Créez une facture proforma... comme un pro !

Créez une facture proforma... comme un pro !

Facture proforma ? Qu’est-ce que c’est ? Ah les joies de la compta... Il faut déjà maîtriser les subtilités de la facturation, mais en plus il existe différents types de factures ?

Nous vous éclairons sur ce document commercial, ses avantages et comment le rédiger.

À l’appui : un modèle de facture proforma à télécharger, des exemples et quelques outils pour vous soulager dans la gestion de votre facturation en général, proforma en particulier.

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Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Facture proforma : définition

Pro forma, à l’origine en deux mots, signifie en latin « pour la forme ».

Une facture pro forma, ou facture proforma, est une facture provisoire ressemblant à une facture définitive, les valeurs légale et fiscale en moins.

Il s’agit donc d’un document commercial qui n’entre pas dans la comptabilité d’une entreprise. De par son objectif d’information auprès des clients, on parle aussi de facture commerciale ou de projet de facture.

À quoi sert une facture proforma ?

Tel un devis, la facture proforma indique à l’acheteur le descriptif du bien ou de la prestation de service qu’il va acheter, le montant qui lui sera facturé, mais aussi les conditions générales de vente.

Elle n’est pas obligatoire mais facilite les échanges commerciaux. En outre :

  • Sur présentation à une banque ou aux institutions, elle étaye une demande de crédit pour des travaux, ou de subvention pour un projet associatif, avant que l’acheteur ne s’engage dans un achat sans les fonds suffisants.
     
  • Elle permet aussi de solliciter une autorisation auprès des douanes en cas d’import-export de marchandise, ou de leur faire une déclaration de valeur, notamment pour des produits offerts (échantillons).
     
  • Elle donne la possibilité de demander un paiement en avance et d’offrir un escompte, en cas de nouveau client ou de suspicion de mauvais payeur par exemple. La perte de temps en recouvrement des impayés est ainsi évitée.
     
  • Elle facilite les partenariats BtoB, en formalisant et valorisant les échanges.
     
  • Enfin, elle peut être exigée par l’administration fiscale pour justifier une exonération de TVA.

Quelle est la différence entre une facture proforma et un devis ?

La facture proforma s’apparente à un devis. Certains l’utilisent même en lieu et place de ce dernier.

Mais il y a bien une (subtile) différence :

  • Aucun des deux documents n’engage à un paiement.
     
  • Ils ne sont valables que s’ils sont signés des deux parties, qui attestent ainsi en avoir pris connaissance.
     
  • Mais seule la facture proforma peut servir de justification de dépense ou d’investissement, car elle contient exactement les mêmes informations que la future facture définitive.

D’autre part, le devis est plus traditionnellement utilisé dans le secteur du BTP.

Comment distingue-t-on une facture pro forma d’une facture définitive ?

La différence doit être claire et évidente :

  • le titre en en-tête fait figurer le terme proforma, ou non ;
  • s’il y en a une, la numérotation est différente ;
  • il n’est pas nécessaire d’indiquer le no de TVA de l’acheteur.

Le contenu de la facture définitive peut différer de la proforma, après négociation des conditions de vente, ou du prix. Sa date d’émission, notamment, doit être mise à jour, avec le jour de l’acceptation pour la facture définitive.

Comment faire une facture proforma ?

Indiquer toutes les mentions obligatoires

Comme toute facture, un certain nombre d’informations est requis :

  • l’intitulé pro forma ou proforma,
  • le numéro du document,
  • la date d’émission,
  • l’identification de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.),
  • le nom du prospect ou client,
  • la référence de la commande,
  • le contenu de la commande (articles et quantités),
  • le mode de livraison et le délai,
  • les conditions tarifaires (prix unitaire HT, frais de port, TVA, prix TTC),
  • les délais de paiement,
  • la validité de l’offre,
  • les conditions particulières, le cas échéant,
  • la devise utilisée et les Incoterms (International Commercial Terms), telles que les conditions de la livraison ou les assurances assurance, pour les transactions internationales.

Elle doit être présentée sur un modèle à en-tête, avec votre logo et vos informations.

Télécharger notre modèle de facture proforma

Vous pouvez vous inspirer de notre exemple de facture proforma pour débuter.
Nous vous proposons un modèle proforma Excel, prêt à l’emploi.

Vous avez maintenant votre modèle gratuit.
Néanmoins, nous ne pouvons que vous recommander de lire la suite pour vraiment gagner du temps dans la gestion de votre facturation.

Utiliser un logiciel de facturation adapté

Pourquoi ? Parce que vous passez d’un devis à un bon de commande, d’une facture proforma à une facture définitive, en quelques clics.
Les numéros sont générés automatiquement, et vous pouvez suivre votre trésorerie, procéder à des relances, de façon optimale.

Surtout, vous consacrez votre temps à d’autres tâches, à la valeur moins... administrative !

Les références en la matière ne manquent pas. Que vous soyez auto-entrepreneur, TPE, PME, vous trouverez de bons exemples de solutions cloud ci-dessous.

Parmi elles, Axonaut Facturation. Depuis la fiche d’un prospect/client, vous cliquez sur le + dans la partie « Devis, Commandes et Factures en cours » puis sur » Ajouter une commande ». Il suffit alors de créer le document en renseignant les différents champs : Titre du document : Proforma ; Date du document ; Marchandises/Services vendus, etc.

facture proforma : Axonaut Facturation
Exemple de facture proforma sur © Axonaut Facturation

Citons aussi ClicFacture. La solution met à disposition toutes sortes de documents comptables et commerciaux : factures, devis, proforma, avoirs, etc.
La facture proforma peut être transformée automatiquement en facture, dès l’acceptation définitive du client.

Facture proforma : ClicFactureInterface avec les différents types de documents clients sur © ClicFacture

Debitoor en est une autre : après avoir créé ou sélectionné un client existant, sélectionné les produits ou services concernés et choisi le design de la facture, il suffit de cliquer sur « enregistrer » au lieu de « compléter la facture », et le document apparaît dans les brouillons avec l’intitulé « facture proforma ».

facture proforma : ClicFacture
Exemple de facture proforma sur © Debitoor

Êtes-vous pro forma ?

Maintenant que vous connaissez l’intérêt de la facture proforma, exploitez-la pour développer votre relation client.
Personnalisez le document, et mettez en valeur votre plus-value. Vous avez là un réel outil de communication sur votre produit ou votre service, et les conditions avantageuses que vous pouvez y ajouter.

Si vous vous distinguez de la concurrence, notamment par votre réactivité aux demandes de vos prospects, il y a fort à parier qu’ils deviennent clients, et que la proforma se transforme en facture définitive.

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