Mail de relance : déclenchez enfin le paiement de vos factures non réglées

Pourquoi recourir au mail de relance de facture en cas d’impayés ?

Ces derniers font malheureusement partie du quotidien des entreprises. Or, ils engendrent toujours un déséquilibre dans la trésorerie, car si les clients tardent à payer, les charges, elles, ne diminuent pas !

Une question se pose alors pour les organisations soucieuses de préserver de bonnes relations commerciales avec leur clientèle : comment demander poliment le paiement d’une facture ?

C’est là qu’intervient le mail de relance, tant il répond à deux enjeux majeurs : entamer la procédure de recouvrement tout en maintenant au beau fixe la relation client.

Nous allons voir dans cet article les avantages de cette méthode, et mettons à votre disposition un modèle et des conseils pour gérer au mieux votre demande de règlement de facture impayée par mail.

En cas de retard de paiement, il existe différentes phases et méthodes, détaillées dans notre article sur les factures impayées.

Mais il convient généralement d’entamer une démarche à l’amiable, avant mise en demeure et toute procédure de recouvrement judiciaire.

Le mail de relance facture en constitue souvent la première étape (avant même l’envoi d’une lettre). Bien qu’il n’a pas de valeur juridique à proprement parler, il permet de s’inscrire dans une démarche de recouvrement à l’amiable.

💡Par ailleurs, la loi de finance 2020 impose le passage à l’e-facture dès 2024. Or, seulement 15 % des factures échangées le sont en ligne selon le Forum National de la Facture Électronique.

Si vous faites partie de ces entreprises, pas de panique : il est encore temps de s’organiser pour une transition bien réalisée.

SY by Cegedim et Appvizer vous ont d’ailleurs concocté un guide ultra complet pour être prêt d’ici 2024.

Vous pourrez notamment découvrir :

• les obligations qui incombent à votre entreprise et les délais à respecter,
• les étapes à suivre pour recevoir et générer des factures électroniques,
• les nombreux bénéfices de la e-facture pour votre entreprise,
• une FAQ qui répond à toutes les questions que vous vous posez.

De quoi rester serein face à ce projet d’envergure !

Le courrier électronique permet la traçabilité de la nature et des dates des échanges. De ce fait, en cas d’action en justice, il se révèle une preuve précieuse de votre bonne volonté à vouloir endiguer le problème de façon amicale, sans prendre le client de court.

💡 Bon à savoir : afin d’accélérer la procédure, certaines entreprises choisissent de doubler ce premier mail avec un appel téléphonique ou de faire appel à des plateformes pour le recouvrement d'impayés.

En panne d’inspiration pour rédiger votre mail de relance de facture impayée ? Appuyez-vous sur notre modèle :

💡 Et si vous vous épargniez cette mission de relance en la confiant à un logiciel ? Tentant, n’est-ce pas ? 

Quelques exemples :

Les logiciels de recouvrement

• Clearnox, solution de suivi, relance et paiement des factures pour TPE et PME, vous fait gagner un temps précieux. Élaborez différents scénarios selon les cas clients (fréquence, ton du message, etc.), puis le logiciel se charge d’envoyer automatiquement vos mails de relance en masse. Et grâce à des tableaux de bord configurables, suivez en temps réel l’état de vos encours.
  
  
• LeanPay est un outil spécialisé dans le recouvrement de créances, à destination des PME et ETI. Il automatise donc vos opérations de relance en s’appuyant sur des modèles de mails, tout en personnalisant le processus et le contenu selon la typologie de client. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter un lien direct depuis vos mails vers un portail de paiement en ligne.

Les logiciels de facturation

• INFast, le logiciel de facturation made in France, vous permet de déclencher des relances en les paramétrant selon vos propres critères. De quoi accélérer les paiements de vos clients et les nouvelles commandes !
  
