[Résolu] Comment éditer une facture ? + modèles gratuits avec et sans TVA

[Résolu] Comment éditer une facture ? + modèles gratuits avec et sans TVA

Comment faire une facture en tant qu’auto-entrepreneur, micro-entreprise ou TPE ? Vous pouvez éditer une facture en ligne gratuitement sur un site, la créer manuellement sur papier, utiliser Excel ou un logiciel gratuit pour faire des factures avec ou sans TVA.

Vous pouvez aussi choisir le meilleur des outils : un logiciel professionnel pour mieux gérer vos factures, simplifier vos relances d’impayés, tout en respectant la loi anti-fraude à la TVA, et les envoyer à vos clients depuis votre compte en ligne au lieu de les imprimer, puis de vous déplacer à un bureau de La Poste. EDF, Orange et de nombreux fournisseurs d’énergie le font bien, pourquoi pas vous ?

En bonus nous vous proposons un modèle de facture gratuit à imprimer avec ou sans TVA pour facturer sans vous tromper :

Suggestion de logiciels pour vous

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Logiciel de Facturation simple et rapide
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Facturation et gestion en ligne complète et intuitive
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La Facturation en ligne (pour les TPE modernes)
15 jours gratuits
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Comment éditer une facture en bonne et due forme ?

La législation française soumet tout type d’entrepreneur à respecter les règles de facturation. En tant qu’auto-entrepreneur ou TPE, vous devez donc éditer des factures conformes, car elles servent de justificatifs en cas de contrôle par l’administration. Suivez le guide…

Pourquoi éditer une facture : répondre à certaines obligations

L’article L441-3 du code du commerce définit l’obligation de facturation de la manière suivante :

Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. (…), Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer. La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire.

Une facture éditée dans les règles (en double exemplaire) a 3 objectifs :

  • objectif n°1 : se faire payer en tant que fournisseur. Vous faites parvenir votre facture de solde ou de la totalité à votre client afin de recevoir le paiement final de votre prestation de service ou la vente de marchandise ;
  • objectif n°2 : votre facture datée est une preuve si votre client ne vous paie pas. Elle vous sert de pièce justificative en cas de recours à l’amiable ou au tribunal ;
  • objectif n°3 : votre facture constitue une pièce obligatoire pour vous, mais aussi pour votre client. Des deux côtés, la facture est un justificatif juridique et fiscal qui permet de calculer notamment la TVA s’il y a lieu, l’imposition, le chiffre d’affaires, les charges professionnelles et les bénéfices.

Une entreprise doit conserver une facture pendant 10 ans : elle doit pouvoir la présenter aux autorités en cas de contrôle fiscal.

L’établissement d’une facture est obligatoire pour :

  • toute transaction commerciale entre deux professionnels,
  • lors d’une transaction commerciale entre un professionnel et un particulier lorsque le montant facturé est supérieur à 25 euros TTC, ou tout simplement si votre client le demande.

Attention : si vous êtes auto-entrepreneur et que vous n’avez pas l’obligation de fournir des factures à vos clients, pensez tout de même à justifier vos rentrées d’argent professionnelles et à tenir une comptabilité fluide pour vous, comme pour l’administration en cas de contrôle !

Autre obligation : vous devez respecter une chronologie de facturation avec une numérotation respectée. Vos numéros de facture doivent donc être uniques et se suivre, dans un ordre croissant. Ceci simplifie la tenue de votre comptabilité et vous vous y retrouvez plus facilement en cas de recherche.

La plupart des auto-entrepreneurs et TPE optent pour la numérotation suivante car elle très simple à appliquer :

  • un chiffre pour identifier la facture comme 1, 2 , 3, etc.,
  • un nombre pour identifier le mois comme 10 qui correspond par exemple au mois d’octobre,
  • 2018 qui correspond par exemple à l’année en cours,
  • ce qui donne pour la 1ere facture émise au mois d’octobre 2018 : n°01-10-2018,
  • pour ne pas confondre cette numérotation avec la date, il est conseillé d’opter pour le format suivant : n°10-2018/01.

