Focus sur l’e-facture : dématérialisez vos factures en toute conformité

Par Maëlys De Santis
Mis à jour le 22 avril 2021, publié initialement en avril 2018
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L’e-facture est au cœur des enjeux de la dématérialisation pour toutes les entreprises. La facture au format papier disparaît pour être remplacée par la facture électronique, qui procure de nombreux avantages aux entreprises, comme l’accélération du traitement et des gains financiers.

Conditions : ces factures dématérialisées doivent respecter les aspects légaux, non seulement sur le plan de leur transmission, mais également de leur archivage sécurisé, de leur intégrité et de l’authentification de l’émetteur grâce à la signature électronique ou le format EDI.

Pour éditer et envoyer des e-factures conformes, les logiciels de facturation certifiés sont vos meilleurs alliés !

Qu’est-ce que la e-facture ?

E-facture : définition

Une e-facture est une facture éditée au format numérique qui remplace la facture papier à condition d’être en conformité avec les exigences légales et fiscales en vigueur. Elle peut être utilisée pour tous les types de factures (acompte, avoir, pro forma, etc.).

C’est uniquement en respectant les réglementations française et européenne que la facture électronique est reconnue comme document original valide, avec la même valeur légale que le format papier.

Voici les obligations principales à respecter :

  • lisibilité : veiller à la lisibilité des informations sur le document ;
  • intégrité : garantir l’impossibilité de modifier le contenu ;
  • authenticité : prouver son caractère authentique, grâce à l’identification fiable de son émetteur (signature électronique) ;
  • conservation : prévoir la conservation sécurisée sur le long terme des documents électroniques originaux par les deux parties.

Les 5 avantages de la facture électronique

  • gain de temps grâce à un processus automatisé,
  • moins d’erreurs car moins de manipulations manuelles,
  • coûts réduits — le coût d’un logiciel de facturation est inférieur aux frais d’impression et d’affranchissement des factures papiers !
  • traçabilité des données : par exemple en cas de litige, retrouvez rapidement la facture concernée bien archivée,
  • sécurité des données : pas de fuite d’informations clients.

💡 L’e-facture, une solution écologique ? Moins de factures papiers induit naturellement moins d’arbres coupés. Mais attention, n’oublions pas le coût écologique des serveurs, stockage de données ou énergie nécessaires pour faire fonctionner les outils digitaux. Il n’y a pas une solution plus écologique que l’autre, il n’y a que des bonnes pratiques à adopter ! 🌿

Les différents modes de dématérialisation des factures

La facture électronique non structurée (image, PDF)

Dans le cadre d’une facturation simple, où l’envoi et la réception des factures se font par email, la facture papier reste l’unique preuve juridique matérielle. La preuve commerciale reste cependant indiscutable entre le client et le fournisseur.

☝️ À noter : une facture papier numérisée ou une facture envoyée par email n’est pas considérée comme une e-facture !

La facture électronique structurée (EDI)

Dans ce cas, la facture est directement éditée au format standardisé pour l’échange de données informatisé (EDI), dont les normes sont certifiées par l’administration. Lorsque deux entreprises choisissent ce mode de traitement pour les e-factures, elles doivent préalablement définir la norme commune d’échange pour la télétransmission.

ℹ️ Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, les factures sont normalisées aux standards acceptés pour la certification fiscale, et peuvent être uniquement traitées par voie électronique.

Les enjeux et conditions pour créer des factures en ligne conformes

Outre le format et le mode de dématérialisation pour vos factures, d’autres conditions s’appliquent.

Obligations légales et réglementaires

Si la facturation électronique simplifie les processus, c’est avant tout pour lutter contre la fraude que de nombreux pays européens ont légiféré. En France, cela concerne principalement la fraude à la TVA (voir le rapport de la Direction générale des finances publiques).

👉 Concrètement, quelles implications pour les entreprises françaises ?

  • Depuis 2017, la facturation électronique est obligatoire dès qu’une entreprise facture une administration publique : tout se passe sur la plateforme Chorus Pro. C’est le cas également pour les entreprises de moins de 10 personnes depuis le 1er janvier 2020.
  • Entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, l’e-facture devient obligatoire pour toutes les entreprises dans le cas de transactions B2B (dernier amendement de la loi de Finances 2021) :
    • 📅 2023 : obligation d’accepter les factures électroniques pour toutes les entreprises,
    • 📅 2024 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les ETI,
    • 📅 2025 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les TPE et PME.

Conservation des factures électroniques

Toute facture doit être conservée pendant 10 ans : c’est une obligation légale pour toute entreprise.

L’espace de stockage conforme aux lois pour les e-factures prend la forme d’un coffre-fort électronique, qui garantit leur conservation en toute intégrité.

E-facture et signature électronique en toute sécurité

Si elle n’est plus obligatoire depuis 2013 pour accompagner une facture PDF, la signature électronique de documents reste fortement recommandée. Le certificat électronique est un gage d’intégrité pour les entreprises, et de sécurité des données pour la comptabilité de l’entreprise.

☝️ À noter : la signature électronique est incluse dans le processus de facturation au format EDI.

Si vous choisissez d’émettre des factures par email, tant que la loi vous y autorise encore, nous vous recommandons de faire signer électroniquement vos factures client ou fournisseur. Comment ? Des solutions comme Universign ou Yousign accompagnent parfaitement la digitalisation de votre processus de facturation et assurent la valeur légale de vos e-factures.

Quel logiciel choisir pour éditer une e-facture ?

Tableau comparatif de logiciels d’e-facture

5 logiciels pour éditer des factures en ligne
Logiciel Atout principal Entreprises concernées
E-invoice Dématérialisation fiscale PME
QuickBooks Facturation Simplicité d’utilisation Entrepreneurs, TPE
Sage eFacture Environnement Sage pour les habitués Selon la version de Sage
Sellsy Facturation Offre modulaire Indépendant

TPE et PME

Zervant Connexion avec Chorus Pro Entrepreneurs, TPE

5 logiciels de facturation pour faire des e-factures

  • E-invoice pour les PME de plus de 50 personnes qui ont besoin de traiter 1 500 factures par an a minima. Ses points forts : la dématérialisation fiscale complète, un coffre-fort électronique, les certifications de l’éditeur qui garantissent la qualité et la sécurité des processus.

  • QuickBooks Facturation pour les entrepreneurs et les petites entreprises. Ses points forts : son offre abordable pour les petites structures, sans pour autant sacrifier des fonctionnalités, mais aussi la gestion de la TVA et la synchronisation bancaire.

  • Sage eFacture pour les utilisateurs déjà conquis par Sage. Ses points forts : la traçabilité des échanges en ligne, plus de visibilité pour les clients et fournisseurs, l’export facilité en comptabilité.

  • Sellsy Facturation (disponible avec Sellsy CRM) pour les indépendants, TPE et PME jusqu’à 250 collaborateurs. Ses points forts : la gestion commerciale du devis à l’encaissement, sans oublier les e-factures bien sûr, ainsi que le paiement des factures en ligne et la signature électronique authentifiée.

  • Zervant pour les entrepreneurs et entreprises jusqu’à 10 personnes. Ses points forts : la connexion avec Chorus pro pour envoyer des factures aux organismes publics, la possibilité de se faire payer en ligne, des tarifs à la portée de tous les entrepreneurs.

Anticipez l'obligation !

Si la facture électronique n’est pas encore une obligation pour votre entreprise en B2B, compte tenu de sa taille, nous vous conseillons de choisir dès maintenant un outil de facturation adapté à vos besoins. Ainsi, vous serez prêt·es et conformes le moment venu !

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