Logiciels en ligne de gestion commerciale

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ?

Définition

Les logiciels de gestion commerciale sont des solutions professionnelles qui favorisent une gestion unifiée des points de vente. Il est également appelé ERP Retail ou point de vente. Il peut gérer différentes fonctions d'un magasin de commerce et permet à tous les commerces de d'optimiser leur chaîne d’activité du stock à l’édition de factures : 

• Gestion des factures et des bons de commande
• Gestion des bons de livraison
• Gestion des achats et des ventes
• Suivi des paiements et relances clients
• Gestion des fournisseurs et des prix d'achat

Tous ces modules vous permettent de travailler continuellement sur des données à jour.

Comment ça marche ?

Les solutions de gestion commerciale sont constituées de modules. Vous accédez en ligne à une interface et réalisez des actions corrélées à chaque module auxquels vous avez souscrit :

• Gestion des facturations pour créer des devis et factures, les envoyer au client et les archiver.
• Gestion de la relation client et fournisseur pour visualiser les créances clients et dettes fournisseurs, les contrats, envoyer des relances, etc.
• Gestion des achats et des ventes et la gestion des stocks pour suivre les flux de production et gérer les stocks en temps réel.
• Gestion financière pour suivre les flux financiers de votre organisation et interagir avec votre comptable.

Ces solutions sont interopérables avec votre système d’information interne afin d’optimiser certains processus :

• Enrichir votre CRM des dernières demandes de vos clients, informations de paiement, etc.
• Automatiser l’envoi des factures à votre outil comptable pour qu’il enregistre les écritures comptables associées
• Etc.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale ?

Le logiciel de gestion retail permet une gestion professionnelle et sécurisée des ventes. Le logiciel de gestion de points de vente permet d’avoir une vision d’ensemble sur l’activité commerciale du point de vente ou du réseau. 

Pour aborder les fonctionnalités de ces solutions de gestion en mode SaaS, nous pouvons détailler les principaux modules.

La gestion des facturations

À partir de modèles et de blocs personnalisables, vous réalisez vos devis, factures, acomptes, bons de commandes, bons de livraison, etc., et les envoyez à vos clients. 

Sur chaque facture, vous pouvez appliquer des tarifs personnalisés, soldes et autres promotions. Vous pouvez également enregistrer les promotions récurrentes et les appliquer par un simple clic. L’outil de facturation centralise toutes vos factures et vous assure une traçabilité sans faille.

Certains outils disposent d’un espace collaboratif sur lequel vos clients et fournisseurs peuvent visualiser un historique des transactions réalisées. Les logiciels de gestion commerciale respectent les obligations réglementaires en matière de facturation électronique (sécurité et confidentialité).

La gestion de la relation client et fournisseur

Les logiciels point de vente conservent l’historique commercial de vos clients : devis, factures payées, impayées et en attente. 

Vous pouvez également catégoriser vos clients :

• Pour construire des opérations de fidélisation des meilleurs clients
• Pour contrôler les encours ou appliquer des restrictions
• Pour obtenir un relevé des clients en attente de paiement ou de facturation
• Etc.

Vous gérez toutes vos créances clients et pouvez programmer des relances automatiques.

Concernant vos fournisseurs, vous gérez directement dans l’outil les délais de règlement propres à chacun.

La gestion des achats, vente et stocks

En ligne, vous gérez vos stocks en flux tendu :

• Les approvisionnements : définition de stocks minimums et maximums à respecter, définition d’une quantité d’achats, choix du fournisseur, etc.
• Les mouvements de stocks : entrées, sorties, transferts
• La valorisation des stocks selon la méthode comptable de votre choix : CUMP, FIFO, LIFO

En temps réel, visualisez les stocks et effectuez une excellente gestion de stock, accédez au catalogue de prix pratiqués par vos fournisseurs et optimiser la gestion des commandes. 

La gestion des caisses peut concerner un point de vente ou au contraire être déployée dans un réseau de magasins. Il permet également au responsable des ventes et à la direction d’obtenir des statistiques : ventes périodiques par article/catégorie, panier moyen, meilleur vendeur, meilleurs articles par magasin, etc…Cette solution informatique est interfaçable avec un logiciel EBP gestion commerciale.

Les données de vos achats et ventes sont automatiquement transférées à votre outil comptables pour être enregistrées dans votre comptabilité.

Le pilotage organisationnel

Les outils de gestion commerciale sont centraux pour le pilotage commercial et stratégique de votre entreprise (de la TPE, PME aux grandes entreprises). 

Des outils d’analyse vous permettent de visualiser en temps réel les indicateurs clés de performance (KPIs) :

• Analyse de la structure de coûts
• Chiffre d’affaires facturé et prospective, trésorerie
• Livraisons en cours et retards
• Montant des créances clients et dettes fournisseurs
• Etc.

Un tableau de bord vous permet de produire des KPIs sur-mesure afin d’améliorer la productivité ou les marges de votre entreprise par exemple.

Les données de votre entreprise sont sauvegardées et sécurisées dans un cloud.

Qui utilise un logiciel retail ?

Les outils de gestion commerciale sont transversaux. Ils sont utilisés par les différentes fonctions :

• Les commerciaux et assistants commerciaux pour réaliser les devis, factures

• Les responsables achats et logistique pour gérer les stocks de l’entreprise
• Les comptables pour enregistrer la comptabilité en ligne
• Les responsables financiers pour réaliser un diagnostic financier de l’entreprise
• Etc.

En dernier lieu, le dirigeant de l’entreprise utilise l’outil pour élaborer le pilotage stratégique de son organisation et développer son activité.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ?

Les logiciels de gestion commerciale sont des outils paramétrables puissants pour piloter une entreprise. Néanmoins, ils présentent quelques inconvénients.

Avantages

• Diminution du coût de traitement des informations : gain de temps (simplification des tâches administratives) et de réactivité
• Réduction du risque d’erreur lié aux saisies multiples
• Outils qui centralisent les données des différentes divisions et permettent le partage inter-fonctionnel
• Espaces collaboratifs avec les fournisseurs et les clients
• Vision claire, détaillée et actuelle des opérations commerciales
• Gestion des stocks en flux tendu
• Interopérabilité avec les outils comptables internes

Inconvénients

• Solutions qui peuvent se révéler très coûteuses si l’on recherche un outil sur-mesure
• Solutions polyvalentes qui ne se substituent pas à l’utilisation d’outils spécifiques dans les structures importantes (gestion des stocks, approvisionnement, facturation, etc.)
• Outils qui ne sont pas adaptés à toutes les entreprises : une entreprise de service n’a pas besoin d’un outil de gestion des stocks par exemple

Les logiciels de gestion commerciale gratuits

• Bitrix24
• OpenConcerto
• Oxygène 

Les solutions de gestion commerciale pour les start up

• Ciel
• Evoliz
• Sage 50cloud
• Sellsy

Les outils de gestion commerciale pour les PME

• Axonaut
• Cegid
• Celge
• EBP
• Quickbooks
• Sage 100cloud
• Salesforce
• Oxygène

Solutions complémentaires de gestion commerciale