ERP : Logiciels de gestion et progiciels de gestion intégrés (PGI)

Qu'est-ce qu'un logiciel ERP ou PGI ?

Définition

Les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI) plus connus sous l'acronyme ERP sont des programmes informatiques qui permettent de rationaliser les processus des entreprises, d’améliorer la traçabilité de l'information, de gérer les références (produits, articles, stocks) ainsi que les tiers (fournisseurs et sous-traintants). La différence fondamentale entre un "progiciel de gestion intégré" et un "logiciel" de gestion est le partage d'une base de données unique par tous les modules métiers. La centralisation des données et leur exploitation via les différents modules permettent de gérer les différentes activités de l’entreprise (stocks, fournisseurs, facturation, relation client, comptabilité, etc.).

Pour gérer de façon homogène et cohérente le système d’information (SI) d’une organisation, le logiciel ERP demeure l’outil idéal.

Comment ça marche ?

Les solutions ERP traditionnelles reposent sur une logique de gestion de produits et d'articles. Ils sont donc plébiscités par les entreprises vendant des biens et moins utilisés par les PME de services et les plus petites entreprises. Celles-ci souhaitent avant tout centraliser leurs informations (intégrité des données) et simplifier leur SI afin d’économiser des ressources. Un ERP est constitué de modules qui remplissent une mission "métier" comme le ferait un logiciel classique :

• gestion commerciale
• gestion des achats
• gestion de production et de la chaîne logistique
• gestion de projet
• gestion de la relation client
• gestion des stocks
• gestion des approvisionnements
• gestion de la paie et des ressources humaines
• gestion comptable et gestion financière

Ces modules fonctionnent de manière intégrée (on passe d'un module à un autre par un onglet) et reposent sur une seule et même base de données centralisée. Les ERP ont besoins d'être paramétrés en profondeur pour être adaptés aux processus et spécificités de l'entreprise utilisatrice c'est pourquoi elles font appel à des intégrateurs qui vont faire ce travail de déploiement et d'optimisation avec elles.

Depuis les années 2005 de nouveaux ERP plus agiles sont développés sous la dénomination «logiciels de gestion». Ils offrent les avantages suivants :

• Réduction de l’investissement initial
• Moins d’efforts techniques au profit du fonctionnel
• Augmentation significative sur ROI
• Meilleure évolutivité
• Meilleure ergonomie et fonctions collaboratives grâce au Cloud

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Les modules et fonctionnalités du logiciel ERP

L’outil ERP renferme des modules fonctionnels utilisant les mêmes données dans une seule base centralisée. C’est un ensemble dans lequel toutes les parties fonctionnent harmonieusement entre elles. Les informations sont donc uniques (système d’information ERP cohérent). Les applications modulaires de l'ERP s’imbriquent comme des blocs de Lego.

Les architectures des ERP distinguent le module finance, le module logistique et le module e-commerce. S’agissant du module finance, il se divise en 5 sous-modules et effectue un contrôle de gestion et des prévisions sur l’ensemble des directives de l’entreprise. Aussi, il gère la comptabilité tierce, analytique et générale. Il contrôle également la gestion des investissements, les ressources humaines, les frais de déplacement et tout ce qui est lié à la gestion de paie et du temps de travail. Pour utiliser ce module, il faut avoir des connaissances approfondies en comptabilité.

Le module logistique, plus recherché par les entreprises, est utilisé pour la gestion des ventes/achats, surtout la gestion des stocks qui revient toujours chère aux entreprises. Si ce module permet aussi de gérer les commandes clients et les livraisons, il faut évidement signifier son plus grand atout : l'optimisation du processus de Workflow. La gestion précise des contrôles qualité et factures sont autant d’atouts du logiciel ERP qui coordonne et déclenche les mesures correctives. Quant au module e-commerce, il permet de faire de la vente en ligne. Officiellement, il est considéré comme un logiciel de Gestion Relation Client (GRC) encore connu sous le nom de Customer Relationship Management (CRM). Ce module permet d’effectuer les statistiques voulues et sur n’importe quelle base de données. A ce module, un outil reporting est associé. Juste ce qu’il faut, car en fin de compte le module e-commerce est tout aussi bien utilisé pour effectuer des offres marketing que du e-mailing.

Quels entreprises utilisent un logiciel ERP ?

Vu l’importance du « e-business » dans toutes les entreprises, l’utilisation d’outils basés sur les technologies de l’information et de la communication reste incontournable. Pour cela, l’ERP est le progiciel le plus utilisé pour intégrer toutes les fonctions de l’entreprise. L’outil a la particularité de construire des applications informatiques autour du système d'information et ce, en conformité avec chaque fonction de l’entreprise et de manière modulaire. Certes, tous les modules ne sont pas dépendant les uns des autres, mais partagent toutefois une base de données résolument unique et commune. Une solution type ERP, c’est aussi l’usage d’un moteur de Workflow. Grâce à ce dernier, lorsqu’une donnée est enregistrée dans le système d’information ERP, elle est en même temps propagée dans les modules appropriés tout en respectant une stricte programmation. Généralement cumulés à une base de données oracle, les ERP sont souvent de l’ordre de client/serveur. Ils conviennent bien au pack office de PowerPoint et Excel. Ce dernier est très utilisé pour faire les imports/exports de données.

Pourquoi utiliser un Progiciel de Gestion Intégrée ?

L'objectif d'un ERP (Enterprise Resource Planning) est d'automatiser les processus de votre entreprise : achats, gestion commerciale, production, paie… Ce logiciel de gestion a pour principe de centraliser toutes les informations de votre entreprise​ dans une base de données unique. Concrètement, un commercial qui inscrit une vente dans son application en ligne va être intégrée dans l'ERP. Automatiquement, cette vente impactera la gestion des stocks, le journal des ventes et la comptabilité. Gagnez en performance dans la gestion de vos processus et des données de votre entreprise !

Avantages

La nouvelle génération d’ERP en mode SaaS sait s’adapter aux besoins des PME grâce aux fonctions suivantes :

• Environnements ergonomiques et accessibles depuis un terminal mobile
• Fonctions collaboratives (partage de documents et de savoirs)
• Valorisation des données par des fonctions marketing et commerciales
• Objectif 0% intégration versus 100% configuration
• Jamais de re-saisie de données (elles sont partagées par tous les modules)

Inconvénients

Les limites des ERP pour les PME sont les suivantes :

• Structure trop rigide
• Mise en place trop complexe et coûteuse
• Sous-valorisation des données

Comment choisir un logiciel ERP ?

Critères

• L'effort d'intégration
• L'évolutivité
• L'ergonomie
• La relation avec l'éditeur et l'intégrateur

Les ERP populaires pour startups, TPE et PME

Le marché des ERP traditionnels est trusté par SAP, Oracle et PeopleSoft qui représentent à eux trois la moitié des parts de marché.

Voici quelques logiciels ERP populaires : Akilaé, Zephir, Dolibarr, VSA, Sylob, Gestimum, Lundi Matin Business, Everwin SX, Everwin GX, Iovision, e enfance, yourcegid y2 on demand, odoo, ogust manager, SAP by design.

Solutions complémentaires de ERP