Relancez vos factures facilement avec nos modèles de lettres !

Par Jennifer Montérémal
Mis à jour le 17 mai 2021, publié initialement en janvier 2021
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Toute entreprise est susceptible d’être un jour confrontée à la relance de facture.

Plusieurs motifs sont à l’origine des factures impayées, complication récurrente pour l’entreprise :

  • simple retard de paiement dû à une difficulté temporaire,
  • oubli,
  • contestation,
  • cessation d’activité du client,
  • chèque sans provision, etc.

Mais la fréquence du problème n’enlève rien aux conséquences des retards de paiement. Ceci est particulièrement vrai pour les petites structures, de type microentreprises, TPE et PME, qui ne disposent pas toujours des ressources financières suffisantes.

C’est pourquoi nous vous proposons plusieurs modèles de lettres de relance, de la plus courtoise à l’ouverture d’un contentieux, ainsi que quelques pistes supplémentaires au cas où votre procédure de recouvrement à l’amiable échoue.

Comment relancer une facture impayée ?

Vous disposez de plusieurs méthodes de relance, à adapter suivant le montant de la somme à payer, votre relation avec le client et le dépassement du délai de paiement :

  • la relance téléphonique,
  • la relance par email,
  • l’envoi d’une première relance pour facture impayée,
  • l’envoi d’un deuxième rappel,
  • l’envoi d’une mise en demeure.

Tous ces procédés s’inscrivent dans une démarche de recouvrement à l’amiable de vos factures, intervenant généralement avant toute procédure judiciaire.

☝️ La lettre ou le mail de relance n’est pas obligatoire ; il est tout à fait possible de recourir directement à l’envoi de la mise en demeure. Toutefois, nous vous recommandons de ne pas brûler les étapes, car la lettre de relance :

  • reste un bon moyen de connaître les causes de l’impayé. Après tout, il peut s’agir d’un simple oubli ;
  • apparaît plus « courtoise » aux yeux du client, et contribue donc à maintenir de bonnes relations commerciales.

Modèles de lettres ou de mail de relance facture

Comment rédiger une lettre de relance ?

Une lettre de relance de facture ne revêt pas de caractère obligatoire. Mais pour être efficace, elle doit contenir un maximum d’informations :

  • votre nom et votre adresse, en tant que créancier,
  • le nom et l’adresse de votre client,
  • les références de la facture à régler,
  • le montant de la facture,
  • les pénalités de retard,
  • les frais de recouvrement,
  • le délai de paiement initial,
  • le délai de paiement suite à la démarche de recouvrement,
  • l’historique des relances précédentes.

Modèle de lettre pour une 1re relance de facture impayée

Dans le cadre de la première lettre de relance, rappelez simplement au client les informations relatives à l’impayé :

  • la facture concernée,
  • la somme due,
  • les éventuelles indemnités de retard.

Courtois, ce courrier ne fait pas encore mention des risques judiciaires encourus. Par ailleurs, nous vous recommandons d’y joindre une copie de la facture en question, au cas où votre destinataire l’aurait égarée.

Modèle de lettre :

[vos coordonnées]

[les coordonnées de votre client]

[votre ville + date]

OBJET : Première relance d’impayé - facture n° [numéro de la facture]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture] pour un montant de [montant de la facture], est arrivée à échéance. Or, nous sommes toujours en attente de votre paiement.

C’est pourquoi nous vous saurions gré de bien vouloir solder votre facture dans les meilleurs délais.

Si toutefois votre règlement avait été adressé avant réception de cette lettre, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

Vous remerciant de faire le nécessaire, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[votre signature]

💡 Cette première relance peut tout à fait être effectuée par mail. Si vous optez pour ce canal, il vous suffit :

  • d’adapter le modèle ci-dessus ;
  • de préciser dans l’objet que votre courriel concerne une facture impayée ;
  • de joindre une copie de ladite facture en pièce jointe.

