Pourquoi vous ne pouvez plus vous passer de l’automatisation des factures clients et fournisseurs

La facturation, qu’il s’agisse de la facturation clients ou de la facturation fournisseurs, soulève de nombreux défis pour une entreprise. Et ce constat devient encore plus probant lorsque l’activité, et par conséquent la charge administrative, s’intensifient.

Les organisations consacrent beaucoup trop de temps à certaines tâches relatives aux factures. Pourtant, ces dernières apportent peu de valeur ajoutée, alors même qu’elles pèsent lourd sur les coûts de gestion.

Face à cette problématique, une seule solution : l’automatisation.

Désormais, grâce aux technologies, certaines opérations peuvent être exécutées par des machines ou des logiciels, sans intervention humaine directe. Intéressant non ?

Et on dénombre bien d’autres avantages liés à l’automatisation des factures, présentés dans cet article et accompagnés de quelques exemples d’outils pour vous aider à franchir le pas.

L’automatisation des factures désigne le mécanisme par lequel de nombreuses étapes du processus de facturation sont digitalisées et exécutées par des technologies.

Le but ? Gagner du temps dans les opérations comptables et éviter les manipulations chronophages.

Ce procédé va forcément de pair avec l’utilisation d’une technologie dédiée, généralement logicielle, qu’il s’agisse de solutions de :

• facturation ;
• comptabilité ;
• dématérialisation des factures, etc.

☝️ L’automatisation concerne à la fois les factures clients et les factures fournisseurs, et s’intègre donc dans les cycles procure to pay et order to cash.

Les mécanismes d’automatisation peuvent fonctionner à de nombreuses étapes des processus, en fonction de la solution que vous installez.

En somme, presque tout est automatisable 🤖.

Le processus de facturation fournisseurs se compose traditionnellement des étapes suivantes :

• réception de la facture ;
• saisie des données dans le système comptable ;
• rapprochement du document avec les bons de commande ou les contrats ;
• approbation ;
• paiement des fournisseurs.

Grâce à l’automatisation, les machines font le travail à votre place pour chacune des opérations citées ci-dessus.

💡 Par exemple :

• réception des factures par voie électronique, via email, portail fournisseurs, intégration EDI, etc. ;
• configuration de règles destinées à vérifier si le document comporte toutes les mentions obligatoires ;
• saisie des données à l'aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), consistant à extraire les informations clés puis à les transférer directement en comptabilité ;
• comparaison des détails de la facture avec les données des bons de commande et des bons de livraison, et signalement des écarts pour examen humain si nécessaire ;
• mise en place de workflows afin de transmettre le document aux personnes appropriées pour approbation, selon des règles prédéfinies ;
• configuration des autorisations de paiement électronique pour les factures approuvées, avec des options telles que les virements bancaires automatiques ou les règlements par carte de crédit ;
• archivage électronique des documents.

Côté client, il est tout autant possible de confier vos tâches à un logiciel, qui s’adaptera alors aux étapes spécifiques du processus :

• émission de la facture ;
• envoi du document au client ;
• suivi et rapprochement des paiements ;
• relance en cas de règlement en retard ;
• enregistrement des paiements reçus ;
• mise à jour des dossiers clients.

Ici aussi, la technologie se révélera bénéfique de différentes façons.

💡 Par exemple :

• génération en quelques clics des factures à partir des informations de commande ou du client, en appliquant des modèles prédéfinis ;
• transmission du document par email ou par le biais de portails clients en ligne, selon un calendrier spécifique ;
• identification des paiements en attente ou en retard ;
• comparaison des règlements reçus avec les factures émises ;
• relance automatisée par email ou par SMS, conformément à vos propres règles et scénarios (les logiciels sont notamment capables d’adapter le ton à la typologie du client) ;
• enregistrement des paiements reçus et mise à jour des comptes clients.

Les processus de facturation, qu’il s’agisse de la facturation clients ou fournisseurs, prennent énormément de temps aux salariés. Cependant, impossible de faire l’impasse dessus et de les négliger tant ils cristallisent d’énormes enjeux financiers, juridiques ou encore relationnels.

Grâce à l’automatisation, finies les heures passées à effectuer des tâches manuelles telles que :

• la réalisation des factures à la main ;
• les vérifications et validations diverses ;
• la relance des clients ;
• les enregistrements comptables, etc.