Si la loi précise l’obligation de fournir une facture, il est toutefois autorisé de confier l’émission de ses factures à un professionnel tiers chargé d’émettre les factures et de les envoyer aux clients. Il est également permis d’adresser des factures électroniques en respectant certaines conditions.

Facturer avec ou sans TVA : les règles pour l’auto-entrepreneur

Chaque auto-entrepreneur ou micro-entreprise commence son activité avec une franchise en base de TVA. Nous avons réuni dans le tableau ci-dessous les règles à respecter concernant la facturation avec ou sans TVA :

Facturation : règles de TVA pour l’auto-entrepreneur
Activité TVA non applicable TVA applicable Basculement dans le régime de l’entreprise individuelle
Prestation de services

Jusqu’au seuil de 33 200 € de facturation atteint

De 33 201 € à 70 000 €

Dès que le chiffre d’affaires dépasse 70 000 €
Vente de marchandise et activité d’hébergement

Jusqu’au seuil de 82 800 € de facturation atteint

De 82 801 à 170 000 €

Dès que le chiffre d’affaires dépasse 170 000 €

Mention obligatoire

« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Numéro de TVA / TVA intracommunautaire

Numéro de TVA / TVA intracommunautaire

 

Si vous dépassez votre seuil en 2018, vous pouvez opter pour :

  • le régime réel simplifié de TVA ; vous aurez alors une seule déclaration annuelle à remplir : la CA12 ;
  • le régime réel normal de TVA ; vous aurez alors une déclaration CA3 à remplir chaque trimestre si votre TVA annuelle est inférieure à 4000 € ou chaque mois si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 53 200 €.

Quel que soit votre cas, vous devez envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception au SIE, votre Service des Impôts des Entreprises dont vous dépendez pour l’informer.

Dès le 1er jour de dépassement de votre seuil, vous devez appliquer la TVA de manière rétroactive à toutes les factures du mois au cours duquel vous dépassez votre seuil.

Les taux de TVA applicables en France au 1er janvier 2018 :

  • Le taux normal de 20% doit être appliqué sur les ventes de biens ou de prestations de services,
  • Le taux intermédiaire de 10% concerne la majorité des biens et des services antérieurement taxés à 5,5% comme la restauration,
  • Le taux réduit de 5,5% doit être appliqué sur les ventes suivantes : tout ce qui concerne l’alimentaire (cantines et produits de consommation), les fournitures d’énergies comme le gaz et l’électricité et sur les livres numériques ou imprimés,
  • Le taux super-réduit de 2,1% s’applique à la vente de médicaments, de spectacles vivants, de presse imprimée (taux de TVA à 19,6% pour la presse numérique).

Sur votre facture, vous devez indiquer le taux de TVA applicable, c’est une mention obligatoire.

Les mentions obligatoires d’une facture

Pour être conforme et recevable, chacune de vos factures doit être établie en double exemplaire (une pour le client, une pour le fournisseur) et comporter un certain nombre de mentions légales :

