Comment faire une facture dans les règles de l’art ?

Comment faire une facture dans les règles de l’art ?

Comment faire une facture ? Il n’est pas simple d’avoir une réponse claire et exhaustive quand on démarre une activité et que l’on découvre la gestion d’entreprise. Quelles sont les mentions obligatoires ? Comment gérer la TVA ? Comment préparer sereinement sa comptabilité pour son expert-comptable ?

Cet article partage avec vous bonnes pratiques, modèles de factures Excel et comparatif de logiciels. Avec ça, plus de soucis de facturation : vous vous consacrez à votre activité et à vos clients !

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Comment faire une facture ? Conseils et bonnes pratiques

Éditer une facture n’est pas aussi sorcier qu’il y paraît. Nous vous livrons quelques conseils et points d’attention clés pour que la facturation n’ait plus de secret pour vous !

Prêter attention à la structure de la facture

Comment structurer une facture ? Un certain nombre de mentions obligatoires doivent figurer sur vos factures ; nous pouvons les regrouper en plusieurs catégories d’informations :

  • l’identité de votre société,
  • l’identité du destinataire de la facture,
  • le numéro et la date de la facture,
  • la dénomination et le montant des biens ou services facturés,
  • le montant à payer (HT, TVA et TTC),
  • les conditions de paiement.

Cette vidéo de moins de deux minutes synthétise comment faire une facture en respectant la loi :

Vous pouvez personnaliser vos factures, comme tous vos documents commerciaux, en les faisant respecter votre charte graphique et en ajoutant le logo de votre société, par exemple.

Quoi qu’il en soit, gardez à l’esprit que la facture doit être lisible et toutes les informations rapidement identifiables. Bien qu’exhaustive, votre facture ne doit pas être surchargée.

Quand facturer ?

Le moment de faire une facture vient une fois la vente réalisée ou la prestation de service terminée.

👉 Pour une vente de bien : la facture est émise au moment où l’acheteur et le vendeur ont convenu conjointement d’une commande.
NB. Dans certains cas, la facture est émise au moment de la livraison de la marchandise, qui peut différer de la date de la vente.

👉 Pour les services : la facture est émise lorsque le service est réalisé.
Pour les prestations de service longues, il est possible de faire des factures d’avancement pour échelonner les paiements et, ainsi, ne pas attendre que la prestation soit terminée pour facturer.

Différencier les types de factures

Plusieurs types de factures existent. Chaque facture trouve son utilité dans un cas précis :

  • la facture d’avoir, émise pour rectifier une facture erronée, annuler une facture si la vente ne se fait pas ou encore pour accorder une remise,
  • la facture d’acompte ou facture de provision, émise lorsque le client verse une partie du montant à payer en avance,
  • la facture d’avancement ou facture de situation, courante dans le secteur BTP, qui correspond à des factures intermédiaires établies selon l’avancement d’un chantier,
  • la facture pro forma n’est pas vraiment une facture, mais plutôt un devis qui prend la forme d’une facture ; elle n’a pas de valeur légale,
  • la facture de régularisation, établie lorsque les provisions sur charge sont inférieures au relevé de la consommation réelle,
  • la facture de clôture, émise au terme d’un contrat.

💡 À noter : d’autres cas particuliers peuvent jouer lors de l’émission d’une facture. C’est le cas pour les autoentrepreneurs (ou microentrepreneurs) : leur statut leur impose une gestion simplifiée de la TVA.

Simplifier l’édition et l’envoi de factures

Comment faire une facture simple ? Faire une facture, d’accord. Mais faire une facture sans recommencer manuellement chaque facture, saisir chaque montant, revoir les calculs soi-disant automatiques, ou reprendre la mise en forme du document ?

Si tous ces aléas vous parlent (un peu trop), automatisez votre gestion de la facturation ! Des outils en ligne très simples d’utilisation, parfois gratuits, existent et peuvent vous faire gagner un temps considérable. Vous éditez et diffusez vos factures en quelques clics, et vous vous consacrez davantage à votre métier !

Dématérialiser les factures

Nous venons de le rappeler : le but recherché ici est la simplification de la gestion de votre facturation.

La facture en ligne, conséquence directe sur la facturation de la dématérialisation qui touche les entreprises, est le nouvel allié des entreprises. Que vous voyez un·e autoentrepreneur·e ou une PME, l’e-facture va non seulement vous faire gagner du temps, mais aussi vous garantir d’éditer des factures toujours conformes. Le tout, sans vous préoccuper des formules comme vous le feriez avec Excel.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures

Nous l’avons vu plus haut dans cet article : un certain nombre d’informations doit apparaître sur toutes vos factures pour qu’elles soient valides.

L’identité du vendeur

  • la raison sociale ou le nom du vendeur,
  • l’adresse,
  • le numéro SIRET et le lieu d’immatriculation,
  • le numéro d’identification TVA, si le montant de la facture est supérieur à 150 €,
  • le statut juridique,
  • le montant du capital social, le cas échéant.

L’identité de l’acheteur

  • la raison sociale ou le nom du vendeur,
  • l’adresse,

La référence de la facture

  • le numéro — il doit être unique, et les numéros doivent se suivre,
  • la date de la facture.

