Dématérialisation fiscale : le passage à la facturation électronique

Avec la dématérialisation fiscale, faites franchir une étape supplémentaire à vos processus de facturation électronique en entreprise !

Découvrez ses nombreux avantages business, son environnement légal, les conseils clés pour réussir son déploiement et quelle solution logicielle choisir pour dématérialiser des factures en toute conformité !

On parle de dématérialisation fiscale lorsque le processus d’échange de factures se fait uniquement par voie électronique.

En d’autres termes exit la facture papier. C'est d'ailleurs pourquoi la dématérialisation fiscale se dinstigue de la facturation électronique simple (ou dématérialisation fiscale simple), pour laquelle seule la facture papier émise avant passage au support électronique revêt la dimension de preuve juridique.

Par ailleurs, la dématérialisation fiscale implique l’intégration de plusieurs dispositifs de sécurisation poussés permettant aux documents informatiques générés d’être conformes avec les exigences réglementaires et fiscales.

Les avantages de la dématérialisation fiscale sont multiples :

• Un gain de temps dans le traitement des factures et une meilleure productivité de votre organisation. Il n’est plus nécessaire, par exemple, de gérer physiquement le suivi de TVA.
  
  

• Une importante réduction des coûts associés à l’impression, à l’affranchissement, au stockage et à la manipulation des documents papier.

• La possibilité d’intégrer facilement les données de facturation fiscale dans les autres systèmes d’information de l’organisation, améliorant la transparence opérationnelle et la connaissance client.
  
  

• Un soutien aux engagements de développement durable de votre entreprise en diminuant nettement l’empreinte carbone liée aux fonctions supports.

Que la facture électronique « fiscale » prenne la forme d’un fichier structuré (XML, EDI, etc.) ou non (PDF, image, etc.), elle doit respecter les caractéristiques définies par les réglementations françaises et européennes.

Si la directive eIDAS insiste sur sa lisibilité par le destinataire, les articles du code général des impôts 289 bis et 289V rappellent aussi les 3 obligations suivantes :

1. prouver l’authenticité de son origine, au moyen généralement de la signature électronique de son émetteur ;
2. garantir l’absence de modification de son contenu ;
3. pouvoir être conservée à long terme dans un « coffre-fort électronique » par chacune des parties.

Par conséquent, la dématérialisation fiscale dans les normes implique de recourir aux procédés suivants.

Afin de se conformer aux exigences réglementaires, l’administration fiscale admet 3 modes de dématérialisation des factures :

• L’EDI, ou Échange de Données Informatiques. Il s’agit d’un procédé qui remplace les échanges physiques de documents, au moyen d’un fichier informatique structuré et standardisé de sorte à respecter les normes fiscales en vigueur.
  
  
• Le PDF signé avec une signature électronique avancée et certifiée, qui garantit l’authenticité et l’intégrité du document.
  
  
• Le PDF simple et la piste d’audit fiable (PAF) : cette dernière permet d’attester de la validité de la facture et de faire le lien avec les transactions et paiements effectués au moyen d’un contrôle permanent déployé au sein de l’entreprise.

Depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise fournissant des produits ou des services à destination du secteur public est dans l’obligation de transmettre les factures concernées sous forme électronique.

Pour ce faire, elles doivent déposer et transmettre les documents dématérialisés via le portail Chorus pro.

La mise en œuvre de la dématérialisation fiscale doit s’appuyer sur un système unifié capable de garantir, de la génération au stockage, l’intégrité absolue des documents échangés avec votre client ou votre fournisseur.

Standardisées et automatisées, les applications logicielles constituent l’outil à privilégier : leur déploiement nécessite toutefois une décision commune avec vos relations commerciales.

Le recours à une solution de gestion de vos factures intégralement électronique vous assure de respecter les points clés de la dématérialisation fiscale évoqués ci-dessus.

En effet, ce type d’outil permet souvent de garantir un échange de facture :

• horodaté, ce qui en assure l’opposabilité juridique et le traçage poussé ;
• validé par votre signature électronique certifiée ;
• archivé selon la norme NF Z42-013, qui fixe des exigences drastiques en termes de sauvegarde (redondance, etc.) et de durée de conservation numériques.

Il vous permet de surcroît d’être déjà opérationnel face à l’obligation de facturation électronique pour les marchés publics.

N’oubliez pas que la décision de dématérialiser vos flux de factures selon les exigences du fisc ne peut pas se prendre seul !

À chacune de ses étapes, la procédure réclame l’accord et l’implication de votre partenaire commercial (client ou fournisseur) pour fonctionner parfaitement.

