E-facture : définition, logiciels de dématérialisation, sécurité et conformité des factures électroniques

E-facture : 4 logiciels pour dématérialiser sans stress

E-facture : 4 logiciels pour dématérialiser sans stress

L’e-facture est au cœur des enjeux de la dématérialisation pour toutes les entreprises. La facture au format papier disparaît pour être remplacée par la facture électronique, qui procure de nombreux avantages aux entreprises, comme l’accélération du traitement et des gains financiers.

Conditions : ces factures dématérialisées doivent respecter les aspects légaux, non seulement sur le plan de leur transmission, mais également de leur archivage sécurisé, de leur intégrité et de l’authentification de l’émetteur grâce à la signature électronique ou le format EDI.

Quels logiciels de dématérialisation permettent de passer à l’e-facture ? appvizer vous apporte toutes les réponses dans cet article pour dématérialiser vos factures en toute sécurité et avec sérénité :

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E-facture : définition

Qu’est-ce que la e-facture ?

Une e-facture est une facture éditée au format numérique qui remplace la facture papier à condition d’être en conformité avec les exigences légales et fiscales en vigueur.

C’est uniquement en respectant les réglementations française et européenne que la facture électronique est reconnue comme document original valide, avec la même valeur légale que le format papier.

Voici les obligations principales à respecter :

  • lisibilité : veiller à la lisibilité des informations sur le document ;
  • intégrité : garantir l’impossibilité de modifier le contenu ;
  • authenticité : prouver son caractère authentique, grâce à l’identification fiable de son émetteur (signature électronique) ;
  • conservation : prévoir la conservation sécurisée sur le long terme des documents électroniques originaux par les deux parties.

💡 Toute facture doit être conservée pendant 10 ans : c’est une obligation légale pour toute entreprise. L’espace de stockage conforme aux lois pour les e-factures prend la forme d’un coffre-fort électronique, qui garantit leur conservation en toute intégrité.

Les différents modes de dématérialisation

  • La facture électronique non structurée (image, PDF) : dans le cadre d’une facturation simple, où l’envoi et la réception des factures se font par email, la facture papier reste l’unique preuve juridique matérielle ; la preuve commerciale reste cependant indiscutable entre le client et le fournisseur.
  • La facture électronique structurée (fichier informatisé) : dans ce cas, la facture est directement éditée au format standardisé pour l’échange de données informatisé (EDI), dont les normes sont certifiées par l’administration. Lorsque deux entreprises choisissent ce mode de traitement pour les e-factures, elles doivent préalablement définir la norme commune d’échange pour la télétransmission.

ℹ️ Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, les factures sont normalisées aux standards acceptés pour la certification fiscale, et peuvent être uniquement traitées par voie électronique.

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Comparatif de logiciels e-facture

Logiciel Atout principal Entreprises concernées
Sage eFacture Environnement Sage pour les habitués Selon la version de Sage
QuickBooks Simplicité d’utilisation Indépendant
TPE
Sellsy Facturation Offre modulaire Indépendant
TPE et PME
E-invoice Dématérialisation fiscale PME

Sage eFacture, pour les utilisateurs déjà conquis par Sage

Qui utilise Sage eFacture ? 

Le prérequis pour avoir recours à Sage eFacture : être un utilisateur d’une solution Sage.

Les solutions Sage compatibles avec Sage eFacture sont en effet :

  • Sage 30/100 Génération i7 version 7.50 et suivantes,
  • Sage 1000 version 6.50 et suivantes.

Sage présente son offre en s’adressant aux deux publics concernés :

  • Côté fournisseurs, les capacités de dématérialisation et d’automatisation sont mises en avant. La réception et la saisie des commandes sont automatisées, incluant un rapprochement avec le devis.
  • Côté clients, on relève la simplification des commandes d’achats et le rapprochement avec le bon de livraison.

Démonstration de Sage eFacture en vidéo

Les utilisateurs de Sage peuvent voir comment envoyer une facture en visualisant la démo de Sage eFacture dans la vidéo ci-dessous :

Les atouts du logiciel Sage eFacture à retenir

En connectant Sage eFacture à leur solution Sage initiale, les utilisateurs peuvent dématérialiser leurs factures en fichier PDF, et mettre à disposition un fichier de données structuré exploitable par son fournisseur ou son client.

Le format s’intègre facilement dans le logiciel de gestion concerné et permet un suivi de la facturation électronique en cours.

Le client peut par exemple inviter son fournisseur à se connecter à son système de facturation de manière sécurisée pour suivre les commandes et échanger des factures électroniques.

Sage eFacture : interface du logiciel de dématérialisation

Autres avantages du logiciel Sage eFacture :

  • archivage électronique intégré à valeur probatoire,
  • traçabilité des échanges en ligne,
  • simplification des processus,
  • automatisation des saisies et rapprochement,
  • association comptable des factures électroniques réceptionnées,
  • intégration des factures et commandes pour la gestion commerciale.

