Comment établir une facture d'acompte dans les règles ? [modèle Excel gratuit]

Quelles sont les modalités d’une facture d’acompte ? Dans le cadre de la vente de biens ou services, les acomptes sont fréquents.

La facturation doit se pratiquer dans les règles : voici comment faire une facture, ainsi que les éléments à connaître concernant l’acompte comme la comptabilisation ou la gestion de la TVA.

[Bonus] Utiliser un logiciel dédié simplifie la réalisation d’une facture d’acompte. Découvrez en fin d’article notre sélection d’outils, ainsi qu’un Livre Blanc vous expliquant comment réaliser un cahier des charges pour intégrer une solution de facturation dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Facture d’acompte : définition

Une facture d’acompte est une facture émise par un prestataire ou un vendeur dans le cadre du versement d’un acompte, qui correspond à une partie du montant versée en avance.

ℹ️ Elle est obligatoire pour toutes les entreprises, et est prévue au Code général des impôts à l’article 289 du CGI.

Quand envoyer une facture d’acompte ?

1. Elle doit être générée en amont de la réalisation d’une prestation ou avant la livraison du bien en question.
2. Il sera ensuite nécessaire d’enlever le montant de l’acompte sur la facture finale, à la livraison ou à la fin de la prestation de service.

💡 L’acompte sur facture sert souvent à valider une commande. Il sécurise le fournisseur en engageant le client. Dans le cas d’activités entraînant des frais, par exemple en matière première dans les secteurs manufacturés, ou en temps passé pour ce qui relève de la prestation de services, l’acompte limite l’avance de trésorerie tout en réduisant le risque d’impayés.

Exemple de facture d’acompte

À quoi ressemble une facture d’acompte ? Voici un exemple de facture d’acompte pour se faire une idée.

Et si vous avez besoin de la créer, remplissez notre modèle de facture d’acompte à télécharger, plus loin dans cet article !

Note 👷 Pour le secteur du bâtiment, un autre type de facture peut vous intéresser : (re) découvrez les obligations liées à la facture de situation.

Quelles sont les obligations pour établir une facture d’acompte ? Sociétés + auto entrepreneurs

Dès lors que vous percevez un acompte, il doit y avoir facture. L’article 289 du CGI (Code général des impôts) le stipule : que vous soyez assujetti à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou non, vous êtes concernés. Les micro-entrepreneurs sont donc logés à la même enseigne.

Les exceptions sont, conformément à l’article 298 sexies du CGI :

• les livraisons intracommunautaires de biens,
• ou portant sur un moyen de transport neuf.

Notre conseil 👉 Si vous fonctionnez avec un système d’acompte, il faut le préciser en amont au client. Vos devis ou factures pro forma doivent donc le mentionner. Rappelons cependant qu’une facture pro forma n’a pas valeur comptable. Aussi faudra-t-il la faire suivre d’une facture d’acompte en tant que telle.

Modèle de facture d’acompte Excel : téléchargez-le gratuitement !

Si vous êtes arrivé jusqu’ici, c’est que votre quête portait sur un modèle de facture prêt à l’emploi, que vous n’auriez qu’à personnaliser pour l’envoyer en quelques minutes à vos clients.

Mission accomplie ! Nous mettons à votre disposition un modèle Excel gratuit pour éditer vos factures d’acompte.

☝️ À noter que ce modèle vaut pour les auto entrepreneurs également.

Comment faire une facture d’acompte ? 5 bonnes pratiques

1 — Respecter les règles de facturation

L’acompte sur facture se présente comme une facture classique. Elle doit faire figurer les mêmes mentions obligatoires, à savoir :

• SIREN ;
• nom ;
• adresse et forme juridique du prestataire ;
• nom et adresse du client ;
• numéro de la facture ;
• date.

La numérotation suit la même chronologie que pour vos autres factures.

2 — Connaître les spécificités de l’acompte

La date à faire figurer sur l’acompte correspond au jour où il a été émis. En matière de délai de paiement, il vous est possible d’indiquer une date précise ou la formule « payable à réception ».

La facture d’acompte peut ne pas spécifier les biens ou prestations concernés, à la différence d’une facture classique, qui doit toujours préciser la nature, la quantité et la valeur de chaque élément de la vente.

💡 Ne confondez plus la facture d’acompte avec la facture d’avoir !

3 — Prendre en compte la TVA

• Facturation pour micro-entrepreneurs : il vous faut procéder comme pour une facture classique et indiquer un montant TTC (toutes taxes comprises), en mentionnant le CGI par rapport à la TVA non applicable.
• Pour les assujettis à TVA : attention à la comptabiliser correctement sur vos différents acomptes, et à ne pas la comptabiliser une seconde fois au moment du solde.

4 — Utiliser un outil adapté pour éviter les erreurs

L’utilisation d’un logiciel de facturation simplifie grandement la tâche. À partir d’un devis, vous n’avez qu’à préciser le montant ou le pourcentage d’acompte : le logiciel l’émet directement.

Idem pour le solde. L’outil vous évite les erreurs de montants, gère la TVA, bref, vous apporte plus de sécurité qu’un modèle Excel ou Word. Une aide précieuse a fortiori lorsque différents taux sont à appliquer chaque fois.

Quel logiciel choisir ?

• Vous êtes entrepreneur ou artisan ? INFast vous assiste en automatisant la création et l’envoi de factures d’acompte ; Sage One peut également vous assister dans ces tâches.
• Vous êtes une TPE ou PME ? Factomos, Sellsy Facturation ou Zervant sont des solutions de facturation adaptées à vos besoins spécifiques.
• Vous êtes entrepreneur, TPE ou PME et vous recherchez une solution plus globale de gestion commerciale ? Axonaut Facturation est intégré dans un outil tout-en-un combinant CRM et ERP.

En adoptant ce type de logiciels, vous structurez votre gestion tout en gagnant du temps sur un ensemble de tâches opérationnelles.

5 — Établir la facture de solde

Il est possible d’émettre un ou plusieurs acomptes associés à une seule et même transaction. Sur chaque acompte, il est judicieux de faire référence au devis auquel il fait suite.

Et, sur la facture de solde finale, vous devez recenser l’ensemble des acomptes émis pour cette vente, en mentionnant les montants, numéros et dates de chacun.

[Livre Blanc] Comment réaliser un cahier des charges pour choisir le bon logiciel de facturation pour vous ?

Pour dénicher le bon logiciel dédié à la réalisation de vos factures d’acompte, découvrez comment élaborer un cahier des charges grâce à notre Livre Blanc coécrit avec Sellsy Facturation, à télécharger gratuitement. Vous serez ainsi sûr de faire le bon choix !

L’acompte est une pratique utile aussi bien à l’acheteur qu’au vendeur. Sa mise en œuvre doit respecter certaines règles qu’un logiciel de facturation vous aidera à appliquer tout en professionnalisant votre gestion interne.