  • la date à laquelle la facture est émise, ceci est important pour faire respecter les délais de paiement ;
  • le délai de règlement convenu : à réception de facture ou à 30 jours, ou par étape selon la négociation établie. Vous pouvez également indiquer une date limite de paiement ainsi que des pénalités de retard : indiquez alors le taux que vous appliquerez ;
  • le numéro de la facture (vu plus haut) ;
  • la forme juridique de l’émetteur de la facture avec ses informations de contact : le nom commercial du vendeur, son adresse complète, son numéro de SIRET, SIREN, le numéro d’immatriculation au registre du commerce (mention "RCS", n°d'inscription et nom de la ville) ;
  • la qualité du vendeur : adhérent à un centre de gestion agréé, gérant, franchisé, etc. ;
  • le numéro de TVA ou de TVA intracommunautaires pour les activités soumises à la TVA, ou la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » pour les activités non soumises ;
  • le destinataire de la facture : nom complet de l’entreprise cliente, son adresse, numéro de téléphone, adresse email ;
  • l’adresse de livraison du client en cas de vente de produits, et si l’adresse de livraison est différente ;
  • la dénomination précise de la prestation ou des produits vendus, en précisant la quantité ou la récurrence ;
  • la date à laquelle votre prestation commerciale a été livrée ;
  • le ou les taux de TVA applicables ;
  • le prix unitaire hors taxe (HT) et TTC, ainsi que les totaux HT et TTC ;
  • le montant de l’acompte si c’est une facture d’acompte ;
  • le rappel de l’acompte versé s’il y a lieu et préciser le montant HT et TTC ;
  • le taux d’une réduction, son montant HT et TTC s’il y a lieu ;
  • la devise indiquée en euro ;
  • les moyens de paiement acceptés : espèces, carte bancaire (CB), chèque, virement bancaire, virement électronique chèque de banque (pour les très grosses sommes) ; les virements ou chèques sont cependant des moyens de paiement obligatoires lorsqu’un particulier doit régler une somme supérieure à 3000 € HT et lorsqu’un professionnel doit payer un montant supérieur à 1 100 € HT ;
  • vos conditions générales de ventes ;
  • incluez vos coordonnées bancaires en insérant votre RIB officiel !

Erreur de facture : annulation ou rectification

Si vous commettez une erreur sur votre facture ou que vous décidez d’accorder une remise (ou un avoir) sur une facture déjà émise, vous pouvez annuler la facture ou la rectifier, mais vous n’avez pas le droit de la supprimer : votre comptabilité ne doit pas comporter de numéro de facture manquante.

Vous devez alors adresser à votre client :

  • une nouvelle facture qui remplace et mentionne la facture à annuler en cas d’erreur,
  • une note d’avoir en cas de remise gratifiée après émission de la facture originelle qui fait référence à la dite facture, mais avec un montant négatif (exemple de montant : - 100 euros HT).

Lorsque votre client a déjà réglé la TVA, vous devez inscrire certaines mentions supplémentaires sur votre nouvelle note d’avoir :

  • si votre client assujetti à la TVA souhaite récupérer la TVA : vous devez indiquer le montant HT et le montant de la TVA (avec le taux de TVA) ; le client devra alors modifier sa déduction de TVA de son côté ;
  • si votre client ne souhaite pas récupérer la TVA : vous devez préciser que votre réduction est « nette de taxe ».

Le client n’a pas le droit de rectifier une facture lui-même, c’est au fournisseur de faire le nécessaire.

Modèles de factures gratuits à imprimer

Pour débuter, il est toujours plus facile de suivre un modèle. Nous mettons à votre disposition :

  • un modèle de facture gratuit à imprimer avec TVA,
  • un modèle de facture gratuit à imprimer sans TVA.

N’hésitez pas à les télécharger si vous en ressentez le besoin !

Modèle de facture sans TVA pour l’auto-entrepreneur

Tout auto-entrepreneur débute avec une facturation sans TVA. Voici en image un modèle de facture sans TVA pour l’auto entrepreneur :

modèle de facture gratuit à imprimer sans TVA pour auto entrepreneur

Vous pouvez imprimer cette image ou téléchargez notre facture gratuite Excel. Pour faciliter la création de facture sans TVA, téléchargez notre modèle de facture gratuit pour l’auto-entrepreneur :


 

Modèle de facture avec TVA pour l’auto-entrepreneur ou la TPE

Vous avez franchi le seuil et vous devez appliquer la TVA ? Voici en image un modèle de facture vierge à imprimer gratuit :

​​modèle de facture gratuit à imprimer avec TVA pour auto entrepreneur

Vous pouvez imprimer cette image ou utiliser notre modèle de facture Excel : téléchargez ce modèle de facture gratuit avec TVA pour l’auto entrepreneur pour ne pas oublier d’appliquer la TVA dans votre facturation au quotidien !

 

Comment créer une facture en ligne gratuitement ?