Modèle de lettre pour une 2e relance de facture impayée

Celle-ci intervient dans le cas où vous n’avez pas recouvré vos créances suite à la 1re relance, généralement 15 jours après l’envoi du premier courrier ou du premier mail.

Cette fois-ci, il convient d’adopter un ton plus ferme et d’évoquer les éventuelles conséquences judiciaires à venir en cas de non-paiement.

Modèle de lettre :

[vos coordonnées]

[les coordonnées de votre client]

[votre ville + date]

OBJET : Deuxième relance d’impayé - facture n° [numéro de la facture]

Madame, Monsieur,

Nous avons le regret de constater que malgré notre dernière relance, la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture] pour un montant de [montant de la facture], reste impayée.

C’est pourquoi nous vous prions de régulariser la situation sous huitaine. Dans le cas contraire, nous serons malheureusement contraints de transmettre votre dossier à notre service juridique.

Si toutefois votre règlement avait été adressé avant réception de cette lettre, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

Dans l’attente de votre paiement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[votre signature]

💡 Il est d’usage de transmettre cette deuxième lettre par courrier recommandé avec accusé de réception. Vous témoignez ainsi de l’affermissement de votre posture.

Modèle de lettre de mise en demeure

Enfin, si votre facture demeure impayée, la dernière étape avant toute procédure de recouvrement judiciaire consiste à envoyer une lettre de mise en demeure.

Si celle-ci ne permet pas de procéder à une saisie, les éventuels intérêts et pénalités de retard commencent à courir à la date de sa réception par le client.

Mais attention, la validité de la mise en demeure implique d’y faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires :

  • les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur,
  • la date d’envoi,
  • la mention « mise en demeure » dans l’en-tête de lettre,
  • la nature de l’obligation du débiteur,
  • le délai accordé pour procéder au règlement des factures,
  • les conséquences en cas de non-paiement : il s’agit généralement du lancement d’une procédure judiciaire,
  • la signature de l’expéditeur.

Modèle de lettre :

[vos coordonnées]

[les coordonnées de votre client]

[votre ville + date]

OBJET : Mise en demeure

Madame, Monsieur,

Malgré plusieurs relances, nous avons le regret de constater que la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture] pour un montant de [montant de la facture], reste à ce jour impayée.

Par conséquent nous vous mettons en demeure, par la présente, de régler votre facture sous quinze jours à compter de la date de cette lettre, soit avant le [date de la lettre + 16 jours].

À défaut d’exécution, vous nous verrez dans l’obligation de recourir à la voie judiciaire afin de faire valoir nos droits. Nous attirons également votre attention sur le fait que ce courrier constitue une condition préalable à la demande d’intérêts de retard de paiement.

Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[votre signature]

💡 Ici, il aussi convient d’effectuer l’envoi par courrier recommandé avec accusé de réception.

Tous les modèles de lettre à télécharger

Retrouvez nos trois modèles de lettre à télécharger puis à compléter avec vos propres informations.

Que faire si la relance de facture impayée a échoué ?

La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances

Cette procédure simplifiée est applicable si la dette est inférieure ou égale à 5 000 €, et d’origine contractuelle.

Dans ce cas de figure, le créancier fait appel à un huissier de justice, qui délivre alors un titre exécutoire afin de régler la situation sans que la saisie du tribunal soit nécessaire.

Toutefois, si le débiteur n’accepte pas la procédure, ou s’il n’agit pas dans les délais impartis, l’entreprise peut alors envisager le recouvrement judiciaire.

Le recouvrement judiciaire

Il existe deux recours principaux pour opérer un recouvrement judiciaire :

La procédure d’injonction de payer

Rapide et peu coûteuse, cette procédure ne requiert pas la comparution du débiteur devant le tribunal. Il suffit à l’entreprise de déposer une requête, par voie électronique ou postale, auprès du tribunal compétent. Si celui-ci la juge valable, il émettra alors une ordonnance d’injonction de payer à transmettre au débiteur.

