Facture : définition, mentions, obligations... notre tour d’horizon !

La facture est plus qu’une simple pièce comptable, elle est un document soumis à des règles précises, qui a une double vocation, comptable et commerciale. Personnalisée et portant le logo de votre marque, elle revêt une importance particulière dans la relation client. Vous devez également connaître les mentions obligatoires à inscrire sur vos factures pour qu’elles soient valides.

Comment établir une facture ? Quelles sont vos obligations légales en matière de facturation en tant que professionnel·le ? Nous récapitulons l’essentiel à connaître sur la facturation, de l’établissement d’une facture dans les formes à la gestion de vos documents. Retrouvez en bonus un modèle de facture gratuit à télécharger pour commencer sur de bonnes bases !

La facture est un document électronique ou au format papier qui constate une vente de services ou de produits réalisée par une personne morale (autoentrepreneur, entreprise, association) auprès d’une autre structure juridique ou d’un individu.

Elle est émise en deux exemplaires lors de l’exécution du contrat, lorsque le produit est livré ou la prestation terminée.

Voici les spécificités légales à connaître pour éditer une facture en bonne et due forme :

• La date d’émission de la facture, la date de vente du produit ou de la réalisation de la prestation de service ;
   
• Le numéro de facture et le numéro du bon de commande, le cas échéant ;
   
• L’identification de l’acheteur : avec son nom, son adresse, l’adresse de facturation (si différente), le numéro d’identification à la TVA (pour les factures d’un montant supérieur à 150 € HT) ;
   
• L’identification du vendeur déclinée comme suit :
  • autoentrepreneur : nom, prénom et nom commercial,
  • société : dénomination sociale, Siren, code NAF, forme juridique et montant du capital social,
  • commerçant : numéro d’immatriculation au RCS et la ville de son greffe d’immatriculation,
  • artisan : numéros de Siren et du Répertoire des métiers, et département d’immatriculation,
  • en plus de l’adresse du siège social ;
     
• Le descriptif du produit ou de la prestation : description précise, détail de la quantité et du prix ;
   
• Le montant de la facture et la TVA : prix unitaire ou taux horaire HT, taux de TVA légalement applicable, montant de TVA dû, les montants totaux à payer HT et TTC.

▶︎ Pour toute facture adressée à des professionnels, les mentions suivantes sont également obligatoires :

• les conditions de paiement, dont la date d’échéance du règlement,
• le taux des pénalités de retard,
• l’indemnité forfaitaire de recouvrement en cas de retard de paiement.

▶︎ Pour l’autoentrepreneur, qui ne facture pas la TVA, la mention suivante doit être ajoutée : « TVA non applicable selon l’article 293 B du CGI ».

Le numéro de facture est unique et doit respecter une suite continue, de manière chronologique et sans rupture. Il doit être inscrit sur toutes les pages du document.

Par exemple : facture 01, 02, 03, etc. ou avec un préfixe en fonction de l’année ou de l’année et du mois : 2019-XX ou 2019-01-XX.

Une facture dématérialisée, ou facture électronique, peut légalement remplacer la facture au format papier, dans les deux cas de figure suivants :

👉 La facture est établie au format électronique non modifiable, comme le PDF ou le JPEG. Les versions de factures créées directement dans des tableurs ou des documents textes ne doivent pas être utilisées, car elles peuvent être modifiées.

👉 La facture est établie au format respectant la norme EDI (échange informatisé de données), le XML ou d’autres formats similaires aux données interprétables informatiquement.

Quelques éléments importants à connaître :

• l’authenticité de l’origine et l’intégralité du contenu doivent être garanties : des services de stockage ou de coffre-fort électronique vous assurent un archivage et une conservation de vos factures en conformité avec la loi ;
• la signature de ces documents doit répondre aux normes en vigueur : des logiciels de signature électronique à valeur légale vous permettent de garantir l’intégrité de vos factures, comme oodrive_sign ou YouSign.

ℹ️ Tout comme les documents papier, les factures électroniques sont à conserver pendant 10 ans (article L 123-22 du Code de commerce), en tant que pièces justificatives comptables.

Un espace de stockage à valeur légale, comme LegalBox ou iExtranet, vous permet de conserver vos pièces comptables au format PDF ou JPEG (non modifiables). Vous avez la possibilité d’archiver vos factures dans un format éditable comme le XML à condition qu’il respecte la norme EDI (échange des données informatisées).

Vous souhaitez disposer d’un exemple de facture prêt à l’emploi ? Si vous souhaitez poursuivre ou débuter votre facturation mensuelle sous Excel, appvizer vous propose un modèle de facture gratuit à imprimer :

Vous pouvez vous appuyer sur cette base et l’adapter afin de créer vos propres documents personnalisés.

