Maîtrisez l'e-facture sur le bout des doigts et passez à la dématérialisation en toute conformité

L’e-facture est au cœur des enjeux de la dématérialisation pour toutes les entreprises. La facture au format papier disparaît pour être remplacée par la facture électronique, qui procure de nombreux avantages aux entreprises, comme l’accélération du traitement et des gains financiers.

Conditions : ces factures dématérialisées doivent respecter les aspects légaux, non seulement sur le plan de leur transmission, mais également de leur archivage sécurisé, de leur intégrité et de l’authentification de l’émetteur grâce à la signature électronique ou le format EDI.

Pour éditer et envoyer des e-factures conformes, les logiciels de facturation certifiés sont vos meilleurs alliés !

Une e-facture est une facture éditée au format numérique qui remplace la facture papier à condition d’être en conformité avec les exigences légales et fiscales en vigueur. Elle peut être utilisée pour tous les types de factures (acompte, avoir, pro forma, etc.).

C’est uniquement en respectant les réglementations française et européenne que la facture électronique est reconnue comme document original valide, avec la même valeur légale que le format papier.

Voici les obligations principales à respecter :

• lisibilité : veiller à la lisibilité des informations sur le document ;
• intégrité : garantir l’impossibilité de modifier le contenu ;
• authenticité : prouver son caractère authentique, grâce à l’identification fiable de son émetteur (signature électronique) ;
• conservation : prévoir la conservation sécurisée sur le long terme des documents électroniques originaux par les deux parties.

Dans le cadre d’une facturation simple, où l’envoi et la réception des factures se font par email, la facture papier reste l’unique preuve juridique matérielle. La preuve commerciale reste cependant indiscutable entre le client et le fournisseur.

☝️ À noter : une facture papier numérisée ou une facture envoyée par email n’est pas considérée comme une e-facture !

Dans ce cas, la facture est directement éditée au format standardisé pour l’échange de données informatisé (EDI), dont les normes sont certifiées par l’administration. Lorsque deux entreprises choisissent ce mode de traitement pour les e-factures, elles doivent préalablement définir la norme commune d’échange pour la télétransmission.

ℹ️  Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, les factures sont normalisées aux standards acceptés pour la certification fiscale, et peuvent être uniquement traitées par voie électronique.

Le fait de dématérialiser ses factures vous amènes à les créer et les envoyer plus rapidement que si vous deviez les faire vous-même avec un fichier Word ou Excel. Vous gagnez également un temps précieux dans le suivi : plus besoin de chercher à gauche et à droite si vous avez bien envoyé telle facture ou si elle est en attente. Vous pouvez les retrouver en un clin d'oeil grâce à l'archivage. De plus, certains logiciels vous permet d'automatiser une bonne partie de vos tâches !

Le coût d’un logiciel de facturation est largement inférieur aux frais d’impression et d’affranchissement des factures au format papier. Aussi, le gain de temps que génère un logiciel de facturation vous permet d'en passer plus sur des missions plus créatrices de valeur. Le temps, c'est de l'argent après tout !

L'avantage des logiciels de facturation, c'est qu'ils doivent répondre à certaines normes pour être certifiés conformes. Ainsi, vous avez la garantie que vos données et vos documents (aussi confidentiels qu'ils soient) sont en lieu sûr.

Quand on gère les factures manuellement, on est soumis à des risques d'erreur de saisie ou de mauvaise manipulation par exemple (car oui, l'erreur est humaine). En utilisant un logiciel pour créer des factures de manière semi-automatique, on a plus de chance d'y échapper !

Par exemple en cas de litige, vous pouvez retrouver rapidement la facture concernée bien archivée, parfois juste en filtrant ou en tapant des mots-clés. Cela évite de sortir les dossiers des archives. Par ailleurs, vous pouvez retrouver une facture de différentes manières : par date, par client, par montant, etc.

L’e-facture, une solution écologique ? Moins de factures papiers induit naturellement moins d’arbres coupés. Mais attention, n’oublions pas le coût écologique des serveurs, stockage de données ou énergie nécessaires pour faire fonctionner les outils digitaux. Il n’y a pas une solution plus écologique que l’autre, il n’y a que des bonnes pratiques à adopter ! 🌿

Si la facturation électronique simplifie les processus, c’est avant tout pour lutter contre la fraude que de nombreux pays européens ont légiféré. En France, cela concerne principalement la fraude à la TVA (voir le rapport de la Direction générale des finances publiques).

👉  Concrètement, quelles implications pour les entreprises françaises ?

