Logiciel d'organisation d'événement : gestion des invités

Les solutions d’organisation et de planification sont actuellement proposées sous différentes versions sur le marché. Elles touchent la majorité des secteurs évènementiels et tendent à faciliter les tâches des professionnels dans ce domaine.

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Qu'est-ce qu'un logiciel d'organisation d'événement et gestion des invités en ligne ?

Définition

Ces logiciels servent principalement à gérer l’organisation d’un évènement. Le concept est simple : proposer un outil capable de planifier une manifestation de A à Z. Les solutions en ligne permettent ainsi de mettre en place un agenda professionnel ayant pour objectif de pallier les oublis avant, durant et après le jour J. 

Comment ça marche ?

Les outils informatiques en ligne sont en mesure d’automatiser les tâches reliées à l’organisation d’évènements. Via une seule plateforme, toutes les options sont mises à disposition de l’utilisateur pour mener à bien le projet. Puisqu’il s’agit d’un programme en tant que service, il est indispensable d’être connecté à Internet. Jouir de la totalité des fonctionnalités de ce programme implique l’abonnement à un forfait.

Il est bon de noter que grâce au protocole SaaS, ce genre d’outil ne nécessite généralement plus l’achat d’une licence ou d’une mise à jour. Tout est inclus dans le tarif, y compris le stockage des données sur le Cloud. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’organisation d’évènement et gestion des invités en SaaS ?

Pour pouvoir répondre aux attentes de chaque planificateur, ce type de logiciel doit revêtir les options suivantes :

Création de l’évènement

Les outils proposés permettent d’éditer un évènement du début à la fin. Ils disposent des options nécessaires pour définir le nom, la date, le lieu, l’adresse de la salle, etc. Toutes les informations nécessaires peuvent y être présentées. Il suffit juste que l’utilisateur remplisse les champs y afférents. Il est même possible de relier les localisations géographiques à Google Map.

Gestion des invités

A la base même de ces programmes, il existe un module permettant d’importer la liste des invités. Puisqu’il est naturel que certaines personnes annulent leur  réservation, l’outil est en mesure de procéder à des modifications rapidement. Il est d'autant plus possible de créer un tag aidant dans la gestion de la liste des convives par rapport à leur venue ou non. 

Gestion des invitations

Cette fonctionnalité est reliée à la précédente. L’utilisateur aura une palette d’outils facilitant le suivi des faire-part envoyés et des réservations effectuées. Cette étape s’accompagne de la mise en place des tables en fonction du nombre d’invités. Dans la majorité des cas, la vente de billets entre systématiquement dans la base de données.

Achat des places

En général, ces outils supportent la création des pages destinées à la billetterie en ligne. La plateforme y afférente est facile à mettre en place, et peut être intégrée à la majorité des sites. Les données relatives à ces ventes de tickets sur Internet sont synchronisées au back-office. 

Qui utilise un logiciel d’organisation d’évènement ?

Ce type de programme a été développé pour informatiser différentes sortes de tâches. Particulier, entreprise, association… tous ceux qui sont à la tête de la création d’un événement peuvent faire appel à ces solutions d’automatisation pour s’assurer de la réussite de leur cahier des charges. Aussi, les professionnels dans ce domaine trouvent plus d’avantages à solliciter ces outils que de recourir à des méthodes traditionnelles, surtout si le programme intègre un système de gestion des tickets.  

Pourquoi utiliser un logiciel d’organisation d’évènement dans une entreprise ? 

Organiser un festival ou autre événement nécessite une bonne coordination. Ci-dessous une énumération des atouts et des limites de ce type de logiciel : 

Avantages

  • La mise en place d’une liste de diffusion est simplifiée
  • La vente des billets peut être faite facilement en ligne
  • La création de multi-compte d’organisateurs est aisée
  • La gestion des tâches des hôtes/hôtesses est centralisée
  • La fixation des prix se fait d’une manière rapide
  • L’exportation de la liste des invités se fait en quelques clics
  • La création d’évènements dans tous les domaines est rendue possible : exposition, mariage, anniversaires, vernissage, salon, etc. 
  • L’utilisation d’une application dédiée via les appareils mobiles est également une aubaine (smartphone, tablettes, etc.)

Inconvénients

  • Les versions gratuites ne supportent pas la mise à jour en temps réel des achats de places en ligne. 

Comment choisir un logiciel d’organisation d’événement en ligne ? 

  • Une interface intuitive : ce genre d’outil doit disposer d’une plateforme de travail facile à comprendre. La structure suit normalement le processus de création d’évènements avant et après. De cette manière, l’utilisateur ne brûlera pas les étapes.  
  • La taille des contacts : certes, le nombre des membres de l’équipe est pris en compte par ce genre de programme. Cependant, l'effectif des invités est aussi un critère qui impacte le prix de l’outil. Ainsi, il est important de vérifier ce point dès le départ. 
  • Le tarif : ce type de solution peut être proposé gratuitement, mais uniquement avec les fonctionnalités de base. En ce qui concerne les versions payantes, il est essentiel de contacter l’assistance en ligne pour déterminer l’offre d’abonnement adéquate. 

Les meilleurs logiciels d’organisation d’évènement gratuits et open source

  • Idloom
  • Odoo
  • Dunegestion
  • Xing Events
  • SiteW

Les logiciels d’organisation d’événement les plus connus 

Pour TPE

  • Algodata
  • Digitevent
  • Easyloisirs
  • Yapp

Pour PME

  • Wisembly
  • Weemss
  • Weezevent
  • Ticketleap
  • Supersaas
  • Splash

La gestion des entrées événements nécessite un contrôle strict pour optimiser l’organisation. Les logiciels traitant ce domaine permettent de gagner du temps, notamment quant à leur catégorisation, leur suivi et leur clôture.

Solutions complémentaires de entrées aux événements

Enterprise resource planning (ERP)

Gestion de projet

Logistique

Gestion commerciale

Business Process Management (BPM)

Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO)

Gestion des interventions et tournées

Gestion de stock

Gestion des fournisseurs

Gestion de l'Information Produit (GIP ou PIM)

Gestion de produits (PLM)

Gestion locative

Sécurité Physique

Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB)

Gestion des tournées

Contrôle de l'inventaire

Gestion de la qualité

Gestion des immobilisations

Gestion des contrats

Gestion d'entreprise

Gestion de la chaîne logistique (SCM)

Gestion de locaux

Gestion EHS

Gestion d'entrepôt

Expédition

Business Performance Management (BPM)

Gestion de commandes

Approvisionnement

Gestion de l'inventaire

Gestion des visiteurs

Gestion d'étalonnage

Livraison

Gestion de franchises

Gestion de la maintenance

Ordre de travail

Business Plan

Planification

Estimation du coût des impressions

Gestion de portefeuille de projets (PPM)

Gouvernance, Risques & Conformité (GRC)

Workflow

Gestion du fret

Gestion des codes-barres et étiquettes

Automatisation de Services professionnels (PSA)

Contrôle des processus statistiques (SPC)

Distribution

Système d'Information Géographique (SIG)

Conception Assistée par Ordinateur (CAO)

Planification des Ressources de Production (MRP)

Gestion des équipements et matériel

Planification de la production

Gestion des ressources

Gestion des besoins

Gestion de planning