En tant qu’entrepreneur, artisan ou autoentrepreneur, le budget que vous consacrez à la facturation est parfois limité. Quels sont les logiciels pour faire une facture gratuite ? Des outils existent avec une version minimale gratuite ou à coûts très réduits :

• Henrri permet aux petites structures (entrepreneurs, TPE, PME) de créer et de gérer sa facturation en toute simplicité (devis, factures, avoirs, etc.) ;
   
• Zervant est tout à fait adapté aux TPE, en proposant de créer devis et factures avec un nombre illimité de documents, à envoyer au format papier ou par email.

Si vous souhaitez vous passer d’Excel pour la gestion de vos factures, un logiciel de devis-facture gratuit est idéal pour opérer cette transition : avec des fonctionnalités évolutives, le passage à la vitesse supérieure se fait en douceur. La formule basique peut tout à fait convenir dans un premier temps puis, si vos besoins évoluent, libre à vous d’opter pour des modules complémentaires.

Opter pour une solution plus complète et adaptée à vos besoins spécifiques vous permettra de gagner en productivité et de vous prémunir contre les éventuelles erreurs d’encodage ou de calcul, le tout à un prix très avantageux. Voici notre sélection de logiciels :

Axonaut est un logiciel très complet qui automatise votre facturation. Il comprend notamment la gestion des paiements, le suivi de vos règlements et la gestion de vos abonnements et de vos factures prévisionnelles, à configurer depuis la plateforme. Intégrant un CRM, la solution vous offre une gestion administrative et commerciale plus globale.

Pourquoi choisir Axonaut Facturation ?

• l’accélération de vos paiements grâce à un partenariat avec Stripe et GoCardless,
• des notifications automatiques pour signaler l’échéance de vos devis et factures,
• un service client de qualité.

Avec EasyFact, vous éditez vos factures, devis et propositions commerciales, et gérez toute la chaîne de facturation, y compris la facturation récurrente et le recouvrement pour les impayés. La gestion de la facturation se double d’une automatisation du processus de vente avec la gestion intégrée des leads et le tracking des propositions commerciales. Votre gestion commerciale en est facilitée et votre trésorerie rigoureusement suivie.

Pourquoi choisir EasyFact ?

• une solution entièrement modulable et personnalisable pour votre entreprise,
• des tableaux de bord partagés présentant les informations relatives aux projets, dont les devis, les factures et les dépenses,
• plus que de l’édition de factures, un véritable CRM pour gérer votre clientèle et accélérer le développement de votre activité.

Conçu spécialement pour les TPE, le logiciel Evoliz est adapté à toutes les opérations de facturation et de gestion commerciale. En plus de l’édition et du suivi des factures, des devis, des bons de livraison et des avoirs, l’outil propose de nombreux autres services tels que : la gestion des notes de frais sans saisie, la conversion automatique des factures en écritures comptables, etc. jusqu’au pilotage complet et aux analyses prévisionnelles pour votre entreprise.

Pourquoi choisir Evoliz ?

• un fonctionnement tout-en-un, centralisant la gestion de toutes vos activités,
• des tarifs évolutifs et adaptés à vos besoins et budgets,
• une ergonomie soignée et une grande simplicité de mise en œuvre et d’utilisation.

Wity est un outil de gestion de votre facturation en ligne qui comprend toutes les fonctionnalités attendues, notamment la facturation récurrente, la gestion automatique de la TVA, la gestion des remises, des avoirs et des acomptes, ainsi que la possibilité de personnaliser vos factures. Au-delà de la facturation, c’est l’ensemble de votre comptabilité qui est automatisée et vous épargne toute saisie manuelle. Le bonus ? L’accompagnement par un expert-comptable dédié.

Pourquoi choisir Wity ?

• un espace client regroupant tous les indicateurs de performance de votre entreprise,
• un large choix de plus de 300 connecteurs pour votre comptabilité (dont EDF, La Poste, Ameli, etc.),
• un accompagnement sur mesure par des experts en fonction de vos besoins.

L’édition et la création des factures doivent être soignées et il convient de se tenir informé·e sur les procédures associées (formatage, envoi, signature, escompte, paiement et relances, pour n’en citer que quelques-uns).

Utiliser un outil de facturation en ligne revient à créer et à gérer en toute simplicité les devis et les factures de leur édition à leur archivage en passant par le paiement sécurisé, comme le prélèvement automatique. Vous vous dégagez un temps précieux pour le développement de votre activité, tout en garantissant la conformité de vos documents. En prime, vous laissez une impression positive et professionnelle à vos clients.

Et vous, avez-vous choisi votre logiciel de devis-facturation pour simplifier la tâche ?