Dématérialisation des factures : guide complet et obligations légales 2023

La dématérialisation des factures, peut-on encore l’éviter ?

Numérisation des factures, facture dématérialisée, facture électronique… vous souhaitez mieux comprendre les différents enjeux entourant la dématérialisation fiscale ?

Vous voulez également connaître vos obligations légales en matière de facturation, que votre organisation relève du secteur public ou du secteur privé ?

Pour comprendre l’intérêt d’un projet de dématérialisation pour votre traitement des factures, nous vous livrons ici l’essentiel afin de vous aiguiller dans votre réflexion et savoir comment assurer votre passage à la facturation électronique.

C’est parti !

La dématérialisation des factures désigne le processus consistant à établir et à gérer des factures fournisseurs ou clients au format numérique en remplacement du format papier, dans le respect de la réglementation fiscale et des normes en vigueur.

Pour être valable, la e-facture ou facture électronique doit être :

• créée électroniquement,
• envoyée au destinataire de manière dématérialisée,
• authentique en garantissant l’identité de son émetteur,
• non modifiable,
• lisible et compréhensible.

👉  À partir de 2023, elle sera obligatoire pour presque toutes les entreprises, avec une tolérance pour la mise en conformité jusqu’en 2025.

L’obligation de fournir une facture électronique s’applique aux relations commerciales :

• entre entreprises (B2B),
• et entre les entreprises et le gouvernement (B2G).

💡 Les relations commerciales B2C ainsi que les entreprises non assujetties à la TVA ne sont pas concernées par cette obligation.

• ✅ Simplifier et optimiser le processus de gestion des factures, en évitant les tâches manuelles fastidieuses et les risques d'erreurs ; 
• ✅ Accélérer les délais de traitement et de paiement des factures, favorisant ainsi la gestion de trésorerie des entreprises ; 
• ✅ Réduire les coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage, tout en respectant les obligations légales en matière d'archivage électronique ; 
• ✅ Faciliter la conformité fiscale et comptable, en garantissant l'intégrité et l'authenticité des factures électroniques, conformément aux normes en vigueur ;
• ✅ Améliorer la collaboration avec les partenaires commerciaux, en permettant un échange rapide et sécurisé des données. 

La facturation électronique a été mise en place dans le cadre des marchés publics en 2014.

Elle est progressivement devenue obligatoire pour chaque entreprise qui fournit des services ou des marchandises en B2G (Business to Government) et répond à des appels d’offres dans le service public, depuis le 1er janvier depuis 2017.

Désormais, depuis le 1er janvier 2020, les fournisseurs du service public, quelle que soit leur taille (grandes entreprises, ETI, PME, TPE et micro-entreprises) sont soumis à cette obligation.

Les entreprises concernées utilisent le portail dédié Chorus pro, afin de déposer et de transférer leurs factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics.

L’extension obligatoire de la facture électronique aux entreprises BtoB assujetties à la TVA est prévue par la loi de finances 2020. Elle démarre progressivement en 2023, et doit se terminer en 2025 de la manière suivante :

• échéance pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) : 2024
• échéance pour les PME et TPE : 2025.

Pour cela, téléchargez notre guide pour assurer votre passage à la facturation électronique ! 

Pour que leurs factures électroniques puissent être admises comme légales, les entreprises doivent tout d’abord disposer d’un espace d’archivage conforme à la loi et plus particulièrement à la norme AFNOR NF Z 42-013, comme un coffre-fort électronique.

Pour rappel, la durée légale de conservation des factures est :

• de 6 ans pour le droit fiscal,
• de 10 ans sur le plan comptable.

💡 Il faut donc que la solution de dématérialisation des factures puisse stocker les e-factures pendant le temps nécessaire. Cette obligation est également applicable pour les factures papier antérieures, qui doivent alors être numérisées.

Aussi, la valeur de preuve est conférée aux fichiers électroniques, à la condition qu’ils soient normés et qu’ils respectent les contraintes énoncées précédemment (authentique, non modifiable et lisible).

Pour se conformer à ces exigences, les entreprises peuvent dématérialiser leur facture :

• au format PDF ou PDF A/3/ISO 19005-3 qui comprend une sécurité électronique (cachet, empreinte, signature électronique, etc.) ;
• au format EDI, standard d’échange informatisé de données.

Au même titre que les factures papier, les factures dématérialisées doivent faire figurer les mêmes éléments obligatoires, au titre de l’article L441-3 du Code de commerce :

• numéro de la facture,
• noms et adresses des deux parties,
• numéro d’immatriculation (SIRET),
• date de la vente de marchandises ou de la prestation de services,
• quantité et dénomination précise des produits ou services vendus,
• prix unitaire hors taxe,
• réductions applicables,
• date d’échéance du règlement,
• taux de TVA,
• pénalités en cas de retard et frais de recouvrement, etc.

Si pour le Gouvernement, l’objectif premier de la dématérialisation des factures est la lutte contre la fraude à la TVA, qui représente environ 12 milliards d’euros chaque année en France. Elle offre également aux entreprises de nombreux avantages.

Grâce à la dématérialisation des factures, vous supprimez les tâches chronophages et répétitives (comme les relances), qui n’apportent aucune valeur ajoutée à votre activité.

Vous économisez en frais de traitement, d’impression et d’envoi de courriers (timbres, enveloppes, etc.). On parle d’économies de 50 % à 75 %, ce qui n’est pas négligeable.

En parallèle, vous facilitez et accélérez le processus de paiement et limitez les risques de fraude.

