Comment faire une facture facilement et en toute conformité ?

par Maëlys De Santis. Article mis à jour le 20 mai 2021, publié initialement en août 2019
Comment faire une facture dans les règles de l’art ?

Comment faire une facture ? Il n’est pas simple d’avoir une réponse claire et exhaustive quand on démarre une activité et que l’on découvre la gestion d’entreprise. Quelles sont les mentions obligatoires  ? Comment gérer la TVA  ? Comment préparer sereinement sa comptabilité pour son expert-comptable ?

Cet article partage avec vous tout ce qu’il faut savoir pour faire une facture en bonne et due forme et conforme à la législation.

Au programme : bonnes pratiques, modèle de facture Excel et sélection de logiciels. Après ça, plus de soucis de facturation ; vous vous consacrez à votre activité et à vos clients !

1 — Choisir le bon type de facture

La facture est un document commercial émis en double exemplaire, à fournir obligatoirement au client, et à conserver par le fournisseur du produit ou du service.

Plusieurs types de factures existent. Chaque facture trouve son utilité dans un cas précis :

  • la facture d’avoir, émise pour rectifier une facture erronée, annuler une facture si la vente ne se fait pas ou encore pour accorder une remise,
  • la facture d’acompte ou facture de provision, émise lorsque le client verse une partie du montant à payer en avance,
  • la facture de solde, émise après le versement d’un acompte, pour paiement final,
  • la facture récurrente, pour les abonnements par exemple,
  • la facture d’avancement ou facture de situation, courante dans le secteur BTP, qui correspond à des factures intermédiaires établies selon l’avancement d’un chantier,
  • la facture pro forma, qui n’est pas vraiment une facture, mais plutôt un devis qui prend la forme d’une facture ; elle n’a pas de valeur légale,
  • la facture de régularisation, établie lorsque les provisions sur charge sont inférieures au relevé de la consommation réelle,
  • la facture de clôture, émise au terme d’un contrat.

💡 Comment faire une facture d’auto entrepreneur  ? Le statut d’auto entrepreneur ou micro entrepreneur impose une gestion simplifiée de la TVA. Méthode, conseils et outils sont à trouver dans notre article dédié à la facturation des autoentrepreneurs.

2 — Respecter les délais de facturation

Le moment de faire une facture vient une fois la vente réalisée ou la prestation de service terminée.

  1. 👉  Pour une vente de bien  : la facture est émise au moment où l’acheteur et le vendeur ont convenu conjointement d’une commande.
    NB. Dans certains cas, la facture est émise au moment de la livraison de la marchandise, qui peut différer de la date de la vente.

  2. 👉  Pour les services  : la facture est émise lorsque le service est réalisé.

Pour les prestations de service longues, il est possible d’émettre des factures d’avancement pour échelonner les paiements et, ainsi, ne pas attendre que la prestation soit terminée pour facturer.

3 — Renseigner les mentions obligatoires

En plus de la référence de la facture en en-tête, voici toutes les mentions obligatoires à y faire figurer :

  • L’identité du vendeur
    • la raison sociale ou le nom du vendeur,
    • l’adresse,
    • le numéro SIRET et le lieu d’immatriculation,
    • le numéro d’identification TVA, si le montant de la facture est supérieur à 150 €,
    • le statut juridique,
    • le montant du capital social, le cas échéant.

  • L’identité de l’acheteur
    • la raison sociale ou le nom du vendeur,
    • l’adresse,
    • La référence de la facture
    • le numéro — il doit être unique, et les numéros doivent se suivre,
    • la date de la facture.

  • La liste des biens ou services facturés
    • leur dénomination,
    • le montant unitaire,
    • la quantité,
    • la date de livraison ou la date de fin d’exécution du service.

  • Le montant de la facture
    • le montant total HT des biens ou services facturés,
    • le taux de TVA applicable,
    • le montant total TTC,
    • les mentions relatives à l’application ou non de la TVA,
    • d’éventuelles majorations de prix ou ristournes.

  • Les conditions de paiement
    • la date d’échéance du paiement,
    • les pénalités applicables en cas de retard,
    • les conditions d’escompte s’il s’agit d’un paiement anticipé — sinon, indiquer Escompte pour paiement anticipé : néant.

4 — Connaître les obligations de conservation des factures

Les entreprises sont soumises à des obligations de conservation de tous leurs documents émis et reçus.

En ce qui concerne les factures, qu’elles soient client ou fournisseur, elles doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce).

