Tout sur le recouvrement de vos factures impayées : relances et recours

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 5 juillet 2021, publié initialement en novembre 2020
how-to backgroundTout sur le recouvrement de vos factures impayées : relances et recours

Vous cherchez à vous faire payer une facture impayée par un client ? Le fait de savoir que vous disposez d’un délai légal de 2 ans pour réclamer le paiement de vos factures non acquittées est un bon début… mais ce n’est pas suffisant.

La façon dont vous gérez cette situation a toute son importance. En effet, si les sommes qui vous sont dues peuvent avoir un impact négatif sur votre trésorerie, vos méthodes de recouvrement influencent votre relation client à plus long terme.

Un oubli ou un empêchement ponctuel peuvent être la cause des retards de paiement. C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir, en premier lieu, à un recouvrement à l’amiable de vos créances.

Cette procédure, composée de relances par téléphone ou par courrier écrit et/ou électronique, constitue l’étape préalable au recours en justice. Un prérequis pour conserver de bonnes relations avec vos clients !

Quel est le délai pour réclamer une facture impayée ?

Vous disposez d’un délai de 2 ans pour saisir les tribunaux et recouvrer votre facture impayée par un particulier.

Ce délai va jusqu’à 5 ans si le débiteur n’est pas un consommateur, mais d'une facture impayée entre professionnels comme :

  • une société commerciale,
  • ou un commerçant.

Passés ces délais, on parle de prescription.

Comment se faire acquitter d'une facture impayée ?

Voici les 4 étapes à suivre, que nous détaillons ensuite méthodiquement :

  1. vérification de la créance exigible,
  2. relance à l'amiable,
  3. mise en demeure de payer,
  4. procédure en recouvrement judiciaire.

1 — Vérification de la créance exigible

Avant toute chose, vérifiez que vous avez en votre possession un certain nombre d’éléments avant de réclamer votre paiement au client débiteur. Assurez-vous de vérifier le montant de la créance exigible, et le respect du délai de recouvrement, mais aussi d’être en mesure de prouver :

  • l’engagement du débiteur, qui se matérialise par un bon de commande, un devis ou un contrat (mais pas une facture) auquel est attaché les conditions générales de vente (CGV) ;
  • la livraison conforme ou la bonne réalisation des prestations, qui peut prendre la forme d’un envoi recommandé, d’un bon de société de transport ou d’un bon de livraison que le débiteur aura signé.

La procédure de relance de facture peut cumuler plusieurs méthodes, de la solution à l’amiable, au contentieux.

Nous vous conseillons de recourir en priorité à la première procédure, puisqu’elle reste :

  • simple et rapide à déployer,
  • beaucoup mieux perçue par le client,
  • plus économique.

Voyons maintenant les différentes étapes du recouvrement pour vos factures impayées.

2 — Relance à l’amiable

Le rappel d’une facture impayée par téléphone

🎯 Objectif : rappeler au client que le paiement de sa facture est dû, tout en soignant la relation client.

Nous vous conseillons de relancer votre client aussitôt que la facture est arrivée à échéance. Il n’existe pas de règle stricte quant au moyen de communication à privilégier, et certains utiliseront dès le départ le courrier écrit.

Néanmoins, la relance par téléphone présente un avantage : grâce au contact direct, vous « prenez la température » afin de mieux préparer la suite de la procédure, et jugez plus facilement de la sincérité du client. N’oubliez pas qu’une facture impayée relève parfois de l’oubli et qu’un simple rappel s’avère suffisant.

Dans tous les cas, veillez à employer un ton à la fois ferme et courtois. Vous préservez ainsi au mieux vos relations commerciales.

Et bien sûr, évitez toute agressivité, intimidation, chantage et harcèlement, répréhensibles par la loi.

Le rappel d’une facture impayée par email

🎯 Objectif : prévenir le client que sa dette est arrivée à échéance, en l’informant rapidement et simplement, et disposer d’une trace écrite.

L’envoi d’un mail de relance peut être une approche perçue comme moins brusque et plus diplomate que la lettre recommandée (surtout de nature informative), et peut se substituer ou s’ajouter à la relance téléphonique.

Au moyen d’un email, vous rappelez l’échéance dépassée du paiement plus rapidement qu’avec une lettre, et sans le coût de l’envoi postal. Ce moyen de communication se révèle à la fois pratique et approprié, car il peut intervenir suffisamment tôt pour résoudre un problème d’impayé dans les meilleurs délais et conditions.

L’usage du mail présente aussi l’avantage de fournir une première trace écrite de la demande. En cas d’intervention de la justice, la copie d’un mail possède une valeur juridique.

La 1re lettre de relance

🎯 Objectif : rappeler au client que la date de règlement de sa facture est dépassée, de manière formelle mais toujours informative.