Un logiciel gratuit pour éditer des factures ou un outil en ligne pour éditer une facture gratuitement, est-ce vraiment une bonne idée ? Est-ce une solution pérenne pour développer votre activité ? Nous répondons à ces questions en avançant les arguments adéquats.

Les outils pour faire une facture gratuite en ligne

Il est possible d’éditer une facture gratuite en ligne : plusieurs sites internet ou plateformes vous proposent ce service gratuitement.

Faire une facture en ligne gratuitement avec ou sans TVA représente l’avantage de ne pas débourser un centime. Il faut en revanche ressaisir à chaque édition de facture toutes les informations et la plupart de vos mentions obligatoires.

Si la facture est gratuite, il vous en coûte en termes de temps et de productivité…

Autre inconvénient de ce type de logiciel de facture en ligne gratuit : aucune personnalisation aux couleurs de votre entité n’est possible.

Un logiciel gratuit pour faire des factures

Le choix d’un logiciel gratuit pour faire des factures avec TVA ou sans peut sembler très attractif à première vue.

Le meilleur logiciel de facturation gratuit semble être Kafeo à ce jour : téléchargeable en ligne, ce logiciel gratuit offre en effet quelques fonctionnalités utiles telles que l’historique des échanges commerciaux, la création de devis et factures facilitée, l‘édition de documents commerciaux exportables au format PDF et l’envoi par email.

Le meilleur logiciel de facturation gratuit : Kafeo

On note cependant quelques restrictions mensuelles concernant la version gratuite de Kafeo :

  • Elle est limitée à une gestion de 20 fiches contacts,
  • Elle est limitée à 20 écritures comptables,
  • Elle est limitée à l’édition de 20 documents maximum (devis et factures),
  • Elle ne permet donc pas d’éditer plus de 10 devis et 10 factures par mois, sous réserve que chacun de vos devis soit accepté par vos prospects et clients et que vous ne faites pas d’erreurs de facture,
  • Pas de personnalisation des documents,
  • Pas d’importation des contacts,
  • Pas de mise à jour du logiciel,
  • Pas d’accès au service client,
  • Installation obligatoire et possible sur un seul ordinateur,
  • Logiciel compatible uniquement pour les PC fonctionnant sous l’un des systèmes d’exploitation suivants : Windows XP / Vista / 7 / 8 / 8.1 / 10 (32/64 bits) ; si vous travaillez sur Mac ou Linux, vous ne pouvez pas l’utiliser.

Pour lever toutes les restrictions et bénéficier en illimité de la gestion des contacts, des écritures comptables et de la gestion devis-factures et il faut débourser 79 € HT/mois.

Les informations et prix sont constatés au 23 juillet 2018 et sont susceptibles d’évoluer.

Inconvénients et limites des outils et logiciels gratuits

En premier lieu :

  • les outils pour éditer une facture en ligne gratuitement obligent l’utilisateur à ressaisir toutes les informations,
  • les logiciels de facturation gratuits sont bridés volontairement pour inciter l’utilisateur à passer à une version payante.

En version gratuite, vous ne trouverez pas de solution viable qui vous permettra de :

  • respecter entièrement la conformité des factures,
  • tenir votre comptabilité à jour,
  • d'éditer des factures récurrentes au même client en gagnant en productivité,
  • d’effectuer des relances automatiques en cas d’impayés,
  • bénéficier des dernières mises à jour du logiciel (techniques ou qui prennent en compte de la nouvelle législation),
  • de communiquer efficacement avec d’autres applications de communication ou de paiement en ligne,
  • de bénéficier d’un support client digne de ce nom, etc.

La loi « anti-fraude à la TVA » et les logiciels certifiés, vous connaissez ?

Pour lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances, en vigueur depuis le 1er janvier 2018, oblige les entrepreneurs assujettis à la TVA à utiliser un logiciel de comptabilité de gestion ou de caisse certifié anti-fraude à la TVA.

