Relancez vos factures facilement avec nos modèles de lettres !

par Jennifer Montérémal, le 05/01/2021
Relancez vos factures facilement avec nos modèles de lettres !

Toute entreprise est susceptible d’être un jour confrontée à la relance de facture.

Plusieurs motifs sont à l’origine des impayés, complication récurrente pour l’entreprise :

  • simple retard de paiement dû à une difficulté temporaire,
  • oubli,
  • contestation,
  • cessation d’activité du client,
  • chèque sans provision, etc.

Mais la fréquence du problème n’enlève rien aux conséquences des retards de paiement. Ceci est particulièrement vrai pour les petites structures, de type microentreprises, TPE et PME, qui ne disposent pas toujours des ressources financières suffisantes. 

C’est pourquoi nous vous proposons plusieurs modèles de lettres de relance, de la plus courtoise à l’ouverture d’un contentieux, à envoyer par mail ou par courrier, simple ou recommandé.

Les différents types de relance de facture

Vous disposez de plusieurs méthodes de relance, à adapter suivant le montant de la somme à payer, votre relation avec le client et le dépassement du délai de paiement :

  • la relance téléphonique,
  • la relance par email,
  • l’envoi d’une première relance pour facture impayée,
  • l’envoi d’un deuxième rappel,
  • l’envoi d’une mise en demeure.

Modèles de lettres de relance facture

Comment rédiger une lettre de relance ?

Une lettre de relance de facture ne revêt pas de caractère obligatoire, mais pour être valide elle doit cependant contenir :

  • votre nom et votre adresse, en tant que créancier,
  • le nom et l’adresse de votre client,
  • les références de la facture à régler,
  • le montant de la facture,
  • les pénalités de retard,
  • les frais de recouvrement,
  • le délai de paiement initial,
  • le délai de paiement suite à la démarche de recouvrement,
  • l’historique des relances précédentes.

3 modèles à télécharger

Pour faciliter vos démarches de relance de facture, voici trois modèles de lettre à télécharger :

  • une lettre de relance courtoise,
  • une relance facture impayée 2ème rappel,
  • une mise en demeure.

Quid de la mise en demeure ?

La validité de la mise en demeure implique un certain nombre de mentions obligatoires :

  • les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur,
  • la date d’envoi,
  • la mention « mise en demeure » dans l’en-tête de lettre,
  • la nature de l’obligation du débiteur,
  • le délai accordé pour procéder au règlement des factures,
  • les conséquences en cas de non-paiement : il s’agit généralement du lancement d’une procédure judiciaire,
  • la signature de l’expéditeur.
extrait de notre modèle de relance - mise en demeure

extrait de notre modèle de relance - mise en demeure

Comment faciliter vos relances de facture ?

Les sociétés de recouvrement

Toute procédure de recouvrement à l’amiable peut s’effectuer par l’entremise d’une société de recouvrement. Cette dernière sert d’intermédiaire entre le client débiteur et l’entreprise, et se charge de la gestion des diverses relances.

Cette solution se révèle surtout avantageuse pour les grosses structures traitant un volume important de factures (et donc d’impayés), lorsque les tentatives de recouvrement à l’amiable ont échoué ou si la somme due est conséquente.

Enfin, le simple fait de passer par une société externe intimide le client, car cet acte prouve votre détermination.

Les logiciels aidant au recouvrement d’impayés

Si vous faites le choix de vous passer des services d’une société de recouvrement, c’est à votre entreprise que revient le travail d’assurer le suivi et l’envoi des relances précédemment évoqués.

Notre conseil ? Déchargez-vous des tâches chronophages en utilisant un logiciel dédié. Mais lequel choisir ?

  • Axonaut Facturation accompagne les PME :
    • suivi des factures tout au long de la procédure,
    • notification en cas de facture impayée après échéance,
    • automatisation des relances, jusqu’à la lettre recommandée de mise en demeure.

  • Evoliz se présente comme un outil ultra simplifié pour la relance des impayés :
    • création de mails de relance en quelques clics grâce à des modèles prédéfinis et personnalisables,
    • envoi des lettres de relance au format papier directement depuis l’interface, y compris en recommandé avec accusé de réception.

  • INFast aide les petites entreprises à prévenir les factures impayées dans un outil simple :
    • automatisation et simplification de la relance de factures,
    • paiement en ligne des factures pour vos clients : le processus simplifié réduit les impayés,
    • assistance pour faire une relance amiable, ou conseils pour poursuivre une procédure de recouvrement.

  • QuickBooks Facturation offre un tableau de bord visuel et pratique pour faciliter le suivi de votre facturation :
    • suivi des paiements de vos clients en temps réel,
    • envoi d’alertes dès qu’une facture n’est pas payée à la date d’échéance,
    • relance en un clic depuis l’outil.

  • Silex simplifie la gestion de la comptabilité, et donc des impayés, des entrepreneurs, des free-lance et des TPE :
    • visibilité accrue sur vos impayés,
    • automatisation du processus de relance de vos factures,
    • paramétrage d’alertes (délais de réception et nombre de notifications) pour un traitement au cas par cas.

  • Sinao mise sur une ergonomie simple pour satisfaire les micro-entrepreneurs et TPE :
    • processus de relance automatique,
    • suivi des paiements simple,
    • un tableau de bord pour une meilleure gestion.

Relance client : l’anticiper, c’est l’éviter

Finalement, pour éviter ce type de situation, il est possible d’adopter des précautions simples, qui peuvent contribuer à déployer moins d’efforts par la suite.

Quelques conseils en ce sens :

  • renseignez-vous sur votre clientèle : soyez sélectif et faites une croix sur les clients à risques. Pour les identifier, renseignez-vous sur leur profil juridique, leur santé financière et leur solvabilité avant d’entamer toute relation commerciale ;
     
  • demandez des acomptes : réfléchissez à la possibilité de mettre en place un système de paiement avec acompte. En cas de défaillance de votre client, cet acompte encaissé limitera les dégâts et couvrira en partie les frais enclenchés par la livraison de service ou de produits ;
     
  • mettez en place un système de suivi de votre facturation : le plus tôt possible, choisissez un dispositif fiable qui vous permette d’établir des factures professionnelles soignées, de suivre rigoureusement les échéances des factures et d’automatiser certaines tâches administratives et vos relances.

Et vous, comment procédez-vous pour vos relances ?
 

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.