Order to cash : définition et solutions pour l'optimisation des processus

Sélection de solutions pour l'optimisation du processus order to cash

Quels logiciels pour optimiser vos processus order to cash... et accroître votre compétitivité ?

En quoi optimiser le processus order to cash, dont la définition en français s’apparente au cycle client, est devenu un enjeu stratégique pour votre entreprise ?

Dans un contexte de digitalisation croissante touchant l’ensemble des secteurs, la performance ne peut passer que par une automatisation des opérations. L’objectif ? Supporter la pression concurrentielle en gagnant en efficience, en agilité, et en axant vos priorités sur la satisfaction du client.

Il s’avère dès lors judicieux de vous pencher sur la rationalisation de votre chaîne order to cash, tant elle constitue un levier d’amélioration sur ces points, et donc de croissance.

Alors, comment vous y prendre ?

Au moyen d’une réponse logicielle, adaptée à vos ambitions et à la maturité de votre structure en matière de transformation numérique. C’est pourquoi nous vous présentons dans cet article une sélection d’outils pour piloter efficacement votre cycle client.

Sommaire

Suggestion de logiciels pour vous

Whoz

Whoz
Solution Saas Staffing - ESN / Conseil / Ingénierie
Essai gratuit 🚀
Voir ce logiciel

Cogilog Gestion

Cogilog Gestion
Le logiciel de gestion d'entreprise de référence pour Mac
Découvrir la solution
Voir ce logiciel

BoondManager

BoondManager
ERP pour les ESN, SSII, cabinets de conseil, ingénierie
Démo Gratuite
Voir ce logiciel

Qu’est-ce que l’order to cash ?

Définition d’order to cash

Le processus order to cash, que nous rencontrons aussi sous les acronymes O2C ou OTC, correspond à l’ensemble des activités relatives au cycle client, au traitement des commandes dans leur ensemble.

De ce fait, l’activité O2C survient en aval de celles liées au marketing, aux actions commerciales, mais aussi au cycle fournisseurs (procure to pay ou purchase to pay).

Voyons plus en détail les étapes composant traditionnellement la chaîne order to cash :

☑️ La prise de commande par le client, peu importe le canal employé (votre site internet, directement auprès d’un commercial ou d’un assistant en administration des ventes, etc.).

☑️ Le traitement de la commande, au niveau administratif et logiciel.

☑️ La préparation de la commande, dans des entrepôts logistiques par exemple.

☑️ L’expédition et la livraison de la commande au client.

☑️ La facturation et l’encaissement. Notez que cette phase peut comporter un certain nombre de sous-étapes supplémentaires, particulièrement en cas d’impayés. En effet, order to cash et recouvrement sont deux activités souvent associées.

order to cash : étapes du cycle client

© Winshuttle

Enjeux de l’order to cash

Plus qu’une simple activité opérationnelle, un enchaînement de phases, l’order to cash implique de plus en plus l’idée de digitalisation et d’optimisation des actions. Et ce dans le but de répondre à trois principaux enjeux, devenus indispensables pour maintenir votre compétitivité :

  • enjeux de coût : optimiser votre processus O2C, c’est gagner du temps pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise et pour votre clientèle.
     
  • enjeux de délais : grâce à la réduction du cycle client, vous réalisez également un gain de trésorerie, et améliorez de surcroît la satisfaction client.
     
  • enjeux de qualité : enfin, le défi principal de l’order to cash reste d’offrir à votre clientèle une expérience de qualité, afin d’éviter tout litige et d’augmenter votre taux de fidélisation.

Mais pour répondre à ces divers enjeux et asseoir l’efficacité de votre chaîne O2C, l’utilisation d’un logiciel s’impose rapidement.

Pourquoi utiliser un logiciel pour améliorer votre processus order to cash ?

Les fonctionnalités générales attendues d’un logiciel

L’optimisation de votre chaîne O2C va de pair avec l'utilisation de logiciels.

Si ces solutions peuvent être de différentes natures (logiciels de dématérialisation, CRM, ERP, outils analytiques, etc.), un certain nombre de fonctionnalités sont attendues pour l’optimisation du cycle client. Par exemple :

  • l’automatisation du traitement des commandes,
  • la centralisation des données clients,
  • la communication et la collaboration (messagerie instantanée, gestion de tâches et de projets, etc.),
  • les fonctionnalités analytiques (rapports, tableaux de bord, etc.),
  • la dématérialisation des documents,
  • la facturation,
  • la gestion documentaire (partage de documents, archivage, etc.),
  • l’intégration avec différents logiciels (ERP, CRM, etc.),
  • etc.