La procédure d’assignation au paiement

Plus longue et onéreuse, la procédure d’assignation au paiement permet notamment d’obtenir un titre exécutoire afin de procéder au recouvrement forcé de la créance. Par ailleurs, cette démarche implique une comparution du débiteur devant le tribunal.

Comment faciliter vos relances de facture ?

Les sociétés de recouvrement

Toute procédure de recouvrement à l’amiable peut s’effectuer par l’entremise d’une société de recouvrement. Cette dernière sert d’intermédiaire entre le client débiteur et l’entreprise, et se charge de la gestion des diverses relances.

Cette solution se révèle surtout avantageuse pour les grosses structures traitant un volume important de factures (et donc d’impayés), lorsque les tentatives de recouvrement à l’amiable ont échoué ou si la somme due est conséquente.

Enfin, le simple fait de passer par une société externe intimide le client, car cet acte prouve votre détermination.

Les logiciels aidant au recouvrement d’impayés

Si vous faites le choix de vous passer des services d’une société de recouvrement, c’est à votre entreprise que revient le travail d’assurer le suivi et l’envoi des relances précédemment évoqués.

Notre conseil ? Déchargez-vous des tâches chronophages en utilisant un logiciel dédié. Mais lequel choisir ?

  • Axonaut Facturation accompagne les PME :
    • suivi des factures tout au long de la procédure,
    • notification en cas de facture impayée après échéance,
    • automatisation des relances, jusqu’à la lettre recommandée de mise en demeure.

  • Evoliz se présente comme un outil ultra simplifié pour la relance des impayés :
    • création de mails de relance en quelques clics grâce à des modèles prédéfinis et personnalisables,
    • envoi des lettres de relance au format papier directement depuis l’interface, y compris en recommandé avec accusé de réception.

  • INFast aide les petites entreprises à prévenir les factures impayées dans un outil simple :
    • automatisation et simplification de la relance de factures,
    • paiement en ligne des factures pour vos clients : le processus simplifié réduit les impayés,
    • assistance pour faire une relance amiable, ou conseils pour poursuivre une procédure de recouvrement.

  • QuickBooks Facturation offre un tableau de bord visuel et pratique pour faciliter le suivi de votre facturation :
    • suivi des paiements de vos clients en temps réel,
    • envoi d’alertes dès qu’une facture n’est pas payée à la date d’échéance,
    • relance en un clic depuis l’outil.

  • Silex simplifie la gestion de la comptabilité, et donc des impayés, des entrepreneurs, des freelances et des TPE :
    • visibilité accrue sur vos impayés,
    • automatisation du processus de relance de vos factures,
    • paramétrage d’alertes (délais de réception et nombre de notifications) pour un traitement au cas par cas.

  • Sinao mise sur une ergonomie simple pour satisfaire les micro-entrepreneurs et TPE :
    • processus de relance automatique,
    • suivi des paiements simple,
    • un tableau de bord pour une meilleure gestion.

Relance client : l’anticiper, c’est l’éviter

Finalement, pour éviter ce type de situation, il est possible d’adopter des précautions simples, qui peuvent contribuer à déployer moins d’efforts par la suite. 

Quelques conseils en ce sens :

  • renseignez-vous sur votre clientèle : soyez sélectif et faites une croix sur les clients à risques. Pour les identifier, renseignez-vous sur leur profil juridique, leur santé financière et leur solvabilité avant d’entamer toute relation commerciale ;
  • demandez des acomptes : réfléchissez à la possibilité de mettre en place un système de paiement avec acompte. En cas de défaillance de votre client, cet acompte encaissé limitera les dégâts et couvrira en partie les frais enclenchés par la livraison de service ou de produits ;
  • mettez en place un système de suivi de votre facturation : le plus tôt possible, choisissez un dispositif fiable qui vous permette d’établir des factures professionnelles soignées, de suivre rigoureusement les échéances des factures et d’automatiser certaines tâches administratives et vos relances.

Et vous, comment procédez-vous pour vos relances ?

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