Les entreprises sont bien entendu libres de les conserver et de les archiver plus longtemps si elles le souhaitent. Cela est valable pour les factures au format papier comme pour les factures électroniques.

5 — Réaliser la facture à partir d’un modèle Excel

Exit la facture sur support papier que vous risquez de raturer, de devoir recommencer, voire de perdre !

Le moyen le plus simple est de vous appuyer sur un modèle Excel que vous n’avez plus qu’à personnaliser pour l’adapter à votre entreprise. Les formules prédéfinies automatisent les calculs.

Comment faire une facture sur Excel ? Appvizer vous propose de télécharger un modèle Excel gratuit de facture :

6 — Ou (enfin) passer à la facture électronique

Outre la simplification de votre facturation et la garantie de sa conformité, la dématérialisation des factures concerne progressivement toutes les entreprises depuis la loi de finances de 2020. Son objectif : lutter contre la fraude à la TVA.

Que vous soyez un·e autoentrepreneur·e ou une PME, l’e-facture va :

  • vous faire gagner du temps,
  • vous garantir d’éditer des factures conformes.

Le tout, sans vous préoccuper des formules comme vous le feriez avec Excel.

Comment faire une facture en ligne en toute simplicité ?

En utilisant un logiciel de facturation dédié. Parmi ses avantages :

  • des modèles de factures prêts à l’emploi,
  • l’automatisation des tâches,
  • l’envoi facilité des factures sous plusieurs formats (email, PDF par exemple),
  • la réduction des erreurs (de frappe, de calcul de TVA, etc.),
  • l’assurance d’émettre des factures conformes,
  • la gestion facilitée des relances et de la facturation récurrente,
  • un suivi des encaissements,
  • la simplification des échanges avec votre expert-comptable, le cas échéant.

💡 Bon à savoir : signer électroniquement vos factures en ligne permet de garantir leur intégrité et d'authentifier leur origine. Pour ce faire, munissez-vous d'un logiciel de signature électronique agréé comme Universign, pour apposer votre signature sur une e-facture et, en quelques clics, lui donner une valeur légale grâce au certificat électronique.

Comment choisir votre logiciel de facturation ?

Des logiciels de facturation en ligne à moindre coût, voire gratuits comme Henrri, simplifient votre facturation drastiquement.

Pour vous aider, en voici une sélection :

  • INFast est une solution française qui s’adresse aux petites entreprises. Son credo : que la gestion des devis et factures ne soit plus une corvée, mais qu’elle devienne simple et rapide  :
    • créer, personnaliser et envoyer des devis et factures conformes,
    • accompagnement des professionnels : conseils, bonnes pratiques, et support 7 j/7,
    • interface facile à prendre en main, pas de superflu, juste l’essentiel,
    • un mode hors-ligne pour travailler n’importe où, même sans accès à internet.

  • IPaidThat facturation est un assistant pour collecter et saisir automatiquement vos factures. Les startups et TPE l’apprécient particulièrement :
    • modèles de factures personnalisables,
    • relances automatiques en cas d’impayés,
    • l’analyse financière de votre entreprise grâce à des tableaux de bord,
    • communication simplifiée avec votre expert-comptable.

  • Quickbooks facturation est plébiscité par les entrepreneurs et  free-lance pour son prix attractif :
    • factures personnalisées, à votre image, et conformes,
    • envoi à vos clients en quelques clics,
    • idéal pour les sociétés de service,
    • connexion entre Quickbooks et votre compte bancaire.

  • Zervant permet aux entrepreneurs et aux TPE d’éditer et d’envoyer des factures électroniques conformes en toute simplicité. Ses points forts :
    • la création d’une facture en moins d’une minute,
    • l’envoi des factures par email, en PDF ou encore par voie postale,
    • des rappels automatiques en cas de factures impayées,
    • le suivi des transactions et la génération de rapports de pré-comptabilité.

✅ Rédiger une facture devient une formalité

Gageons qu’à la fin de cet article, votre question ne soit plus « Comment faire une facture ? », mais plutôt « Comment vais-je employer ce temps gagné grâce à l’automatisation de ma facturation ? ».

Un logiciel de facturation ne vous fait pas seulement gagner du temps en facilitant le traitement de vos factures. Il vous permet également de mieux préparer votre comptabilité pour votre expert-comptable.

Allez-vous sauter le pas et opter pour un outil en ligne ?