In fine, l’utilisation de telles fonctionnalités permet de tirer de nombreux bénéfices répondant à un objectif précis : soutenir la mise en application des bonnes pratiques de l’order to cash.

Les bénéfices liés à l’utilisation d’un logiciel

Selon une étude d’IBM, les entreprises qui ont optimisé leur processus O2C sont 81 % plus efficaces dans la gestion de leurs commandes.

Source : ibm.com

Automatisation des processus

La gestion du cycle client impacte l’ensemble des activités de l’entreprise et nécessite un nombre important d’interventions humaines. En d’autres termes, si du retard ou des erreurs surviennent à une étape, à la gestion des stocks par exemple, toute la chaîne en subit les conséquences.

L’automatisation et la rationalisation des processus opérationnels au moyen d’un logiciel limitent ces risques.

Suppression des tâches à faible valeur ajoutée

Conséquence de la mise en place de processus automatisés : la diminution des activités à faible valeur ajoutée, comme la saisie manuelle des commandes par exemple.

Libérées de ces tâches, les équipes sont davantage disponibles pour œuvrer à des missions plus importantes, comme l’amélioration de la relation client, véritable levier de fidélisation !

Fluidification de la communication entre les différents acteurs de l’entreprise

Le manque de communication et de traçabilité entre les différents acteurs intervenant sur la chaîne O2C peut engendrer des confusions. Celles-ci se répercuteront alors négativement sur la performance de votre entreprise et sur la relation client.

Grâce à l’utilisation d’un outil adapté, fluidifiez la communication et améliorez la collaboration entre les équipes.

Suivi et mesure des performances

Grâce à des solutions logicielles, l'analyse de données et le reporting permettent de corriger des points de ralentissement et d'identifier les axes d’amélioration des processus de gestion order to cash.

Qualification de la data client

Disposer de données clients correctes, complètes et actualisées permet à la fois :

  • d’éviter des erreurs malencontreuses qui entacheraient leur relation avec votre entreprise, comme des retards de livraison par exemple ;
  • de gagner en visibilité pour orienter votre stratégie O2C au mieux.

Amélioration de l’expérience client

Il s’agit sans aucun doute du bénéfice le plus important à retirer de l’utilisation d’un logiciel.

En effet la satisfaction client, et ce au niveau de tous les points de contact, reste un des enjeux prioritaires de l’order to cash. Veillez à procurer à votre clientèle une expérience de commande, de paiement ou encore de livraison sans fausse note.

D’autre part, grâce à l’utilisation d’un logiciel, vous travaillez sur l’amélioration des échanges, particulièrement en cas de litiges.

Les solutions de l’order to cash

Découvrez notre sélection de solutions logicielles pour gagner en efficience et en productivité, à choisir en fonctions de vos besoins et de l’intégration possible à vos environnements de travail.

Esker : la solution O2C complète

Esker est un logiciel en mode Saas développé pour automatiser l’ensemble des activités procure to pay et order to cash. La solution Esker fournit aux utilisateurs une plateforme, intégrant des technologies d’intelligence artificielle, qui permet la création de valeur ajoutée et d’efficacité à chaque étape du cycle client.

Aperçu de l’interface commandes clients et recouvrement d’Esker :

order to cash : visuel Esker

© Esker

Avantages du logiciel Esker :

Gestion des commandes et litiges clients donc, mais aussi diffusion de factures, paiement, crédits clients, encaissements, recouvrement… tout votre processus O2C est piloté et suivi au moyen d’une interface unique, conviviale et collaborative.

Intégrée avec de nombreux ERP (SAP, Cegid, Microsoft Dynamics, Oracle, etc.), Esker aide les entreprises à transformer et moderniser leurs processus, tout en garantissant une expérience client optimale.

Microsoft Dynamics 365 : le logiciel de gestion d’entreprise

Microsoft Dynamics 365 s’avère une solution très complète pour gérer l’ensemble des activités d’une entreprise. Et si ses fonctionnalités CRM (customer relationship management) ont contribué à sa réputation, ce logiciel soutient également le processus order to cash.

