Avec la dématérialisation fiscale, faites franchir une étape supplémentaire à vos processus de facturation électronique en entreprise !
Découvrez ses nombreux avantages business, son environnement légal, les conseils clés pour réussir son déploiement et quelle solution logicielle choisir pour éditer des factures parfaitement conformes !
La dématérialisation fiscale, la nouvelle opportunité de la facturation électronique
Cette forme de dématérialisation représente une avancée supplémentaire dans la production et l’échange de factures électroniques.
L’intégration de plusieurs dispositifs de sécurisation poussés permet aux documents informatiques générés d’être considérés par les administrations fiscales comme des déclarations de TVA originales de même force que leur version papier.
Connaissez-vous tous les avantages de la numérisation de factures ?
- Les avantages de cette numérisation sont multiples et se traduisent rapidement par une meilleure productivité de votre organisation.
- Les effets les plus visibles concernent l’importante réduction des coûts associés à l’impression, à l’affranchissement, au stockage et à la manipulation des documents papier. Plus besoin de gérer physiquement le suivi de TVA.
- On estime que la dématérialisation ramène l’émission d’une facture à moins d’une dizaine d’euros.
- Le procédé offre aussi la possibilité d’intégrer facilement les données de facturation fiscale dans les autres systèmes d’information de l’organisation, améliorant la transparence opérationnelle et la connaissance client.
- Et au plan environnemental, il soutient les engagements de développement durable de votre entreprise en diminuant nettement l’empreinte carbone liée aux fonctions supports.
Les 3 conditions d’une numérisation reconnue par le fisc
Que la facture électronique «fiscale» prenne la forme d’un fichier structuré (XML, EDI...) ou non (PDF, image...), elle doit respecter les caractéristiques définies par les réglementations françaises et européennes.
Si la directive eIDAS insiste sur sa lisibilité par le destinataire, les articles du code général des impôts 289 bis et 289V rappellent aussi son obligation :
- de prouver l’authenticité de son origine, au moyen généralement de la signature électronique de son émetteur ;
- de garantir l’absence de modification de son contenu ;
- de pouvoir être conservée à long terme dans un «coffre-fort électronique» par chacune des parties.
Comment déployer la dématérialisation fiscale dans votre entreprise
La mise en œuvre de la dématérialisation fiscale de factures doit s’appuyer sur un système unifié capable de garantir, de la génération au stockage, l’intégrité absolue des documents échangés avec votre client ou votre fournisseur.
Standardisées et automatisées, les applications logicielles constituent l’outil à privilégier : leur déploiement nécessite toutefois une décision commune avec vos relations commerciales.
Système électronique, pourquoi il vous assure des factures conformes
Le recours à une solution de gestion de vos factures intégralement électronique vous assure de respecter l’ensemble des points clés de la dématérialisation fiscale.
Dans ce type d'outil, chaque échange de facture se voit :
- horodaté, ce qui en assure l’opposabilité juridique et le traçage poussé ;
- validé par votre signature électronique certifiée, ce qui en préserve l’intégrité et en prouve la réalité ;
- archivé selon la norme NF Z42-013, qui fixe des exigences drastiques en termes de sauvegarde (redondance...) et de durée de conservation numériques.
Il vous permet de surcroît d’être déjà opérationnel face à l'obligation, depuis 2020, de rendre obligatoire la facturation électronique des marchés publics.
Lire aussi : Dématérialisation des factures : le guide complet
Attention, vous n’êtes pas seul décideur dans ce type de numérisation !
N’oubliez pas que la décision de dématérialiser vos flux de factures selon les exigences du fisc ne peut pas se prendre seul !
À chacune de ses étapes, la procédure réclame l’accord et l’implication de votre partenaire commercial (client ou fournisseur) pour fonctionner parfaitement.
Choisir, installer puis utiliser la passerelle électronique nécessaire entre vos 2 entreprises doit donc résulter d’une volonté commune et, pour une réussite maximale, s’inscrire dans le cadre d’un partenariat gagnant-gagnant.
