Optimiser votre Relance Facture : Procédure + Modèles à télécharger

Relance de facture : méthode à suivre et modèles de lettres de relance

Relance de facture : méthode à suivre et modèles de lettres de relance

Toute entreprise est susceptible d’être un jour confrontée à la relance de facture.

Mais si les factures impayées font malheureusement partie du quotidien, il s’agit parfois d’un simple oubli ou d’une difficulté de paiement temporaire du client débiteur.

C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir, en premier lieu, à un recouvrement à l’amiable de vos créances. Cette procédure, composée de relances par téléphone ou par courrier écrit et/ou électronique, constitue l’étape préalable au recours en justice. Et un prérequis pour conserver de bonnes relations avec vos clients !

Adoptez la bonne méthode pour réagir efficacement face aux retards de paiement grâce aux conseils délivrés dans cet article.

Bonus : retrouvez également des modèles de lettres rédigés pour vous accompagner dans votre procédure.

Sommaire

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Relance de facture impayée : pourquoi c’est important

Plusieurs motifs sont à l’origine des factures impayées, complication récurrente pour l’entreprise :

  • simple retard de paiement dû à une difficulté temporaire,
  • oubli,
  • contestation,
  • cessation d’activité du client,
  • chèque sans provision, etc.

Mais la fréquence du problème n’enlève rien aux conséquences des retards de paiement. Ceci est particulièrement vrai pour les petites structures, de type microentreprises, TPE et PME, qui ne disposent pas toujours des ressources financières suffisantes. Une créance impayée impacte davantage leur trésorerie, car un déséquilibre peut facilement se créer entre les rentrées d’argent et les charges à assumer.

4 entreprises sur 10 assurent que leur activité a déjà été mise en péril à cause des délais de paiement pratiqués. Et 22 % des entreprises déplorent un pourcentage d’impayés de plus de 5 % du chiffre d’affaires.

Source : chefdentreprise.com

C’est pourquoi les impayés restent une menace à ne pas prendre à la légère. Fort heureusement, il vous est possible de vous en prémunir un minimum.

Comment réclamer une facture impayée ?

Étape 1 : relance téléphonique

Nous vous conseillons de relancer votre client aussitôt que la facture est arrivée à échéance. Il n’existe pas de règle stricte quant au moyen de communication à privilégier, et certains useront dès le départ du courrier écrit.

Néanmoins, la relance par téléphone présente un avantage : grâce au contact direct, vous « prenez la température » afin de mieux préparer la suite de la procédure, et jugez plus facilement de la sincérité du client. N’oubliez pas qu’une facture impayée relève parfois de l’oubli et qu’un simple rappel s’avère suffisant.

Dans tous les cas, veillez à employer un ton à la fois ferme et courtois. Vous préservez ainsi au mieux vos relations commerciales.

Et bien sûr, évitez toute agressivité, intimidation, chantage et harcèlement, répréhensibles par la loi.

Les appels téléphoniques malveillants réitérés, les envois réitérés de messages malveillants émis par la voie des communications électroniques ou les agressions sonores en vue de troubler la tranquillité d’autrui sont punis d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende.

Article 222-16 du Code pénal
 

relance facture : relance téléphonique

© Dean Drobot

Étape 2 : relance par email

L’envoi d’un email peut être une approche perçue comme moins brusque et plus diplomate que la lettre recommandée directement, celle-ci étant surtout de nature informative, et peut se substituer ou s’ajouter à la relance téléphonique.

Avec un email, vous rappelez l’échéance dépassée du paiement plus rapidement qu’une lettre, et sans le coût de l’envoi postal. Ce moyen de communication se révèle à la fois pratique et approprié, car il peut intervenir suffisamment tôt pour résoudre un problème de facture impayée dans les meilleurs délais et conditions.

L’usage du mail a aussi l’avantage d’être une première trace écrite de la demande. En cas d’intervention de la justice, la copie d’un mail possède une valeur juridique. Cependant, la lettre de relance conserve son caractère obligatoire si votre débiteur ne se manifeste pas.

Étape 3 : envoi d’une lettre de relance facture impayée - 1ère relance

Vient ensuite l’étape de la première relance de facture écrite. Elle ne constitue nullement une obligation légale ; vous avez parfaitement la possibilité d’envoyer directement une lettre de mise en demeure.

Toutefois, il est de coutume de relancer d’abord le client par ce courrier qui, à l’instar de l’appel téléphonique, sert en premier lieu de « piqûre de rappel ».