La liste des biens ou services facturés

  • leur dénomination,
  • le montant unitaire,
  • la quantité,
  • la date de livraison ou la date de fin d’exécution du service.

Le montant de la facture

  • le montant total HT des biens ou services facturés,
  • le taux de TVA applicable,
  • le montant total TTC,
  • les mentions relatives à l’application ou non de la TVA,
  • d’éventuelles majorations de prix ou ristournes.

Les conditions de paiement

  • la date d’échéance du paiement,
  • les pénalités applicables en cas de retard,
  • les conditions d’escompte s’il s’agit d’un paiement anticipé — sinon, indiquer Escompte pour paiement anticipé : néant.

Archivage des factures : que dit la loi ?

Les entreprises sont soumises à des obligations de conservation de tous leurs documents émis et reçus.

En ce qui concerne les factures, qu’elles soient client ou fournisseur, elles doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce).

Les entreprises sont bien entendu libres de les conserver et de les archiver plus longtemps si elles le souhaitent. Cela est valable pour les factures au format papier comme pour les factures électroniques.

Quel support privilégier pour vos factures ?

La facture papier

Elle existe toujours bel et bien !

exemple facture papier exacompta

Exemple de facture papier

Les blocs de feuillets Exacompta, par exemple, sont encore parfois utilisés pour éditer des factures. Bien pratique pour les personnes peu à l’aise avec l’informatique, ce support présente toutefois des inconvénients majeurs :

  • risque de perte du document,
  • écriture manuelle de toutes les mentions (chronophage),
  • impossibilité de mettre à jour le document,
  • absence d’automatisation,
  • diffusion par courrier.

La facture automatique Excel

Comment faire une facture sur Excel ? Le moyen le plus simple est de vous appuyer sur un modèle que vous n’avez plus qu’à adapter à votre entreprise. Les formules prédéfinies automatisent les calculs.

appvizer vous propose de télécharger gratuitement un modèle de facture au format Excel :

Modèles de factures avec et sans TVA
 

 

💡 Le modèle avec TVA concerne toutes les entreprises soumises à la TVA et le modèle sans TVA concerne les autoentrepreneurs ou microentrepreneurs qui ne sont pas assujettis à la TVA.

Faire une facture en ligne en toute simplicité

Excel est encore souvent l’outil de référence des entreprises pour gérer leur facturation. Pourtant, il existe aujourd’hui des logiciels en ligne à moindre coût, voire gratuits comme Henrri, qui peuvent simplifier votre facturation drastiquement.

Comment ? Grâce à :

  • des modèles de factures prêts à l’emploi,
  • l’automatisation des tâches,
  • l’envoi facilité des factures sous plusieurs formats (email, PDF par exemple),
  • la réduction des erreurs (de frappe, de calcul, etc.),
  • l’assurance d’émettre des factures conformes,
  • la gestion facilitée des relances et de la facturation récurrente,
  • un suivi des encaissements,
  • la simplification des échanges avec votre expert-comptable, le cas échéant.

Quel logiciel choisir ? Nous comparons trois exemples de logiciel de facturation en ligne pour vous aider à simplifier votre gestion de la facturation.

INFast

INFast est une solution française qui s’adresse aux petites entreprises. Son credo : que la gestion des devis et factures ne soit plus une corvée, mais qu’elle devienne simple et rapide.

Plus qu’un logiciel, l’éditeur INTIA propose un accompagnement des professionnels : conseils, bonnes pratiques, et support 7j/7.

Ce qu’on aime chez INFast :

  • l’interface facile à prendre en main,
  • pas de superflu, juste l’essentiel,
  • le mode hors-ligne pour travailler n’importe où, même sans accès à internet.

IPaidThat facturation

IPaidThat facturation est un assistant sur lequel vous pouvez vous reposer au quotidien pour collecter et saisir automatiquement vos factures. Les startups et TPE l’apprécient particulièrement.

Quant à l’édition de factures, des modèles de factures personnalisables sont à votre disposition. Vous pouvez programmer des relances automatiques en cas d’impayés.

Ce qu’on aime chez IPaidThat facturation :

  • l’analyse financière de votre entreprise grâce à des tableaux de bord,
  • l’aspect collaboratif,
  • la communication simplifiée avec votre expert-comptable.

Quickbooks facturation

Quickbooks facturation est un logiciel leader du marché en matière de facturation. Les entrepreneurs le plébiscitent pour son prix attractif. Vous éditez des factures personnalisées, à votre image, que vous envoyez ensuite à vos clients en quelques clients. Factures conformes, gain de temps et aide à la gestion comptable… Que demander de plus ?

Ce qu’on aime chez Quickbooks facturation :

  • idéal pour les sociétés de service,
  • une ergonomie bien pensée,
  • la connexion entre Quickbooks et votre compte.

Rédiger une facture devient une formalité

Gageons qu’à la fin de cet article, votre question ne soit plus « Comment faire une facture ? », mais plutôt « Comment vais-je employer ce temps gagné grâce à l’automatisation de ma facturation ? ».

Un logiciel de facturation ne vous fait pas seulement gagner du temps en facilitant le traitement de vos factures. Il vous permet également de mieux préparer votre comptabilité pour votre expert-comptable.

Allez-vous sauter le pas et opter pour un outil en ligne ? 

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