Un logiciel s’en charge pour vous ! Et ça, ça permet de réduire les coûts RH et de dégager de la bande-passante à consacrer à des activités plus stratégiques.

😀 Qui dit plus d’efficacité dit aussi réduction des délais de traitement. De quoi améliorer vos relations avec l’extérieur, en particulier avec vos fournisseurs qui seront bien contents de se faire payer plus vite !

Désolée de vous le dire, mais votre cerveau est plus faillible qu’une machine 🤯!

Autrement dit, la gestion des factures a la mano est source d’erreurs, d’autant plus si vous traitez un volume important de documents : fautes de frappe, calculs erronés, etc.

Avec l’automatisation, toutes les données circulent entre les systèmes et sont exploitées pour effectuer, sans intervention humaine, les tâches de saisie, de vérification, de calcul (TVA par exemple), etc.

☝️ Autre problème qui survient souvent dans les processus de facturation : la perte des documents entre les différents services ou au moment de l’archivage. Mais ce problème appartient désormais au passé puisqu’il est dorénavant possible d’automatiser le stockage dématérialisé des factures.

En utilisant une solution de facturation, il devient plus facile d’observer les différentes règles en vigueur.

Par exemple, lors de l’établissement d’une facture, vous vous assurez :

• de n’oublier aucune mention légale ;
• de numéroter correctement le document ;
• de ne commettre aucune erreur de TVA, etc.

L’automatisation garantit aussi des enregistrements comptables conformes, qui ne compromettent pas vos états financiers, voire causent des allégations de fraude.

Enfin, grâce aux technologies, toutes les opérations deviennent traçables. On sait précisément qui a fait quoi à tel moment du processus, pour rectifier plus facilement le tir au besoin.

💡À savoir : la législation évolue constamment, et il paraît de plus en plus difficile de se passer de logiciel. Et ça n’est pas la réforme de la facturation électronique, sur laquelle on reviendra plus tard dans l’article, qui laisse penser le contraire.

Moins vous consacrez de temps aux tâches chronophages, plus les dépenses de main d'œuvre se réduisent. Et les ressources libérées de ces opérations fastidieuses se consacrent alors à des missions bien plus génératrices de valeur (et donc d’argent 🤑) pour l’entreprise, comme l’analyse des données financières ou la mise en place de stratégies.

👍 Autres bénéfices financiers liés à l’automatisation :

• le respect des exigences légales, évoqué plus haut, évite les dépenses liées à la résolution des litiges ;
• les risques d’impayés, qui pèsent très lourd sur la trésorerie d’une entreprise, sont diminués par la rationalisation des procédures de relance ;
• des économies sont aussi réalisées côté facturation fournisseurs : si vous accélérez le traitement et l’approbation de leurs factures, vous pouvez souvent profiter d’avantages pécuniaires comme des remises pour paiement rapide ou encore des escomptes commerciaux.

La plupart des outils d’automatisation des factures intègrent des fonctions analytiques, avec reportings, tableaux de bord, etc.

Cette visibilité consolidée sur des données actualisées vous permet d’appréhender avec finesse la situation réelle de votre organisation. De quoi :

• fiabiliser vos prévisions financières ;
• mesurer efficacement votre rentabilité ;
• rester alerte sur certains points (factures impayées notamment).

À la lecture de tous ces avantages, vous comprenez tout l’intérêt de vous équiper de logiciels pour automatiser, et donc accélérer, fiabiliser vos processus…

… et affronter efficacement de nombreux défis légaux !

Vous avez sans aucun doute vu passer l’information, mais la facture électronique est en passe de devenir obligatoire pour les opérations BtoB, conformément au calendrier suivant 📆 :

• 1er septembre 2026 : réception des factures au format électronique pour toutes les entreprises ;
• 1er septembre 2026 : émission de factures au format électronique pour les grandes entreprises et les ETI ;
• 1er septembre 2027 : émission de factures au format électronique pour les TPE et les PME.

De cette façon, l’État compte lutter contre la fraude (en particulier celle associée à la TVA), mais aussi alléger la charge administrative qui s’abat sur les organisations, afin d’améliorer leur compétitivité.

💡À savoir : dans ce contexte, il importe de recourir à un système capable d’émettre et de recevoir les documents au bon format (en particulier le format factur-X) et de réaliser les e-reportings obligatoires.