C’est pourquoi cette première lettre doit être informative, et ne pas mentionner les risques judiciaires encourus. Rappelez simplement les faits, c’est-à-dire la nature de la facture, ainsi que la somme due et les indemnités de retard, le cas échéant.

☝️ Pensez à joindre des copies des factures impayées à votre relance. Votre débiteur fait peut-être preuve d’un manque de rigueur dans sa propre gestion de la facturation.

Étape 4 : envoi d’une lettre de relance facture impayée - 2ème relance

Malgré votre première relance, le client n’a toujours pas recouvré ses créances ? Après un délai à votre convenance (d’une quinzaine de jours en règle générale), l’usage veut qu’une seconde lettre de relance soit envoyée avant mise en demeure du client.

Cet écrit implique, en revanche, un ton plus ferme que le précédent : si le corps de la lettre reprend les mêmes idées, mentionnez votre regret quant au non-règlement de la facture, voire les éventuels recours en justice envisagés.

Enfin, nous vous invitons à envoyer cette seconde lettre par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce changement de forme signifie au client le durcissement de votre posture.

Étape 5 : envoi d’une lettre de mise en demeure

Vous n’avez toujours pas reçu votre paiement ?

Il est temps de signaler au client sa mise en demeure, par l’intermédiaire d’une troisième lettre de relance envoyée par vous-même, ou par un huissier de justice.

ℹ️ Qu’est-ce qu’une lettre de mise en demeure ?

La mise en demeure doit surtout être perçue comme une étape préliminaire à toute action en justice. Si elle ne permet pas de procéder à une saisie, elle met toutefois le client débiteur face à ses responsabilités quant à la menace de recours judiciaires. De plus, elle constitue une condition préalable à la demande d’intérêts moratoires ou d’intérêts de retard par le créancier.

C’est pourquoi la validité de la mise en demeure implique un certain nombre de mentions obligatoires :

  • les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur,
  • la date d’envoi,
  • la mention « mise en demeure » dans l’en-tête de lettre,
  • la nature de l’obligation du débiteur,
  • le délai accordé pour procéder au règlement des factures,
  • les conséquences en cas de non-paiement : il s’agit généralement du lancement d’une procédure judiciaire,
  • la signature de l’expéditeur.

💡 Enfin, sachez que si une simple lettre suffit, un courrier recommandé avec accusé de réception est à privilégier pour des raisons de preuves.

Lettre de relance facture : 3 modèles à télécharger

Facilitez vos démarches de relance de facture grâce à nos trois modèles de lettre à télécharger :

  • 1re relance de facture impayée,
  • 2e relance de facture impayée,
  • mise en demeure.

Comment relancer une facture : les autres recours

Malheureusement, il arrive que le recouvrement à l’amiable ne suffise pas à obtenir le règlement des impayés, et vous devrez sans doute avoir recours à une procédure de recouvrement judiciaire.

Pour votre demande de règlement de facture impayée, notez les recours supplémentaires suivants :

La procédure d’injonction de payer

Rapide et peu coûteuse, privilégiez-la pour la suite. Intervenant après la lettre de mise en demeure, elle ne nécessite pas la comparution du débiteur. Cette procédure peut donner lieu à une ordonnance d’injonction de payer, émise par un juge.

La procédure d’assignation au paiement

Au contraire de la précédente, celle-ci implique la comparution du débiteur. L’objectif est d’obtenir une condamnation de ce dernier. Elle peut également entraîner l’obtention d’un titre exécutoire, par lequel vous recourez au recouvrement forcé de la créance, c’est-à-dire une saisie sur les biens du débiteur.

L’intervention de l’huissier de justice

Vous pouvez, enfin, vous tourner vers un huissier de justice, qui va trouver des solutions pour obliger votre client à vous payer ou obtenir la somme à recouvrer par d’autres moyens (saisie sur compte bancaire, saisie de bien, etc.).

Si les sommes en question ne dépassent pas 4 000 €, l’huissier peut également engager une procédure simplifiée en contactant le client par lettre recommandée avec avis de réception. S’il accepte, un accord pourra être établi avec votre client sur le montant et les modalités de paiement. S’il ne répond pas dans le délai d’un mois après réception du recommandé, vous devrez saisir le juge.

Dans tous les cas, réagissez rapidement et de manière organisée, pour éviter trop d’impacts négatifs sur votre trésorerie.

Comment accélérer votre procédure de relance de facture ?