Aperçu de l’interface de gestion des entrepôts de Microsoft Dynamics 365 :

order to cash : visuel Microsoft Dynamics 365

© Microsoft Dynamics

Avantages du logiciel Microsoft Dynamics 365 :

Microsoft Dynamics 365 permet de rationaliser un certain nombre d’actions afférentes à la supply chain, c’est-à-dire à l’ensemble des flux qui transitent des matières premières au client final. Le processus order to cash est donc associé à celui de la supply chain.

Concrètement, à l’aide de cet outil, les équipes assurent un pilotage moderne des entrepôts grâce à des estimations de dates de livraison plus précises, tenant compte de l’ensemble des contraintes humaines et matérielles. Les éventuels problèmes de stocks sont remontés en temps réel, et l’automatisation des flux d’informations rend possible l’accélération des livraisons de produit chez le client.

Enfin, notez que la solution propose également des fonctionnalités relatives aux commandes, à la facturation, aux retours produits et l’après-vente.

Power BI : l’outil d’analyse et de traitement des données

Power BI par Microsoft est souvent cité comme un outil de gestion et d’analyse des données réelles et prédictives opérant dans l’optimisation du système O2C.

Aperçu d’un tableau de bord de Power BI :

order to cash : visuel Power BI

© Power BI

Avantages du logiciel Power BI :

Power BI accompagne les dirigeants et les managers dans l’analyse de leurs KPIs, et donc dans toutes les prises de décision stratégique concernant le cycle client. Logiciel de business intelligence, il propose une visualisation simple et personnalisable de rapports et tableaux de bord : les éventuels problèmes (récurrence de retards de livraison par exemple) sont ainsi remontés en temps réel pour une meilleure agilité dans le pilotage des entreprises.

Par ailleurs, Power BI s’intègre à de nombreux outils (Salesforce, Dynamics 365, Excel, etc.) et se déploie facilement sur votre environnement de travail, pour une prise en main par vos équipes facilitée.

SAP Business One - L’ERP pour petites entreprises

Vous êtes gérant d’une TPE ? Alors SAP Business One se révèle une solution adaptée à vos besoins.

Aperçu de l’interface de gestion des stocks de SAP Business One :

order to cash : visuel SAP Business One

© SAP

Avantages du logiciel SAP Business One :

En bon ERP, SAP Business One comprend de nombreuses fonctionnalités relatives au cycle client : gestion des données clients, commandes, livraison, gestion des retours, acompte, facturation, etc. Le tout de manière simple et automatisée, avec une interface intuitive permettant à l’ensemble du personnel concerné de prendre en main rapidement la solution.

De plus, une version mobile bien travaillée assiste les employés en déplacement dans l’exécution de leurs missions.

Enfin, l’outil s’avère flexible et modulaire, afin de rester en accord avec vos évolutions stratégiques, votre croissance et votre budget.

Transformation digitale et processus order to cash

L’importance accordée à la digitalisation et à l’optimisation des processus order to cash révèle donc une réalité que les entreprises d’aujourd’hui ne peuvent plus nier : dans un contexte où le parcours client devient de plus en plus omnicanal, et où les flux d’informations et d’activités se complexifient, les entreprises doivent être bien équipées !

C’est pourquoi un logiciel adapté à vos ambitions et à votre environnement s’avèrera incontestablement un atout précieux et différenciant par rapport à des concurrents encore à la traîne et peu innovants.

Une entreprise bien équipée oui, mais une entreprise bien «évangélisée» aussi. L’adhésion au changement lié à la transformation digitale des activités et à la dématérialisation des flux de travaux ne peut opérer sans une bonne communication interne et un accompagnement de l’ensemble de vos équipes.

C’est pourquoi vous devez prendre le temps de mettre correctement en place vos nouvelles normes O2C, et de former vos collaborateurs sur leurs nouveaux outils. Mais au regard du temps gagné et de leur productivité accrue, ils vous diront «merci» !

Article mis à jour, initialement publié en mars 2020.

Suggestion de logiciels pour vous

Vitisoft

Vitisoft
La gestion commerciale intuitive des vignerons
Contactez Nous
Voir ce logiciel

Sincro™

Sincro™
La gestion des cabinets de conseil, d'ingénierie, ESN, SSII
Découvrir Sincro
Voir ce logiciel

MyFab

MyFab
Logiciel ERP ouvert et connecté pour l'industrie
Démonstration
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire