Logiciels de Entrées aux événement

Les solutions d’organisation et de planification sont actuellement proposées sous différentes versions sur le marché. Elles touchent la majorité des secteurs évènementiels et tendent à faciliter les tâches des professionnels dans ce domaine.

Univers métier :
Organisation et planification
Marketing
Services informatiques
Ressources Humaines (RH)
Relation client et vente
Collaboration
Finance et comptabilité
Communication
Analytique
Construction
Services
Loisirs
Finance
Technologie
Santé
Éducation
Transport
Commerce
Organisations et associations
Juridique
Industrie
Agriculture
Secteur Public
Impact
Justice
Arts
Médias
Catégorie :
Entrées aux événement
Enterprise resource planning (ERP)
Gestion de projet
Qualité, hygiène, sécurité, environnement (QHSE)
Gestion des interventions et tournées
Gestion d'entreprise
Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO)
Gestion commerciale
Business Process Management (BPM)
Gestion de stock
Gestion de portefeuille de projets (PPM)
Gestion de l'Information Produit (GIP ou PIM)
Gestion de la qualité projet
Gestion de la chaîne logistique (SCM)
Gestion des contrats
Gestion de produits (PLM)
Logistique
Workflow
Gestion des fournisseurs
Gestion d'entrepôt
Gestion de la maintenance
Système d'Information Géographique (SIG)
Gestion de planning
Gestion locative
Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB)
Business Performance Management (BPM)
Vote en ligne électronique
Planning sécurité
Approvisionnement
Ordre de travail
Business Plan
Conception Assistée par Ordinateur (CAO)
Planification des ressources
Facility management
Gestion des visiteurs
Livraison
Planification des Ressources de Production (MRP)
Gestion de commandes
Gestion de l'inventaire
Planification
Gouvernance, Risques & Conformité (GRC)
Automatisation de Services professionnels (PSA)
Gestion des besoins
Gestion des immobilisations
Expédition
Gestion des équipements et matériel
S&OP
Roadmap
Gestion des tournées
Contrôle de l'inventaire
Gestion d'étalonnage
Gestion de franchises
Contrôle des processus statistiques (SPC)
Distribution
Estimation du coût des impressions
Planification de la production
Gestion EHS
Gestion du fret
Sécurité Physique
Audits

Notre sélection de 3 logiciels de entrées aux événement

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Tarif sur demande

Solution de Check In pour événements. Gagnez du temps avec une gestion efficace des invités et une expérience utilisateur fluide.

zkipster facilite la gestion des invités avec un système de Check In rapide et précis. Personnalisez les listes d'invités, envoyez des invitations électroniques et suivez les réponses en temps réel. Les données collectées vous permettent de mieux comprendre vos invités et d'optimiser vos événements.

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Tarif sur demande

Logiciel de Check In d'événements avec QR code et liste de participants.

Who is Georges permet de gérer efficacement l'entrée des participants à vos événements grâce à un système de QR code et une liste de participants en temps réel. Vous pouvez facilement vérifier les inscriptions et suivre les présences, tout en offrant une expérience sans papier pour vos invités.

Lire notre analyse sur Who is Georges? Les points forts de Who is Georges?

Badges connectés pour géo-localiser les participants

Collecte et analyse des données de l'événement en temps réel

Event App au design premium et fonctionnalités complètes

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Version payante dès 0,60 €

Gagnez du temps avec un logiciel de Check In événementiel. Scannez rapidement les billets de vos participants et accueillez-les efficacement.

Avec Tropevent, vous pouvez personnaliser l'expérience de check-in de vos participants avec des badges personnalisés et des messages de bienvenue. Vous pouvez également suivre en temps réel les statistiques de présence et exporter des rapports détaillés.

Lire notre analyse sur Tropevent Les points forts de Tropevent

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Logiciels de Entrées aux événement : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel d'organisation d'événement et gestion des invités en ligne ?

Définition

Ces logiciels servent principalement à gérer l’organisation d’un évènement. Le concept est simple : proposer un outil capable de planifier une manifestation de A à Z. Les solutions en ligne permettent ainsi de mettre en place un agenda professionnel ayant pour objectif de pallier les oublis avant, durant et après le jour J. 

Comment ça marche ?

Les outils informatiques en ligne sont en mesure d’automatiser les tâches reliées à l’organisation d’évènements. Via une seule plateforme, toutes les options sont mises à disposition de l’utilisateur pour mener à bien le projet. Puisqu’il s’agit d’un programme en tant que service, il est indispensable d’être connecté à Internet. Jouir de la totalité des fonctionnalités de ce programme implique l’abonnement à un forfait.

Il est bon de noter que grâce au protocole SaaS, ce genre d’outil ne nécessite généralement plus l’achat d’une licence ou d’une mise à jour. Tout est inclus dans le tarif, y compris le stockage des données sur le Cloud. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’organisation d’évènement et gestion des invités en SaaS ?

Pour pouvoir répondre aux attentes de chaque planificateur, ce type de logiciel doit revêtir les options suivantes :

Création de l’évènement

Les outils proposés permettent d’éditer un évènement du début à la fin. Ils disposent des options nécessaires pour définir le nom, la date, le lieu, l’adresse de la salle, etc. Toutes les informations nécessaires peuvent y être présentées. Il suffit juste que l’utilisateur remplisse les champs y afférents. Il est même possible de relier les localisations géographiques à Google Map.