• Depuis 2017, la facturation électronique est obligatoire dès qu’une entreprise facture une administration publique : tout se passe sur la plateforme Chorus Pro. C’est le cas également pour les entreprises de moins de 10 personnes depuis le 1er janvier 2020.
  
  
• Entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, l’e-facture devient obligatoire pour toutes les entreprises dans le cas de transactions B2B (dernier amendement de la loi de Finances 2021) :
  • 📅  2023 : obligation d’accepter les factures électroniques pour toutes les entreprises,
  • 📅  2024 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les ETI,
  • 📅  2025 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les TPE et PME.

Toute facture doit être conservée pendant 10 ans : c’est une obligation légale pour toute entreprise.

L’espace de stockage conforme aux lois pour les e-factures prend la forme d’un coffre-fort électronique, qui garantit leur conservation en toute intégrité.

Si elle n’est plus obligatoire depuis 2013 pour accompagner une facture PDF, la signature électronique de documents reste fortement recommandée. Le certificat électronique est un gage d’intégrité pour les entreprises, et de sécurité des données pour la comptabilité de l’entreprise.

☝️ À noter : la signature électronique est incluse dans le processus de facturation au format EDI.

Si vous choisissez d’émettre des factures par email, tant que la loi vous y autorise encore, nous vous recommandons de faire signer électroniquement vos factures client ou fournisseur. Comment ? Des solutions comme Universign ou Yousign accompagnent parfaitement la digitalisation de votre processus de facturation et assurent la valeur légale de vos e-factures.

Les logiciels de gestion électronique des documents :

• Compleo Hybrid  pour les PME, ETI et grandes entreprises. Ses points forts :
  
  • son module de facturation électronique complet (conversion de factures en formats spécifiques, mise en place et automatisation de circuits électroniques de validation et signature, etc) ;
  • sa disponibilité en 4 langues et sa compatibilité avec tous types d’ERP et d’applications (SAP, IBM, Oracle, Sage…) ;
  • son module de création de workflows documentaires efficaces, sécurisés, rapides et traçables, de la publication de vos documents numériques à leur diffusion ;  
  • son équipe d'experts qui effectue un audit préalable de votre entreprise pour vous proposer des outils adaptés et vous former.

• Docuware pour les PME et grands comptes. Ses points forts :
  • la dématérialisation des factures fournisseurs et clients,
  • son outil d’indexation intelligente basé sur l’IA qui indexe automatiquement les données clés,
  • ses workflows de validation puissants,
  • son intégration avec plus de 500 outils différents (ERP, CRM),
  • la possibilité de signer électroniquement ses factures.
    
    
• NEXIA pour les grands comptes. Ses points forts :
  • un moteur de recherche puissant, avec assistance prédictive (intelligence artificielle),
  • la simplification de la mise en conformité réglementaire : Portail Chorus Pro, piste d’audit fiable, signature électronique, etc.,
  • une GED transverse et modulaire pour uniformiser les processus et favoriser la collaboration,
  • l’hébergement sécurisé des données.

Les logiciels de facturation :

• E-invoice pour les PME de plus de 50 personnes qui ont besoin de traiter 1 500 factures par an a minima. Ses points forts :
  • la dématérialisation fiscale complète,
  • un coffre-fort électronique,
  • les certifications de l’éditeur qui garantissent la qualité,
  • la sécurité des processus.
    
    
• QuickBooks Facturation pour les entrepreneurs et les petites entreprises. Ses points forts :
  • son offre abordable pour les petites structures, sans pour autant sacrifier des fonctionnalités,
  • la gestion de la TVA et la synchronisation bancaire.
    
    
• Sage eFacture pour les utilisateurs déjà conquis par Sage. Ses points forts :
  • la traçabilité des échanges en ligne,
  • plus de visibilité pour les clients et fournisseurs,
  • l’export facilité en comptabilité.
    
    
• Sellsy Facturation (disponible avec Sellsy CRM) pour les indépendants, TPE et PME jusqu’à 250 collaborateurs. Ses points forts :
  • la gestion commerciale du devis à l’encaissement, sans oublier les e-factures bien sûr,
  • le paiement des factures en ligne,
  • la signature électronique authentifiée.
    
    
• Zervant pour les entrepreneurs et entreprises jusqu’à 10 personnes. Ses points forts :
  • la connexion avec Chorus pro pour envoyer des factures aux organismes publics,
  • la possibilité de se faire payer en ligne,
  • des tarifs à la portée de tous les entrepreneurs.

Si la facture électronique n’est pas encore une obligation pour votre entreprise en B2B, compte tenu de sa taille, nous vous conseillons de choisir dès maintenant un outil de facturation adapté à vos besoins.

Ainsi, vous serez prêt·es et conformes le moment venu !