Quels logiciels pour optimiser vos processus order to cash... et accroître votre compétitivité ?

Quels logiciels pour optimiser vos processus order to cash... et accroître votre compétitivité ?

En quoi optimiser le processus order to cash, dont la définition en français s’apparente au cycle client, est devenu un enjeu stratégique pour votre entreprise ?

Dans un contexte de digitalisation croissante touchant l’ensemble des secteurs, la performance ne peut passer que par une automatisation des opérations. L’objectif ? Supporter la pression concurrentielle en gagnant en efficience, en agilité, et en axant vos priorités sur la satisfaction du client.

Il s’avère dès lors judicieux de vous pencher sur la rationalisation de votre chaîne order to cash, tant elle constitue un levier d’amélioration sur ces points, et donc de croissance.

Alors, comment vous y prendre ?

Au moyen d’une réponse logicielle, adaptée à vos ambitions et à la maturité de votre structure en matière de transformation numérique. C’est pourquoi nous vous présentons dans cet article une sélection d’outils pour piloter efficacement votre cycle client.

Sommaire

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Définition d’order to cash

Le processus order to cash, que nous rencontrons aussi sous les acronymes O2C ou OTC, correspond à l’ensemble des activités relatives au cycle client, au traitement des commandes dans leur ensemble.

De ce fait, l’activité O2C survient en aval de celles liées au marketing, aux actions commerciales, mais aussi au cycle fournisseurs (procure to pay ou purchase to pay).

Voyons plus en détail les étapes composant traditionnellement la chaîne order to cash :

☑️ La prise de commande par le client, peu importe le canal employé (votre site internet, directement auprès d’un commercial ou d’un assistant en administration des ventes, etc.).

☑️ Le traitement de la commande, au niveau administratif et logiciel.

☑️ La préparation de la commande, dans des entrepôts logistiques par exemple.

☑️ L’expédition et la livraison de la commande au client.

☑️ La facturation et l’encaissement. Notez que cette phase peut comporter un certain nombre de sous-étapes supplémentaires, particulièrement en cas d’impayés. En effet, order to cash et recouvrement sont deux activités souvent associées.

processus order to cash

© Winshuttle

☝️ Plus qu’une simple activité opérationnelle, un enchaînement de phases, l’order to cash implique de plus en plus l’idée de digitalisation et d’optimisation des actions. En effet, l’efficacité de votre chaîne O2C relève d’un certain nombre de bonnes pratiques.

Comment améliorer votre processus order to cash ?

Selon une étude d’IBM, les entreprises qui ont optimisé leur processus O2C sont 81 % plus efficaces dans la gestion de leurs commandes.

Source : ibm.com

Les bonnes pratiques de l’order to cash

Placez le client au cœur de vos priorités

La satisfaction client, et ce au niveau de tous les points de contact, reste un des enjeux prioritaires de l’order to cash. Veillez à procurer à votre clientèle une expérience de commande, de paiement ou encore de livraison sans fausse note.

D’autre part, travaillez sur l’amélioration des échanges, particulièrement en cas de litiges.

Apportez un soin particulier à vos données clients

Disposer de données clients correctes, complètes et actualisées permet à la fois :

  • d’éviter des erreurs malencontreuses qui entacheraient leur relation avec votre entreprise, comme des retards de livraison par exemple ;
  • de gagner en visibilité pour orienter votre stratégie O2C au mieux.

Automatisez au maximum les processus

La gestion du cycle client impacte l’ensemble des activités de l’entreprise et nécessite un nombre important d’interventions humaines. En d’autres termes, si du retard ou des erreurs surviennent à une étape, à la gestion des stocks par exemple, toute la chaîne en subit les conséquences.

L’automatisation et la rationalisation des processus opérationnels limitent ces risques.

Fluidifiez la communication entre les différents acteurs de l’entreprise

Cet axe d’amélioration rejoint sensiblement le précédent.

En effet, le manque de communication et de traçabilité entre les différents acteurs intervenant sur la chaîne O2C peut là aussi engendrer des confusions. Celles-ci se répercuteront alors négativement sur la performance de votre entreprise et sur la relation client.

Supprimez les tâches à faible valeur ajoutée

Conséquence de la mise en place de processus automatisés : la diminution des activités à faible valeur ajoutée, comme la saisie manuelle des commandes par exemple.

Libérées de ces tâches, les équipes sont davantage disponibles pour œuvrer à des missions plus importantes, comme l’amélioration de la relation client, véritable levier de fidélisation !

Suivez et mesurez vos performances

Grâce à des solutions logicielles, l'analyse de données et le reporting permettent de corriger des points de ralentissement et d'identifier les axes d’amélioration des processus de gestion order to cash.

Utilisez un logiciel adapté

Enfin, l’optimisation de votre chaîne O2C va de pair avec l'utilisation de logiciels soutenant la mise en application, partiellement ou en totalité, des bonnes pratiques énoncées plus haut : rationalisation et automatisation de vos processus, récolte et analyse de données, transmission d’informations, etc.

Mais quels outils choisir ?