Dans ce contexte, l’aide d’un prestataire-conseil spécialiste en dématérialisation fiscale est vivement recommandée lorsque vous hésitez sur le protocole de transmission à partager, ou si vous devez gérer une problématique d’interopérabilité entre vos systèmes.
Apprenez à bien choisir votre logiciel de dématérialisation fiscale !
La sélection de votre outil dédié à la dématérialisation fiscale de factures doit reposer sur des critères à la fois techniques et opérationnels afin de rendre réellement simple, plus sûre, plus rapide et moins coûteuse votre gestion des documents concernant les flux commerciaux dans votre organisation.
Les 2 critères clés pour une gestion logicielle de factures performante
Sécurisation et adaptabilité à votre environnement de travail constituent les données essentielles à prendre en compte lorsque vous choisissez un outil de traitement de factures électroniques.
S’assurer de la conformité réglementaire de l’application envisagée représente la première démarche incontournable.
La double approbation par le ministère de l’Économie et des Finances français et par GS1, la signature électronique de niveau RGS2 et la certification ISO des installations informatiques sont des éléments très rassurants.
Vérifiez aussi la qualité des prestations d’archivage : privilégiez les solutions capables d’offrir un accès à vos sauvegardes pendant 10 ans au minimum.
En termes opérationnels, pensez à évaluer la cohérence des fonctionnalités du logiciel avec :
- vos méthodes de travail (saisie manuelle ou automatisation complète du cycle de facturation),
- le volume de votre activité, afin de maîtriser votre investissement et le délai de déploiement,
- la complexité éventuelle de vos relations clients ou fournisseurs (envoi de factures à l’international...).
Les logiciels de la dématérialisation fiscale
La solution collaborative, un atout essentiel pour la production de vos e-factures
Conçue par Generix Group, E-invoice vous fait bénéficier de l’expertise technique et juridique de l’un des leaders européens de la dématérialisation documentaire.
© E-invoice
Avantages d’E-invoice :
- simplicité de déploiement, quelle que soit la taille de l’entreprise,
- fonctionnalités de pilotage et de suivi collaboratifs pour renforcer la qualité et la traçabilité des données échangées,
- support de plus de 30 protocoles de transfert dans 20 pays afin de garantir une interopérabilité maximale,
- compatibilité avec tous fichiers signés, pistes d’audit ou voies EDI,
- gestion des mises à jour et maintenance plus faciles avec sa distribution en mode SaaS (service à la demande).
Le logiciel de signature électronique, pour la conformité de vos factures électroniques
DocuSign est un acteur incontournable de la signature électronique.
Il propose plusieurs formules, afin de s’adresser à tous types de besoins en dématérialisation fiscale, quelle que soit la taille de l’entreprise.
© DocuSign
Avantages de DocuSign :
- simplification des processus de signature électronique, l’accent est mis sur l’expérience utilisateur,
- haut respect des normes de sécurité, grâce notamment à sa conformité avec la réglementation eIDAS,
- performance de l’outil, avec un fort niveau de disponibilité,
- gestion de la signature électronique depuis tous types de supports (tablette, smartphone et ordinateur) et environnements (iOS, Android, Windows),
- plus de 350 intégrations et API disponibles (Salesforce, Oracle, etc.),
- tableaux de bord pour suivre en un coup d’oeil l’état de vos factures.
Conformité et efficacité dans vos processus de dématérialisation fiscale !
La dématérialisation fiscale vous offre de nouvelles opportunités en termes de numérisation des flux d’approvisionnement et de vente de votre entreprise.
Reconnues par le code général des impôts français et plusieurs directives européennes, ses procédures vous proposent une gestion entièrement électronique de vos factures portant TVA, de l’édition à l’archivage légal.
Pour préserver l’intégrité de ces processus et en maximiser l’efficacité, il est indispensable de recourir à une application logicielle B2B dédiée.
Article mis à jour, publié initialement en septembre 2017.
