Comment obtenir le règlement de vos factures impayées ?

par Nathalie Pouillard le 24/11/2020

La façon dont vous gérez la facture impayée d’un client est très importante.

En effet, si les sommes qui vous sont dues peuvent avoir un impact négatif sur votre trésorerie, vos méthodes de recouvrement peuvent influencer votre relation client à plus long terme.

Un oubli ou un empêchement ponctuel peuvent être la cause d’une facture impayée, c’est pourquoi nous vous recommandons de recourir, en premier lieu, à un recouvrement à l’amiable de vos créances.

Cette procédure, composée de relances par téléphone ou par courrier écrit et/ou électronique, constitue l’étape préalable au recours en justice. Un prérequis pour conserver de bonnes relations avec vos clients !

Adoptez la bonne méthode face aux retards de paiement, en réagissant rapidement et de manière organisée pour ne perdre ni temps ni argent.

4 entreprises sur 10 assurent que leur activité a déjà été mise en péril à cause des délais de paiement pratiqués. Et 22 % des entreprises déplorent un pourcentage d’impayés de plus de 5 % du chiffre d’affaires.

chefdentreprise.com

Comment obtenir le paiement d’une facture impayée ?

La procédure de relance de facture peut cumuler plusieurs méthodes et étapes, de la solution à l’amiable au contentieux.

Étape 1 : La relance téléphonique ou la relance par email

Le rappel d’une facture impayée par téléphone

Nous vous conseillons de relancer votre client aussitôt que la facture est arrivée à échéance. Il n’existe pas de règle stricte quant au moyen de communication à privilégier, et certains utiliseront dès le départ le courrier écrit.

Néanmoins, la relance par téléphone présente un avantage : grâce au contact direct, vous « prenez la température » afin de mieux préparer la suite de la procédure, et jugez plus facilement de la sincérité du client. N’oubliez pas qu’une facture impayée relève parfois de l’oubli et qu’un simple rappel s’avère suffisant.

Dans tous les cas, veillez à employer un ton à la fois ferme et courtois. Vous préservez ainsi au mieux vos relations commerciales.

Et bien sûr, évitez toute agressivité, intimidation, chantage et harcèlement, répréhensibles par la loi.

Le rappel d’une facture impayée par email

L’envoi d’un email peut être une approche perçue comme moins brusque et plus diplomate que la lettre recommandée directement, celle-ci étant surtout de nature informative, et peut se substituer ou s’ajouter à la relance téléphonique.

Avec un email, vous rappelez l’échéance dépassée du paiement plus rapidement qu’une lettre, et sans le coût de l’envoi postal. Ce moyen de communication se révèle à la fois pratique et approprié, car il peut intervenir suffisamment tôt pour résoudre un problème d’impayé dans les meilleurs délais et conditions.

L’usage du mail a aussi l’avantage d’être une première trace écrite de la demande. En cas d’intervention de la justice, la copie d’un mail possède une valeur juridique.

Étape 2 : La 1re lettre de relance

Vient ensuite l’étape de la première relance écrite. Elle ne constitue nullement une obligation légale ; vous avez parfaitement la possibilité d’envoyer directement une lettre de mise en demeure.

Toutefois, il est de coutume de relancer d’abord le client par ce courrier qui, à l’instar de l’appel téléphonique, sert en premier lieu de « piqûre de rappel ».

C’est pourquoi cette première lettre doit être informative, et ne pas mentionner les risques judiciaires encourus. Rappelez simplement les faits, c’est-à-dire la nature de la facture, ainsi que la somme due et les indemnités de retard, le cas échéant.

☝️ Pensez à joindre des copies des factures dues à votre relance. Votre débiteur fait peut-être preuve d’un manque de rigueur dans sa propre gestion de la facturation.

Étape 3 : L’envoi d’un 2e rappel

Malgré votre première relance, le client n’a toujours pas recouvré ses créances ? Après un délai à votre convenance (d’une quinzaine de jours en règle générale), l’usage veut qu’une seconde lettre de relance soit envoyée avant mise en demeure du client.

Cet écrit implique, en revanche, un ton plus ferme que le précédent : si le corps de la lettre reprend les mêmes idées, mentionnez votre regret quant au non-règlement de la facture, voire les éventuels recours en justice envisagés.

Enfin, nous vous invitons à envoyer cette seconde lettre par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce changement de forme signifie au client le durcissement de votre posture.

Étape 4 : La mise en demeure

Vous n’avez toujours pas reçu votre paiement ?

