Comment faire un mail de relance de facture, alternative à la lettre ? [Modèle gratuit]

par Jennifer Montérémal, le 25/03/2021
Comment faire un mail de relance de facture, alternative à la lettre ? [Modèle gratuit]

Pourquoi recourir au mail de relance de facture en cas d’impayés ?

Ces derniers font malheureusement partie du quotidien des entreprises. Or, ils engendrent toujours un déséquilibre dans la trésorerie, car si les clients tardent à payer, les charges, elles, ne diminuent pas !

Une question se pose alors pour les organisations soucieuses de préserver de bonnes relations commerciales avec leur clientèle : comment demander poliment le paiement d’une facture ?

C’est là qu’intervient le mail de relance, tant il répond à deux enjeux majeurs : entamer la procédure de recouvrement tout en maintenant au beau fixe la relation client.

Nous allons voir dans cet article les avantages de cette méthode, et mettons à votre disposition un modèle et des conseils pour gérer au mieux votre demande de règlement de facture impayée par mail.

Comment relancer une facture impayée ?

En cas de retard de paiement, il existe différentes phases et méthodes, détaillées dans notre article sur les factures impayées.

Mais il convient généralement d’entamer une démarche à l’amiable, avant mise en demeure et toute procédure de recouvrement judiciaire. Et le mail de relance facture en constitue souvent la première étape (avant même l’envoi d’une lettre), car il regroupe de nombreux avantages.

Les avantages de la relance client par mail

Gain de temps

Le mail de relance doit être envoyé au plus tôt, dès que l’impayé est constaté. En effet, il s’agit parfois d’un simple oubli ou d’une incompréhension de la part du client. Grâce au courriel, vous vous rappelez à son bon souvenir rapidement, avant d’entamer une longue procédure judiciaire.

Et pourquoi pas une lettre de relance alors ? Le mail présente l’avantage d’être instantané : vous n’avez pas besoin d’attendre que la Poste livre le courrier !

💡 Bon à savoir : afin d’accélérer la procédure, certaines entreprises choisissent de doubler ce premier mail avec un appel téléphonique.

Valeur juridique

Le mail, au même titre que la lettre, n’a pas de valeur juridique à proprement parler : ils s’inscrivent tous deux dans une démarche de recouvrement à l’amiable.

Toutefois, un courrier électronique permet de conserver une traçabilité de la nature et des dates des échanges. De ce fait, en cas d’action en justice, il se révèle une preuve précieuse de votre bonne volonté à vouloir endiguer le problème de façon amicale, sans prendre le client de court.

Relation commerciale préservée

L’envoi d’un premier mail de rappel est une démarche mieux perçue par le client. Ce canal lui semble en effet moins « agressif » et formel que la lettre recommandée… et, bien sûr, que la procédure judiciaire. Il s’agit donc d’un bon moyen d’entamer vos démarches de recouvrement tout en préservant de bonnes relations commerciales.

☝️ Si la courtoisie reste de mise, attention cependant à faire preuve de suffisamment de fermeté dans votre message afin que le contenu de votre courriel soit pris au sérieux.

Réalisation d’économies

Enfin, rappelons que l’envoi d’un mail est gratuit. Vous économisez donc le prix d’expédition d’une lettre, pour entamer votre procédure de relance de facture sans avoir à débourser un centime.

Comment écrire un mail de relance de paiement ?

Les mentions indispensables

Il n’existe pas d’obligations légales quant au contenu de votre mail de relance de facture. Toutefois, il est d’usage de mentionner certaines informations clés, afin d’aider le client à s’y retrouver :

  • les données relatives à la facture concernée :
    • le numéro,
    • la date,
  • le montant de l’impayé,
  • les éventuelles pénalités de retard, applicables dès le premier jour d’impayé,
  • la date d’échéance du paiement ainsi que le délai supplémentaire appliqué,
  • les renseignements relatifs aux modalités de paiement :

Quelques conseils pour rédiger votre mail de relance de facture

  1. Même si la situation vous agace, le mail ou la lettre de relance courtoise restent de rigueur. Demeurez poli en toutes circonstances, car vous devez surtout préserver une bonne entente avec votre client. Rappelez-vous, il n’est peut-être pas de mauvaise fois !

  2. Soyez concis et allez droit au but. Par exemple, si vous souhaitez transmettre d’autres informations n’entrant pas dans le cadre de l’impayé, privilégiez l’envoi d’un autre courrier électronique.

  3. Nous vous conseillons de joindre la facture concernée en pièce jointe. En effet, cela permettra à votre client d’accéder plus facilement et rapidement au document.

  4. Et bien sûr, précisez bien dans l’objet du mail qu’il s’agit d’une relance de facture impayée.

💡 Pourquoi ne pas opter pour un logiciel pour mieux identifier et prévenir les retards de paiement ? Un outil comme QuickBooks Facturation, par exemple, fait gagner un temps précieux aux petites entreprises. Il permet de relancer automatiquement les factures par mail, en fonction d’une échéance et d’un courriel personnalisé paramétrables au préalable.

Exemple de mail de relance facture

En panne d’inspiration pour rédiger votre mail de relance de facture impayée ? Appuyez-vous sur notre modèle :

OBJET : Première relance d’impayé - facture n° [numéro de la facture]


Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture] pour un montant de [montant de la facture], est arrivée à échéance. Or, nous sommes toujours en attente de votre paiement.

C’est pourquoi nous vous saurions gré de bien vouloir solder votre facture (en copie de ce mail) dans les plus brefs délais. 

Si toutefois votre règlement avait été adressé avant réception de ce mail, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Quelle est la suite de la procédure de recouvrement ?

Votre email est resté sans réponse ?

Voici les options suivantes qui s’offrent à vous :

  • L’envoi d’une 2ème relance, sous une quinzaine de jours. Quid de la 2ème relance de facture par mail ? À ce stade, privilégiez plutôt la lettre recommandée avec accusé de réception pour formaliser la procédure et rappeler au client le sérieux de la situation.

    ☝️ Notez qu’il est possible d’envoyer un 3ème rappel de relance de facture impayée avant de poursuivre le processus.

  • La mise en demeure de payer. Elle intervient avant le lancement d’une action en justice, en règle générale 8 jours après la 2ème relance. Là aussi elle requiert l’expédition d’un courrier recommandé avec accusé de réception, et la lettre doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

  • La procédure d’injonction de payer, portée devant le tribunal afin d’obtenir juridiquement le paiement de la créance.