Règlement de créance : 4 plateformes pour le recouvrement d’impayés

Le règlement de créances a toujours été une question qui fâche en France. Les clients tardent à payer leurs dettes : les délais de paiement s’allongent. Le recouvrement d’impayés est souvent difficile. Certaines entreprises finissent même par mettre la clé sous la porte. La cessation de paiements est monnaie courante, sans mauvais jeu de mots ! Selon l’Observatoire BPCE, 75 000 entreprises ferment chaque année en moyenne : 60 000 TPE et 15 000 PME/ETI disparaissent ainsi en France.

La question de se prémunir contre les impayés reste donc plus que jamais d’actualité. Le dirigeant, anxieux, les yeux rivés sur le compte bancaire de l’entreprise, dispose cependant de solutions pour anticiper les risques d’impayés et améliorer sa trésorerie. Nous vous livrons ici quelques informations utiles, ainsi qu’un comparatif de plateformes en ligne dédiées au recouvrement :

La DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes) définit le recouvrement de créances en ces termes :

Cette notion de dialogue introduite, la réglementation autorise le créancier à suivre différentes procédures afin de récupérer l’argent que son client lui doit. Voyons lesquelles.

L’entreprise choisit de saisir la justice afin de recouvrer la créance auprès du client redevable. C’est la justice qui ordonne alors le paiement des dettes au client mauvais payeur via une procédure de recouvrement forcé, aussi appelée procédure de recouvrement judiciaire.

L’injonction de payer est notamment une procédure judicaire qu’un huissier de justice peut prendre en charge.

L’assignation en paiement décidée par jugement est une autre procédure qui prend plus de temps, coûte plus cher que l’injonction de payer, mais reste cependant recommandée lorsque le débiteur conteste la demande de paiement.

La saisie conservatoire est une autre procédure qui consiste à empêcher le débiteur d’organiser son insolvabilité.

Il faut saisir le tribunal compétent et s’adresser au greffe du tribunal de commerce ou au tribunal d’instance, avant la fin du délai de prescription applicable. Ceci est par exemple requis lorsque les sommes dues sont issues d’un billet à ordre, ou d’un contrat de prestations de services.

La procédure de recouvrement amiable consiste pour l’entreprise à choisir le dialogue avec son client.

Cette démarche présente les avantages suivants :

• maintien des relations commerciales,
• économie d’une longue procédure judiciaire,
• obtention de la somme exigible plus rapidement (en théorie).

La procédure de recouvrement amiable de créances pour le compte d’autrui est différente. L’entreprise fait alors appel à un expert du recouvrement de créances, lequel prend à son compte la créance.

L’activité des sociétés spécialistes du recouvrement amiable de créances est réglementée. L’entreprise doit donc faire appel à une agence de recouvrement habilitée, un huissier de justice, ou un service de recouvrement mandataire habilité.

Si le client présente des difficultés passagères, il est conseillé par exemple de lui proposer de recouvrer un acompte dans un premier temps associé à une date d’échéance, puis échelonner les paiements suivants dans le temps.

L’entreprise qui souhaite entamer une approche de recouvrement à l’amiable avec son client doit envoyer une lettre de mise en demeure au débiteur.

Pour être recevable, cette lettre doit présenter le contenu suivant :

• nom et coordonnées de l’entreprise qui émet la lettre (le créancier),
• nom et coordonnées de l’entreprise qui a des dettes (le débiteur),
• nom et coordonnées de la société de recouvrement amiable de créances,
• rappel détaillé de la nature des prestations livrées,
• montant dû incluant les intérêts,
• procédure à suivre pour régler la créance,
• mention indiquant la prise en charge des frais de recouvrement par le créancier (à l’exception des chèques sans provision, décision par voie légale).

Si le client accepte de régler, la société de recouvrement lui remet alors une quittance pour paiement effectif.

Les huissiers de justice appliquent et réalisent en premier lieu les actes définis par les décisions de justice, tels que le recouvrement forcé ou recouvrement judiciaire de créances.

Une entreprise peut également faire appel à un huissier pour qu’il entame une procédure de recouvrement amiable de créances pour compte d’autrui.

Avantages de faire appel à un huissier :

• la plupart des interlocuteurs débiteurs ne contredisent jamais un officier ministériel, ce qui accélère souvent les règlements,
• l’huissier n’est pas tenu de respecter les mentions de la lettre de mise en demeure,
• l’huissier a la possibilité de délivrer un titre exécutoire pour des dettes ne dépassant pas 4 000 € : cette solution simplifie la procédure de paiement pour toutes les parties.

Que se passe-t-il lorsqu’un client ne paye pas ses dettes alors qu’il a accepté les termes du titre exécutoire ? Le créancier peut alors demander à autre huissier de justice de déclencher automatiquement une procédure de recouvrement forcé : aucune décision du juge n’est nécessaire !

