Dématérialisation des factures : ce qui change au 1er janvier 2020

Dématérialisation des factures : ce qui va changer au 1er janvier 2020

Voici venue la dernière évolution en matière de dématérialisation des factures : la facturation électronique est désormais obligatoire dans le cadre des marchés publics pour toutes les structures. 

En effet, chaque 1er janvier depuis 2017, de nouvelles entreprises sont soumises à cette obligation. Vous êtes prestataire de services ou vendez des marchandises en B2G (Business to Government), bref vous êtes fournisseur du service public ? Après les grandes entreprises, les ETI et les PME, c’est au tour des TPE d’être concernées !

Pas de panique, la dématérialisation fiscale comporte de nombreux avantages et simplifie la transmission des factures. Dans le cadre de cette nouvelle actualité en facturation, nous revenons pour vous sur l’historique, redéfinissons ce qu’est une facture électronique et rappelons comment la gérer.

Tout un programme :

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La facturation électronique

Tout achat implique facture. Le prestataire, fournisseur du produit, ou du service, la soumet au client pour paiement. Ceci fait partie du contrat.

Traditionnellement, la facture était au format papier. Avec l’informatique, elle s’est peu à peu digitalisée. Réalisée sur ordinateur puis imprimée, elle est souvent entièrement dématérialisée, c’est-à-dire qu’elle est créée, envoyée, reçue et stockée sous un format numérique. 

    Attention, un certain nombre de règles doivent être respectées, ainsi la facturation électronique doit garantir :

    • l’identité de l’émetteur,
    • l’intégrité de la facture,
    • la lisibilité du document,
    • l’affichage des mentions légales obligatoires.

    Les entreprises doivent de plus disposer d’un espace de stockage conforme à la loi, comme un coffre-fort électronique, et utiliser une signature électronique ou le format EDI pour certifier l’authentification de l’émetteur.

    ☝️La durée légale de conservation des factures est toujours de 6 ans pour le droit fiscal, 10 ans pour le droit commercial.

    Les factures dématérialisées doivent aussi faire figurer les mêmes éléments qu’une facture classique, au titre de l’article L441-3 du Code de commerce : 

    • numéro de la facture,
    • noms et adresses des deux parties,
    • numéro d’immatriculation (SIRET),
    • date de la vente de marchandises ou de la prestation de services,
    • quantité et dénomination précise des produits ou services vendus,
    • prix unitaire hors taxe,
    • réductions applicables,
    • date d’échéance du règlement,
    • taux de TVA,
    • pénalités en cas de retard et frais de recouvrement, etc.

    En respectant tous ces paramètres, elles bénéficient de la même valeur probante que les factures papier.

    Dématérialisation des factures : infographie EBP
    © blog EBP (2019)

    L’évolution des obligations légales

    Une directive européenne

    La dématérialisation des factures est un objectif fixé par l’UE (Union européenne) dans le cadre de la stratégie européenne pour le numérique.

    Une directive juridique (2010/45/EU) a été adoptée pour harmoniser les procédures d’envoi et de contrôle de ce type de documents au sein de l’UE. Charge aux États membres de l’appliquer et de faire appliquer cette dématérialisation des documents. La GED, ou la gestion électronique de documents est ainsi devenue la norme.

    Retour sur le calendrier de mise en œuvre

    Depuis 2012, l’usage de la facturation électronique n’a cessé de croître. Adoptée spontanément, elle tend à devenir incontournable pour l’ensemble de l’économie.

    En fonction des acteurs et de leur taille, le calendrier a différé. La loi sur la dématérialisation des factures est entrée en vigueur :

    • le 1er janvier 2017 : pour les GE (Grandes Entreprises) — plus de 5 000 salariés, ainsi que pour les personnes publiques ;
    • le 1er janvier 2018 : pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) — de 250 à 5 000 salariés ;
    • le 1er janvier 2019 : pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) — de 10 à 250 salariés ;
    • le 1er janvier 2020 : c’est au tour des TPE (Très Petites Entreprises) et microentreprises (autoentrepreneurs) — moins de 10 salariés !

    Historique

    Le rôle de l’État

    Au cœur du système économique, l’État n’en est pas que l’arbitre. C’est aussi un acteur, et pas des moindres. Les marchés publics brassent des sommes considérables. En commençant à appliquer à cette sphère-là l’impératif de dématérialisation des factures, l’impact a été énorme et l’effet devenu boule de neige, les enjeux concernant tous les acteurs de l’économie.