Dans bien des cas, votre entreprise est tenue d'utiliser un logiciel anti-fraude si elle est assujettie à la TVA. Vérifiez que votre situation soit conforme en regardant le tableau ci-dessous :

 
Vos clients Obligation d’utiliser un logiciel certifié anti-fraude
Des professionnels assujettis à la TVA NON
Des particuliers OUI

Des particuliers et des professionnels

OUI

 
Pour être certifié, le logiciel doit garantir que les données soient inaltérables, sécurisées et archivées.

Les auto-entrepreneurs, micro-entreprises et TPE assujettis à la TVA peuvent désormais oublier Excel, et toutes les solutions gratuites, afin de respecter la loi et d’éviter les sanctions en cas de contrôle.

Les sanctions et amendes en cas d’irrégularité

Une facture doit tout d’abord être éditée en bonne et due forme. Si vous oubliez les mentions obligatoires, la facture est non conforme et la sanction pénale :

Une amende de 75 000 euros pouvant être portée à 50% de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée. Les personnes morales encourent une peine d’exclusion des marchés publics pour une durée de 5 ans au plus.

Source

Si l’administration constate des manquements graves, elle peut remettre en cause le droit à la déduction de la TVA, et effectuer un redressement fiscal.

En cas d’omissions ou d’informations incorrectes, le vendeur comme l’acheteur peuvent recevoir des amendes : de 15 euros par omission au quart du montant total et réel de la facture.

Si l’administration fiscale constate que vous utilisez un logiciel non certifié anti-fraude à la TVA alors que vous y êtes obligé, vous risquez :

  • 7 500 € d’amende par logiciel non-conforme utilisé,
  • 7 500 € d’amende si vous n’êtes pas en règles à 60 jours.

Choisir un logiciel professionnel pour mieux gérer ses factures

Les logiciels de facturation en ligne professionnels facilitent grandement les tâches de l’auto-entrepreneur et de la TPE, déjà bien occupés au développement de leurs activités respectives comme prospecter et entretenir une bonne relation avec les clients fidèles. Focus sur leurs avantages et présentation de logiciels qui ont déjà séduit les indépendants et les petites structures.

Les 6 avantages d’un logiciel de facturation pour les A-E et TPE

  • Avantage n° 1 : un gain de temps et de productivité considérable. Vous vous appuyez sur des modèles de devis et de factures pour personnaliser vos documents en une seule fois, et définitivement. Si un client commande plusieurs fois, inutile de ressaisir ses informations. Vous facturez en un clic en choisissant vos prestations ou produits vendus dans votre catalogue. Vous envoyez la facture électronique par email ;
  • Avantage n° 2 : des factures 100% conformes à la législation en vigueur. Les modèles contiennent toutes les mentions obligatoires. Il vous suffit simplement de personnaliser vos informations professionnelles une seule fois, puis de remplir les éléments en vous simplifiant la tâche ;
  • Avantage n° 3 : des calculs automatisés évitent des erreurs. Indiquez votre taux de TVA, le logiciel calcule les montants HT et TTC pour vous. Vous avez la certitude d’envoyer des factures et des devis sans erreurs ;
  • Avantage n° 4 : vous êtes alerté des paiements. En réalité, vous pouvez aller plus loin que ça : vous pilotez votre activité commerciale en temps réel en visualisant vos factures encaissées, vos devis envoyés, validés, en attente, votre chiffre d’affaires, etc… c’est l’idéal pour ajuster sa stratégie de développement ;
  • Avantage n° 5 : des mises à jour automatiques pour respecter la loi les yeux fermés et profiter des améliorations. Ces logiciels sont certifiés anti-fraude à la TVA et se mettent en conformité dès qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur ;
  • Avantage n° 6 : aucune installation nécessaire & compatible Mac et PC. L’utilisation du logiciel se fait en ligne, il suffit d’une connexion à internet. Ces logiciels s’adaptent à toutes les tailles d’écran et tous les appareils : ordinateur, tablette, smartphone.