La loi sur le recouvrement est stricte sur ce point : le créancier et/ou le mandataire ont l’interdiction formelle de facturer des frais de recouvrement au débiteur pour un retard de paiement ou un non-paiement. Ce n’est en aucun cas un droit !

Les seules exceptions autorisant le débiteur seul (jamais le mandataire) à facturer les frais de recouvrement au débiteur sont celles définies par décisions de justice.

Exemples :

• un acte ordonnant le paiement d’une prime d’assurance, d’une location,
• un acte ordonnant le paiement suite à un constat avéré de mauvaise foi de la part du débiteur,
• un acte ordonnant le paiement suite à un chèque sans provision,
• un acte ordonnant le paiement d’une créance pour laquelle les deux parties sont des professionnels, avec une indemnité forfaitaire de 40 €.

Pour ces raisons, il est conseillé de déterminer dans votre contrat des intérêts de retard, calculés sur le taux d’intérêt légal en vigueur.

Si les bons comptes font les bons amis, ils tissent également des liens durables et prospères, n’est-ce pas ? Nous vous présentons ici des plateformes sécurisées en ligne réputées sur le marché vous permettant de maintenir ces liens.

Voici un classement des solutions les plus populaires selon votre gestion du poste clients. Chacune fait preuve d’une expertise reconnue.

La plateforme Aston iTClients est une solution de crédit management et de recouvrement en mode SaaS (software as a service ou logiciel en tant que service). Le logiciel est utilisé en interne, dans des PME, ETI, grands comptes et multinationales par le(s) gestionnaire(s) de compte, le comptable, et/ou le credit manager. ASTON iTF est une Fintech qui capitalise sur les technologies de CLoud, de Big Data et d’IA.

Objectif de la plateforme : permettre à l’utilisateur de se débarrasser des tâches chronophages administratives sans valeur ajoutée pour qu’il se concentre sur le traitement des litiges et des clients difficiles, ou en difficulté de paiement.

L’automatisation de 80 % des tâches permet en effet au credit manager de réduire de 50% les encours échus, d’accélérer le recouvrement des créances clients, de diminuer le risque financier, de préserver et de maximiser la trésorerie de l’entreprise.

La plateforme offre de nombreux autres atouts pour réduire le DSO (days sales outstanding ou délai moyen de paiement des clients) afin d’optimiser le BFR (Besoin en Fonds de Roulement de l’entreprise) :

• une automatisation intelligente des actions de recouvrement,
• des tableaux de bord avec indicateurs personnalisés simplifie l’analyse des performances des encaissements, et permet de détecter les créances à traiter en priorité,
• un scoring comportemental fondé sur les habitudes de paiement des clients est analysé en temps réel, et permet d’anticiper les risques,
• Aston iTClients intègre une connexion aux meilleurs factors et assureurs crédit, ceci afin de permettre à l’entreprise de se munir de la meilleure couverture et de superviser en temps réel son assurance-crédit.

Bon à savoir :

• la plateforme offre une interopérabilité parfaite avec les systèmes comptables (SAP, Sage, Cegid, etc.) afin de collecter les données et les pièces comptables (factures, avoirs, encaissements) ;
• le logiciel permet de gérer les devises de plusieurs pays, les intérêts de retards,
• la solution est entièrement sécurisée pour garantir la confidentialité des données.

DSOsuite, solution SaaS du groupe MCS-DSO, est spécialisée dans la gestion du poste clients. La solution répond aux objectifs des Credit Managers et des Directions Financières de PME, ETI et grands comptes en termes de performance financière. Le groupe adresse également les enjeux du dimensionnement des équipes et met à disposition ses experts métiers dans la gestion déléguée du Credit management, et ce, notamment via DSOsuite.

La solution permet d’améliorer durablement les indicateurs de performance (DSO, BFR Clients, Free Cash Flow) et de réduire les risques clients tout en facilitant la résolution des litiges. L’automatisation du recouvrement avec DSOsuite va également accélérer les durées de traitement avec 45% de gains de productivité obtenus.

DSOsuite offre un large éventail de fonctionnalités pour atteindre les ratios financiers, et ce, en couvrant notamment :

• l’enrichissement de la connaissance clients via des connecteurs/API avec les assureurs-crédits et les fournisseurs d’informations financières ;
• la détection du risque lié au poste clients via une surveillance continue des entreprises ;
• la gestion des alertes personnalisables en cas de limite de crédit atteinte ou de risque ;
• la gestion de la relance et du recouvrement incluant un Scoring profil payeur pour affiner la segmentation des parcours ou encore des agendas dynamiques, etc. ;
• la gestion des litiges : une messagerie collaborative pour favoriser la réactivité ;
• un reporting 360° dédié : balance âgée, performance des KPIs sur les litiges, le DSO, la performance des équipes de recouvrement, etc.

Bon à savoir :

• des tableaux de bord via un outil de BI (Business Intelligence) sont également proposés pour faciliter la visualisation des données et la prise de décision en temps réel (partenariat avec Sisense) ;
• une seule journée de formation suffit pour savoir utiliser le logiciel et des tutoriels sont à disposition.

