Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ?

Définition

Un logiciel de gestion commerciale permet à une entreprise de gérer ses opérations d'achats et de ventes. Les fonctionnalités phares du logiciel de gestion commerciale sont la création de devis et factures.  Ces logiciels sont disponibles au moyen d'un accès local en achat unique (On premise) ou via une interface en ligne et par abonnement (Cloud SaaS).

Les logiciels de gestion commerciale sont très largement utilisés car ils permettent aux entreprises de gagner en réactivité pour répondre aux offres commerciales et diminue le risque d'erreurs de facturation.

A quoi sert un logiciel de gestion commerciale ? 

Il permet aux entreprises de gérer leur activité commerciale plus efficacement grâce aux fonctionnalités principales suivantes : 

• Gestion des factures et des bons de commande
• Gestion des bons de livraison
• Gestion des achats et des ventes
• Suivi des paiements et relances clients
• Gestion des fournisseurs et des prix d'achat
• Création automatisée des bons de commandes, bons de livraison

Certains logiciels de gestion commerciale peuvent permettre des fonctionnalités supplémentaires, ou profitent de spécialisations répondant à des besoins métiers.

Comment ça marche ?

Les solutions de gestion commerciale sont constituées de modules. Vous accédez en ligne à une interface et réalisez des actions corrélées à chaque module auxquels vous avez souscrit :

• Gestion des facturations pour créer des devis et factures, les envoyer au client et les archiver.
• Gestion de la relation client et fournisseur pour visualiser les créances clients et dettes fournisseurs, les contrats, envoyer des relances, etc.
• Gestion des achats et des ventes et la gestion des stocks pour suivre les flux de production et gérer les stocks en temps réel.
• Gestion financière pour suivre les flux financiers de votre organisation et interagir avec votre comptable.

Ces solutions sont interopérables avec votre système d’information interne afin d’optimiser certains processus :

• Enrichir votre CRM des dernières demandes de vos clients, informations de paiement, etc.
• Automatiser l’envoi des factures à votre outil comptable pour qu’il enregistre les écritures comptables associées
• Etc.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ?

Les logiciels de gestion commerciale (GRC) présentent des avantages non négligeables accélèrant l'activité de l'entreprise.

Avantages

• Une saisie unique de l'information, centralisée sur l'outil
• Visibilité accrue de la performance de l'entreprise pour un meilleur pilotage
• S'intègre facilement aux ERP et aux logiciels de Comptabilité
• Diminution des erreurs humaines en automatisation au maximum la saisie

Les logiciels de gestion commerciale sont des outils paramétrables puissants pour piloter une entreprise. Néanmoins, ils présentent quelques inconvénients.

Inconvénients

• Solutions qui peuvent se révéler très coûteuses si l’on recherche un outil sur-mesure
• Solutions polyvalentes qui ne se substituent pas à l’utilisation d’outils spécifiques dans les structures importantes (gestion des stocks, approvisionnement, facturation, etc.)
• Outils qui ne sont pas adaptés à toutes les entreprises : une entreprise de service n’a pas besoin d’un outil de gestion des stocks par exemple

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale ?

Le logiciel de gestion retail permet une gestion professionnelle et sécurisée des ventes. Le logiciel de gestion de points de vente permet d’avoir une vision d’ensemble sur l’activité commerciale du point de vente ou du réseau. 

Pour aborder les fonctionnalités de ces solutions de gestion en mode SaaS, nous pouvons détailler les principaux modules.

La gestion des facturations

À partir de modèles et de blocs personnalisables, vous réalisez vos devis, factures, acomptes, bons de commandes, bons de livraison, etc., et les envoyez à vos clients. 

Sur chaque facture, vous pouvez appliquer des tarifs personnalisés, soldes et autres promotions. Vous pouvez également enregistrer les promotions récurrentes et les appliquer par un simple clic. L’outil de facturation centralise toutes vos factures et vous assure une traçabilité sans faille.

Certains outils disposent d’un espace collaboratif sur lequel vos clients et fournisseurs peuvent visualiser un historique des transactions réalisées. Les logiciels de gestion commerciale respectent les obligations réglementaires en matière de facturation électronique (sécurité et confidentialité).

La gestion de la relation client et fournisseur

Les logiciels point de vente conservent l’historique commercial de vos clients : devis, factures payées, impayées et en attente. 

Vous pouvez également catégoriser vos clients :

• Pour construire des opérations de fidélisation des meilleurs clients
• Pour contrôler les encours ou appliquer des restrictions
• Pour obtenir un relevé des clients en attente de paiement ou de facturation
• Etc.

Vous gérez toutes vos créances clients et pouvez programmer des relances automatiques.

Concernant vos fournisseurs, vous gérez directement dans l’outil les délais de règlement propres à chacun.

La gestion des achats, vente et stocks

En ligne, vous gérez vos stocks en flux tendu :

• Les approvisionnements : définition de stocks minimums et maximums à respecter, définition d’une quantité d’achats, choix du fournisseur, etc.
• Les mouvements de stocks : entrées, sorties, transferts
• La valorisation des stocks selon la méthode comptable de votre choix : CUMP, FIFO, LIFO

En temps réel, visualisez les stocks et effectuez une excellente gestion de stock, accédez au catalogue de prix pratiqués par vos fournisseurs et optimiser la gestion des commandes. 

