Dématérialisation des factures : le guide complet

par Nathalie Pouillard, le 11/02/2021
Dématérialisation des factures : ce qui va changer au 1er janvier 2020

La dématérialisation des factures, peut-on encore l’éviter ?

Numérisation des factures, facture dématérialisée, facture électronique… vous souhaitez mieux comprendre les différents enjeux entourant la dématérialisation fiscale ?

Vous voulez également connaître vos obligations légales en matière de facturation, que votre organisation relève du secteur public ou du secteur privé ?

Pour comprendre l’intérêt d’un projet de dématérialisation pour votre traitement des factures, nous vous livrons ici l’essentiel afin de vous aiguiller dans votre réflexion et savoir comment assurer votre passage à la facturation électronique.

C’est parti !

C’est quoi, la dématérialisation des factures ?

Définition de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures désigne le processus consistant à établir et à gérer des factures clients et fournisseurs au format numérique en remplacement du format papier, conformément à la réglementation fiscale et aux normes en vigueur.

Différence entre dématérialisation électronique simple et dématérialisation fiscale

La dématérialisation électronique simple

Les échanges de documents ont lieu par e-mail. Les documents ainsi transmis par voie électronique n’ont pas de valeur probante. Il faut conserver et archiver les factures au format papier, les documents originaux valant pour unique preuve juridique, en cas de contrôle.

La dématérialisation fiscale

La valeur de preuve est conférée aux fichiers électroniques, à la condition qu’ils soient normés et qu’ils respectent certaines contraintes.

La valeur probante est reconnue à deux types de factures :

  • La facture structuréedocument électronique répondant aux normes de l’administration fiscale (formats XML, EDI iDoc, DIFACT, etc.). La facture électronique est archivée chez le client comme chez le fournisseur.

  • La facture non structurée ➤ facture papier (dite « texte » ou « image »), émise dans un format numérique non modifiable, du type PDF, et disposant d’un dispositif de signature électronique ;

💡 Bon à savoir : la facture électronique peut également recevoir le cachet électronique d’une personne morale. Garantissant l’identification d’un émetteur avec un certificat de personne morale, le cachet électronique assure l’origine du document.

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation des factures ?

Gain de temps

Grâce à la dématérialisation des factures, vous supprimez les tâches chronophages et répétitives (comme les relances), qui n’apportent aucune valeur ajoutée à votre activité.

Gain d’argent

Vous économisez en frais de traitement, d’impression et d’envoi de courriers (timbres, enveloppes, etc.).

En parallèle, vous facilitez et accélérez le processus de paiement et limitez les risques de fraude.

Meilleure gestion

Dématérialiser ses factures implique souvent l’utilisation de logiciels spécifiques. Grâce à ces outils, vous limitez le risque d’erreurs et de litiges, et gagnez en productivité.

Par ailleurs, ces solutions permettent d’obtenir une traçabilité et un meilleur contrôle de vos activités de facturation.

Meilleure utilisation des données

Vous facilitez l’exploitation de vos données pour l’analyse, données dont un système de dématérialisation permet d’améliorer la sécurité et la fiabilité.

Réduction de l’impact écologique

Enfin, passer de la facture électronique à la facture papier permettrait de réduire significativement les émissions de CO₂. La dématérialisation se révèle donc bénéfique pour votre impact écologique… et pour l’image de votre entreprise.

Dématérialisation des factures : que dit la loi ?

La dématérialisation des factures est-elle obligatoire ?

Pour le secteur public

La facturation électronique a été mise en place dans le cadre des marchés publics en 2014.

Elle est progressivement devenue obligatoire pour chaque entreprise qui fournit des services ou des marchandises en B2G (Business to Government) et répond à des appels d’offres dans le service public, depuis le 1er janvier depuis 2017.

Désormais, depuis le 1er janvier 2020, les fournisseurs du service public quelle que soit leur taille (grandes entreprises, ETI, PME, TPE et micro-entreprises) sont soumis à cette obligation.

Les entreprises concernées utilisent le portail dédié Chorus pro, afin de déposer et de transférer leurs factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics.

Pour le secteur privé

La dématérialisation s’étend au BtoB, mais il n’y a pas encore d’obligation.

L’extension obligatoire de la facture électronique aux relations BtoB est envisagée par la loi de finances pour 2020 et la première échéance pourrait être fixée au 1er janvier 2023.

Comment assurer la valeur probante de la facture électronique ?

Facture électronique et cadre réglementaire

Pour qu’une facture électronique puisse bénéficier d’une valeur probante au même titre qu’une facture papier, plusieurs critères clés doivent être respectés :

  • l’authenticité de l’identité de l’émetteur,
  • l’intégrité de la facture (elle ne peut être modifiée),
  • la lisibilité du document,
  • l’affichage des mentions légales obligatoires.

💡 Pour se conformer à ces exigences, les entreprises ont trois solutions à leur disposition :

  • la signature électronique, qui garantit l’intégrité et la provenance de la facture, ainsi que l’identité du signataire ;
  • le format EDI, standard d’échange informatisé de données ;
  • la Piste d’Audit Fiable, qui se caractérise par un ensemble de dispositifs mis en place par l’entreprise pour prouver à l’administration fiscale la validité des documents.

Dématérialisation des factures et archivage

Pour que leurs factures électroniques puissent être admises comme preuve, les entreprises doivent également disposer d’un espace de stockage conforme à la loi, comme un coffre-fort électronique.