  
• QuickBooks Facturation fait gagner un temps précieux aux petites entreprises. Il permet de relancer automatiquement les factures par mail, en fonction d’une échéance et d’un courriel personnalisé paramétrables au préalable.
  
  
• Grâce à Sellsy Facturation & Gestion, à destination des TPE et PME, créez un ou plusieurs scénarios de relance, avec personnalisez le mail en fonction de l’échéance de règlement de la facture et la typologie du client. Et pour accélérer le processus, proposez directement un moyen de paiement en ligne (Stripe ou GoCardless) !

Les mentions indispensables

Il n’existe pas d’obligations légales quant au contenu de votre mail de relance de facture. Toutefois, il est d’usage de mentionner certaines informations clés, afin d’aider le client à s’y retrouver :

• les données relatives à la facture concernée :
  • le numéro,
  • la date,
• le montant de l’impayé,
• les éventuelles pénalités de retard, applicables dès le premier jour d’impayé,
• la date d’échéance du paiement ainsi que le délai supplémentaire appliqué,
• les renseignements relatifs aux modalités de paiement :
  • vos coordonnées pour envoi de chèque,
  • votre RIB,
  • le lien vers une plateforme régler sa facture en ligne, etc.

1. Même si la situation vous agace, le mail ou la lettre de relance courtoise restent de rigueur. Demeurez poli en toutes circonstances, car vous devez surtout préserver une bonne entente avec votre client. Rappelez-vous, il n’est peut-être pas de mauvaise fois ! Si la courtoisie reste de mise, attention cependant à faire preuve de suffisamment de fermeté dans votre message afin que le contenu de votre courriel soit pris au sérieux.
   
   
2. Soyez concis et allez droit au but. Par exemple, si vous souhaitez transmettre d’autres informations n’entrant pas dans le cadre de l’impayé, privilégiez l’envoi d’un autre courrier électronique.
   
   
3. Nous vous conseillons de joindre la facture concernée en pièce jointe. En effet, cela permettra à votre client d’accéder plus facilement et rapidement au document.
   
   
4. Et bien sûr, précisez bien dans l’objet du mail qu’il s’agit d’une relance de facture impayée.

Votre email est resté sans réponse ?

Voici les options suivantes qui s’offrent à vous :

• L’envoi d’une 2ème relance, sous une quinzaine de jours. Quid de la 2ème relance de facture par mail ? À ce stade, privilégiez plutôt la lettre recommandée avec accusé de réception pour formaliser la procédure et rappeler au client le sérieux de la situation.

  ☝️ Notez qu’il est possible d’envoyer un 3ème rappel de relance de facture impayée avant de poursuivre le processus.

Si vous ne savez pas comment vous y prendre, nous vous proposons notre modèle de lettre de relance pour les factures impayées :

• La mise en demeure de payer. Elle intervient avant le lancement d’une action en justice, en règle générale 8 jours après la 2ème relance. Là aussi elle requiert l’expédition d’un courrier recommandé avec accusé de réception, et la lettre doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.
  
  
• La procédure d’injonction de payer, portée devant le tribunal afin d’obtenir juridiquement le paiement de la créance.

Envoyé au plus tôt dès que l’impayé est constaté, le mail de relance permet souvent de résoudre rapidement une situation, surtout quand il s’agit parfois d’un simple oubli ou d’une incompréhension de la part du client. Instantané, le courriel permet de vous rappeler à son bon souvenir rapidement, avant d’entamer une longue procédure judiciaire.

De plus, l’envoi d’un premier mail de rappel est une démarche mieux perçue par le client. Ce canal lui semble en effet moins « agressif » et formel que la lettre recommandée… et, bien sûr, que la procédure judiciaire. Il s’agit donc d’un bon moyen d’entamer vos démarches de recouvrement tout en préservant de bonnes relations commerciales.

Enfin, rappelons que l’envoi d’un mail est gratuit. Vous économisez donc le prix d’expédition d’une lettre, pour entamer votre procédure de relance de facture sans avoir à débourser un centime.