Facture proforma : Définition et modèle à télécharger

Qu'est-ce qu'une facture proforma et comment la générer ?

Créez une facture proforma... comme un pro !

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ? 

Pro forma signifie en latin « pour la forme ». Une facture pro forma, ou facture proforma, est donc une facture provisoire ressemblant à une facture définitive, les valeurs légale et fiscale en moins, qui n’entre pas dans la comptabilité d’une entreprise.
De par son objectif d’information auprès des clients, on parle aussi de document commercial, de facture commerciale ou de projet de facture.

À quoi sert une facture pro forma et comment la rédiger ?

Nous vous proposons un modèle de facture pro forma à télécharger, des exemples et quelques outils pour vous soulager dans la gestion de votre facturation en général, pro forma en particulier !

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À quoi sert une facture pro forma ?

Tel un devis, la facture pro forma indique à l’acheteur le descriptif du bien ou de la prestation de service qu’il va acheter, le montant qui lui sera facturé, mais aussi les conditions générales de vente.

Elle n’est pas obligatoire mais facilite les échanges commerciaux. En outre :

  • elle étaye une demande de crédit pour des travaux, ou de subvention pour un projet associatif, auprès des banques ou institutions, avant que l’acheteur ne s’engage dans un achat sans les fonds suffisants ;
  • elle permet de solliciter une autorisation auprès des douanes en cas d’import-export de marchandise, ou de leur faire une déclaration de valeur, notamment pour des produits offerts (échantillons) ;
  • elle donne la possibilité de demander un paiement en avance et d’offrir un escompte, en cas de nouveau client ou de suspicion de mauvais payeur par exemple ;
  • elle facilite les partenariats BtoB, en formalisant et valorisant les échanges ;
  • elle peut être exigée par l’administration fiscale pour justifier une exonération de TVA.

Quelle est la différence entre une facture pro forma et un devis ?

La facture pro forma s’apparente à un devis. Certains l’utilisent même en lieu et place de ce dernier :

  • aucun des deux documents n’engage à un paiement.
  • ils ne sont valables que s’ils sont signés des deux parties, qui attestent ainsi en avoir pris connaissance.
  • mais seule la facture pro forma peut servir de justification de dépense ou d’investissement.

D’autre part, le devis est plus traditionnellement utilisé dans le secteur du BTP.

Comment distingue-t-on une facture pro forma d’une facture définitive ?

La différence doit être claire et évidente :

  • le titre en en-tête mentionne le terme pro forma, ou non ;
  • s’il y en a une, la numérotation est différente.

Le contenu de la facture définitive peut différer de la pro forma, après négociation des conditions de vente, ou du prix. Sa date d’émission, notamment, doit être mise à jour, avec le jour de l’acceptation pour la facture définitive.

Comment faire une facture pro forma ?

▷ Indiquer toutes les mentions obligatoires

Comme toute facture, un certain nombre d’informations est requis :

  • l’intitulé pro forma ou proforma,
  • le numéro du document,
  • la date d’émission,
  • l’identification de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.),
  • le nom du prospect ou client,
  • la référence de la commande,
  • le contenu de la commande (articles et quantités),
  • le mode de livraison et le délai,
  • les conditions tarifaires (prix unitaire HT, frais de port, TVA, prix TTC),
  • les délais de paiement,
  • la validité de l’offre,
  • les conditions particulières, le cas échéant,
  • la devise utilisée et les Incoterms (International Commercial Terms), telles que les conditions de la livraison ou les assurances assurance, pour les transactions internationales.

Elle doit être présentée sur un modèle à en-tête, avec votre logo et vos informations.

▷ Télécharger notre modèle de facture pro forma

Vous pouvez vous inspirer de notre exemple de facture pro forma pour débuter.
Nous vous proposons un modèle pro forma Excel, prêt à l’emploi.

Vous avez maintenant votre modèle gratuit.
Néanmoins, nous ne pouvons que vous recommander de lire la suite pour vraiment gagner du temps dans la gestion de votre facturation.

▷ Utiliser un logiciel de facturation adapté

Pourquoi ? Parce que vous passez d’un devis à un bon de commande, d’une facture pro forma à une facture définitive, en quelques clics.
Les numéros sont générés automatiquement, et vous pouvez suivre votre trésorerie, procéder à des relances, de façon optimale.

Surtout, vous consacrez votre temps à d’autres tâches, à la valeur moins... administrative !

Les références en la matière ne manquent pas. Que vous soyez auto-entrepreneur, TPE, PME, vous trouverez de bons exemples de solutions cloud ci-dessous.

Parmi elles, Axonaut Facturation. Comment faire une facture pro forma avec ce logiciel ? Depuis la fiche d’un prospect/client, vous cliquez sur le + dans la partie « Devis, Commandes et Factures en cours » puis sur » Ajouter une commande ». Il suffit alors de créer le document en renseignant les différents champs : Titre du document : Proforma ; Date du document ; Marchandises/Services vendus, etc.

facture proforma : Axonaut Facturation
Exemple de facture proforma sur © Axonaut Facturation

Citons aussi ClicFacture. La solution met à disposition toutes sortes de documents comptables et commerciaux : factures, devis, pro forma, avoirs, etc.
La facture pro forma peut être transformée automatiquement en facture, dès l’acceptation définitive du client.

Facture proforma : ClicFactureInterface avec les différents types de documents clients sur © ClicFacture

Debitoor en est une autre : après avoir créé ou sélectionné un client existant, sélectionné les produits ou services concernés et choisi le design de la facture, il suffit de cliquer sur « enregistrer » au lieu de « compléter la facture », et le document apparaît dans les brouillons avec l’intitulé « facture proforma ».

facture proforma : ClicFacture
Exemple de facture proforma sur © Debitoor

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Maintenant que vous connaissez l’intérêt de la facture pro forma, exploitez-la pour développer votre relation client.
Personnalisez le document, et mettez en valeur votre plus-value. Vous avez là un réel outil de communication sur votre produit ou votre service, et les conditions avantageuses que vous pouvez y ajouter.

Si vous vous distinguez de la concurrence, notamment par votre réactivité aux demandes de vos prospects, il y a fort à parier qu’ils deviennent clients, et que la pro forma se transforme en facture définitive.

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