    L’ordonnance no 2014-697 du 26 juin 2014 a relayé la directive européenne, imposant au secteur public d’accepter les factures électroniques de la part de ses fournisseurs. Cela a concerné l’État en tant que donneur d’ordre, et toutes ses entités subsidiaires : collectivités territoriales, établissements publics. 

    Un facteur clé de compétitivité

    L’ensemble des acteurs a suivi. Jusqu’alors, il était fréquent que l’État fasse de cet aspect un élément différenciant dans le cadre d’une consultation à un appel d’offres. On retrouvait souvent des clauses de dématérialisation sur les marchés publics. À présent, c’est un critère à remplir pour toute candidature.

    L’outil Chorus, une plateforme gratuite et mutualisée

    Un outil a été développé par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (l’AIFE) : Chorus Pro. Il remplace son prédécesseur : Chorus Factures, lancé en 2012. La solution simplifie le processus de dématérialisation des factures quant à leur dépôt, leur réception et leur transmission : elle est mise à disposition des entités publiques et de leurs fournisseurs du secteur privé, afin de les aider à respecter les règles. L’utilisation de l’outil est généralisée depuis le 1er janvier 2017.

    Notre ambition : atteindre 50 millions de factures électroniques en 2020.

    Vincent Castella, délégué de la directrice de l’AIFE

    Quid des échanges de factures au sein du secteur privé ?

    La dématérialisation s’étend au BtoB mais il n’y a pas encore d’obligation. L’article 222 de la loi no 2015-990 du 6 août 2015 de modernisation de l’économie, dite loi Macron, va dans ce sens. Ainsi toute entreprise devrait émettre et accepter les factures électroniques à l’horizon 2020.

    En atteste la création d’un nouveau format standard dédié au secteur privé, Factur-X, porté par le Forum national de la facture électronique (FNFE). Composé d’un PDF (pour la lisibilité) et d’un XML (pour l’automatisation du traitement des données), il est disponible dans Chorus Pro depuis 2018.

    🧐 Le ministre de l’Action et des Comptes publics, Gérald Darmanin, a d’ailleurs exprimé la volonté du gouvernement de poursuivre dans le sens de la généralisation de la facturation électronique pour toutes les entreprises françaises. L’une des raisons ? Contrer la fraude à la TVA transfrontalière. En effet, d’après une étude publiée par la Commission européenne le 21 septembre 2018, il y aurait une perte de 20 milliards d’euros pour la France, représentant 12 % de ses recettes annuelles.

    Dématérialisation des factures : infographie neovacom
    © Neovacom

    Les bénéfices de la dématérialisation des factures

    La facturation électronique procure de nombreux avantages aux entreprises : 

    • un délai de traitement accéléré,
    • un gain de temps et de productivité,
    • une traçabilité et un meilleur contrôle,
    • la réduction des erreurs et des litiges,
    • la sécurité et la fiabilité des données,
    • l’exploitation facilitée des datas pour l’analyse,
    • l’automatisation de tâches répétitives comme les relances,
    • un gain financier (en traitement, économie de papier),
    • la limitation des risques de fraudes.

    L’impact positif de la procédure

    Les entreprises comme les administrations ont intérêt à numériser leur workflow comptable. Tout d’abord parce que cela réduit leurs coûts : moins de documents à imprimer et autant d’affranchissements postaux économisés.

    Ensuite parce que cela représente un véritable gain de temps côté opérationnel : suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, archivage facilité (merci l’archivage électronique). Votre courrier et votre stockage physique de documents diminuent.

    La dématérialisation permet alors de réduire les coûts de 50 à 75 % sur l’émission d’une facture.

    Source : IPaidThat Facturation

    Le format de transmission

    Le format des factures électroniques, lorsqu’elles sont adressées, doit être non modifiable : généralement du PDF, voire du JPEG. La transmission de factures en Échange de données informatisées (EDI) est utilisée dans le cas de volumes importants. Tout est prévu dans le cloud pour faciliter la comptabilité sans contraintes.