Découvrez notre sélection de solutions logicielles pour gagner en efficience et en productivité, à choisir en fonctions de vos besoins et de l’intégration possible à vos environnements de travail.

Les solutions de l’order to cash

Esker : la solution O2C complète

Esker est un logiciel en mode Saas développé pour automatiser l’ensemble des activités procure to pay et order to cash. La solution Esker fournit aux utilisateurs une plateforme, intégrant des technologies d’intelligence artificielle, qui permet la création de valeur ajoutée et d’efficacité à chaque étape du cycle client.

Aperçu de l’interface commandes clients et recouvrement d’Esker :

order to cash : visuel Esker

© Esker

Gestion des commandes et litiges clients donc, mais aussi diffusion de factures, paiement, crédits clients, encaissements, recouvrement… tout votre processus O2C est piloté et suivi au moyen d’une interface unique, conviviale et collaborative.

Intégrée avec de nombreux ERP (SAPCegidMicrosoft DynamicsOracle, etc.), Esker aide les entreprises à transformer et moderniser leurs processus, tout en garantissant une expérience client optimale.

 

Microsoft Dynamics 365 : le logiciel de gestion d’entreprise

Microsoft Dynamics 365 s’avère une solution très complète pour gérer l’ensemble des activités d’une entreprise. Et si ses fonctionnalités CRM (customer relationship management) ont contribué à sa réputation, ce logiciel soutient également le processus order to cash.

Aperçu de l’interface de gestion des entrepôts de Microsoft Dynamics 365 :

order to cash : microsoft dynamics 365

© Microsoft Dynamics

En effet, Microsoft Dynamics 365 permet de rationaliser un certain nombre d’actions afférentes à la supply chain, c’est-à-dire à l’ensemble des flux qui transitent des matières premières au client final. Le processus order to cash est donc associé à celui de la supply chain.

Concrètement, à l’aide de cet outil, les équipes assurent un pilotage moderne des entrepôts grâce à des estimations de dates de livraison plus précises, tenant compte de l’ensemble des contraintes humaines et matérielles. Les éventuels problèmes de stocks sont remontés en temps réel, et l’automatisation des flux d’informations rend possible l’accélération des livraisons de produit chez le client.

Enfin, notez que la solution propose également des fonctionnalités relatives aux commandes, à la facturation, aux retours produits et l’après-vente.

Power BI : l’outil d’analyse et de traitement des données

Power BI par Microsoft est souvent cité comme un outil de gestion et d’analyse des données réelles et prédictives opérant dans l’optimisation du système O2C.

Aperçu d’un tableau de bord de Power BI :

order to cash : visuel power BI

© Power BI

En effet, Power BI accompagne les dirigeants et les managers dans l’analyse de leurs KPIs, et donc dans toutes les prises de décision stratégique concernant le cycle client. Logiciel de business intelligence, il propose une visualisation simple et personnalisable de rapports et tableaux de bord : les éventuels problèmes (récurrence de retards de livraison par exemple) sont ainsi remontés en temps réel pour une meilleure agilité dans le pilotage des entreprises.

Par ailleurs, Power BI s’intègre à de nombreux outils (Salesforce, Dynamics 365, Excel, etc.) et se déploie facilement sur votre environnement de travail, pour une prise en main par vos équipes facilitée.

SAP Business One - L’ERP pour petites entreprises

Vous êtes gérant d’une TPE ? Alors SAP Business One se révèle une solution adaptée à vos besoins.

Aperçu de l’interface de gestion des stocks de SAP Business One :

order to cash : visuel SAP business one

© SAP

En bon ERP, SAP Business One comprend de nombreuses fonctionnalités relatives au cycle client : gestion des données clients, commandes, livraison, gestion des retours, acompte, facturation, etc. Le tout de manière simple et automatisée, avec une interface intuitive permettant à l’ensemble du personnel concerné de prendre en main rapidement la solution.

De plus, une version mobile bien travaillée assiste les employés en déplacement dans l’exécution de leurs missions.

Enfin, l’outil s’avère flexible et modulaire, afin de rester en accord avec vos évolutions stratégiques, votre croissance et votre budget.

Transformation digitale et processus order to cash

L’importance accordée à la digitalisation et à l’optimisation des processus order to cash révèle donc une réalité que les entreprises d’aujourd’hui ne peuvent plus nier : dans un contexte où le parcours client devient de plus en plus omnicanal, et où les flux d’informations et d’activités se complexifient, les entreprises doivent être bien équipées !

C’est pourquoi un logiciel adapté à vos ambitions et à votre environnement s’avèrera incontestablement un atout précieux et différenciant par rapport à des concurrents encore à la traîne et peu innovants.

Une entreprise bien équipée oui, mais une entreprise bien “évangélisée” aussi. L’adhésion au changement lié à la transformation digitale des activités et à la dématérialisation des flux de travaux ne peut opérer sans une bonne communication interne et un accompagnement de l’ensemble de vos équipes.

C’est pourquoi vous devez prendre le temps de mettre correctement en place vos nouvelles normes O2C, et de former vos collaborateurs sur leurs nouveaux outils. Mais au regard du temps gagné et de leur productivité accrue, ils vous diront “merci” !

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