Relance de facture : méthode à suivre et modèles de lettres de relance

Relance de facture : méthode à suivre et modèles de lettres de relance

Toute entreprise est un jour confrontée à la relance de facture.

Mais si les factures impayées font malheureusement partie du quotidien, il s’agit parfois d’un simple oubli ou d’une difficulté de paiement temporaire du client débiteur.

C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir, en premier lieu, à un recouvrement à l’amiable de vos créances. Cette procédure, composée de relances par téléphone ou par courrier écrit et/ou électronique, constitue l’étape préalable au recours en justice. Et un prérequis pour conserver de bonnes relations avec vos clients !

Adoptez la bonne méthode pour réagir efficacement face aux retards de paiement grâce aux conseils délivrés dans cet article.

Bonus : retrouvez également des modèles de lettres rédigés pour vous accompagner dans votre procédure.

Sommaire

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Facture impayée : un problème à ne pas prendre à la légère

Plusieurs motifs sont à l’origine des factures impayées, complication récurrente pour l’entreprise :

  • simple retard de paiement dû à une difficulté temporaire,
  • oubli,
  • contestation,
  • cessation d’activité du client,
  • chèque sans provision, etc.

Mais la fréquence du problème n’enlève rien aux conséquences des retards de paiement. Ceci est particulièrement vrai pour les petites structures, de type micro-entreprises, TPE et PME, qui ne disposent pas toujours des ressources financières suffisantes. Une créance impayée impacte davantage leur trésorerie, car un déséquilibre peut facilement se créer entre les rentrées d’argent et les charges à assumer.

4 entreprises sur 10 assurent que leur activité a déjà été mise en péril à cause des délais de paiement pratiqués. Et 22 % des entreprises déplorent un pourcentage d’impayés de plus de 5 % du chiffre d’affaires.

Source : chefdentreprise.com

C’est pourquoi les impayés restent une menace à ne pas prendre à la légère. Fort heureusement, il vous est possible de vous en prémunir un minimum.

Comment se prémunir des factures impayées ?

Renseignez-vous sur votre clientèle

Pour commencer, soyez sélectif et faites une croix sur les clients à risques. Pour les identifier, renseignez-vous sur leur profil juridique, leur santé financière et leur solvabilité avant d’entamer toute relation commerciale.

Demandez des acomptes

Par ailleurs, réfléchissez à la possibilité de mettre en place un système de paiement avec acompte. En cas de défaillance de votre client, cet acompte encaissé limitera les dégâts et couvrira en partie les frais enclenchés par la livraison de service ou de produits.

Mettez en place un système de relance facture

Pour finir, mettez en place, au plus tôt dans votre entreprise, un système de relance de facture rigoureux.

Nous vous expliquons comment.

Procédure de relance client : les étapes

Étape 1 : Mise en place d’un suivi régulier de vos factures

Même si cela paraît évident, le suivi régulier des factures n’est pas toujours établi, particulièrement au sein des petites entreprises (manque de temps, processus insuffisants, etc.). Pourtant, une gestion rigoureuse contribue à la bonne santé de votre trésorerie.

Par ailleurs, veillez à toujours traiter le problème des impayés rapidement ; vous évitez de la sorte l’enlisement de la situation. Commencez donc à relancer au plus tôt votre client débiteur.

Étape 2 : Relance téléphonique

Nous vous conseillons de relancer votre client aussitôt que la facture est arrivée à échéance. Il n’existe pas de règle stricte quant au moyen de communication à privilégier, et certains useront dès le départ du courrier écrit.

Néanmoins, une première relance par téléphone présente un avantage : grâce au contact direct, vous «prenez la température» afin de mieux préparer la suite de la procédure, et jugez plus facilement de la sincérité du client. N’oubliez pas qu’une facture impayée relève parfois de l’oubli et qu’un simple rappel s’avère suffisant.

Dans tous les cas, veillez à employer un ton à la fois ferme et courtois. Vous préservez ainsi au mieux vos relations commerciales.

Et bien sûr, évitez toute agressivité, intimidation, chantage et harcèlement, répréhensibles par la loi.

Les appels téléphoniques malveillants réitérés, les envois réitérés de messages malveillants émis par la voie des communications électroniques ou les agressions sonores en vue de troubler la tranquillité d’autrui sont punis d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende.

Article 222-16 du Code pénal

relance facture : relance téléphonique

© Dean Drobot

Étape 3 : Envoi d’une 1re lettre de relance facture impayée

Vient ensuite l’étape de la première relance de facture écrite. Elle ne constitue nullement une obligation légale ; vous avez parfaitement la possibilité d’envoyer directement une lettre de mise en demeure.

Toutefois, il est de coutume de relancer d’abord le client par ce courrier qui, à l’instar de l’appel téléphonique, sert en premier lieu de «piqûre de rappel».

C’est pourquoi cette première lettre doit être informative, et ne pas mentionner les risques judiciaires encourus. Rappelez simplement les faits, c’est-à-dire la nature de la facture, ainsi que la somme due et les indemnités de retard, le cas échéant.

💡Notez que vous pouvez également effectuer une première relance de facture impayée par mail. Celle-ci étant surtout de nature informative, ce moyen de communication se révèle à la fois pratique et approprié.

Étape 4 : Envoi d’une 2e lettre de relance facture impayée

Malgré votre première relance, le client n’a toujours pas recouvré ses créances ? Après un délai à votre convenance (d’une quinzaine de jours en règle générale), l’usage veut qu’une seconde lettre de relance soit envoyée avant mise en demeure du client.

