Facture : définition, mentions, obligations... notre tour d’horizon !

Facture : définition, obligations et modèles

La facture est plus qu’une simple pièce comptable, elle est un document soumis à des obligations légales, qui a une double vocation, comptable et commerciale. Personnalisée et portant le logo de votre marque, elle revêt également une importance dans la relation client. Vous devez également connaître les mentions obligatoires à inscrire sur vos factures.

Qu’est-ce qu’une facture ? Quelles sont vos obligations en matière de facturation, en tant que professionnel·le ? Et comment gérer ses factures sans se soucier de la perte de temps que cela représente ? L’une des réponses à ces interrogations réside dans l’automatisation de votre facturation.

Voilà la clé de votre gain en productivité : en gérant de nombreuses tâches fastidieuses et chronophages à l’aide d’un logiciel de facturation et devis, vous vous dégagez un temps précieux pour le cœur de votre activité, tout en garantissant la conformité de vos documents. Examinons les spécificités de la facturation dans ce récapitulatif, et voyons comment en alléger la gestion !

Sommaire :

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Qu’est-ce qu’une facture ?

Définition

La facture est un document électronique ou au format papier qui constate une vente de services et/ou de produits réalisée par une personne morale (autoentrepreneur, entreprise, association) auprès d’une autre structure juridique ou d’un individu.

Ce document est soumis à des spécificités légales : il doit notamment faire apparaître des mentions obligatoires pour être valide, comme la date, la désignation du produit, le prix de vente hors taxe et TTC, le prix unitaire, les quantités, etc. au risque de s’exposer à des sanctions. Ces mentions sont détaillées plus loin dans cet article.

Fonctions d’une facture

La facture est un document qui officialise la vente d’un produit ou d’un service. En d’autres termes, facturer a une double vocation :

👉 La fonction comptable : les montants hors taxe et TTC sont traduits en écritures comptables qui font foi dans le suivi de l’activité de l’entreprise ou de l’organisation à but non lucratif.

👉 La fonction commerciale : elle permet au vendeur de conclure sa vente avec des documents commerciaux en bonne et due forme. Quant à l’acheteur, il bénéficie d’un document officiel faisant la lumière sur toutes les modalités de son achat.

Et la facture électronique ?

Avec la transformation digitale des entreprises, de plus en plus d’organisations optent pour la dématérialisation et font transiter leurs informations et leur documentation sur des supports numériques.

Une facture dématérialisée, ou facture électronique, peut légalement remplacer la facture au format papier, dans les deux cas de figure suivants :

👉 La facture est établie au format électronique non modifiable, comme le PDF ou le JPEG. Les versions de factures créées directement dans des tableurs ou des documents textes ne doivent pas être utilisées, car elles peuvent être modifiées.

👉 La facture est établie au format respectant la norme EDI (échange informatisé de données), le XML ou d’autres formats similaires aux données interprétables informatiquement.

Certains éléments sont spécifiques à la signature et à la conservation de ces documents :

  • l’authenticité de l’origine et l’intégralité du contenu doivent être garanties : des services de stockage ou de coffre-fort électronique vous assurent un archivage et une conservation de vos factures en conformité avec la loi ;
  • la signature de ces documents doit répondre aux normes en vigueur : des logiciels de signature électronique à valeur légale vous permettent de garantir l’intégrité de vos factures, comme CertSign ou YouSign.

Les spécificités à connaître

Les mentions obligatoires

Vos factures doivent faire apparaître un certain nombre de mentions obligatoires, qu’elles soient créées sur Excel ou éditées dans un logiciel de facturation.

Quelles sont ces mentions obligatoires ? Que vous soyez en microentreprise, en entreprise ou profession libérale, la réglementation française et votre comptabilité imposent les éléments suivants :

Les dates

  • la date d’émission de la facture,
  • la date de vente du produit ou de la réalisation de la prestation de service,
  • la date à laquelle le règlement doit être effectué.

L’identification de la facture

  • le numéro de facture.