Quickbooks facturation : 2 millions d’utilisateurs

La prise en main de Quickbooks Facturation est facile et rapide : les 2 millions d’utilisateurs dans le monde qui ont adopté l’outil ne vous diront certainement pas le contraire.

Jugez par vous-même en découvrant le logiciel dans la vidéo ci-dessous :

Ses atouts pour l’auto-entrepreneur et la TPE :

  • la création et la transformation de devis en factures personnalisées,
  • des tableaux de bord limpides pour suivre sa trésorerie,
  • des alertes en cas d’impayés,
  • envoyer des relances par email rapidement,
  • enregistrer ses dépenses et ses recettes en quelques clics,
  • le compte bancaire synchronisé,
  • un accès pour son expert-comptable,
  • l’automatisation de factures récurrentes,
  • la connexion avec des applications tierces telles que G Suite de Google, Paypal, Stripe (passerelle de paiement), Prestashop, etc.,
  • la certification anti-fraude à la TVA,
  • etc.

À date, Quickbooks propose des formules allant de 5 à 17,50 € mensuels pendant 6 mois. Vous pouvez notamment tester le logiciel gratuitement pendant 30 jours.

J'envoie en un clin d'oeil des factures personnalisées et des relances automatiques à mes clients pour être toujours à jour !

Laurent Garnier, Consultant, Webnetiks

Sellsy facturation : gestion commerciale facilitée

Sellsy facturation est une solution de la suite logicielle modulaire Sellsy, un éditeur made in France. Ce logiciel certifié anti-fraude à la TVA est très apprécié pour ses grandes capacités de gestion commerciale par les TPE et indépendants.

Découverte de la solution en vidéo :

Les avantages indéniables pour l’auto-entrepreneur et la TPE :

  • création et personnalisation de devis et factures conformes,
  • gestion d’un catalogue de services ou de produits intégré au logiciel pour faciliter l’édition des devis et des factures,
  • vous êtes alerté lorsque votre prospect ouvre et lit votre proposition commerciale,
  • relance par email ou par voie postale en cas d’impayé,
  • signature électronique de vos devis en ligne par vos clients,
  • paiement en ligne de vos factures grâce aux connexions possibles avec Atos, Stripe, Paypal ou Gocardless,
  • exports facilités vers votre plan comptable intégré avec accès réservé à votre expert-comptable,
  • accès en déplacement grâce à la version mobile du logiciel,
  • suivi en temps réel des règlements,
  • etc.

À date, Sellsy propose des formules à partir de 8 € mensuels. Vous pouvez notamment tester le logiciel (et tous ses modules CRM, support client, gestion de projet, etc.) gratuitement pendant 7 jours sans aucun engagement.

Sellsy a totalement changé notre façon de gérer les devis, les factures et plus loin encore, de gérer notre entreprise. Nous avons une visibilité sur la comptabilité en temps réel et ça, ça change tout.

Gillian Brial, La tête et les jambes

Evoliz pour les petites entreprises du bâtiment

Evoliz est un outil dédié aux artisans et TPE du secteur bâtiment et travaux publics : les fonctionnalités de factures de situation et retenues de garantie sont conçues spécifiquement pour les entreprises du BTP.

Découvrez la solution dans la vidéo ci-dessous :

Ses atouts pour l’auto-entrepreneur et la TPE du secteur BTP :

  • personnalisation et conformité de tous ses documents commerciaux (devis, factures, avoirs, etc.),
  • gestion de l’étalement des paiements,
  • définition de la retenue de garantie simplifiée,
  • accès sécurisé réservé à votre expert-comptable,
  • stockage et échanges de documents sécursiés,
  • synchronisation avec sa banque en temps réel,
  • rapprochement des écritures comptables,
  • suivi en temps réel du chiffre d’affaires, de la trésorerie (…),
  • gestion d’un catalogue de prestations et produits avec gestion des stocks et de fournisseurs,
  • relances et mises en recouvrement facilitées,
  • le logiciel est disponible en application mobile, version indispensable dans ce secteur…,
  • etc.

