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Pourquoi recourir au mail de relance de facture en cas d’impayés ?
Ces derniers font malheureusement partie du quotidien des entreprises. Or, ils engendrent toujours un déséquilibre dans la trésorerie, car si les clients tardent à payer, les charges, elles, ne diminuent pas !
Une question se pose alors pour les organisations soucieuses de préserver de bonnes relations commerciales avec leur clientèle : comment demander poliment le paiement d’une facture ?
C’est là qu’intervient le mail de relance, tant il répond à deux enjeux majeurs : entamer la procédure de recouvrement tout en maintenant au beau fixe la relation client.
Nous allons voir dans cet article les avantages de cette méthode, et mettons à votre disposition un modèle et des conseils pour gérer au mieux votre demande de règlement de facture impayée par mail.
En cas de retard de paiement, il existe différentes phases et méthodes, détaillées dans notre article sur les factures impayées.
Mais il convient généralement d’entamer une démarche à l’amiable, avant mise en demeure et toute procédure de recouvrement judiciaire.
Le mail de relance facture en constitue souvent la première étape (avant même l’envoi d’une lettre). Bien qu’il n’a pas de valeur juridique à proprement parler, il permet de s’inscrire dans une démarche de recouvrement à l’amiable.
💡Par ailleurs, la loi de finance 2020 impose le passage à l’e-facture dès 2024. Or, seulement 15 % des factures échangées le sont en ligne selon le Forum National de la Facture Électronique.
Si vous faites partie de ces entreprises, pas de panique : il est encore temps de s’organiser pour une transition bien réalisée.
SY by Cegedim et Appvizer vous ont d’ailleurs concocté un guide ultra complet pour être prêt d’ici 2024.
Vous pourrez notamment découvrir :
De quoi rester serein face à ce projet d’envergure !
Le guide complet de la dématérialisation des factures, par SY by Cegedim
Téléchargez le guide gratuitLe courrier électronique permet la traçabilité de la nature et des dates des échanges. De ce fait, en cas d’action en justice, il se révèle une preuve précieuse de votre bonne volonté à vouloir endiguer le problème de façon amicale, sans prendre le client de court.
💡 Bon à savoir : afin d’accélérer la procédure, certaines entreprises choisissent de doubler ce premier mail avec un appel téléphonique ou de faire appel à des plateformes pour le recouvrement d'impayés.
En panne d’inspiration pour rédiger votre mail de relance de facture impayée ? Appuyez-vous sur notre modèle :
OBJET : Première relance d’impayé - facture n° [numéro de la facture]
Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture] pour un montant de [montant de la facture], est arrivée à échéance. Or, nous sommes toujours en attente de votre paiement. C’est pourquoi nous vous saurions gré de bien vouloir solder votre facture (en copie de ce mail) dans les plus brefs délais. Si toutefois votre règlement avait été adressé avant réception de ce mail, nous vous prions de ne pas en tenir compte. |
💡 Et si vous vous épargniez cette mission de relance en la confiant à un logiciel ? Tentant, n’est-ce pas ?
Quelques exemples :
Les logiciels de recouvrement
Les logiciels de facturation
Les mentions indispensables
Il n’existe pas d’obligations légales quant au contenu de votre mail de relance de facture. Toutefois, il est d’usage de mentionner certaines informations clés, afin d’aider le client à s’y retrouver :
Le guide complet de la dématérialisation des factures, par SY by Cegedim
Téléchargez le guide gratuitVotre email est resté sans réponse ?
Voici les options suivantes qui s’offrent à vous :
☝️ Notez qu’il est possible d’envoyer un 3ème rappel de relance de facture impayée avant de poursuivre le processus.
Si vous ne savez pas comment vous y prendre, nous vous proposons notre modèle de lettre de relance pour les factures impayées :
Envoyé au plus tôt dès que l’impayé est constaté, le mail de relance permet souvent de résoudre rapidement une situation, surtout quand il s’agit parfois d’un simple oubli ou d’une incompréhension de la part du client. Instantané, le courriel permet de vous rappeler à son bon souvenir rapidement, avant d’entamer une longue procédure judiciaire.
De plus, l’envoi d’un premier mail de rappel est une démarche mieux perçue par le client. Ce canal lui semble en effet moins « agressif » et formel que la lettre recommandée… et, bien sûr, que la procédure judiciaire. Il s’agit donc d’un bon moyen d’entamer vos démarches de recouvrement tout en préservant de bonnes relations commerciales.
Enfin, rappelons que l’envoi d’un mail est gratuit. Vous économisez donc le prix d’expédition d’une lettre, pour entamer votre procédure de relance de facture sans avoir à débourser un centime.
Le guide complet de la dématérialisation des factures, par SY by Cegedim
Téléchargez le guide gratuit