Gestion des invités

A la base même de ces programmes, il existe un module permettant d’importer la liste des invités. Puisqu’il est naturel que certaines personnes annulent leur  réservation, l’outil est en mesure de procéder à des modifications rapidement. Il est d'autant plus possible de créer un tag aidant dans la gestion de la liste des convives par rapport à leur venue ou non. 

Gestion des invitations

Cette fonctionnalité est reliée à la précédente. L’utilisateur aura une palette d’outils facilitant le suivi des faire-part envoyés et des réservations effectuées. Cette étape s’accompagne de la mise en place des tables en fonction du nombre d’invités. Dans la majorité des cas, la vente de billets entre systématiquement dans la base de données.

Achat des places

En général, ces outils supportent la création des pages destinées à la billetterie en ligne. La plateforme y afférente est facile à mettre en place, et peut être intégrée à la majorité des sites. Les données relatives à ces ventes de tickets sur Internet sont synchronisées au back-office. 

Qui utilise un logiciel d’organisation d’évènement ?

Ce type de programme a été développé pour informatiser différentes sortes de tâches. Particulier, entreprise, association… tous ceux qui sont à la tête de la création d’un événement peuvent faire appel à ces solutions d’automatisation pour s’assurer de la réussite de leur cahier des charges. Aussi, les professionnels dans ce domaine trouvent plus d’avantages à solliciter ces outils que de recourir à des méthodes traditionnelles, surtout si le programme intègre un système de gestion des tickets.  

Pourquoi utiliser un logiciel d’organisation d’évènement dans une entreprise ? 

Organiser un festival ou autre événement nécessite une bonne coordination. Ci-dessous une énumération des atouts et des limites de ce type de logiciel : 

Avantages

  • La mise en place d’une liste de diffusion est simplifiée
  • La vente des billets peut être faite facilement en ligne
  • La création de multi-compte d’organisateurs est aisée
  • La gestion des tâches des hôtes/hôtesses est centralisée
  • La fixation des prix se fait d’une manière rapide
  • L’exportation de la liste des invités se fait en quelques clics
  • La création d’évènements dans tous les domaines est rendue possible : exposition, mariage, anniversaires, vernissage, salon, etc. 
  • L’utilisation d’une application dédiée via les appareils mobiles est également une aubaine (smartphone, tablettes, etc.)

Inconvénients

  • Les versions gratuites ne supportent pas la mise à jour en temps réel des achats de places en ligne. 

Comment choisir un logiciel d’organisation d’événement en ligne ? 

  • Une interface intuitive : ce genre d’outil doit disposer d’une plateforme de travail facile à comprendre. La structure suit normalement le processus de création d’évènements avant et après. De cette manière, l’utilisateur ne brûlera pas les étapes.  
  • La taille des contacts : certes, le nombre des membres de l’équipe est pris en compte par ce genre de programme. Cependant, l'effectif des invités est aussi un critère qui impacte le prix de l’outil. Ainsi, il est important de vérifier ce point dès le départ. 
  • Le tarif : ce type de solution peut être proposé gratuitement, mais uniquement avec les fonctionnalités de base. En ce qui concerne les versions payantes, il est essentiel de contacter l’assistance en ligne pour déterminer l’offre d’abonnement adéquate. 

Les meilleurs logiciels d’organisation d’évènement gratuits et open source

  • Idloom
  • Odoo
  • Dunegestion
  • Xing Events
  • SiteW

Les logiciels d’organisation d’événement les plus connus 

Pour TPE

  • Algodata
  • Digitevent
  • Easyloisirs
  • Yapp

Pour PME

  • Wisembly
  • Weemss
  • Weezevent
  • Ticketleap
  • Supersaas
  • Splash

La gestion des entrées événements nécessite un contrôle strict pour optimiser l’organisation. Les logiciels traitant ce domaine permettent de gagner du temps, notamment quant à leur catégorisation, leur suivi et leur clôture.

Logiciels de Entrées aux événement : FAQ

Les logiciels de check-in pour événements permettent aux organisateurs de gérer l'arrivée des participants et de suivre leur présence. Les participants peuvent être enregistrés à l'avance ou sur place à l'aide d'une application mobile ou d'un scanner. Les informations des participants sont stockées dans une base de données en temps réel, ce qui permet aux organisateurs de suivre les statistiques des présences.

Les fonctionnalités clés à rechercher sont la personnalisation des badges, la gestion des invitations, le suivi en temps réel des présences, la synchronisation avec les systèmes de billetterie, la génération de rapports et l'analyse des données. La compatibilité avec les différents types de scanners et les applications mobiles est également importante.

Les logiciels de check-in pour événements permettent de gagner du temps en automatisant le processus d'enregistrement, d'améliorer l'expérience des participants en réduisant les files d'attente, de suivre les présences en temps réel et d'analyser les données pour améliorer les futurs événements. Cela peut également aider à renforcer l'image de marque grâce à la personnalisation des badges.

Les meilleures options de logiciels de check-in pour événements sont Eventbrite, Cvent, et Bizzabo. Chacun de ces logiciels offre des fonctionnalités avancées de gestion des événements, y compris la gestion des invitations, la personnalisation des badges, la synchronisation avec les systèmes de billetterie et la génération de rapports.

Les alternatives gratuites de logiciels de check-in pour événements incluent Eventleaf, Ticketbud, et HelloCrowd. Ces logiciels offrent des fonctionnalités de base de gestion des événements telles que l'enregistrement des participants et la personnalisation des badges, mais ils peuvent ne pas être aussi robustes que les options payantes.