Il est temps de signaler au client sa mise en demeure, par l’intermédiaire d’une troisième lettre de relance envoyée par vous-même, ou par un huissier de justice.

💡 Qu’est-ce qu’une lettre de mise en demeure ?

La mise en demeure doit surtout être perçue comme une étape préliminaire à toute action en justice. Si elle ne permet pas de procéder à une saisie, elle met toutefois le client débiteur face à ses responsabilités quant à la menace de recours judiciaires. De plus, elle constitue une condition préalable à la demande d’intérêts moratoires ou d’intérêts de retard par le créancier.

Enfin, sachez que si une simple lettre suffit, un courrier recommandé avec accusé de réception est à privilégier afin d’en conserver une preuve.

Malheureusement, il arrive que le recouvrement à l’amiable ne suffise pas à obtenir le règlement des impayés, et vous devrez sans doute avoir recours à une procédure de recouvrement judiciaire.

Pour votre demande de règlement de facture impayée, notez les recours supplémentaires suivants.

Quels sont les autres recours en contentieux ?

La procédure d’injonction de payer

Rapide et peu coûteuse, privilégiez-la pour la suite. Intervenant après la lettre de mise en demeure, elle ne nécessite pas la comparution du débiteur. Cette procédure peut donner lieu à une ordonnance d’injonction de payer, émise par un juge.

La procédure d’assignation au paiement

Contrairement à la précédente, celle-ci implique la comparution du débiteur. L’objectif est d’obtenir une condamnation de ce dernier. Elle peut également entraîner l’obtention d’un titre exécutoire, par lequel vous recourez au recouvrement forcé de la créance, c’est-à-dire une saisie sur les biens du débiteur.

L’intervention de l’huissier de justice

Vous pouvez, enfin, vous tourner vers un huissier de justice qui va trouver des solutions pour obliger votre client à vous payer ou obtenir la somme à recouvrer par d’autres moyens (saisie sur compte bancaire, saisie de bien, etc.).

Si les sommes en question ne dépassent pas 4 000 €, l’huissier peut également engager une procédure simplifiée en contactant le client par lettre recommandée avec avis de réception. S’il accepte, un accord pourra être établi avec votre client sur le montant et les modalités de paiement. S’il ne répond pas dans le délai d’un mois après réception du recommandé, vous devrez saisir le juge.

Quel est le délai pour réclamer une facture impayée ?

Vous disposez d’un délai de 2 ans pour saisir les tribunaux et recouvrer votre facture, délai qui va jusqu’à 5 ans si le débiteur n’est pas un consommateur mais un professionnel, une société commerciale ou un commerçant.

Quels sont les outils de facturation à votre disposition ?

Un logiciel de facturation vous aide à créer vos factures mais également à suivre les paiements en cours et mettre en œuvre des actions de relance pour impayés.

  • Axonaut Facturation permet la constatation rapide d’un impayé grâce à l’envoi automatique d’une notification dès qu’une facture est arrivée à échéance.
    • Avec la fonctionnalité de relance, un courrier prérempli est généré puis envoyé par mail ou par La Poste, la solution étant connectée à ses serveurs, pour un gain de temps certain.
    • Enfin, la possibilité de régler en ligne via un portail client, par CB (Stripe) ou prélèvement (GoCardless), réduit le risque d’impayés.
  • INFast permet de suivre en temps réel les échéances de vos devis et factures, et de paramétrer vos courriers et délais de relance.
    • Il bénéficie également d’une option de paiement en ligne intégrée pour limiter les impayés.
    • Dès l’envoi de la facture ou de la relance, le client est notifié par un email contenant un lien direct vers la facture et le paiement en ligne.
    • Vous recevez vous-même une confirmation à réception du paiement.
  • Quickbooks facturation propose également une interface permettant la visualisation en un clin d’œil de vos factures échues, en ligne ou sur mobile.
    • Créez des factures et des relances personnalisées, proposez le paiement en ligne avec Stripe ou PayPal et envoyez une notification en cas d’impayé.
    • Connectez Quickbooks avec Upflow et accélérez le recouvrement de vos factures grâce à un plan de relance adapté.

Dernier conseil pour gérer vos factures impayées

Vous pouvez vous éviter bien des soucis de facturation en mettant en place une stratégie de credit management.

Elle consiste entre autres à :

  • définir les délais de paiement acceptables et les clauses de pénalités ;
  • vérifier la solvabilité de vos clients quand il s’agit de factures importantes.

En somme, il s’agit de prévenir avant de guérir !