Logiciels de Gestion de portefeuille de projets (PPM)

Logiciels de Gestion de portefeuille de projets (PPM) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un outil PPM en ligne ? 

Définition

Les outils de portefeuille de projet (PPM) en ligne ont été développés pour rendre pratiques et efficaces les processus de gestion de projets. Il s’agit d’une solution permettant d’accélérer et d’améliorer de façon remarquable le suivi de tous les projets menés par une entreprise. Ces outils de gestion donnent aux utilisateurs tous les moyens pour recueillir, qualifier et hiérarchiser leurs idées, afin de piloter ces dernières avec assurance, et ce en ayant une bonne visibilité des ressources disponibles.   

Comment ça marche ?

En général, un outil PPM permet de gérer avec efficacité des projets en simultané. Puisque cette gestion requiert l’exécution de diverses tâches telles que l’évaluation des faisabilités, l’étude des données stratégiques et le suivi d’état d’avancement, utiliser ces outils va permettre de s’acquitter de toutes ces activités facilement et rapidement. Pour cela, ce genre d’application intègre des programmes qui vont permettre d’automatiser la majorité des tâches sous la responsabilité des administrateurs ainsi que de toutes les équipes en charge de l’organisation des projets de leur entreprise. 

Ces applications en ligne offrent des modules essentiels dédiés à optimiser le portefeuille d’une entreprise et à les mettre en corrélation avec la planification et l’exécution de projets. Le but est d’atteindre les délais fixés, tout en assurant le lancement des projets et le respect du budget y afférent.  

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un outil PPM SaaS ?

Piloter un plan stratégique nécessite un outil performant afin d’optimiser les capacités de ses ressources et assurer le bon fonctionnement de son entreprise. Pour cela, un outil PPM doit comprendre ces quelques fonctionnalités :

La gestion des activités

Planifier les activités qui vont assurer la mise en œuvre de plusieurs projets peut devenir une tâche fastidieuse. Utiliser un outil PPM va permettre aux chefs de projet de gérer facilement leurs activités grâce à un plan détaillé facile à étudier. Sur ce plan se trouvent généralement les attributs et affectations nécessaires à chaque projet. Cette fonctionnalité permet au responsable de gérer au mieux les démarches de priorisation afin que les projets les plus importants soient les premiers à être réalisés, sans pour autant délaisser les autres en cours.

La gestion des coûts

Utiliser un outil PPM permet de renforcer l’organisation financière. Celui-ci offre une visibilité complète et transparente des dépenses nécessaires pour réaliser un projet. Il offre également une bonne visibilité des contraintes éventuelles ainsi que des coûts supplémentaires (dans le pire des cas). Cela va permettre à l’utilisateur d’évaluer la situation financière de son entreprise et de décider quel projet mettre en œuvre, lequel geler et lequel arrêter définitivement. 

L’analyse des performances

Profiter d’une vision détaillée de l’état d’un portefeuille est une manière efficace de gérer au mieux la planification des projets. Avec un tableau de bord intuitif et complet, tous les indicateurs clés vont être mis à la disposition des responsables pour analyser la faisabilité des projets. 

Qui utilise un outil PPM en ligne ? 

Toutes les entreprises devant gérer un portefeuille de projets peuvent recourir à ce genre de solutions. Petite structure ou grande firme, quelle que soit la taille ou même le secteur d’activité, utiliser un outil PPM permet de disposer d’une feuille de route claire et précise pour un travail PPM assuré, et donc des projets bien concrétisés. 

Pourquoi utiliser un outil PPM en ligne  en entreprise ?

Avantages 

• Un outil PPM permet de classer les projets en fonction de leur importance
• L’utilisation de ce genre de logiciel permet de gérer différents projets en même temps, sans craindre d’en voir quelques-uns échoués.  
• Les ressources de l’entreprise peuvent être optimisées grâce à des fonctionnalités essentielles
• Il facilite la prise de décision pour savoir si la concrétisation du projet est faisable ou non. 
• Il réduit considérablement les risques de déficit  
• La communication entre les équipes devient plus simple   
• Il permet de prévoir les besoins futurs 

Inconvénients 

• Rares sont les outils PPM gratuits qui satisfont les entreprises, en raison d’un manque considérable de fonctionnalités.   

Comment choisir un outil PPM en ligne ? 

Les outils PPM ont chacun leurs propriétés. Ces quelques points importants sont donc à prendre en compte avant de choisir l’outil adapté. 

• En fonction des besoins de l’entreprise : le choix d’un outil PPM dépend avant tout des objectifs de l’entreprise. Les dirigeants doivent déterminer en avance leurs projets afin de trouver un outil capable de répondre à leurs besoins techniques et fonctionnels. 
• En fonction de la dispersion des informations : puisque la gestion de portefeuille de projets se fait généralement en équipe, un outil collaboratif est conseillé. Le suivi de l’avancement peut se faire alors de plusieurs endroits en simultané. Ce genre d’outil permet également le partage des données vers différents supports afin que toutes les personnes en charge du projet puissent les consulter en temps réel. 
• En fonction du coût de l’outil : recourir à ce genre d’outil doit permettre de réduire les dépenses dans la concrétisation des projets de l’entreprise. En ce sens, il est conseillé de calculer le coût de l’abonnement avant d’investir, sous peine de dépasser son budget. À savoir que le support de l’outil, sa maintenance et sa mise à jour requièrent souvent une tarification à part. 

Les meilleurs outils PPM gratuits et open source

• Dotproject
• Redmine
• Propulse
• ProjeQtor
• Artemis

Les outils PPM professionnels les plus connus 

Pour TPE 

• PowerSterring
• Bubble Innovator
• Genius Project
• ServiceNow

Pour PME

• Planisware
• 4c Portfolio Manager
• TALAIA OpenPPM
• Kantree

La gestion de portefeuille de projets est une tâche sensible pour une entreprise. C’est pourquoi il est indispensable de recourir à un outil performant, répondant à ses réels besoins.