L’identification de l’acheteur

  • le nom,
  • l’adresse,
  • l’adresse de livraison (si différente de l’adresse de l’acheteur),
  • le numéro d’identification à la TVA (pour les factures d’un montant supérieur à 150 euros HT).

L’identification du vendeur

  • le nom décliné comme suit :
    • nom, prénom et nom commercial pour un autoentrepreneur,
    • dénomination sociale, Siren, code NAF, forme juridique et montant du capital social pour une société,
    • numéro d’immatriculation au RCS et la ville de son greffe d’immatriculation pour un commerçant,
    • numéros de Siren et du Répertoire des métiers, et département d’immatriculation pour un artisan ;
  • l’adresse du siège social.

Descriptif du produit ou de la prestation

  • la description précise de la marchandise (nature, marque, référence, etc.) ou du service (matériel fourni et main d’œuvre),
  • le détail en quantité et en prix.

Le montant de la facture et la TVA

  • le montant du prix unitaire ou du taux horaire HT,
  • le taux de TVA légalement applicable,
  • le montant de TVA dû,
  • la remise ou la majoration des prix, le cas échéant,
  • les montants totaux à payer HT et TTC.

Les conditions de paiement

  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
  • le taux des pénalités de retard qui s’appliquent en cas de non-paiement à la date exigible du règlement.

 

🔍 Nouveauté 2019 !

L’ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019 apporte des modifications au Code du commerce relativement à la facturation. Ainsi, depuis le 1er octobre 2019, de nouvelles mentions obligatoires doivent figurer sur les factures :

  • l’adresse de facturation, dans le cas où cette dernière est différente de celle du client,
  • le numéro du bon de commande (le cas échéant).

Les dispositions de l’article L. 441-3 du code de commerce relatives aux factures restent applicables, dans leur rédaction antérieure à l’entrée en vigueur de la présente ordonnance, aux factures émises avant le 1er octobre 2019.

Source : Legifrance

Le numéro de facture

Comment établir sa numérotation de facture ? Le numéro de facture est unique et doit respecter une suite continue, de manière chronologique et sans rupture.

Par exemple : facture 01, 02, 03, etc. ou avec un préfixe en fonction de l’année ou de l’année et du mois : 2019-XX ou 2019-01-XX.

Toutes les pages de la facture doivent comporter le numéro de facture.

L’obligation de conservation des factures

Les factures sont à conserver en tant que pièces justificatives comptables au même titre que les bons de commande, les bons de livraison ou les bons de réception. Selon l’article L 123-22 du Code de commerce, ces documents sont à conserver pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice.

Les documents comptables sous format papier sont à conserver dans un classeur classique alors que les factures en ligne sont à conserver dans un espace de stockage à valeur légale comme LegalBox et iExtranet. Ces solutions vous permettent de conserver vos pièces comptables au format PDF ou JPEG (non modifiables). Vous avez la possibilité d’archiver vos factures dans un format éditable comme le XML à condition qu’il respecte la norme EDI (échange des données informatisées).

Les différents types de factures

La facture d’acompte

Également appelée facture de provision, la facture d’acompte est émise dans le cas où une partie du montant est réglée avant la livraison de l’ensemble de la commande pour des produits ou avant la fin de la prestation pour des services.

La somme versée en avance doit ensuite être soustraite du montant total à payer et inscrite sur une facture finale, une fois que la commande a été livrée ou le service effectué.

La facture d’avancement

Également connue sous le nom de facture de situation ou facture intermédiaire, elle permet de répartir le paiement d’un projet ou d’un chantier en plusieurs règlements dans le temps. Elle est couramment utilisée par les entreprises dans le secteur du BTP ou de l’artisanat.

Ce mode de facturation sert à se faire payer au fur et à mesure du travail effectué lorsqu’un chantier ou projet est engagé sur plusieurs mois, voire plusieurs années, plutôt que de facturer la totalité à la fin.