Dématérialiser ses factures implique souvent l’utilisation de logiciels spécifiques. Grâce à ces outils, vous limitez le risque d’erreurs et de litiges, et gagnez en productivité.

Par ailleurs, ces solutions permettent d’obtenir une traçabilité et un meilleur contrôle de vos activités de facturation.

Vous facilitez l’exploitation de vos données pour l’analyse, données dont un système de dématérialisation permet d’améliorer la sécurité et la fiabilité.

Les factures sont centralisées et accessibles en ligne, permettant ainsi d’y accéder même en déplacement ou en télétravail. De plus, un système de recherche vous permet de les retrouver rapidement.

Enfin, passer de la facture électronique à la facture papier permettrait de réduire significativement les émissions de CO₂. La dématérialisation se révèle donc bénéfique pour votre impact écologique… et pour l’image de votre entreprise.

Que vous ayez besoin de dématérialiser une facture papier ou de créer vos nouvelles e-factures en respectant les obligations légales décrites précédemment, vous devez vous équiper de logiciels spécifiques. Voyons lesquels.

Dans un logiciel de facturation, vous paramétrez vos échéances et le contenu de vos factures. La solution envoie ensuite automatiquement, et à date, la facture électronique à votre destinataire. Vous gagnez du temps de saisie et suivez facilement vos factures.

🛠️ Axonaut : avec Axonaut, importez directement vos factures sur la plateforme Chorus Pro grâce aux formats Factur-X ou XML. La solution s’adresse à toutes les tailles d’entreprises et, dans un souci d’équité, propose la même étendue de fonctionnalités aux TPE comme aux GE en facturant selon le nombre d’utilisateurs.

🛠️ IPaidThat: IPaidThat est un autre acteur de la dématérialisation de la gestion comptable : l’outil collecte vos factures automatiquement depuis votre boîte mail ou les sites de vos fournisseurs, puis les met à votre disposition sur sa plateforme, classées par fournisseur/client, ou par date, au choix.

🛠️ Sinao : solution dédiée aux TPE et PME, Sinao prône la simplicité d’utilisation. Elle propose les fonctionnalités essentielles, comme la gestion des factures récurrentes, la numérotation automatique, l’insertion des mentions légales, etc. Parmi ses atouts : la gestion de plusieurs entreprises depuis un compte unique.

🛠️ Zervant : ce logiciel parle particulièrement aux micro-entreprises avec son forfait gratuit jusqu’à 10 clients par mois. Compatible avec PEPPOL, Chorus Pro, SAP iDoc, EDIFACT, etc., le logiciel vous accompagne dans votre mise en conformité.

Dans un logiciel de signature électronique, vous complétez le processus de dématérialisation : plus besoin d’impression, de signature manuscrite ou de scan de vos documents. Tout est signé en ligne et conformément aux réglementations en vigueur.

🛠️ DocuSign : grâce à DocuSign, les signatures électroniques de vos factures sont garanties dans leur intégrité et leur authenticité, conformément à la norme eIDAS. Par ailleurs, l’outil est pensé pour industrialiser efficacement le processus de facturation, même en cas de volumes importants à traiter.

🛠️ Universign : prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign vous permet de signer et de faire signer vos factures clients et fournisseurs, en assurant la conformité et la sécurité des transactions. Pour sceller vos factures électroniques, la solution comporte également un service de cachet électronique.

Les logiciels GED accompagnent la dématérialisation des documents de manière générale, en automatisant au maximum les flux de travail. Conséquence ? Vous réalisez des économies de coûts de traitement et gagnez du temps dans l’exécution de vos processus métier.

🛠️ DocuWare : expert de la GED depuis plus de 30 ans, DocuWare vous permet d’opérer votre transition vers des factures fournisseur et client 100 % dématérialisées en toute sérénité. Rendant possible la capture intelligente des factures papier, DocuWare permet également de paramétrer des workflows poussés et automatiques, comme par exemple la relance d’un client pour une facture non réglée, ou l’avertissement d’un fournisseur du règlement de sa facture via le système comptable de votre entreprise.

🛠️ NEXIA : NEXIA, logiciel de GED nouvelle génération, vous accompagne dans la dématérialisation et la gestion de vos factures et assure leur conformité grâce à la signature électronique ou encore à la Piste d’Audit Fiable. Il renforce aussi la productivité en mettant l’accent sur la collaboration et l’expérience utilisateur. La solution dispose par exemple d’un moteur de recherche avec assistance prédictive pour retrouver facilement vos documents.

🛠️ Zeendoc : Zeendoc accompagne en toute conformité l’ensemble de la procédure de dématérialisation des factures, au moyen de nombreuses fonctionnalités : signature électronique, archivage à valeur probatoire, dépôt des factures par lots ou encore automatisation de l’envoi dans Chorus Pro.

La dématérialisation des factures est au cœur de la digitalisation des entreprises, améliorant les processus et fluidifiant les échanges dans tous les secteurs.

Bientôt, toutes les entreprises et administrations devront se mettre en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique.

Pour vous conformer à cet impératif, que vous soyez DAF, contrôleur de gestion ou comptable, vous avez besoin d’outils : Chorus si vous êtes fournisseur du secteur public, ou une solution adaptée et performante, comme un Software as a Service (SaaS), pour vos échanges BtoB.

Dernier conseil : procédez par étapes. Réalisez un audit en interne, communiquez avec vos prestataires, fournisseurs et clients, et choisissez la solution la plus adaptée à votre entreprise.

Avez-vous toutes les cartes en main pour lancer votre projet de dématérialisation ?