Toutes les explications et un modèle pour maîtriser la facture d'acompte

Dans le cadre de la vente de biens ou services, il est tout à fait courant de demander le versement anticipé d’une partie du montant total : c’est qu’on appelle un acompte.

Et pour en garder la trace, il vous faut éditer une facture d’acompte. Découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir à ce sujet, quelles sont les mentions obligatoires, quand, pourquoi et comment l’émettre. Nous vous dévoilons aussi une sélection de logiciels pour créer et gérer vos factures d’acompte sans prise de tête, et vous proposons un modèle gratuit à télécharger.

🎁 [Bonus] Utiliser un logiciel dédié simplifie la réalisation d’une facture d’acompte. Découvrez en fin d’article un Livre Blanc vous expliquant l'ensemble des bénéfices et les critères de sélection de votre future solution de facturation.

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C’est quoi la facture d’acompte ?

Facture d’acompte : définition

Une facture d’acompte est une facture émise par un prestataire ou un vendeur dans le cadre du versement d’un acompte, c’est-à-dire d’un paiement partiel effectué en avance, avant la livraison finale d'un produit ou la réalisation complète d'un service.

Dès lors que vous percevez un acompte, vous avez l’obligation d’établir une facture. L’article 289 du CGI (Code général des impôts) le stipule : que vous soyez assujetti à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou non, vous êtes concerné. Les micro-entrepreneurs sont donc logés à la même enseigne.

Toutefois, il existe des exceptions, conformément à l’article 298 sexies du CGI :

• les livraisons intracommunautaires de biens ;
• ou portant sur un moyen de transport neuf.

Facture d’acompte : exemple

Mais alors, à quoi ressemble ce fameux document ? Voici un exemple de facture d’acompte pour vous faire une idée :

👷 Pour le secteur du bâtiment, un autre type de facture peut vous intéresser : (re) découvrez les obligations liées à la facture de situation.

À quoi sert la facture d’acompte ?

L’acompte sur facture sert souvent à valider une commande. En d’autres termes, il sécurise le fournisseur en engageant le client.

👉 Dans le cas d’activités entraînant des frais, par exemple en matière première dans les secteurs manufacturés, ou en temps passé pour ce qui relève de la prestation de services, l’acompte limite l’avance de trésorerie tout en réduisant le risque d’impayés.

Comment faire une facture d’acompte ?

Inscrire toutes les mentions obligatoires de la facture d’acompte

La facture d’acompte se présente presque comme une facture classique, sauf que vous n’êtes pas tenu d’y spécifier les biens ou prestations concernés.

👉 Plus précisément, voici les mentions obligatoires à faire figurer sur le document :

• mention « facture d’acompte » ;
• numéro de devis correspondant ;
• numéro SIREN ;
• nom, adresse et forme juridique du prestataire ;
• nom et adresse du client ;
• numéro de la facture qui doit suivre la même chronologie que vos autres factures ;
• date du jour d’émission de l’acompte.

👉 Voici également quelques informations non obligatoires à inscrire :

• quantité si connue ;
• montant si connu ;
• la TVA si applicable, sinon facturer TTC pour les autoentrepreneurs ;
• le délai de paiement en indiquant une date précise ou la formule « payable à réception ».

À noter : si vous fonctionnez avec un système d’acompte, il faut le préciser en amont au client. Vos devis ou factures pro forma doivent donc le mentionner. Rappelons cependant qu’une facture pro forma n’a pas valeur comptable. Aussi faudra-t-il la faire suivre d’une facture d’acompte en tant que telle.

💡 Découvrez plus en détail, dans notre article dédié, l’ensemble des mentions obligatoires associées aux factures.

Utiliser un logiciel adapté

L’utilisation d’une solution de facturation simplifie grandement la tâche. Il vous suffit, à partir d’un devis, de préciser le montant ou le pourcentage de l’acompte : le logiciel l’émet directement.

Idem pour le solde. L’outil vous évite les erreurs de montants, gère la TVA. Bref, il vous apporte plus de sécurité qu’un modèle Excel ou Word. Une aide précieuse a fortiori lorsqu’il faut appliquer différents taux à chaque fois.

🛠️ Exemples de logiciels :

• Vous êtes entrepreneur ou artisan ? INFast et Sage One vous assistent en automatisant la création et l’envoi de factures d’acompte.
  
  
• Vous êtes une startup, une TPE ou une PME et cherchez un outil de gestion comptable et financière complet ? iPaidThat vous fait gagner du temps en centralisant et en automatisant vos tâches.
  
  
• Vous êtes une TPE ou PME ? Factomos, Evoliz, Sellsy Facturation ou Zervant sont des solutions de facturation adaptées à vos besoins spécifiques. Et si vous recherchez une plateforme plus globale de gestion commerciale, pensez à Axonaut, un outil qui combine CRM et ERP.

En adoptant ce type de logiciels, vous structurez votre gestion tout en gagnant du temps sur un ensemble de tâches opérationnelles. Intéressant non 😃 ?

[Livre Blanc] Marre d’Excel ? Pourquoi et comment choisir un logiciel de facturation

Quels sont les avantages des logiciels de facturation et les critères à prendre en compte pour être sûr de faire le bon choix  au moment de choisir votre futur outil ?

Les réponses sont dans notre Livre Blanc coécrit avec Sellsy Facturation, à télécharger gratuitement.

Modèle de facture d’acompte gratuit

Cependant, si vous n’êtes pas encore décidé à opter pour un logiciel, téléchargez notre modèle de facture d’acompte gratuit au format Excel.

☝️ À noter que ce modèle vaut également pour les auto-entrepreneurs.

Comment comptabiliser la facture d’acompte ?

Lorsqu'une entreprise émet ou reçoit une facture d'acompte, elle doit l'enregistrer en comptabilité.

Toutefois, le procédé à appliquer diffère selon que vous soyez l’émetteur ou le client.

👉 Pour l'émetteur, l'acompte reçu est inscrit au crédit sous :

• le compte 4191 Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes ;
• et le compte 4457 TVA collectée si l’opération est soumise à la TVA.

👉 Pour le client, l'acompte versé est enregistré au débit sous :

• le compte 4091 Fournisseur - Avances et acomptes versés sur commandes ;
• et le compte 4456 TVA sur les autres biens et services si l’opération est soumise à la TVA.

Facture d’acompte et facture de solde

Dans le cadre des transactions impliquant des factures d'acompte, la facture de solde joue un rôle crucial. Émise après la livraison des biens ou la prestation des services, elle sert à réclamer le paiement restant.

Pour réaliser ce document, il convient de déduire le montant déjà payé via l'acompte du coût total.

La facture de solde détaille ainsi :

• le montant initial ;
• l'acompte déjà versé ;
• le solde dû.

Facture d’acompte et TVA

Si vous êtes éligible à la TVA, il vous faut alors la calculer et l’inclure dès la facture d’acompte.

⚠️ Attention, la réglementation a évolué depuis le 1er janvier 2023. Avant cette date, vous n’étiez pas soumis à cette obligation dans le cadre de la livraison de biens.

Mais désormais, la TVA doit être intégrée à toutes vos factures d'acompte, qu’importent les activités exercées.

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En résumé

L’acompte se révèle une pratique utile aussi bien pour l’acheteur que pour le vendeur. Sa mise en œuvre doit respecter certaines règles qu’un logiciel de facturation vous aidera à appliquer, tout en professionnalisant votre gestion interne.