À date, Evoliz propose des formules allant de 12 à 40 € mensuels. Vous pouvez notamment tester le logiciel gratuitement pendant 30 jours.

Sur les chantiers, mes collaborateurs ont toujours les contacts clients avec eux, les devis, les factures et tous les travaux en cours.

Jérôme Berthet — À tous paysages

Prévoir des pénalités de retard pour dissuader les mauvais payeurs

En tant qu’entrepreneur, il n’est pas obligatoire de prévoir des pénalités de retard. Dans la pratique c’est vivement conseillé : le client est ainsi prévenu à l’avance des sommes supplémentaires à verser s’il ne respecte pas les délais de paiement légaux ou convenus avec vous.

Dans tous les cas d’impayés, vous êtes en droit de réclamer le règlement de pénalités de retard.

Rappel des délais de paiement légaux en France

S’il est tout naturel de négocier le prix et les termes d’une commande entre entrepreneurs, le délai de paiement ne doit en aucun cas dépasser (article L 441-6 du Code de commerce) :

  • 60 jours à compter de la date d’émission de la facture,
  • 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.

Certains secteurs professionnels spécifiques appliquent cependant des délais de paiement dit dérogatoires (entre 20 et 30 jours) : transport routier de marchandises, location de véhicule, ventes de produits alimentaires, de boissons alcoolisées, bétail, etc.

La plupart du temps, un particulier règle son fournisseur professionnel à réception de facture, c’est à dire quand la prestation a été effectuée ou quand les produits ont été livrés.

En cas de non-respect des délais de paiement, l’entreprise peut demander au particulier ou au professionnel de payer des pénalités de retard.

Le client professionnel devra également payer l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Quel taux appliquer ? Comment calculer les pénalités ?

Solution n° 1 : appliquer le taux d’intérêt légal.
Pour l’entrepreneur, l’usage est de définir un taux de pénalités de retard égal au taux d’intérêt légal fixé par arrêté ministériel. Ce taux sert à calculer les pénalités de retard imputables aux débiteurs retardataires.

Le taux légal des pénalités de retard
Votre client Taux d’intérêt légal applicable au 1er semestre 2018
Particulier

0,89%

Professionnel

0,89%

 

Pour calculer la pénalité, il faut multiplier la somme due par le nombre de jours de retard et par le taux de l'intérêt légal applicable sur la période. Le résultat est divisé par 100 fois le nombre de jours de l'année, ce qui correspond à la formule suivante :
(somme due x jours de retard x taux intérêt légal) / (365 x 100).

Source

Solution n° 2 : appliquer un taux plus dissuasif.
Vous pouvez décider d’appliquer un taux supérieur au taux d’intérêt légal à condition qu’il soit minimum 3 fois supérieur au montant du taux de l’intérêt légal.

En pratique, rien ne vous empêche donc d’appliquer par exemple un taux 5 fois supérieur pour dissuader les mauvais payeurs

Les pénalités de retard, une mention obligatoire à indiquer

Le client ne pourra pas dire qu’il n’a pas été prévenu ! Pour en être sûr et pour pouvoir appliquer les pénalités en cas de nécessité, vous devez indiquer le taux que vous appliquez et le mode de calcul.

Cette mention est obligatoire sur tous vos documents et devient dissuasive :

  • devis,
  • factures,
  • contrats,
  • bons de commande,
  • conditions générales de vente (CGV).

Si vous ne faites pas ça, en cas d’impayé, c’est le taux d’intérêt général qui s’appliquera, et non votre taux dissuasif !

Comment réclamer le paiement des pénalités ?

Vous êtes dans votre droit : inutile d’envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception.

Les pénalités sont automatiquement exigibles dès qu’un retard de paiement est constaté : vous transmettez une facture ou une note à votre client débiteur.

Bon à savoir : il ne faut pas appliquer la TVA aux pénalités de retard. Ces pénalités encaissées sont par ailleurs imposables.

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