La facture d’avoir

La facture d’avoir enregistre de manière comptable la modification ou l’annulation d’une facture préalablement établie, car la suppression d’une facture finalisée est interdite. La facture d’avoir intervient pour corriger une erreur dans une facture et remplacer la précédente, annuler une facture si le service n’a pas eu lieu ou la commande n’a pas été livrée, ou encore pour accorder une remise.

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La facture de clôture

La facture de clôture est produite au terme d’un contrat et met fin à une période de consommation. Elle a pour objectif d’ajuster la consommation depuis la dernière facture de régularisation produite, jusqu’au terme de la consommation. Elle peut notamment intervenir lors d’un changement de fournisseur, ou d’une résiliation de contrat.

La facture pro forma

La facture pro forma n’a aucune valeur comptable ni légale. Elle est un document commercial, davantage similaire à un devis présentant les futures conditions de la vente de biens ou de services convenue. Elle peut être modifiée par la suite et un document définitif pourra être établi.

En ce sens, elle permet une certaine souplesse et une marge de manœuvre dans les conditions de l’accord contrairement à une facture classique. C’est là que réside la principale différence : beaucoup plus standardisée, la facture ordinaire est définitive et requiert des procédures très spécifiques pour toute modification souhaitée.

Exemple de facture

Vous souhaitez disposer d’un exemple de facture prêt à l’emploi ? Si vous souhaitez poursuivre ou débuter votre facturation mensuelle sous Excel, appvizer vous propose un modèle de facture gratuit :

Créer et gérer ses factures grâce à un outil adapté

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Une solution de facture gratuite ?

Le budget que votre entreprise consacre à la facturation est encore limité ? Quels sont les logiciels gratuits pour faire une facture ? Des outils existent avec une version minimale gratuite ou à coûts très réduits.

Si vous souhaitez vous passer d’Excel pour la gestion de vos factures, un logiciel de facture gratuit est idéal pour opérer cette transition : avec un outil évolutif gratuit, le passage à la vitesse supérieure se fait en douceur. Les fonctionnalités basiques sont incluses, puis, si vos besoins se développent, libre à vous d’opter pour des modules complémentaires.

Pourquoi choisir une solution par abonnement ?

En tant qu’entrepreneur, artisan ou autoentrepreneur, vous devez vous concentrer sur votre activité commerciale et non sur les tâches comptables très chronophages. Une solution logicielle complète et adaptée à vos activités vous offrira de nombreuses fonctionnalités pour vous libérer du temps, vous faire gagner en productivité, et vous prémunir contre les éventuelles erreurs d’encodage ou de calcul, notamment grâce à :

  • la création automatique d’un devis à partir de votre gestionnaire de contacts et de votre catalogue,
  • la conversion des devis en factures en toute simplicité,
  • la gestion automatique de la numérotation des devis et factures en toute conformité,
  • l’envoi des devis et factures avec votre adresse e-mail au format PDF,
  • la signature électronique de documents,
  • la gestion des paiements, la gestion des moyens de paiement sécurisé et l’optimisation des délais de paiement,
  • la synchronisation avec votre compte bancaire, la génération des écritures comptables légales ou de l’export comptable,
  • la relance automatique des clients, la gestion de retards de paiements et des factures impayées.

💡 Certains logiciels proposent des services de recouvrement en cas de refus ou de retard de paiement. Si vous n’arrivez toujours pas à vous faire régler, la procédure de recouvrement est souvent suivie par un avocat ou une agence.

Les logiciels pros

Découvrez à présent notre sélection de logiciels de facturation pour répondre à vos besoins spécifiques et améliorer les performances de votre entreprise pour des prix souvent très avantageux.

Axonaut Facturation, la facture facile et complète

Axonaut Facturation est un logiciel très complet qui automatise votre facturation. Il comprend notamment la gestion des paiements, le suivi de vos règlements et la gestion de vos abonnements et de vos factures prévisionnelles, à configurer depuis la plateforme. Intégrant un CRM, la solution vous offre une gestion administrative et commerciale plus globale.

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Pourquoi choisir Axonaut Facturation ?