Vient ensuite l’étape de la première relance de facture par lettre. Elle ne constitue nullement une obligation légale ; vous avez parfaitement la possibilité d’envoyer directement une lettre de mise en demeure.

Toutefois, il est de coutume de relancer d’abord le client par ce courrier qui, à l’instar de l’appel téléphonique, sert en premier lieu de « piqûre de rappel ».

C’est pourquoi cette première lettre doit être informative, et ne pas mentionner les risques judiciaires encourus. Rappelez simplement les faits, c’est-à-dire :

  • la nature de la facture,
  • ainsi que la somme due et les indemnités de retard, le cas échéant.

☝️ Pensez à joindre des copies des factures dues à votre relance. Votre débiteur fait peut-être preuve d’un manque de rigueur dans sa propre gestion de la facturation.

La 2e lettre de relance

🎯 Objectif : demander une réponse suite à la première relance, et employer un ton plus ferme.

Malgré votre première relance, le client n’a toujours pas recouvré ses créances ? Après un délai à votre convenance (d’une quinzaine de jours en règle générale), l’usage veut qu’une seconde lettre de relance soit envoyée avant mise en demeure du client.

Cet écrit implique, en revanche, un ton plus ferme que le précédent : si le corps de la lettre reprend les mêmes idées, mentionnez votre regret quant au non-règlement de la facture, voire les éventuels recours en justice envisagés.

Enfin, nous vous invitons à envoyer cette seconde lettre par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce changement de forme signifie au client le durcissement de votre posture.

3 — Mise en demeure de payer

Vous n’avez toujours pas reçu votre paiement ?

Il est temps de signaler au client sa mise en demeure, par l’intermédiaire d’une troisième lettre de relance envoyée par vous-même, un avocat, une société de recouvrement de créances ou par un huissier de justice.

⚠️. Contrairement aux croyances, aucun de ces intermédiaires n'a le pouvoir d'obtenir le paiement, seul un juge le peut.

Qu’est-ce qu’une lettre de mise en demeure ?

La mise en demeure doit surtout être perçue comme une étape préliminaire à toute action en justice. Si elle ne permet pas de procéder à une saisie, elle met toutefois le client débiteur face à ses responsabilités quant à la menace de recours judiciaires. De plus, elle constitue une condition préalable à la demande d’intérêts moratoires ou d’intérêts de retard par le créancier.

Enfin, sachez que si une simple lettre suffit, un courrier recommandé avec accusé de réception est à privilégier afin d’en conserver une preuve.

Mentions obligatoires

☝️ Attention, pour que la lettre de mise en demeure produise les effets juridiques escomptés, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

  • la date d’envoi,
  • les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur,
  • la mention « mise en demeure »,
  • la nature de l’obligation du débiteur,
  • le délai (raisonnable) accordé pour procéder au règlement des factures,
  • les conséquences en cas de non-paiement,
  • la signature de l’expéditeur.

Pénalités de retard

▷ D'après l'article L. 441-10 II du Code de commerce, le taux d’intérêt des pénalités de retard en BtoB est égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement, majoré de 10 %. Le taux de la Banque centrale européenne étant à 0%, le taux d’intérêt des pénalités de retard est à 10%.

Calcul des pénalités de retard = (10% × montant de la facture impayée) × (nombre de jours de retard ÷ 365).

Modèle de lettre de mise en demeure

Voici un modèle de lettre de mise en demeure que vous pouvez adapter :

Modèle de lettre de mise en demeure de payer© Coover

4 — Procédure de recouvrement judiciaire

Malheureusement, il arrive que le recouvrement à l’amiable ne suffise pas à obtenir le règlement des impayés, et vous devrez sans doute avoir recours à une procédure de recouvrement judiciaire.

Pour votre demande de règlement de facture impayée, notez donc les recours suivants.

L’injonction de payer

Intervenant après la lettre de mise en demeure, la procédure d’injonction de payer est à privilégier.

En effet, cette démarche se révèle :

  • rapide : elle peut notamment s’effectuer en ligne via le site Infogreffe ;
  • et peu coûteuse : à titre d’illustration, les frais s’élèvent à 33,47 € sur Infogreffe.

De plus, elle ne nécessite pas la comparution du débiteur. Vous aurez simplement besoin des documents de preuve que vous avez préalablement rassemblés.

Si le juge estime que la requête du créancier est valable, alors la procédure donne lieu à une ordonnance d’injonction de payer, à transmettre au débiteur.

Le référé provision

Le référé provision est une procédure également rapide et peu onéreuse qui consiste à obtenir dans des délais courts une partie de la somme réclamée.