La politique de la société est d’installer ou de revenir à un climat de confiance par le dialogue, ceci afin de trouver une sortie amiable propice à de futurs échanges commerciaux et à la protection de l’image de ses clients. Dans cette perspective, MCS-DSO a mis en place une plateforme de feedback management pour apprécier la satisfaction des clients finaux, en capitalisant sur le machine learning pour l’analyse sémantique de l’expérience vécue.

Le site www.reglement-creance.com appartenait au groupe Effico, alors filiale du groupe BNP Paribas. Effico a été rachetée par le groupe MCS-DSO en 2017, un acteur leader de la gestion des créances à tous les stades de gestion. Le groupe se positionne en tant qu’expert de la relation financière client.

Le groupe met à disposition ses équipes dans le cadre d’une gestion déléguée des services de relance et de recouvrement des impayés. Les équipes agissent sur l’ensemble du parcours financier en vue d’atteindre les objectifs de la performance financière que ce soit pour des clients particuliers ou entreprises :

• onboarding / relation [financière] client,
• fidélisation et anti-churn,
• relance amiable, en marque blanche ou en nom propre,
• recouvrement contentieux,
• procédures judiciaires,
• surendettement,
• fonds de solidarité logement,
• procédures collectives.

Chaque typologie de client bénéficie d’un parcours personnalisé avec une orchestration fine entre applications sortantes (SMS, Emails..) et plateformes de paiement en selfcare.

Par exemple, le groupe permet aux débiteurs de régler en direct leur créance sur le site reglement-creance.com, un site professionnel de paiement en ligne 100% sécurisé.

Bon à savoir :

• le groupe a développé un extranet sécurisé pour permettre aux créanciers de suivre l’évolution de leur ratios financiers et suivre les dossiers de recouvrement ;
• toutes les équipes sont formées à l’environnement et aux métiers des clients afin de proposer une expérience client fluide sans rupture de traitement avec vos équipes en interne.

gcollect.fr est une plateforme en ligne de mise en relation directe avec les professionnels du recouvrement amiable. Il s’agit d’une place de marché dédiée aux factures impayées. Toute entreprise peut déposer sa facture impayée, et mandater un professionnel du recouvrement amiable.

Ce site web semble être la solution idéale pour les artisans, entrepreneurs qui travaillent en solo, professions libérales et PME désireux de recourir au recouvrement amiable de créances.

Le fonctionnement de GCollect :

• l’entreprise doit créer un compte en indiquant son numéro SIREN,
• elle télécharge sa ou ses factures impayées,
• les algorithmes de la plateforme digitale calculent des honoraires au prix le plus compétitif,
• le premier prestataire intéressé par le mandat se manifeste,
• le créancier donne son accord au professionnel du recouvrement à l’amiable,
• le prestataire va exiger la somme à recouvrer à l’amiable,
• le créancier suit la gestion de sa procédure de recouvrement,
• les sommes sont recouvrées,
• le créancier est payé et conserve de bonnes relations avec son client,
• le créancier règle à son tour le mandataire,
• le créancier note la prestation du mandataire.

Le fondateur de Gcollect est un expert du recouvrement de créances : Fabrice Develay est en effet un ancien huissier de justice. Sa volonté est d’offrir des frais de recouvrement les plus bas possible aux créanciers, qui débutent à 8 % du montant de la créance.

Bon à savoir :

• le créancier paie le mandataire uniquement si la procédure de recouvrement amiable aboutit,
• lorsqu’aucun mandataire ne se manifeste, la plateforme met en place un honoraire d’enchère,
• la confidentialité des visiteurs est assurée et les comptes utilisateurs sécurisés.

Les retards de paiements des clients engendrent des impacts négatifs sur les entreprises :

• les entreprises elles-mêmes sont obligées de payer leurs fournisseurs en retard et de stopper certains prélèvements,
• elles doivent revoir leur budget investissement à la baisse,
• les collaborateurs n’obtiennent pas d’augmentation ou les primes espérées.

À l’inverse, réduire les délais de paiement permet aux organisations d’accroître leur compétitivité :

• le BFR est réduit au strict minimum, ce qui devient confortable pour l’entreprise,
• les risques de non-paiements absolus diminuant entraînent la réduction des pertes et provisions sur les créances clients,
• cette trésorerie disponible et optimisée peut être allouée au poste recherche et développement, au développement de nouveaux partenariats avec des fournisseurs fiables.

Dans ce contexte, les entreprises ont tout intérêt à disposer d’un service de recouvrement expert, quels que soient les domaines d’activité.

À la manière du débit internet où le temps de chargement compte, un expert du recouvrement de créances met en place un plan d’actions pragmatique pour faire rentrer le cash à la vitesse de la fibre optique.

Dans cette optique, il nous semble que l’équipe interne dédiée au recouvrement a tout intérêt à s’équiper d’un logiciel performant pour l’assister dans ses tâches quotidiennes.