    Les moyens technologiques

    Les performances permises par l’OCR (Reconnaissance Optique de caractères en français) permettent la LAD : Lecture automatique de documents, et la RAD : Reconnaissance automatique de documents, avec dans certains cas la possibilité de proposer un formulaire. Grâce à quoi, les solutions outils peuvent prendre le relais efficacement. La signature électronique et l’accusé de réception viennent corroborer la conformité et le bon déroulé de l’échange.

    Des outils pour vous assister

    En numérisant votre facturation automatiquement, il vous est possible de systématiser les tâches associées tel un expert.

    Sur des logiciels de facturation, vous paramétrez vos échéances et le contenu de vos factures. La solution fait ensuite partir automatiquement et à date la facture électronique à votre destinataire. Vous économisez de la saisie grâce à la numérisation et l’envoi automatique pour un suivi facilité.

    Nous avons sélectionné 4 outils en mode SaaS pour vous accompagner dans la dématérialisation de vos factures :

    Axonaut Facturation

    Dématérialisation des factures : Axonaut Facturation

    Axonaut Facturation prépare la possibilité de rentrer vos factures sur la plateforme Chorus Pro, dès le 1er janvier 2020, grâce aux formats Factur-X ou XML. La solution s’adresse à toutes les tailles d’entreprises et, dans un souci d’équité, propose la même étendue de fonctionnalités aux TPE comme aux GE en facturant selon le nombre d’utilisateurs. Bonus : le support est gratuit.

    IPaidThat Facturation

    Dématérialisation des factures : IPaidThat Facturation

    IPaidThat Facturation est un autre acteur de la dématérialisation de la gestion comptable : l’outil collecte vos factures automatiquement depuis votre boîte mail ou les sites de vos fournisseurs, puis les met à votre disposition sur sa plateforme, classées par fournisseur/client, ou par date, au choix. Point fort : il est équipé de la technologie OCR, permettant d’en extraire le montant, la date et la TVA.

    Sinao

    Dématérialisation des factures : Sinao

    Sinao, solution dédiée aux TPE et PME, prône sa simplicité d’utilisation. Elle propose les fonctionnalités essentielles, comme la gestion des factures récurrentes, la numérotation automatique, l’insertion des mentions légales, etc. Parmi ses atouts : la sécurisation de vos données sur des serveurs privés en France et la gestion de plusieurs entreprises depuis un compte unique. 

    Zervant

    Dématérialisation des factures : Zervant

    Zervant parle particulièrement aux microentreprises avec son forfait gratuit jusqu’à 10 clients par mois. Compatible avec PEPPOL, Chorus Pro, SAP iDoc, EDIFACT, etc., le logiciel vous accompagne dans votre mise en conformité. De plus, votre comptabilité de facture est générée quasi automatiquement et est facilement exportable pour la partager avec votre comptable.

    La dématérialisation des factures : une démarche écologique ?

    Au-delà des gains en efficacité opérationnelle qui boosteront la productivité de votre organisation, la dématérialisation des factures s’inscrit-elle dans une démarche durable ? On entend souvent qu’avec un fichier numérique, l’empreinte carbone est quasi nulle. En outre, d’un point de vue image et exemplarité, elle est attendue comme gage d’écoresponsabilité. Les entreprises réduisent leur empreinte écologique en optimisant leur gestion documentaire, mais dans une certaine mesure...

    C’est-à-dire à condition de ne pas stocker les documents plus longtemps que nécessaire, de faire fréquemment le tri dans les archives et les emails, et d’imprimer au minimum.

    La green IT et la pollution numérique entrent dans le débat, des études sont en cours, à l’image de celle de l’ADEME (agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) qui a expliqué à LCI en 2018 que le document dématérialisé a moins d’impact environnemental... si, et seulement si, il n’est pas lu plus de 15 minutes, s’il n’est pas imprimé, etc.

    Une obligation bénéfique

    La dématérialisation des factures fluidifie les échanges, dans le privé comme dans le public. Elle est enfin obligatoire pour toute structure. Que ce soit dans le privé ou dans le public, elles doivent se mettre en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique. Pour s’y conformer, administrations et entreprises ont besoin d’outils : Chorus dans le premier cas, ou une solution adaptée et performante, comme un Software as a Service (SaaS), dans l’autre.

    Dernier conseil : procédez par étape. Réalisez un audit en interne, communiquez avec vos prestataires, fournisseurs et clients, et choisissez la solution la plus adaptée à votre entreprise.

    Article mis à jour, initialement publié en décembre 2016.

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