Une fois que l’ordonnance de référé provision est rendue, le client doit remplir ses engagements et régler sa dette. Si ce n’est pas le cas, le créancier peut alors faire saisir les biens du débiteur par un huissier et se rembourser sur le prix de leur vente, grâce à la saisie-vente.

L’assignation en paiement

L’assignement en paiement implique la comparution du débiteur devant le tribunal de commerce.

L’objectif est de condamner ce dernier à régler sa dette, ainsi que d’éventuels dommages et intérêts pour combler les préjudices subis. Cette procédure peut également entraîner l’obtention d’un titre exécutoire, par lequel vous recourez au recouvrement forcé de la créance, c’est-à-dire une saisie sur les biens du débiteur.

Il faut distinguer "assignation au fond" où le juge va se prononcer sur tous les aspects de droit et de procédure de l’affaire, et "assignation en référé", où seuls certains points du litige sont abordés en urgence.

☝️ Notez que cette démarche s’avère plus fastidieuse et coûteuse que l’injonction de payer. Réservez-la aux litiges les plus importants, si vous pensez par exemple que votre client va contester sa créance.

Vous pouvez, enfin, vous tourner vers un huissier de justice en fin de procédure judiciaire. Son rôle consiste à trouver des solutions pour obliger votre client à vous payer ou à obtenir la somme à recouvrer par d’autres moyens (saisie sur compte bancaire, saisie de bien, etc.), dans le cas où il n’exécute pas les décisions du juge.

Si les sommes en question ne dépassent pas 4 000 €, l’huissier peut également engager une procédure simplifiée en contactant le client par lettre recommandée avec avis de réception. S’il accepte, un accord pourra être établi avec votre client sur le montant et les modalités de paiement. S’il ne répond pas dans le délai d’un mois après réception du recommandé, vous devrez saisir le juge.

Facture impayée et comptabilité

Comment comptabiliser la perte ?

Suivant le nombre de relances adressées aux clients, les factures impayées à la clôture de l'exercice doivent être :

  • provisionnées, si la perte est probable mais encore incertaine,
  • ou transférées en créances irrécouvrables si la perte est inévitable.

Le logiciel de facturation pour vous aider

S’il vous aide à créer vos factures, il vous accompagne également dans le suivi des paiements en cours et dans le déploiement d’actions de relance pour impayés, vous évitant d'avoir recours à une plateforme de recouvrement, qui prendra des frais sur les sommes acquittées.

Voici quelques exemples de solutions :

  • Axonaut Facturation permet la constatation rapide d’un impayé grâce à l’envoi automatique d’une notification dès qu’une facture est arrivée à échéance.
    • Avec la fonctionnalité de relance, un courrier prérempli est généré puis envoyé par mail ou par La Poste, la solution étant connectée à ses serveurs, pour un gain de temps certain.
    • Enfin, la possibilité de régler en ligne via un portail client, par CB (Stripe) ou prélèvement (GoCardless), réduit le risque d’impayés.

  • INFast permet de suivre en temps réel les échéances de vos devis et factures, et de paramétrer vos courriers et délais de relance.
    • Il bénéficie également d’une option de paiement en ligne intégrée pour limiter les impayés.
    • Dès l’envoi de la facture ou de la relance, le client est notifié par un email contenant un lien direct vers la facture et le paiement en ligne.
    • Vous recevez vous-même une confirmation à réception du paiement.

  • Quickbooks facturation propose également une interface permettant la visualisation en un clin d’œil de vos factures échues, en ligne ou sur mobile.
    • Créez des factures et des relances personnalisées, proposez le paiement en ligne avec Stripe ou PayPal et envoyez une notification en cas d’impayé.
    • Connectez Quickbooks avec Upflow et accélérez le recouvrement de vos factures grâce à un plan de relance adapté.

  • Sellsy Facturation vous fait gagner un temps précieux grâce à l’automatisation de vos démarches de recouvrement et aux systèmes d’alerte.
    • Grâce à la création de scénarios de relance, personnalisez la procédure en fonction de la date d’échéance de la facture (simple mail, mise en demeure, etc.).
    • Un système de tracking vous permet de savoir si vos mails de relance ont été lus par le client.
    • Accélérez le processus grâce au paiement des factures en ligne, par le biais d’Atos, Stripe, PayPal ou GoCardless.

Quid d'une stratégie de credit management ?

Enfin, sachez que vous pouvez vous éviter bien des soucis de facturation en mettant en place une stratégie de credit management, que l'on peut traduire par la "gestion des risques client et du recouvrement des créances".

Elle consiste entre autres à :

  • définir des délais de paiement acceptables et les clauses de pénalités ;
  • vérifier la solvabilité de vos clients quand il s’agit de factures importantes.

En somme, il s’agit de prévenir avant de guérir !

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