Les sociétés de recouvrement

Toute procédure de recouvrement à l’amiable peut s’effectuer par l’entremise d’une société de recouvrement. Cette dernière sert d’intermédiaire entre le client débiteur et l’entreprise, et se charge de la gestion des diverses relances.

Cette solution se révèle surtout avantageuse pour les grosses structures traitant un volume important de factures (et donc d’impayés), lorsque les tentatives de recouvrement à l’amiable ont échoué ou si la somme due est conséquente.

Enfin, le simple fait de passer par une société externe intimide le client, car cet acte prouve votre détermination.

Les logiciels aidant au recouvrement d’impayés

Si vous faites le choix de vous passer des services d’une société de recouvrement, c’est à votre entreprise que revient le travail d’assurer le suivi et l’envoi des relances précédemment évoqués.

Notre conseil ? Déchargez-vous des tâches chronophages en utilisant un logiciel dédié.

Mais lequel choisir ?

Axonaut Facturation

Le logiciel Axonaut Facturation accompagne les PME pour le suivi de leurs factures tout au long de la procédure.

Interface de création de modèles de relance Axonaut Facturation :

relance facture : visuel axonaut faturation© Axonaut

En effet, l’outil vous informe lorsqu’une facture reste impayée après échéance grâce à un système de notifications.

Il ne vous reste alors qu’à organiser et automatiser simplement vos relances depuis le logiciel, qui permet même de gérer la lettre recommandée de mise en demeure.

Evoliz

La solution Evoliz se présente comme un outil ultra simplifié pour le suivi de vos factures et la relance des impayés. Vous pouvez créer des mails de relance en quelques clics grâce à des modèles prédéfinis et les personnaliser en fonction du client et de l’historique de vos échanges.

Personnalisation des mails de relance dans Evoliz :

relance-facture_Evoliz

© Evoliz

Pratique pour vos lettres de relances, vous pouvez les envoyer au format papier directement depuis l’interface, et même choisir un recommandé avec accusé de réception !

QuickBooks Facturation

Le logiciel QuickBooks Facturation contient toutes les fonctionnalités attendues pour faciliter le suivi de votre facturation, à l’aide d’un tableau de bord visuel et pratique.

Interface du tableau de bord de gestion QuickBooks, avec le suivi des factures clients :

relance-facture_Quickbooks-Facturation

© QuickBooks Facturation

Il comprend notamment le suivi des paiements de vos clients en temps réel, et envoie des alertes dès qu’une facture n’est pas payée à la date d’échéance. Vous pouvez relancer vos clients en un clic, directement depuis l’outil.

Silex

Solution connectée à votre compte en banque, Silex simplifie la gestion de la comptabilité, et donc des impayés, des entrepreneurs, des freelances et des TPE.

Interface de paramétrage des alertes pour impayés de Silex :

relance facture : visuel Silex

© Silex

En effet, Silex offre une visibilité accrue sur vos impayés et automatise le processus de relance de vos factures.

De plus, le logiciel permet de paramétrer vos alertes (délais de réception et nombre de notifications) si vous préférez un traitement au cas par cas.

Sinao

Sinao, logiciel pour micro-entrepreneurs et TPE, est apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son ergonomie.

Tableau de bord de suivi des paiements et dépenses Sinao :

relance facture : visuel Sinao

© Sinao

La gestion des relances des impayés est optimisée grâce à l’automatisation du processus, et le suivi des paiements facilité au moyen d’un tableau de bord clair.

Relance client : l’anticiper, c’est l’éviter

Finalement, pour éviter ce type de situation, il est possible d’adopter des précautions simples, qui peuvent contribuer à déployer moins d’efforts par la suite.

Quelques conseils en ce sens :

  • renseignez-vous sur votre clientèle : soyez sélectif et faites une croix sur les clients à risques. Pour les identifier, renseignez-vous sur leur profil juridique, leur santé financière et leur solvabilité avant d’entamer toute relation commerciale ;
     
  • demandez des acomptes : réfléchissez à la possibilité de mettre en place un système de paiement avec acompte. En cas de défaillance de votre client, cet acompte encaissé limitera les dégâts et couvrira en partie les frais enclenchés par la livraison de service ou de produits ;
     
  • mettez en place un système de suivi de votre facturation : le plus tôt possible, choisissez un dispositif fiable qui vous permette d’établir des factures professionnelles soignées, de suivre rigoureusement les échéances des factures et d’automatiser certaines tâches administratives et vos relances.

Et vous, comment procédez-vous pour relancer vos factures impayées ?
 

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.

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