Quickbooks : facturation et comptabilité simple pour les TPE

Qui utilise QuickBooks ?

QuickBooks compte plus de 2,5 millions d’utilisateurs au niveau mondial !

Le consultant indépendant et les petites structures disposent d’une solution de gestion en ligne accessible : le logiciel QuickBooks séduit par son offre complète et son prix attractif (à partir de 10 euros par mois).

Parmi les utilisateurs de QuickBooks, on recense des TPE, des sociétés de services en grand nombre, et des dirigeants d’entreprises comme Orson.io, Lib-héros, Webnetiks, Agence Raoul, Webnetiks, pariszigzag.fr ou Cyclo Plombier par exemple.

Je gagne 8 heures par mois sur la gestion de mon entreprise, depuis que j’utilise QuickBooks.

Ludovic Girodon, Fondateur, pariszigzag.fr

Les capacités de QuickBooks en vidéo

Si QuickBooks permet une facturation électronique en mode zen, la solution offre plein d’autres avantages. Découvrez-les dans la vidéo ci-dessous :

Les points forts du logiciel QuickBooks à retenir

La plateforme centralise toute la gestion d’un entrepreneur pour la simplifier : gestion des devis, factures, trésorerie, gestion comptable et commerciale, etc.

QuickBooks est connectable à de nombreuses applications. Certaines vous permettent par exemple de prendre en photo vos factures d’achat avec votre téléphone, qui sont automatiquement retranscrites en écriture comptable grâce à la reconnaissance de caractères (technologie OCR).

Partenaire du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, l’éditeur du logiciel apporte de ce fait la garantie de tenir une comptabilité conforme.

QuickBooks est par ailleurs un logiciel certifié antifraude à la TVA : les entrepreneurs doivent utiliser une solution certifiée depuis le 1er janvier 2018.

Facturation : certification d'un logiciel conforme à la loi anti fraude à la TVA

Autres avantages du logiciel pour la facturation électronique :

  • la TVA est gérée automatiquement,
  • vos documents sont stockés dans un espace disponible 24 h/24 et 7 j/7,
  • la synchronisation avec votre compte bancaire,
  • une sécurité absolue grâce au chiffrement des données,
  • de nombreuses automatisations possibles pour éviter de traiter des tâches répétitives,
  • des alertes par email pour relancer des factures impayées,
  • un tableau de bord actualisé en temps réel pour piloter votre activité.

Sellsy Facturation : la solution qui permet d’évoluer rapidement

Qui utilise Sellsy Facturation ? De nombreux indépendants, TPE et PME jusqu’à 250 collaborateurs sont séduits par ce logiciel par sa facilité d’utilisation et le temps qu’il leur fait gagner du devis à l’encaissement, en passant par la facturation en ligne.

Parmi les utilisateurs de Sellsy Facturation, on remarque par exemple Les Echos Solutions, edgar, VINCI, anticafé, Gaumont Pathé, Izberg, Weezevent, France Digitale.

La signature des devis en ligne et le règlement des factures sont vraiment un gain de temps chaque jour.

Frédéric VANDERPLANCKE, Digigalt

La performance de Sellsy Facturation en vidéo

Sellsy Facturation simplifie la création d’une offre commerciale sous forme de devis personnalisé, vous permet de convertir les devis en facture et de mettre en place un paiement en ligne de vos factures. Découvrez le logiciel en vidéo :

Les points forts de Sellsy Facturation à retenir

Sellsy est une solution modulaire. L’entreprise peut ajouter de nouveaux modules au rythme de sa croissance et de ses besoins comme le CRM ou le support client.

L’entreprise accélère ses processus de vente et optimise sa trésorerie :

  • la signature électronique authentifiée, ferme et légale est intégrée dès le devis,
  • le paiement de ses factures est effectué en ligne grâce aux applications connectées Atos, Stripe, PayPal et Gocardless,
  • un processus de validation par email ou SMS et de notification automatique sécurise les échanges,
  • le gestionnaire effectue un suivi en temps réel grâce à la traçabilité des e-mails (ouverts, non ouverts),
  • l’organisation sauvegarde automatiquement ses documents sur un stockage sécurisé pendant 10 ans (serveurs en France certifiés ISO 27001).

Ci-dessous, le dashboard de Sellsy Facturation en image :

E-facture : interface de la solution Sellsy Facturation

Côté comptabilité, vous disposez également de facilités :

  • vous avez le contrôle sur le plan comptable (intégré),
  • vous pouvez créer des exports,
  • vous pouvez donner un accès à votre expert-comptable.

E-invoice : logiciel de dématérialisation de factures pour les PME

Qui utilise E-invoice ? Le logiciel de dématérialisation de factures en ligne E-invoice s’adresse aux PME de plus de 50 personnes qui ont besoin de traiter 1500 factures par an à minima.