  • l’accélération de vos paiements grâce à un partenariat avec Stripe et GoCardless,
  • des notifications automatiques pour signaler l’échéance de vos devis et factures,
  • un service client de qualité.

EasyFact, plus que de la facturation

Avec EasyFact, vous éditez vos factures, devis et propositions commerciales, et gérez toute la chaîne de facturation, y compris la facturation récurrente et le recouvrement pour les impayés. La gestion de la facturation se double d’une automatisation du processus de vente avec la gestion intégrée des leads et le tracking des propositions commerciales. Votre gestion commerciale en est facilitée et votre trésorerie rigoureusement suivie.

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Pourquoi choisir EasyFact ?

  • une solution entièrement modulable et personnalisable pour votre entreprise,
  • des tableaux de bord partagés présentant les informations relatives aux projets, dont les devis, les factures et les dépenses,
  • plus que de l’édition de factures, un véritable CRM pour gérer votre clientèle et accélérer le développement de votre activité.

Evoliz, la facture rendue ludique

Conçu spécialement pour les TPE, le logiciel Evoliz est adapté à toutes les opérations de facturation et de gestion commerciale. En plus de l’édition et du suivi des factures, des devis, des bons de livraison et des avoirs, l’outil propose de nombreux autres services tels que : la gestion des notes de frais sans saisie, la conversion automatique des factures en écritures comptables, etc. jusqu’au pilotage complet et aux analyses prévisionnelles pour votre entreprise.

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Pourquoi choisir Evoliz ?

  • un fonctionnement tout-en-un, centralisant la gestion de toutes vos activités,
  • des tarifs évolutifs et adaptés à vos besoins et budgets,
  • une ergonomie soignée et une grande simplicité de mise en œuvre et d’utilisation.

Wity, votre facturation gérée par un expert-comptable en ligne

Wity est un outil de gestion de votre facturation en ligne qui comprend toutes les fonctionnalités attendues, notamment la facturation récurrente, la gestion automatique de la TVA, la gestion des remises, des avoirs et des acomptes, ainsi que la possibilité de personnaliser vos factures. Au-delà de la facturation, c’est l’ensemble de votre comptabilité qui est automatisée et vous épargne toute saisie manuelle. Le bonus ? L’accompagnement par un expert-comptable dédié.

Pourquoi choisir Wity ?

  • un espace client regroupant tous les indicateurs de performance de votre entreprise,
  • un large choix de plus de 300 connecteurs pour votre comptabilité (dont EDF, La Poste, Ameli, etc.),
  • un accompagnement sur mesure par des experts en fonction de vos besoins.

Nos derniers conseils pour facturer à toute allure !

Il est évident que la facture ne doit pas être prise à la légère. L’édition et la création de ces documents doivent être soignées et il convient de se tenir informé·e sur les procédures associées (formatage, envoi, signature, escompte, paiement et relances, pour n’en citer que quelques-uns).

Avec les solutions logicielles à votre disposition, vous êtes prêt·e à vous simplifier la tâche et à accélérer la gestion de votre facturation. En vous équipant d’un tel outil, vous pouvez gérer sans questionnement les devis et les factures de leur édition à leur archivage en passant par le paiement sécurisé, comme le prélèvement automatique. Vous vous consacrez ainsi au développement de votre activité, tout en laissant une impression positive et professionnelle à vos clients.

Quelques critères de base sont à garder à l’esprit pour le choix de votre outil de facturation. Nous en retiendrons deux :

  1. Le logiciel doit être en ligne pour vous offrir un accès mobile et pour garantir la sauvegarde régulière de vos pièces comptables ;
  2. Les factures doivent respecter la réglementation en vigueur dans votre pays.

L’ergonomie, le prix et la couverture fonctionnelle que vous attendez orientent significativement votre choix. N’hésitez pas à comparer les logiciels sur appvizer et à activer une période d’essai gratuite. Vous pourrez ensuite souscrire à un abonnement mensuel en toute confiance.

Il ne vous reste plus qu’à tester !

 

Article mis à jour, initialement publié en décembre 2016.

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