Logiciels en ligne de gestion commerciale

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ?

Définition

Les logiciels de gestion commerciale sont des solutions professionnelles qui favorisent une gestion unifiée des processus de vente :

• Gestion des factures et des bons de commande
• Gestion des bons de livraison
• Gestion des achats et des ventes
• Suivi des paiements et relances clients
• Gestion des fournisseurs et des prix d'achat

Tous ces modules partagent une même base de données ce qui vous permet de travailler continuellement sur des données à jour et de ne jamais faire d'import/export entre les différentes applications.

Comment ça marche ?

Les solutions de gestion commerciale sont constituées de modules. Vous accédez en ligne à une interface et réalisez des actions corrélées à chaque module auxquels vous avez souscrit :

• Gestion des facturations pour créer des devis et factures, les envoyer au client et les archiver
• Gestion de la relation client et fournisseur pour visualiser les créances clients et dettes fournisseurs, les contrats, envoyer des relances, etc.
• Gestion des achats et des ventes pour suivre les flux de production et gérer les stocks en temps réel
• Gestion financière pour suivre les flux financiers de votre organisation et interagir avec votre comptable

Selon vos besoins, vous pouvez ajouter des modules plus spécifiques : nomenclature des articles, gestion tarifaire, etc. 

Ces solutions sont interopérables avec votre système d’information interne afin d’optimiser certains processus :

• Enrichir votre CRM des dernières demandes de vos clients, informations de paiement, etc.
• Automatiser l’envoi des factures à votre outil comptable pour qu’il enregistre les écritures comptables associées
• Etc.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale ?

Pour aborder les fonctionnalités de ces solutions de gestion, nous pouvons détailler les principaux modules.

La gestion des facturations

À partir de modèles et de blocs personnalisables, vous réalisez vos devis, factures, acomptes, bons de commandes, bons de livraison, etc., et les envoyez à vos clients. 

Certains outils incluent une nomenclature d’article : une base de données personnalisable qui référence tous les produits et services proposés par les entreprises de votre secteur (libellé, prix, marge). Vous cliquez sur une prestation et celle-ci est ajoutée à votre devis. 

Un devis accepté par un client peut être converti en facture par l’outil. 

Sur chaque facture, vous pouvez appliquer des tarifs personnalisés, soldes et autres promotions. Vous pouvez également enregistrer les promotions récurrentes et les appliquer par un simple clic.

L’outil de facturation centralise toutes vos factures et vous assure une traçabilité sans faille.

Certains outils disposent d’un espace collaboratif sur lequel vos clients et fournisseurs peuvent visualiser un historique des transactions réalisées. Autrement, vous disposez des documents en ligne sur l’outil : vous pouvez réaliser des exports PDF ou les envoyer directement par mail.

Les logiciels de gestion commerciale respectent les obligations réglementaires en matière de facturation électronique (sécurité et confidentialité).

La gestion de la relation client et fournisseur

Les solutions de gestion commerciale conservent l’historique commercial de vos clients : devis, factures payées, impayées et en attente. 

Vous pouvez également catégoriser vos clients :

• Pour construire des opérations de fidélisation des meilleurs clients
• Pour contrôler les encours ou appliquer des restrictions
• Pour obtenir un relevé des clients en attente de paiement ou de facturation
• Etc.

Vous gérez toutes vos créances clients et pouvez programmer des relances automatiques.

Concernant vos fournisseurs, vous gérez directement dans l’outil les délais de règlement propres à chacun.

La gestion des achats, vente et stocks

En ligne, vous gérez vos stocks en flux tendu :

• Les approvisionnements : définition de stocks minimums et maximums à respecter, définition d’une quantité d’achats, choix du fournisseur, etc.
• Les mouvements de stocks : entrées, sorties, transferts
• La valorisation des stocks selon la méthode comptable de votre choix : CUMP, FIFO, LIFO

En temps réel, vous visualisez l’état de vos stocks, accédez au catalogue de prix pratiqués par vos fournisseurs et programmez des commandes. 

Les données de vos achats et ventes sont automatiquement transférées à votre outil comptables pour être enregistrées dans votre comptabilité.

Le pilotage organisationnel

Les outils de gestion commerciale sont centraux pour le pilotage commercial et stratégique de votre entreprise (de la TPE, PME aux grandes entreprises). 

Des outils d’analyse vous permettent de visualiser en temps réel les indicateurs clés de performance (KPIs) :

• Analyse de la structure de coûts
• Chiffre d’affaires facturé et prospective, trésorerie
• Livraisons en cours et retards
• Montant des créances clients et dettes fournisseurs
• Etc.

Un tableau de bord vous permet de produire des KPIs sur-mesure afin d’améliorer la productivité ou les marges de votre entreprise par exemple.

Des rapports personnalisés peuvent être générés par l’outil.

Les données de votre entreprise sont sauvegardées et sécurisées dans un cloud.

Qui utilise un logiciel de gestion commerciale ?

Les outils de gestion commerciale sont transversaux. Ils sont utilisés par les différentes fonctions :

• Les commerciaux et assistants commerciaux pour réaliser les devis, factures
• Les responsables achats et logistique pour gérer les stocks de l’entreprise
• Les comptables pour enregistrer la comptabilité en ligne
• Les responsables financiers pour réaliser un diagnostic financier de l’entreprise
• Etc.

En dernier lieu, le dirigeant de l’entreprise utilise l’outil pour élaborer le pilotage stratégique de son organisation et développer son activité.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ?

Les logiciels de gestion commerciale sont des outils paramétrables puissants pour piloter une entreprise. Néanmoins, ils présentent quelques inconvénients.

Avantages

• Diminution du coût de traitement des informations : gain de temps (simplification des tâches administratives) et de réactivité
• Réduction du risque d’erreur lié aux saisies multiples
• Outils qui centralisent les données des différentes divisions et permettent le partage inter-fonctionnel
• Espaces collaboratifs avec les fournisseurs et les clients
• Vision claire, détaillée et actuelle des opérations commerciales
• Gestion des stocks en flux tendu
• Interopérabilité avec les outils comptables internes

Inconvénients

• Solutions qui peuvent se révéler très coûteuses si l’on recherche un outil sur-mesure
• Solutions polyvalentes qui ne se substituent pas à l’utilisation d’outils spécifiques dans les structures importantes (gestion des stocks, approvisionnement, facturation, etc.)
• Outils qui ne sont pas adaptés à toutes les entreprises : une entreprise de service n’a pas besoin d’un outil de gestion des stocks par exemple
   

Solutions complémentaires de gestion commerciale