Relancez vos factures facilement avec nos modèles de lettres !

Toute entreprise est susceptible d’être un jour confrontée à la relance de facture.

Plusieurs motifs sont à l’origine des factures impayées, complication récurrente pour l’entreprise :

• simple retard de paiement dû à une difficulté temporaire,
• oubli,
• contestation,
• cessation d’activité du client,
• chèque sans provision, etc.

Mais la fréquence du problème n’enlève rien aux conséquences des retards de paiement. Ceci est particulièrement vrai pour les petites structures, de type microentreprises, TPE et PME, qui ne disposent pas toujours des ressources financières suffisantes.

C’est pourquoi nous vous proposons plusieurs modèles de lettres de relance, de la plus courtoise à l’ouverture d’un contentieux, ainsi que quelques pistes supplémentaires au cas où votre procédure de recouvrement à l’amiable échoue.

Vous disposez de plusieurs méthodes de relance, à adapter suivant le montant de la somme à payer, votre relation avec le client et le dépassement du délai de paiement :

• la relance téléphonique,
• la relance par email,
• l’envoi d’une première relance pour facture impayée,
• l’envoi d’un deuxième rappel,
• l’envoi d’une mise en demeure.

Tous ces procédés s’inscrivent dans une démarche de recouvrement à l’amiable de vos factures, intervenant généralement avant toute procédure judiciaire.

☝️ La lettre ou le mail de relance n’est pas obligatoire ; il est tout à fait possible de recourir directement à l’envoi de la mise en demeure. Toutefois, nous vous recommandons de ne pas brûler les étapes, car la lettre de relance :

• reste un bon moyen de connaître les causes de l’impayé. Après tout, il peut s’agir d’un simple oubli ;
• apparaît plus « courtoise » aux yeux du client, et contribue donc à maintenir de bonnes relations commerciales.

Une lettre de relance de facture ne revêt pas de caractère obligatoire. Mais pour être efficace, elle doit contenir un maximum d’informations :

• votre nom et votre adresse, en tant que créancier,
• le nom et l’adresse de votre client,
• les références de la facture à régler,
• le montant de la facture,
• les pénalités de retard,
• les frais de recouvrement,
• le délai de paiement initial,
• le délai de paiement suite à la démarche de recouvrement,
• l’historique des relances précédentes.

Dans le cadre de la première lettre de relance, rappelez simplement au client les informations relatives à l’impayé :

• la facture concernée,
• la somme due,
• les éventuelles indemnités de retard.

Courtois, ce courrier ne fait pas encore mention des risques judiciaires encourus. Par ailleurs, nous vous recommandons d’y joindre une copie de la facture en question, au cas où votre destinataire l’aurait égarée.

Modèle de lettre :

💡 Cette première relance peut tout à fait être effectuée par mail. Si vous optez pour ce canal, il vous suffit :

• d’adapter le modèle ci-dessus ;
• de préciser dans l’objet que votre courriel concerne une facture impayée ;
• de joindre une copie de ladite facture en pièce jointe.

Celle-ci intervient dans le cas où vous n’avez pas recouvré vos créances suite à la 1re relance, généralement 15 jours après l’envoi du premier courrier ou du premier mail.

Cette fois-ci, il convient d’adopter un ton plus ferme et d’évoquer les éventuelles conséquences judiciaires à venir en cas de non-paiement.

Modèle de lettre :

💡 Il est d’usage de transmettre cette deuxième lettre par courrier recommandé avec accusé de réception. Vous témoignez ainsi de l’affermissement de votre posture.

Enfin, si votre facture demeure impayée, la dernière étape avant toute procédure de recouvrement judiciaire consiste à envoyer une lettre de mise en demeure.

Si celle-ci ne permet pas de procéder à une saisie, les éventuels intérêts et pénalités de retard commencent à courir à la date de sa réception par le client.

Mais attention, la validité de la mise en demeure implique d’y faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires :

• les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur,
• la date d’envoi,
• la mention « mise en demeure » dans l’en-tête de lettre,
• la nature de l’obligation du débiteur,
• le délai accordé pour procéder au règlement des factures,
• les conséquences en cas de non-paiement : il s’agit généralement du lancement d’une procédure judiciaire,
• la signature de l’expéditeur.

Modèle de lettre :

💡 Ici, il aussi convient d’effectuer l’envoi par courrier recommandé avec accusé de réception.

