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Logiciels de Approvisionnement

Dans la catégorie des outils de Organisation et planification, les logiciels d’Approvisionnement (Procurement en anglais) sont des solutions professionnelles qui permettent de gérer la achats et les stocks de marchandises.

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Approvisionnement : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel d’approvisionnement en ligne ? 

Définition 

Les logiciels d'approvisionnement appuient le travail effectué par les équipes d'approvisionnement de la planification jusqu’à la réception des matières premières et des marchandises. En général, ce dernier génère automatiquement des plans stratégiques pour assurer l’approvisionnement et éventuellement la gestion de stocks. 

Comment ça marche ?

Ces logiciels de logistique interviennent dans la supply chain à divers moments. Ils peuvent permettre de mesurer une prévision de la demande grâce à des algorithmes complexes. Ils peuvent aussi effectuer des calculs dynamiques du stock ce qui permet de ne pas se retrouver en rupture, mais de travailler en flux tendus.

Ces logiciels peuvent établir  une commande en seulement quelques minutes, et ce grâce à des clics simples et rapides. Il en est de même pour l’approbation de la demande d’achat et de la génération de facture. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’approvisionnement SaaS ?

Les outils automatisés de la supply chain doivent assurer certaines fonctionnalités pour permettre aux entreprises d’améliorer leur efficacité en approvisionnement. Ci-après quelques-unes des plus importantes : 

Le suivi des économies

Un logiciel d’approvisionnement permet un suivi étroit de l’évolution des engagements budgétaires faits par l’entreprise concernant ses achats. En utilisant ces solutions informatiques, l’équipe responsable de cette tâche disposera de tous les atouts pour organiser de manière intelligente les prévisions et de consolider les budgets adaptés. Cela peut se faire entre autres par les modules responsables de la gestion des achats. Il en est de même pour l’archivage des paiements. Ceci dans le but d’avoir un suivi des économies en temps réel.  

La gestion des fournisseurs

En utilisant un logiciel d’approvisionnement, toutes les informations sur les fournisseurs sont enregistrées automatiquement dans une base de données.  Celle-ci est accessible depuis n’importe quel terminal pour permettre aux responsables de trouver rapidement et en tout temps l’information qui leur est nécessaire, à l’exemple de celle relative à la chaîne d’approvisionnement. Ces logiciels prennent également en charge la création d’un dossier pour enregistrer les contacts, les informations de facturation, les taxes…  

La collaboration d’équipe

Grâce à ce genre de logiciel, les équipes responsables de l’approvisionnement peuvent créer facilement des données en interne. Il leur sera possible de partager ces données à un tiers, de les modifier ou de les utiliser, en fonction de la situation existante. Au final, le logiciel permet de collecter et stocker un référentiel de données structurées, essentiel pour  optimiser la gestion du rendement. 

Les signatures électroniques

Ce genre de logiciel permet de signer les contrats et bons de commande à distance. Cela dans le but de garantir l’authenticité de l’achat en évitant les déplacements inutiles. L’utilisateur pourra ainsi fluidifier son processus d’achat tout en sécurisant les démarches administratives liées aux tâches.  

Qui utilise un logiciel d’approvisionnement en ligne ? 

La supply chain englobe diverses activités qui doivent être prise en charge de manière efficace et rapide. Entre le pilotage des approvisionnements, la gestion des produits, la collecte de données nécessaires à l’entreprise ainsi que le suivi du marché des fournisseurs, cet outil devient indispensable pour les structures industrielles ayant besoin d’une solution pour faciliter les contraintes liées au service partagé. Parmi ces services peuvent être cités la gestion des documents directs, bruts et indirects. Certains logiciels sont également adaptés aux PME, conçus particulièrement pour leur permettre d’améliorer leur productivité. 

Pourquoi utiliser un logiciel d’approvisionnement en ligne ?

Avantages 

  • Il permet d’optimiser les coûts en réduisant les dépenses d’achats
  • Il permet d’éviter les oublis de paiement grâce à des rappels d’activités
  • Générer les bons de commande peut se faire d’un seul clic
  • Il permet de gérer efficacement les articles et fournisseurs
  • Utiliser ce genre d’outil aide dans la planification d’initiatives d’évaluation des équipes d’approvisionnement

Inconvénients 

  • Les logiciels gratuits cachent souvent des coûts en sus 

Comment choisir un logiciel d’approvisionnement en ligne ? 

  • La prise en main : utiliser ce genre de logiciel permet d’alléger les tâches liées à la chaîne d’approvisionnement. Il est de rigueur que l’outil choisi permette une manipulation similaire aux habitudes de l’utilisateur pour que ce dernier puisse s’adonner à ces tâches quotidiennes sans trop de difficultés. 
  • L’ouverture vers d’autres fonctionnalités : recourir à un tel logiciel permet de disposer de divers modules visant à optimiser le travail. A cet effet, l’idéal est d’en choisir un pouvant s’ouvrir à d’autres logiciels ou acceptant d’autres fonctionnalités, le but étant de le perfectionner au maximum. 
  • Le coût : de nombreuses sociétés proposent des logiciels sur mesure. Ce genre de solution reste la meilleure option et permet à l’entreprise d’utiliser un outil programmé particulièrement pour répondre à ses exigences. Néanmoins, il est de rigueur de comparer les prix pour trouver celui qui est adapté au budget de la structure.

Les meilleurs logiciels d’approvisionnement gratuits et open source

  • OpenStock
  • Decizyx
  • OpenProd
  • OpenTaps
  • Openflex

Les logiciels d’approvisionnement professionnels les plus connus  

Pour TPE 

  • AZAP
  • Sourceweb
  • Progenitor
  • ProMost

Pour PME

  • ePS Procure
  • ALTO eProcure
  • MaviNovo
  • Contraper

Assurer la gestion d’approvisionnement peut devenir rapidement fastidieux, ce qui engendre souvent des erreurs dans l’établissement de bons de commande et de facturation.