C’est en effet le seuil optimal à franchir pour bénéficier pleinement des atouts de dématérialisation fiscale : l’éditeur Generix Group cumule en effet de nombreuses certifications garantissant les performances attendues.

Parmi les utilisateurs de E-invoice, on remarque notamment les entreprises Atol, Brico Dépôt, Cecab Daucy, CNRS, Conforama, Delpeyrat, Eurotunnel, Europcar, Fromageries Bel, LDC, L’Oréal, PSA, Safran, Système U, Toupargel, Wranken.

La vision de l’éditeur Generix Group en vidéo

Le logiciel de dématérialisation de factures E-invoice est édité par la société Generix Group. Découvrez les convictions et la proposition de valeur de l’éditeur à travers la vidéo ci-dessous :

Les atouts du logiciel E-invoice à retenir

L’éditeur de logiciels Generix Group démontre son engagement à offrir les services les plus sérieux, et les plus sécurisés :

  • il a signé la charte d’interopérabilité des solutions de facturation électronique : l’éditeur est qualifié par GS1 pour la facturation électronique,
  • Generix Group est reconnu comme tiers de confiance par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance du numérique),
  • l’éditeur a obtenu 10 certifications portant sur la conformité légale, la confidentialité et la sécurité, pour permettre aux utilisateurs du logiciel E-invoice un traitement accéléré et des processus performants.

La plateforme E-invoice permet une dématérialisation fiscale complète. Toutes les voies électroniques de facturation sont ainsi supportées comme l’EDI, les fichiers signés ou PDF (gestion des fichiers CSV, XML et TXT inclus).

Autres avantages du logiciel pour la facturation électronique :

  • un coffre-fort électronique intégré pour l’archivage,
  • une console pour piloter échanges et indicateurs métiers,
  • un contrat de niveau de service (SLA) avec un taux de disponibilité allant jusqu’à 99,99 %,
  • des procédures de sauvegarde quotidienne,
  • une connexion sécurisée Secure Sockets Layer (SSL),
  • des services pour connecter vos partenaires à la solution.

Bonus : e-facture et signature électronique en toute sécurité

Comme mentionné plus haut, la signature électronique est un gage d’intégrité pour les entreprises. Comment garantir une signature électronique conforme dans le cadre de la dématérialisation de vos documents ?

Voici deux logiciels qui vous garantissent des économies et vous procurent simplicité et fiabilité :

▶︎ La solution Universign accompagne parfaitement la digitalisation de votre processus de facturation : plateforme en mode SaaS de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage, elle permet d’assurer la valeur légale de vos e-factures.

Vous signez et faites signer des factures clients et fournisseurs au format PDF, dont l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité sont garanties.

Parmi les atouts Universign :

  • services de conservation à valeur probante des documents électroniques ;
  • membre de l’Adobe Approved Trust List (AATL) ;
  • 3 niveaux de signature électronique : simple, avancée et avancée avec certificat qualifié ;
  • certifications : ANSSI, eIDAS, ETSI, GDPR ;
  • fluidité de l’expérience client grâce à son interface multidevice et web responsive.

Enfin, la solution garantit la sécurité et la disponibilité de vos données avec ses datacenters situés en France.

▶︎ Le logiciel Yousign est une solution de signature électronique en mode SaaS. Signez vos documents dématérialisés grâce à un outil en ligne dont les données sont hébergées en France pour garantir un niveau maximal de sécurité.

Dématérialisation facture et signature électronique Yousign

Yousign permet :

  • de signer un document seul, à plusieurs, ou de faire signer d’autres personnes,
  • de signer n’importe quel type de document en l’important facilement dans l’outil,
  • d’identifier le ou les signataires,
  • d’horodater et de sceller le document,
  • de gérer les relances si vous êtes en attente d’une signature.

L’API Yousign permet de l’intégrer simplement avec vos logiciels (comptabilité, facturation, ERP, CRM). La solution a obtenu les certifications ETSI, eIDAS, ANSSI et RGPD. Yousign est également tiers de confiance et autorité de certification.

Dernières données à connaître sur la facture électronique

Le terme e-facture ne doit pas être confondu avec le terme e-banking, parfois utilisé dans certains cas de figure différents : si vous souhaitez effectuer un rapprochement avec votre banque et faciliter vos opérations en ligne, étudiez les possibilités de chaque solution.

Certaines entreprises apprécient de pouvoir effectuer des virements automatiques de leur compte en banque professionnel pour assurer le paiement de leurs factures rapidement.

La facture électronique est désormais incontournable : pour les fournisseurs du service public en France, toutes les entreprises doivent dématérialiser leurs factures via le portail Chorus Pro depuis janvier 2020. L’obligation pourrait s’étendre très prochainement aux échanges entre entreprises du secteur privé.

Ces renseignements pris, vous disposez désormais des éléments incontournables pour vous orienter vers le logiciel le plus adéquat !

Article mis à jour, initialement publié en avril 2018.

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