La gestion des caisses peut concerner un point de vente ou au contraire être déployée dans un réseau de magasins. Il permet également au responsable des ventes et à la direction d’obtenir des statistiques : ventes périodiques par article/catégorie, panier moyen, meilleur vendeur, meilleurs articles par magasin, etc…Cette solution informatique est interfaçable avec un logiciel EBP gestion commerciale.

Les données de vos achats et ventes sont automatiquement transférées à votre outil comptables pour être enregistrées dans votre comptabilité.

Le pilotage organisationnel

Les outils de gestion commerciale sont centraux pour le pilotage commercial et stratégique de votre entreprise (de la TPE, PME aux grandes entreprises). 

Des outils d’analyse vous permettent de visualiser en temps réel les indicateurs clés de performance (KPIs) :

• Analyse de la structure de coûts
• Chiffre d’affaires facturé et prospective, trésorerie
• Livraisons en cours et retards
• Montant des créances clients et dettes fournisseurs
• Etc.

Un tableau de bord vous permet de produire des KPIs sur-mesure afin d’améliorer la productivité ou les marges de votre entreprise par exemple.

Les données de votre entreprise sont sauvegardées et sécurisées dans un cloud.

Comment bien choisir un logiciel de gestion commerciale ? 

Pour correctement choisir son logiciel de gestion commerciale, il convient de déterminer au préalable les besoins de l'entreprise et de son équipe, ainsi que le budget disponible à respecter. Un bilan des fonctionnalités recherchées peut également faciliter le travail de recherche. 

Les responsables d'équipes commerciales devront être vigilants sur la présence de fonctionnalités telles que : 

• L'inter-compatibilité avec les autres logiciels de l'entreprise, comme les logiciels de comptabilité en interne ou le CRM de l'entreprise
• Le nombre d'utilisateurs que le logiciel pourra accueillir 
• Les fonctionnalités supportées par le logiciel (devis, bons de commande, portefeuille client..)
• L'accès à un support logiciel dédié, pour un déploiement efficace de l'outil
• La sécurité des informations clients stockées dans le logiciel
• Une personnalisation de l'outil complète, ou une orientation métier qui fait sens à l'emploi
• L'accès à un support client réactif

Veillez également à ce que le logiciel bénéficie de mises à jour de sécurité fréquentes, et préferez un éditeur de logiciel stockant les données sur des serveurs sécurisés. Enfin, assurez-vous que l'éditeur de logiciel soit en capacité de suivre les évolutions et contraintes liées à la législation française afin d'éviter toute irrégularité.

Une interconnexion avec les logiciels de comptabilité largement préférable

Choisissez un logiciel de gestion commerciale pouvant s'interconnecter avec votre logiciel de comptabilité pour ne pas avoir à réaliser des saisies manuelles. Vous gagnerez ainsi du temps et limiterez les erreurs de comptabilité.

Définir les besoins

Avant de choisir un logiciel de gestion commerciale, il convient de définir les besoins émis par l'entreprise pour bien fonctionner. Etablir un cahier des charges complet est une solution efficace pour communiquer l'ensemble des pré-requis exprimés par l'entreprise avant de conclure sur l'obtention d'une solution logicielle. L'editeur fera en sorte de fournir des réponses claire à l'entreprise sur les solutions dont elle bénéficiera en employant son logiciel. 

Choix des modules

Dans la même lignée que la définition des besoins, l'éditeur logiciel et l'expert échangeant avec l'entreprise pourra ou non recommander des modules complémentaires, visant à améliorer l'efficacité de l'entreprise. Celle-ci aura alors le choix de remplacer des solutions déjà existantes dans son entreprise au profit d'une solution plus harmonisée et complète.

Les logiciels de gestion commerciale gratuits

• Bitrix24
• OpenConcerto
• Oxygène 

Les solutions de gestion commerciale pour les start up

• Ciel
• Evoliz
• Sage 50cloud
• Sellsy

Les outils de gestion commerciale pour les PME

• Axonaut
• Cegid
• Celge
• EBP
• Quickbooks
• Sage 100cloud
• Salesforce
• Oxygène

FAQ

Les logiciels de gestion commerciale permettent-il la création de plannings ?

Tous les logiciels de gestion commerciale ne permettent pas necessairement de mettre en place un planning, consultez la fiche produit du logiciel qui vous interesse pour en savoir plus.

Les logiciels de gestion commerciale sont-ils personnalisables ? 

Oui, les éditeurs de logiciels de gestion commerciale s'efforcent de permettre à leurs utilisateurs de personnaliser le logiciel conformément à leurs besoins. Communiquez votre cahier des charges à l'éditeur et restez à l'écoute des solutions proposées pour une solution complète conforme à vos attentes.

Mon logiciel de gestion commerciale est il conforme à la loi Anti-fraude ?

Les logiciels de gestion commerciale doivent être certifiés conformes anti-fraude TVA pour être légalement utilisés si ils présentent un module de caisse et facturation. Demandez votre certificat de conformité à votre fournisseur logiciel.