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Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
L’e-facture est au cœur des enjeux de la dématérialisation pour toutes les entreprises. La facture au format papier disparaît pour être remplacée par la facture électronique, qui procure de nombreux avantages aux entreprises, comme l’accélération du traitement et des gains financiers.
Conditions : ces factures dématérialisées doivent respecter les aspects légaux, non seulement sur le plan de leur transmission, mais également de leur archivage sécurisé, de leur intégrité et de l’authentification de l’émetteur grâce à la signature électronique ou le format EDI.
Pour éditer et envoyer des e-factures conformes, les logiciels de facturation certifiés sont vos meilleurs alliés !
Une e-facture est une facture éditée au format numérique qui remplace la facture papier à condition d’être en conformité avec les exigences légales et fiscales en vigueur. Elle peut être utilisée pour tous les types de factures (acompte, avoir, pro forma, etc.).
C’est uniquement en respectant les réglementations française et européenne que la facture électronique est reconnue comme document original valide, avec la même valeur légale que le format papier.
Voici les obligations principales à respecter :
Dans le cadre d’une facturation simple, où l’envoi et la réception des factures se font par email, la facture papier reste l’unique preuve juridique matérielle. La preuve commerciale reste cependant indiscutable entre le client et le fournisseur.
☝️ À noter : une facture papier numérisée ou une facture envoyée par email n’est pas considérée comme une e-facture !
Dans ce cas, la facture est directement éditée au format standardisé pour l’échange de données informatisé (EDI), dont les normes sont certifiées par l’administration. Lorsque deux entreprises choisissent ce mode de traitement pour les e-factures, elles doivent préalablement définir la norme commune d’échange pour la télétransmission.
ℹ️ Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, les factures sont normalisées aux standards acceptés pour la certification fiscale, et peuvent être uniquement traitées par voie électronique.
Le guide complet de la dématérialisation des factures pour être prêt d’ici 2024
Télécharger gratuitementLe fait de dématérialiser ses factures vous amènes à les créer et les envoyer plus rapidement que si vous deviez les faire vous-même avec un fichier Word ou Excel. Vous gagnez également un temps précieux dans le suivi : plus besoin de chercher à gauche et à droite si vous avez bien envoyé telle facture ou si elle est en attente. Vous pouvez les retrouver en un clin d'oeil grâce à l'archivage. De plus, certains logiciels vous permet d'automatiser une bonne partie de vos tâches !
Le coût d’un logiciel de facturation est largement inférieur aux frais d’impression et d’affranchissement des factures au format papier. Aussi, le gain de temps que génère un logiciel de facturation vous permet d'en passer plus sur des missions plus créatrices de valeur. Le temps, c'est de l'argent après tout !
L'avantage des logiciels de facturation, c'est qu'ils doivent répondre à certaines normes pour être certifiés conformes. Ainsi, vous avez la garantie que vos données et vos documents (aussi confidentiels qu'ils soient) sont en lieu sûr.
Quand on gère les factures manuellement, on est soumis à des risques d'erreur de saisie ou de mauvaise manipulation par exemple (car oui, l'erreur est humaine). En utilisant un logiciel pour créer des factures de manière semi-automatique, on a plus de chance d'y échapper !
Par exemple en cas de litige, vous pouvez retrouver rapidement la facture concernée bien archivée, parfois juste en filtrant ou en tapant des mots-clés. Cela évite de sortir les dossiers des archives. Par ailleurs, vous pouvez retrouver une facture de différentes manières : par date, par client, par montant, etc.
L’e-facture, une solution écologique ? Moins de factures papiers induit naturellement moins d’arbres coupés. Mais attention, n’oublions pas le coût écologique des serveurs, stockage de données ou énergie nécessaires pour faire fonctionner les outils digitaux. Il n’y a pas une solution plus écologique que l’autre, il n’y a que des bonnes pratiques à adopter ! 🌿
Automatisez votre facturation électronique avec la GED !
Télécharger le guide gratuitSi la facturation électronique simplifie les processus, c’est avant tout pour lutter contre la fraude que de nombreux pays européens ont légiféré. En France, cela concerne principalement la fraude à la TVA (voir le rapport de la Direction générale des finances publiques).
👉 Concrètement, quelles implications pour les entreprises françaises ?
Toute facture doit être conservée pendant 10 ans : c’est une obligation légale pour toute entreprise.
L’espace de stockage conforme aux lois pour les e-factures prend la forme d’un coffre-fort électronique, qui garantit leur conservation en toute intégrité.
Si elle n’est plus obligatoire depuis 2013 pour accompagner une facture PDF, la signature électronique de documents reste fortement recommandée. Le certificat électronique est un gage d’intégrité pour les entreprises, et de sécurité des données pour la comptabilité de l’entreprise.
☝️ À noter : la signature électronique est incluse dans le processus de facturation au format EDI.
Si vous choisissez d’émettre des factures par email, tant que la loi vous y autorise encore, nous vous recommandons de faire signer électroniquement vos factures client ou fournisseur. Comment ? Des solutions comme Universign ou Yousign accompagnent parfaitement la digitalisation de votre processus de facturation et assurent la valeur légale de vos e-factures.
Logiciel | Atout principal | Entreprises concernées |
Compleo Hybrid | Son côté tout-en-un | PME, ETI et grandes entreprises |
Docuware | Outil d'indexation intelligente basé sur l'IA | PME et grands comptes |
NEXIA | Moteur de recherche basé sur l’IA et GED modulaire | Grands comptes |
E-invoice | Dématérialisation fiscale | PME |
QuickBooks Facturation | Simplicité d’utilisation | Entrepreneurs, TPE |
Sage eFacture | Environnement Sage pour les habitués | Selon la version de Sage |
Sellsy Facturation | Offre modulaire | Indépendant
TPE et PME |
Zervant | Connexion avec Chorus Pro | Entrepreneurs, TPE |
Les logiciels de gestion électronique des documents :
Les logiciels de facturation :
Si la facture électronique n’est pas encore une obligation pour votre entreprise en B2B, compte tenu de sa taille, nous vous conseillons de choisir dès maintenant un outil de facturation adapté à vos besoins.
Ainsi, vous serez prêt·es et conformes le moment venu !
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