Choisir, installer puis utiliser la passerelle électronique nécessaire entre vos 2 entreprises doit donc résulter d’une volonté commune et, pour une réussite maximale, s’inscrire dans le cadre d’un partenariat gagnant-gagnant.

Dans ce contexte, l’aide d’un prestataire-conseil spécialiste en dématérialisation fiscale est vivement recommandée lorsque vous hésitez sur le protocole de transmission à partager, ou si vous devez gérer une problématique d’interopérabilité entre vos systèmes.

La sélection de votre outil dédié à la dématérialisation fiscale de factures doit reposer sur des critères à la fois techniques et opérationnels afin de rendre réellement simple, plus sûre, plus rapide et moins coûteuse votre gestion des documents.

• Conformité réglementaire de l’application envisagée. Par exemple :
  • la double approbation par le ministère de l’Économie et des Finances français et par GS1,
  • la signature électronique de niveau RGS2,
  • et la certification ISO des installations informatiques,

    constituent des éléments très rassurants.
    
    

• Sécurisation et adaptabilité à votre environnement de travail : il s’agit de paramètres essentiels à prendre en compte lorsque vous choisissez un outil de traitement de factures électroniques.
  
  
• Qualité des prestations d’archivage : privilégiez les solutions capables d’offrir un accès à vos sauvegardes pendant 10 ans au minimum.

En termes opérationnels, pensez à évaluer la cohérence des fonctionnalités du logiciel avec :

• vos méthodes de travail (saisie manuelle ou automatisation complète du cycle de facturation),
• le volume de votre activité, afin de maîtriser votre investissement et le délai de déploiement,
• la complexité éventuelle de vos relations clients ou fournisseurs (envoi de factures à l’international par exemple).

Comme vu précédemment, les deux méthodes sont admises par l’administration fiscale. Et chacune possède ses avantages :

• Le PDF : le format PDF est plus facile à déployer, même lorsqu’il intègre une signature électronique certifiée. En effet, les documents peuvent alors être transmis simplement par mail.
  
  
• L’EDI : si cette option se révèle plus complexe à mettre en place (émetteur comme récepteur doivent pratiquer l’Échange de Données Informatiques), elle reste particulièrement adaptée aux organisations traitant un nombre important de factures. De plus, certains clients exigent de recevoir leur document uniquement de cette manière : l’EDI étant déjà opérationnel dans leur entreprise, ils préfèrent réceptionner les factures de leurs fournisseurs sous un seul format pour en simplifier le traitement.

☝️ Certains clients ne peuvent recevoir leurs factures dématérialisées que sous format PDF, car ils ne sont pas équipés pour recourir à l’EDI. D’autres, en revanche, souhaitent passer uniquement par l’Échange de Données Informatiques. Par conséquent, nous vous conseillons de vous tourner vers une solution de dématérialisation fiscale qui combine les deux procédés.

Conçue par Generix Group, Generix Invoice Services vous fait bénéficier de l’expertise technique et juridique de l’un des leaders européens de la dématérialisation documentaire.

Avantages de Generix Invoice Services :

• compatibilité avec tous fichiers signés, pistes d’audit ou voies EDI,
• simplicité de déploiement, quelle que soit la taille de l’entreprise,
• fonctionnalités de pilotage et de suivi collaboratifs pour renforcer la qualité et la traçabilité des données échangées,
• support de plus de 30 protocoles de transfert dans 20 pays afin de garantir une interopérabilité maximale,
• gestion des mises à jour et maintenance plus faciles avec sa distribution en mode SaaS (service à la demande).

DocuSign est un acteur incontournable de la signature électronique.

Il propose plusieurs formules, afin de s’adresser à tous types de besoins en dématérialisation fiscale, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Avantages de DocuSign :

• simplification des processus de signature électronique, l’accent est mis sur l’expérience utilisateur,
• haut respect des normes de sécurité, grâce notamment à sa conformité avec la réglementation eIDAS,
• performance de l’outil, avec un fort niveau de disponibilité,
• gestion de la signature électronique depuis tous types de supports (tablette, smartphone et ordinateur) et environnements (iOS, Android, Windows),
• plus de 350 intégrations et API disponibles (Salesforce, Oracle, etc.),
• tableaux de bord pour suivre en un coup d’œil l’état de vos factures.

La dématérialisation fiscale vous offre de nouvelles opportunités en termes de numérisation des flux d’approvisionnement et de vente de votre entreprise.

Reconnues par le code général des impôts français et plusieurs directives européennes, ses procédures vous proposent une gestion entièrement électronique de vos factures portant TVA, de l’édition à l’archivage légal.

Pour préserver l’intégrité de ces processus et en maximiser l’efficacité, il est indispensable de recourir à une application logicielle B2B dédiée.