Retrouvez nos trois modèles de lettre à télécharger puis à compléter avec vos propres informations.

Cette procédure simplifiée est applicable si la dette est inférieure ou égale à 5 000 €, et d’origine contractuelle.

Dans ce cas de figure, le créancier fait appel à un huissier de justice, qui délivre alors un titre exécutoire afin de régler la situation sans que la saisie du tribunal soit nécessaire.

Toutefois, si le débiteur n’accepte pas la procédure, ou s’il n’agit pas dans les délais impartis, l’entreprise peut alors envisager le recouvrement judiciaire.

Il existe deux recours principaux pour opérer un recouvrement judiciaire :

Rapide et peu coûteuse, cette procédure ne requiert pas la comparution du débiteur devant le tribunal. Il suffit à l’entreprise de déposer une requête, par voie électronique ou postale, auprès du tribunal compétent. Si celui-ci la juge valable, il émettra alors une ordonnance d’injonction de payer à transmettre au débiteur.

Plus longue et onéreuse, la procédure d’assignation au paiement permet notamment d’obtenir un titre exécutoire afin de procéder au recouvrement forcé de la créance. Par ailleurs, cette démarche implique une comparution du débiteur devant le tribunal.

Toute procédure de recouvrement à l’amiable peut s’effectuer par l’entremise d’une société de recouvrement. Cette dernière sert d’intermédiaire entre le client débiteur et l’entreprise, et se charge de la gestion des diverses relances.

Cette solution se révèle surtout avantageuse pour les grosses structures traitant un volume important de factures (et donc d’impayés), lorsque les tentatives de recouvrement à l’amiable ont échoué ou si la somme due est conséquente.

Enfin, le simple fait de passer par une société externe intimide le client, car cet acte prouve votre détermination.

Si vous faites le choix de vous passer des services d’une société de recouvrement, c’est à votre entreprise que revient le travail d’assurer le suivi et l’envoi des relances précédemment évoqués.

Notre conseil ? Déchargez-vous des tâches chronophages en utilisant un logiciel dédié. Mais lequel choisir ?

• Axonaut accompagne les PME :
• suivi des factures tout au long de la procédure,
• notification en cas de facture impayée après échéance,
• automatisation des relances, jusqu’à la lettre recommandée de mise en demeure.
  
  

• Evoliz se présente comme un outil ultra simplifié pour la relance des impayés :
• création de mails de relance en quelques clics grâce à des modèles prédéfinis et personnalisables,
• envoi des lettres de relance au format papier directement depuis l��interface, y compris en recommandé avec accusé de réception.
  
  

• INFast aide les petites entreprises à prévenir les factures impayées dans un outil simple :
• automatisation et simplification de la relance de factures,
• paiement en ligne des factures pour vos clients : le processus simplifié réduit les impayés,
• assistance pour faire une relance amiable, ou conseils pour poursuivre une procédure de recouvrement.
  
  

• Silex simplifie la gestion de la comptabilité, et donc des impayés, des entrepreneurs, des freelances et des TPE :
• visibilité accrue sur vos impayés,
• automatisation du processus de relance de vos factures,
• paramétrage d’alertes (délais de réception et nombre de notifications) pour un traitement au cas par cas.
  
  

• Sinao mise sur une ergonomie simple pour satisfaire les micro-entrepreneurs et TPE :
• processus de relance automatique,
• suivi des paiements simple,
• un tableau de bord pour une meilleure gestion.

Finalement, pour éviter ce type de situation, il est possible d’adopter des précautions simples, qui peuvent contribuer à déployer moins d’efforts par la suite. 

Quelques conseils en ce sens :

• renseignez-vous sur votre clientèle : soyez sélectif et faites une croix sur les clients à risques. Pour les identifier, renseignez-vous sur leur profil juridique, leur santé financière et leur solvabilité avant d’entamer toute relation commerciale ;

• demandez des acomptes : réfléchissez à la possibilité de mettre en place un système de paiement avec acompte. En cas de défaillance de votre client, cet acompte encaissé limitera les dégâts et couvrira en partie les frais enclenchés par la livraison de service ou de produits ;

• mettez en place un système de suivi de votre facturation : le plus tôt possible, choisissez un dispositif fiable qui vous permette d’établir des factures professionnelles soignées, de suivre rigoureusement les échéances des factures et d’automatiser certaines tâches administratives et vos relances.

Et vous, comment procédez-vous pour vos relances ?