Par ailleurs, notez que cette réception et cette émission s’effectueront soit via un portail public de facturation, soit via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Mieux vaut alors opter pour un logiciel compatible !

À ce stade de votre lecture, vous avez déjà une idée des fonctionnalités attendues d’un bon logiciel d’automatisation des factures… le spectre est plutôt large !

💡 Petit récapitulatif des plus pertinentes :

• La présence de plusieurs canaux destinés à la transmission et à la réception des documents, qu’il s’agisse de l’email, de portails clients ou fournisseurs, etc. ;
• La complétion des factures clients à partir des données disponibles dans la solution (catalogue de produits et services, mais aussi informations clients) ;
• La gestion de différents processus chronophages liés à la facturation client comme la facturation récurrente ou encore la relance des impayés ;
• La technologie OCR ;
• L’automatisation du 3-way-match, c’est-à-dire du rapprochement des factures avec les bons de commandes et la réception des marchandises ;
• La mise en place de workflows paramétrables pour les processus de validation, avec notifications et rappels en cas de retard ;
• L’intégration avec les systèmes de paiement des factures clients ou fournisseurs ;
• Des outils analytiques et autres tableaux de bord ;
• L’interfaçage avec vos autres logiciels métiers, comme votre ERP ou votre solution de comptabilité ;
• La sécurité des données et la conformité aux réglementations en matière de confidentialité et de protection des informations personnelles (fonctions de gestion des accès et des autorisations par exemple).

👉 Finalement, au moment de choisir votre plateforme, questionnez vos besoins réels. En effet, certains logiciels se focalisent sur le traitement de la facturation client, d’autres sur celui de la facturation fournisseur, d’autres encore sur les deux. Par ailleurs, certains outils vont plus loin en proposant une prise en charge complète des processus order to cash et procure to pay (avec la gestion des achats ou le sourcing fournisseurs par exemple).

Bref, vous avez l’embarras du choix !

Si vous avez l’embarras du choix, on vous file quand même un coup de main en vous donnant des exemples de solutions adaptées à divers besoins et typologies d’entreprises 😉.

• À destination des PME, des ETI et des grands groupes, Compleo Invoice Platform est un logiciel de gestion documentaire transversal, dématérialisant de bout en bout votre process de facturation fournisseurs. Puissant technologiquement, il permet entre autres d’automatiser la reconnaissance des données, le 3-way-matching ou encore la validation via des workflows personnalisables. En tant qu’opérateur de dématérialisation, Compleo Invoice Platform vous prépare également à la réforme de la facture électronique : il se connecte avec Chorus Pro et convertit les documents aux bons formats (factur-X, UBL, CII, etc.).
  
  
• Sellsy Facturation est une solution de facturation client pour TPE et PME. Son objectif ? Faire gagner du temps aux petites et moyennes entreprises via un outil simple d’utilisation, et qui intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à l’automatisation des opérations clés : création de documents conformes, conversion des devis en factures en un clic, gestion de la facturation récurrente, relance automatique, paiement en ligne… Sellsy saura aussi vous accompagner pour la réforme, puisqu’il est compatible factur-X et proposera dès que possible des services d’opérateur de dématérialisation.
  
  
• Yooz est un logiciel complet prenant à la fois en charge la dématérialisation des processus de facturation fournisseurs et clients. Grâce à des technologies avancées d’IA, de deep learning ou encore à la puissance de sa base big data, il promet un très haut niveau d’automatisation en temps réel, et ce, à toutes les étapes : demande d’achat, capture des documents, contrôles et validations diverses au moyen de workflows personnalisés, enregistrement comptable, paiement des fournisseurs, etc. En somme, utiliser Yooz, c’est réduire jusqu’à 80 % vos coûts de gestion. En plus, il garantit la parfaite sécurité de vos données et met tout en œuvre pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire.

Vous l’aurez compris, difficile aujourd’hui de rester compétitif sans automatiser vos processus de facturation clients ou fournisseurs. Entre le gain de temps, d’argent et de fiabilité, les bénéfices réels ne sont plus à prouver. Sans compter que la réforme de la facturation électronique arrive à grand pas !

Face à ce constat, vous réfléchissez sans doute sérieusement à vous équiper d’un logiciel approprié, si ça n’est pas déjà fait.

Bonne nouvelle, il en existe pour tous les besoins et pour toutes les bourses. À vous de jouer pour dénicher le vôtre 😉.