☝️ La durée légale de conservation des factures est :

  • de 6 ans pour le droit fiscal,
  • de 10 ans sur le plan comptable.

Mentions obligatoires

Enfin, les factures dématérialisées doivent aussi faire figurer les mêmes éléments qu’une facture classique, au titre de l’article L441-3 du Code de commerce :

  • numéro de la facture,
  • noms et adresses des deux parties,
  • numéro d’immatriculation (SIRET),
  • date de la vente de marchandises ou de la prestation de services,
  • quantité et dénomination précise des produits ou services vendus,
  • prix unitaire hors taxe,
  • réductions applicables,
  • date d’échéance du règlement,
  • taux de TVA,
  • pénalités en cas de retard et frais de recouvrement, etc.

      Quels outils pour vous assister ?

      Vous l’aurez compris, pour que l’entreprise puisse respecter les obligations légales décrites précédemment, elle doit s’équiper de logiciels spécifiques. Voyons lesquels.

      Les logiciels de facturation

      Dans un logiciel de facturation, vous paramétrez vos échéances et le contenu de vos factures. La solution envoie ensuite automatiquement, et à date, la facture électronique à votre destinataire. Vous gagnez du temps de saisie et suivez facilement vos factures.

      Exemples de logiciels de facturation :

      🛠️  Axonaut Facturation : avec Axonaut Facturation, importez directement vos factures sur la plateforme Chorus Pro grâce aux formats Factur-X ou XML. La solution s’adresse à toutes les tailles d’entreprises et, dans un souci d’équité, propose la même étendue de fonctionnalités aux TPE comme aux GE en facturant selon le nombre d’utilisateurs.

      🛠️  IPaidThat Facturation : IPaidThat Facturation est un autre acteur de la dématérialisation de la gestion comptable : l’outil collecte vos factures automatiquement depuis votre boîte mail ou les sites de vos fournisseurs, puis les met à votre disposition sur sa plateforme, classées par fournisseur/client, ou par date, au choix.

      🛠️  Sinao : solution dédiée aux TPE et PME, Sinao prône la simplicité d’utilisation. Elle propose les fonctionnalités essentielles, comme la gestion des factures récurrentes, la numérotation automatique, l’insertion des mentions légales, etc. Parmi ses atouts : la gestion de plusieurs entreprises depuis un compte unique.

      🛠️  Zervant : ce logiciel parle particulièrement aux micro-entreprises avec son forfait gratuit jusqu’à 10 clients par mois. Compatible avec PEPPOL, Chorus Pro, SAP iDoc, EDIFACT, etc., le logiciel vous accompagne dans votre mise en conformité.

      Les logiciels de signature électronique

      Dans un logiciel de signature électronique, vous complétez le processus de dématérialisation : plus besoin d’impression, de signature manuscrite ou de scan de vos documents. Tout est signé en ligne et conformément aux réglementations en vigueur.

      Exemples de logiciels de signature électronique :

      🛠️  DocuSign : grâce à DocuSign, les signatures électroniques de vos factures sont garanties dans leur intégrité et leur authenticité, conformément à la norme eIDAS. Par ailleurs, l’outil est pensé pour industrialiser efficacement le processus de facturation, même en cas de volumes importants à traiter.

      🛠️  Universign : prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign vous permet de signer et de faire signer vos factures clients et fournisseurs, en assurant la conformité et la sécurité des transactions. Pour sceller vos factures électroniques, la solution comporte également un service de cachet électronique.

      Les logiciels de gestion électronique des documents (GED)

      Les logiciels GED accompagnent la dématérialisation des documents de manière générale, en automatisant au maximum les flux de travail. Conséquence ? Vous réalisez des économies de coûts de traitement et gagnez du temps dans l’exécution de vos processus métier.

      Exemple de logiciel de GED :

      🛠️  NEXIA : NEXIA, logiciel de GED nouvelle génération, vous accompagne dans la dématérialisation et la gestion de vos factures et assure leur conformité grâce à la signature électronique ou encore à la Piste d’Audit Fiable. Il renforce aussi la productivité en mettant l’accent sur la collaboration et l’expérience utilisateur. La solution dispose par exemple d’un moteur de recherche avec assistance prédictive pour retrouver facilement vos documents.

      🛠️  Zeendoc : Zeendoc accompagne en toute conformité l’ensemble de la procédure de dématérialisation des factures, au moyen de nombreuses fonctionnalités : signature électronique, archivage à valeur probatoire, dépôt des factures par lots ou encore automatisation de l’envoi dans Chorus Pro.

      Une obligation bénéfique

      La dématérialisation des factures est au cœur de la digitalisation des entreprises, améliorant les processus et fluidifiant les échanges dans tous les secteurs.

      Bientôt, toutes les entreprises et administrations devront se mettre en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique.

      Pour vous conformer à cet impératif, que vous soyez DAF, contrôleur de gestion ou comptable, vous avez besoin d’outils : Chorus si vous êtes fournisseur du secteur public, ou une solution adaptée et performante, comme un Software as a Service (SaaS), pour vos échanges BtoB.

      Dernier conseil : procédez par étapes. Réalisez un audit en interne, communiquez avec vos prestataires, fournisseurs et clients, et choisissez la solution la plus adaptée à votre entreprise.

      Avez-vous toutes les cartes en main pour lancer votre projet de dématérialisation ?

      Article mis à jour, initialement publié en décembre 2016.