Toutes les explications et un modèle pour maîtriser la facture d'acompte

Dans le cadre de la vente de biens ou services, il est tout à fait courant de demander le versement anticipé d’une partie du montant total : c’est qu’on appelle un acompte.

Et pour en garder la trace, il vous faut éditer une facture d’acompte. Découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir à ce sujet, quelles sont les mentions obligatoires, quand, pourquoi et comment l’émettre. Nous vous dévoilons une sélection de logiciels pour créer et gérer vos factures d’acompte sans avoir à y penser, et vous proposons un modèle gratuit à télécharger.

[Bonus] Utiliser un logiciel dédié simplifie la réalisation d’une facture d’acompte. Découvrez en fin d’article notre sélection d’outils, ainsi qu’un Livre Blanc vous expliquant l'ensemble des bénéfices et les critères de sélection de votre future solution de facturation.

Une facture d’acompte est une facture émise par un prestataire ou un vendeur dans le cadre du versement d’un acompte, qui correspond à une partie du montant versée en avance.

Dès lors que vous percevez un acompte, vous avez l’obligation d’établir une facture. L’article 289 du CGI (Code général des impôts) le stipule : que vous soyez assujetti à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou non, vous êtes concernés. Les micro-entrepreneurs sont donc logés à la même enseigne.

Les exceptions sont, conformément à l’article 298 sexies du CGI :

• les livraisons intracommunautaires de biens,
• ou portant sur un moyen de transport neuf.

À quoi ressemble une facture d’acompte ? Voici un exemple de facture d’acompte pour se faire une idée :

👷 Pour le secteur du bâtiment, un autre type de facture peut vous intéresser : (re) découvrez les obligations liées à la facture de situation.

💡 Attention : ne confondez pas la facture d’acompte avec la facture d’avoir.

L’acompte sur facture sert souvent à valider une commande. Il sécurise le fournisseur en engageant le client.

Dans le cas d’activités entraînant des frais, par exemple en matière première dans les secteurs manufacturés, ou en temps passé pour ce qui relève de la prestation de services, l’acompte limite l’avance de trésorerie tout en réduisant le risque d’impayés.

Elle doit être générée en amont de la réalisation d’une prestation ou avant la livraison du bien en question. Il sera ensuite nécessaire d’enlever le montant de l’acompte sur la facture finale, à la livraison ou à la fin de la prestation de service.

L’acompte sur facture se présente presque comme une facture classique, sauf qu’elle n’a pas l’obligation de spécifier les biens ou prestations concernés. 

Elle doit faire figurer les mentions suivantes :

• mention « facture d’acompte » ;
• numéro de devis correspondant ;
• numéro SIREN ;
• nom ;
• adresse et forme juridique du prestataire ;
• nom et adresse du client ;
• numéro de la facture qui doit suivre la même chronologie que vos autres factures ;
• date du jour d’émission de l’acompte.

Quelques mentions non obligatoires :

• quantité si connue,
• montant si connu ;
• la TVA si applicable, sinon facturer TTC pour les autoentrepreneurs ;
• le délai de paiement en indiquant une date précise ou la formule « payable à réception ».

À noter : si vous fonctionnez avec un système d’acompte, il faut le préciser en amont au client. Vos devis ou factures pro forma doivent donc le mentionner. Rappelons cependant qu’une facture pro forma n’a pas valeur comptable. Aussi faudra-t-il la faire suivre d’une facture d’acompte en tant que telle.

Quels sont les avantages des logiciels de facturation et les critères à prendre en compte pour être sûr de faire le bon choix  au moment de choisir votre futur outil ?

Les réponses sont dans notre Livre Blanc coécrit avec Sellsy Facturation, à télécharger gratuitement. 

L’utilisation d’un logiciel de facturation simplifie grandement la tâche. À partir d’un devis, vous n’avez qu’à préciser le montant ou le pourcentage d’acompte : le logiciel l’émet directement.

Idem pour le solde. L’outil vous évite les erreurs de montants, gère la TVA, bref, vous apporte plus de sécurité qu’un modèle Excel ou Word. Une aide précieuse a fortiori lorsque différents taux sont à appliquer chaque fois.

Quel logiciel choisir ?

• Vous êtes entrepreneur ou artisan ? INFast vous assiste en automatisant la création et l’envoi de factures d’acompte ; Sage One peut également vous assister dans ces tâches.
  
  
• Vous êtes une startup, une TPE ou une PME et cherchez un outil de gestion comptable et financière ? iPaidThat vous fait gagner du temps en centralisant et en automatisant vos tâches.
  
  
• Vous êtes une TPE ou PME ? Factomos, Sellsy Facturation ou Zervant sont des solutions de facturation adaptées à vos besoins spécifiques.
  
  
• Vous êtes une PME ou une TPE et souhaitez l’assistance d’un logiciel de facturation et de comptabilité complet ? QuickBooks vous permet de gérer de façon intuitive vos factures, vos devis ou encore de réaliser des rapprochements bancaires.
  
  
• Vous êtes entrepreneur, TPE ou PME et vous recherchez une solution plus globale de gestion commerciale ? Axonaut Facturation est intégré dans un outil tout-en-un combinant CRM et ERP.

En adoptant ce type de logiciels, vous structurez votre gestion tout en gagnant du temps sur un ensemble de tâches opérationnelles.

Le voici, le voilà, notre modèle au format Excel pour éditer vos factures d’acompte :

☝️ À noter que ce modèle vaut pour les auto entrepreneurs également.

La facture de solde est le document final qui récapitule l’ensemble des acomptes émis pour une même transaction.

Elle doit les recenser en mentionnant les montants, numéros et dates de chacun d’entre eux. La TVA ayant déjà été comptabilisée via les acomptes, il ne faut pas la prendre en compte ici.

L’acompte est une pratique utile aussi bien à l’acheteur qu’au vendeur. Sa mise en œuvre doit respecter certaines règles qu’un logiciel de facturation vous aidera à appliquer tout en professionnalisant votre gestion interne.