro d’immatriculation (SIRET),
  • date de la vente de marchandises ou de la prestation de services,
  • quantité et dénomination précise des produits ou services vendus,
  • prix unitaire hors taxe,
  • réductions applicables,
  • date d’échéance du règlement,
  • taux de TVA,
  • pénalités en cas de retard et frais de recouvrement, etc.

En respectant tous ces paramètres, elles bénéficient de la même valeur probante que les factures papier.

Dématérialisation des factures : infographie EBP
© blog EBP (2019)

Bénéfices de la dématérialisation des factures

En pratique, quelle que soit la taille de votre entreprise :

  • vous supprimez les tâches fastidieuses et répétitives (comme les relances), qui n’apportent aucune valeur ajoutée à votre activité ;
  • vous économisez en frais de traitement, d’impression et d’envoi de courriers ;
  • vous facilitez et accélérez le processus de paiement ;
  • vous gagnez en productivité ;
  • vous obtenez une traçabilité et un meilleur contrôle ;
  • vous réduisez le risque d’erreurs et de litiges ;
  • vous améliorez la sécurité et la fiabilité des données ;
  • vous facilitez l’exploitation des datas pour l’analyse ;
  • vous limitez les risques de fraudes.

Comment dématérialiser des factures ?

L’automatisation du processus de facturation

Dématérialiser la gestion des factures requiert plus que le simple envoi par e-mail des éléments qui, rappelons-le, nécessite de conserver les versions originales papier pour faire office de preuve juridique.

En réalité, c’est tout un processus métier qui se digitalise.

Pour lancer votre projet de dématérialisation des factures, tenez compte :

  • du nombre de factures que vous recevez (total, et par fournisseur) ;
  • du nombre de fournisseurs, en les regroupant par produits ou services ;
  • de votre circuit de validation des factures ;
  • de votre méthode de classement et d’archivage de vos factures papier, le cas échéant ;
  • de votre logiciel comptable ;
  • de vos processus internes de traitement des factures fournisseurs, etc.

☝️ Il peut être judicieux de prévoir un plan d’accompagnement pour adapter l’organisation et les modes de fonctionnement, et planifier la formation des utilisateurs concernés aux nouveaux outils.

En parlant d’outils, lesquels choisir ?

Des outils pour vous assister

Dans un logiciel de facturation, vous paramétrez vos échéances et le contenu de vos factures. La solution envoie ensuite automatiquement et à date la facture électronique à votre destinataire. Vous gagnez du temps de saisie et suivez facilement vos factures.

Dans un logiciel de signature électronique, vous complétez le processus de dématérialisation : plus besoin d’impression, ni de signature manuscrite, ni de scan de vos documents, tout est signé en ligne et conformément aux réglementations en vigueur.

Voici une sélection d’outils en mode SaaS pour vous assister dans la dématérialisation de la facturation et le traitement des factures au format numérique :

Axonaut Facturation

Dématérialisation des factures : Axonaut Facturation

Axonaut Facturation prépare la possibilité de rentrer vos factures sur la plateforme Chorus Pro, dès le 1er janvier 2020, grâce aux formats Factur-X ou XML. La solution s’adresse à toutes les tailles d’entreprises et, dans un souci d’équité, propose la même étendue de fonctionnalités aux TPE comme aux GE en facturant selon le nombre d’utilisateurs. Bonus : le support est gratuit.

IPaidThat Facturation

Dématérialisation des factures : IPaidThat Facturation

IPaidThat Facturation est un autre acteur de la dématérialisation de la gestion comptable : l’outil collecte vos factures automatiquement depuis votre boîte mail ou les sites de vos fournisseurs, puis les met à votre disposition sur sa plateforme, classées par fournisseur/client, ou par date, au choix. Point fort : il est équipé de la technologie OCR, permettant d’en extraire le montant, la date et la TVA.

Sinao

Dématérialisation des factures : Sinao

Sinao, solution dédiée aux TPE et PME, prône sa simplicité d’utilisation. Elle propose les fonctionnalités essentielles, comme la gestion des factures récurrentes, la numérotation automatique, l’insertion des mentions légales, etc. Parmi ses atouts : la sécurisation de vos données sur des serveurs privés en France et la gestion de plusieurs entreprises depuis un compte unique. 

Universign

Universign est une plateforme en mode SaaS de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage. Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, elle vous permet de signer et de faire signer vos documents PDF, dont vos factures clients et fournisseurs, en assurant la conformité et la sécurité des transactions numériques. Pour sceller vos factures électroniques, la solution comporte également un service de cachet électronique qui confère à votre facture PDF une valeur légale en garantissant sa provenance et que le contenu ne peut être modifié (principe d’intégrité). Parmi ses points forts : expérience utilisateur fluide et facilité d’utilisation.

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Dématérialisation des factures : Zervant

Zervant parle particulièrement aux micro-entreprises avec son forfait gratuit jusqu’à 10 clients par mois. Compatible avec PEPPOL, Chorus Pro, SAP iDoc, EDIFACT, etc., le logiciel vous accompagne dans votre mise en conformité. De plus, votre comptabilité de facture est générée quasi automatiquement et est facilement exportable pour la partager avec votre comptable.

Une obligation bénéfique

La dématérialisation des factures est au cœur de la digitalisation des entreprises, améliorant les processus et fluidifiant les échanges dans tous les secteurs.

Bientôt, toutes les entreprises et administrations devront se mettre en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique.

Pour vous conformer à cet impératif, que vous soyez DAF, contrôleur de gestion ou comptable, vous avez besoin d’outils : Chorus si vous êtes fournisseur du secteur public, ou une solution adaptée et performante, comme un Software as a Service (SaaS), pour vos échanges BtoB.

Dernier conseil : procédez par étapes. Réalisez un audit en interne, communiquez avec vos prestataires, fournisseurs et clients, et choisissez la solution la plus adaptée à votre entreprise.

Avez-vous toutes les cartes en main pour lancer votre projet de dématérialisation ?

Article mis à jour, initialement publié en décembre 2016.

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