Cet écrit implique, en revanche, un ton plus ferme que le précédent : si le corps de la lettre reprend les mêmes idées, mentionnez votre regret quant au non-règlement de la facture, voire les éventuels recours en justice envisagés.

Enfin, nous vous invitons à envoyer cette seconde lettre par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce changement de forme signifie au client le durcissement de votre posture.

Étape 5 : Envoi d’une lettre de mise en demeure

Vous n’avez toujours pas reçu votre paiement ?

Il est temps de signaler au client sa mise en demeure, par l’intermédiaire d’une troisième lettre de relance envoyée par vous-même, ou par un huissier de justice.

Qu’est-ce qu’une lettre de mise en demeure ?

La mise en demeure doit surtout être perçue comme une étape préliminaire à toute action en justice. Si elle ne permet pas de procéder à une saisie, elle met toutefois le client débiteur face à ses responsabilités quant à la menace de recours judiciaires. De plus, elle constitue une condition préalable à la demande d’intérêts moratoires ou d’intérêts de retard par le créancier.

C’est pourquoi la validité de la mise en demeure implique un certain nombre de mentions obligatoires :

  • les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur,
  • la date d’envoi,
  • la mention «mise en demeure» dans l’entête de lettre,
  • la nature de l’obligation du débiteur,
  • le délai accordé pour procéder au règlement des factures,
  • les conséquences en cas de non-paiement : il s’agit généralement du lancement d’une procédure judiciaire,
  • la signature de l’expéditeur.

Enfin, sachez que si une simple lettre suffit, un courrier recommandé avec accusé de réception est à privilégier pour des raisons de preuves.

3 modèles de lettres à télécharger

💡Facilitez vos démarches de relance de facture grâce à nos trois modèles de lettre à télécharger :

  • 1re relance de facture impayée,
  • 2e relance de facture impayée,
  • Mise en demeure.

Comment accélérer votre procédure de relance de facture ?

Si les étapes d’un recouvrement à l’amiable précédemment décrites sont indispensables, elles n’en demeurent pas moins chronophages.

Deux solutions s’offrent à l'entreprise pour accélérer la procédure de relance de facture : les sociétés de recouvrement et les logiciels dédiés.

Les sociétés de recouvrement

Toute procédure de recouvrement à l’amiable peut s’effectuer par l’entremise d’une société de recouvrement. Cette dernière sert d’intermédiaire entre le client débiteur et l’entreprise, et se charge de la gestion des diverses relances.

Cette solution se révèle surtout avantageuse pour les grosses structures traitant un volume important de factures (et donc d’impayés), lorsque les tentatives de recouvrement à l’amiable ont échoué ou si la somme due est conséquente.

Enfin, le simple fait de passer par une société externe intimide le client, car cet acte prouve votre détermination.

Les logiciels aidant au recouvrement d’impayés

Si vous faites le choix de vous passer des services d’une société de recouvrement, c’est à votre entreprise que revient le travail d’assurer le suivi et l’envoi des relances précédemment évoquées. Notre conseil ? Déchargez-vous des tâches chronophages en utilisant un logiciel dédié.

Mais lequel choisir ?

Axonaut Facturation

Le logiciel Axonaut Facturation accompagne les PME pour le suivi de leurs factures tout au long de la procédure.

Interface de création de modèles de relance Axonaut Facturation :

relance facture : visuel axonaut faturation

© Axonaut

En effet, l’outil vous informe lorsqu’une facture reste impayée après échéance grâce à un système de notifications.

Il ne vous reste alors qu’à organiser et automatiser simplement vos relances depuis le logiciel, qui permet même de gérer la lettre recommandée de mise en demeure.

Silex

Solution connectée à votre compte en banque, Silex simplifie la gestion de la comptabilité, et donc des impayés, des entrepreneurs, des freelances et des TPE.

Interface de paramétrage des alertes pour impayés de Silex :

relance facture : visuel Silex

© Silex

En effet, Silex offre une visibilité accrue sur vos impayés et automatise le processus de relance de vos factures.

De plus, le logiciel permet de paramétrer vos alertes (délais de réception et nombre de notifications) si vous préférez un traitement au cas par cas.

Sinao

Sinao, logiciel pour micro-entrepreneurs et TPE, est apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son ergonomie.

Tableau de bord de suivi des paiements et dépenses Sinao :

relance facture : visuel Sinao

© Sinao

La gestion des relances des impayés est optimisée grâce à l'automatisation du processus, et le suivi des paiements facilité au moyen d’un tableau de bord clair.

Après le recouvrement à l’amiable

Nous espérons que grâce à nos conseils, toutes vos factures seront soldées sans problème.

Malheureusement, il arrive que le recouvrement à l’amiable ne suffise pas à obtenir le règlement des impayés.

Pour remédier au problème, notez les recours supplémentaires suivants :

  • la procédure d’injonction de payer : rapide et peu coûteuse, privilégiez-la pour la suite. Intervenant après la lettre de mise en demeure, elle ne nécessite pas la comparution du débiteur. Cette procédure peut donner lieu à une ordonnance d’injonction de payer, émise par un juge.
  • la procédure d’assignation au paiement : au contraire de la précédente, celle-ci implique la comparution du débiteur. L’objectif est d’obtenir une condamnation de ce dernier. Elle peut également entraîner l’obtention d’un titre exécutoire, par lequel vous recourez au recouvrement forcé de la créance, c’est-à-dire une saisie sur les biens du débiteur.

Dans tous les cas, réagissez rapidement et de manière organisée, pour éviter trop d’impacts négatifs sur votre trésorerie.

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.

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