La facture proforma : tout sur ce document à mi-chemin entre devis et facture

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 29 avril 2021, publié initialement en janvier 2020
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Pro forma signifie en latin « pour la forme ». Une facture pro forma, ou facture proforma, est donc une facture provisoire ressemblant à une facture définitive, les valeurs légale et fiscale en moins, qui n’entre pas dans la comptabilité d’une entreprise.

Mais qu’est-ce qu’une facture pro forma exactement ? À quoi sert-elle et qu’est-ce qui la différencie d’une facture définitive ? On vous dit tout sur la facture pro forma !

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ? 

La facture proforma s’apparente à un devis présenté sous forme de facture, rédigée par le vendeur. Elle indique à l’acheteur le descriptif du bien ou de la prestation de service qu’il va acheter, le montant qui lui sera facturé, mais aussi les conditions générales de vente.

À quoi sert une facture pro forma ?

La facture proforma ne constitue pas un document obligatoire, mais facilite grandement les échanges commerciaux en formalisant les conditions d’une vente entre un vendeur et un acheteur.

Cela permet de se mettre d’accord sur les modalités, et de sécuriser le règlement de la commande en attendant livraison du bien ou de l’exécution d’une prestation de service, qui viendra avec la facture définitive.

💡 Contrairement à un devis, elle peut servir de justificatif de dépense ou d’investissement.

Quand utiliser la facture proforma ? Cas d’usage

Il existe des situations où l’usage de la facture proforma est particulièrement utile notamment pour :

  • étayer une demande de crédit pour des travaux, ou de subvention pour un projet associatif, auprès des banques ou institutions, avant que l’acheteur ne s’engage dans un achat sans les fonds suffisants ;
  • solliciter une autorisation auprès des douanes en cas d’import-export de marchandise, ou de leur faire une déclaration de valeur, notamment pour des produits offerts (échantillons) ;
  • demander un paiement en avance et d’offrir un escompte, en cas de nouveau client ou de suspicion de mauvais payeur par exemple ;
  • faciliter les partenariats BtoB, en formalisant et valorisant les échanges ;
  • justifier une exonération de TVA auprès de l’administration fiscale.

Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture définitive ?

La facture proforma a ses propres spécificités. Contrairement à une facture définitive, la facture proforma :

  • n’est pas prise en compte dans la comptabilité,
  • n’engage pas les deux parties,
  • ne suit pas le même système de numérotation,
  • mentionne le terme pro forma en en-tête ;
  • peut être modifiée après négociations.

Les mentions obligatoires sur la facture pro forma

Ce n’est pas parce qu’elle n’est pas obligatoire, qu’elle ne doit pas suivre un certain formalisme.

Voici les informations requises sur une facture proforma :

  • l’intitulé pro forma ou proforma,
  • le numéro du document,
  • la date d’émission,
  • l’identification de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.),
  • le nom du prospect ou client,
  • la référence de la commande,
  • le contenu de la commande (articles et quantités),
  • le mode de livraison et le délai,
  • les conditions tarifaires (prix unitaire HT, frais de port, TVA, prix TTC),
  • les délais de paiement,
  • la validité de l’offre,
  • les conditions particulières, le cas échéant,
  • la devise utilisée et les Incoterms (International Commercial Terms), telles que les conditions de la livraison ou les assurances assurance, pour les transactions internationales.

Elle doit être présentée sur un modèle à en-tête, avec votre logo et vos informations.

Modèle facture pro forma à télécharger

Vous pouvez vous inspirer de notre exemple de facture pro forma pour débuter.

Nous vous proposons un modèle pro forma Excel vierge, prêt à l’emploi.

Utiliser un logiciel de facturation

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Parce que vous pouvez passer d’un devis à un bon de commande, d’une facture pro forma à une facture définitive, en quelques clics.

Les numéros sont générés automatiquement, et vous pouvez suivre votre trésorerie, procéder à des relances, de façon optimale.

Surtout, vous consacrez votre temps à d’autres tâches, à la valeur moins… administrative !

Sélection et comparatif de logiciels

Les références en la matière ne manquent pas. Que vous soyez auto-entrepreneur, TPE, PME, vous trouverez de bons exemples de solutions cloud ci-dessous.

Parmi elles, Axonaut Facturation. Comment faire une facture pro forma avec ce logiciel ? Depuis la fiche d’un prospect/client, vous cliquez sur le + dans la partie « Devis, Commandes et Factures en cours » puis sur » Ajouter une commande ». Il suffit alors de créer le document en renseignant les différents champs : Titre du document : Proforma ; Date du document ; Marchandises/Services vendus, etc.

facture proforma : Axonaut FacturationAxonaut Facturation

Citons aussi ClicFacture. La solution met à disposition toutes sortes de documents comptables et commerciaux : factures, devis, pro forma, avoirs, etc.

La facture pro forma peut être transformée automatiquement en facture, dès l’acceptation définitive du client.

Facture proforma : ClicFactureClicFacture

Debitoor en est une autre : après avoir créé ou sélectionné un client existant, sélectionné les produits ou services concernés et choisi le design de la facture, il suffit de cliquer sur « enregistrer » au lieu de « compléter la facture », et le document apparaît dans les brouillons avec l’intitulé « facture proforma ».

facture proforma : ClicFactureDebitoor

Envie de plus de choix ? Découvrez plus de devis et facturation

Êtes-vous pro forma ?

Maintenant que vous connaissez l’intérêt de la facture pro forma, exploitez-la pour développer votre relation client.
Personnalisez le document, et mettez en valeur votre plus-value. Vous avez là un réel outil de communication sur votre produit ou votre service, et les conditions avantageuses que vous pouvez y ajouter.

Si vous vous distinguez de la concurrence, notamment par votre réactivité aux demandes de vos prospects, il y a fort à parier qu’ils deviennent clients, et que la pro forma se transforme en facture définitive.

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