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Fini le casse-tête de la facture dans le bâtiment grâce à notre guide complet !

Par Jennifer MontérémalLe 04/11/2022

Professionnel·les du bâtiment, vous avez des centaines de choses à gérer, mais quel plaisir de voir vos projets de construction prendre vie ! Cependant, parvenir à ce beau résultat implique d’assurer en parallèle toute une partie administrative (très !) chronophage.

Parmi les missions qui en découlent, on compte la génération de factures en bonne et due forme, c’est-à-dire prenant en considération l’ensemble des spécificités du secteur BTP.

Alors, comment facturer des travaux ? Quelles sont les obligations légales à respecter ? De quelle manière un logiciel de devis et factures peut-il vous accompagner ?

Découvrez notre guide complet, avec en prime un modèle de facture bâtiment gratuit à télécharger.

Le b.a.-ba de la facture bâtiment

C’est quoi exactement une facture ?

La facture désigne le document destiné à prouver qu’une transaction entre deux parties a bien eu lieu, qu’importe sa nature (construction, rénovation, travaux divers, etc.).

Elle consigne donc tous les éléments et conditions d’une vente de marchandises ou de prestations de service.

La facture revêt une valeur à la fois :

  • commerciale,
  • juridique,
  • comptable,
  • fiscale.

Est-elle obligatoire ?

Non, elle n’est pas systématiquement obligatoire.

Plus précisément, vous êtes tenu de réaliser une facture dans les cas suivants :

  • pour les opérations de transaction à distance ;
  • si le client en fait la demande, quel que soit le montant ;
  • en cas de vente de marchandises et de prestations de service entre professionnels 👉 ce qui est souvent le cas pour de nombreuses entreprises du bâtiment opérant également en B2B ;
  • pour les prestations de service à destination des particuliers, lorsque les montants sont égaux ou supérieurs à 25 € TTC 👉 là aussi, on comprend à quel point la facturation concerne les sociétés du BTP, dans la mesure où les sommes en jeu sont rarement inférieures.

Quels sont les délais d’émission et la durée de conservation des factures ?

En principe, la facture est émise dès la réalisation de la vente (dans le sens transfert du droit de propriété) ou de la prestation de services. Toutefois, en cas de délai de livraison, vous pouvez remettre le document plus tard, dans la limite de 30 jours.

💡 Côté prestation de service, et lorsque les travaux s’étalent dans le temps, sachez qu’il existe des factures intermédiaires, les fameuses factures de situation, sur lesquelles nous reviendrons plus tard.

La facture est éditée en 2 exemplaires (1 pour le client et 1 pour le vendeur). De cette manière, en cas de litige, vous possédez une version.

Enfin, la durée de conservation des factures s’élève à 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice comptable.

Les différents types de factures

Le secteur du bâtiment compose avec un certain nombre de spécificités, d’où le fait qu’on rencontre différents types de factures, comme la facture d’autoliquidation par exemple.

Les voici :

La facture d’acompte

La facture d’acompte intervient en cas d’avance d’une partie du coût de la prestation, avant le début des travaux (pratique largement répandue dans le métier). La somme concernée est généralement versée au moment de la signature du devis.

Cet acompte doit évidemment être pris en compte et mentionné dans la facture finale.

La facture d’avoir

On a recours à la facture d’avoir, également appelée note de crédit, lorsque des changements par rapport au contenu de la facture d’origine sont nécessaires. Il s’agit, par exemple, de corriger une erreur ou encore d’appliquer une réduction.

💡 En effet, l’annulation d’une facture est interdite par la loi. La facture d’avoir reste donc indispensable pour modifier les termes initialement prévus puis les enregistrer en comptabilité.

La facture de situation

La facture de situation de travaux est propre au BTP.

Elle consiste en une facture intermédiaire servant à étaler les paiements dans le temps. Elle permet en parallèle d’estimer l’avancée du chantier.

La facture d’autoliquidation

Encore une autre particularité du bâtiment.

En effet, dans un contexte de chantier de sous-traitance effectué pour le compte d’un donneur d’ordre soumis à la TVA, l’entreprise employée est exonérée de taxes.

Toutefois, il existe des activités non éligibles, comme la location de matériel et d’engins de chantier ou encore les missions de nettoyage.

Quid du devis ?

Même si on n’a pas affaire à une facture à proprement parler, il convient d’évoquer l’importance du devis, obligatoire dans le cadre de travaux de dépannage, d’entretien ou de réparation dans le secteur du bâtiment.

De plus, même lorsqu’il s’avère facultatif, le client le réclame souvent au vu des sommes engagées. Commercialement parlant, il reste donc un incontournable.

Fourni avant le début des opérations, le devis doit comporter un certain nombre de mentions, se rapprochant de celles de la facture, que nous allons détailler maintenant.

💡Découvrez tout ce que vous devez connaître sur le sujet grâce à notre article dédié au devis !

Les mentions obligatoires de la facture dans le bâtiment

On compte un certain nombre de mentions obligatoires à faire apparaître sur le document :

  • La date d’émission de la facture.

  • Le numéro de la facture. Ces numéros doivent être uniques, se suivre d’un document à l’autre, sans interruption. Par exemple, pour des factures générées en septembre 2022 : 2022-09-001, 2022-09-002, etc.

  • Le numéro du bon de commande le cas échéant.

  • Les informations relatives à votre identité :
    • pour une société : raison sociale et forme juridique,
    • pour un autoentrepreneur : nom et prénom,
    • adresse du siège social,
    • adresse de facturation si différente,
    • numéro SIREN et lieu d’immatriculation,
    • numéro de TVA intracommunautaire,
    • numéro au répertoire des métiers pour les artisans,
    • numéro au registre du commerce et des sociétés pour les commerçants.

  • Les informations relatives à l’identité du client :
    • pour une société : dénomination sociale, adresse du siège social et adresse de facturation si différente de la précédente,
    • pour un particulier : nom, prénom et adresse du domicile.

  • La date de livraison des travaux.

  • La description de la prestation. Veillez à rester le plus exhaustif et précis possible, à détailler chaque prestation, les références des matériaux impliqués, avec les quantités associées.

  • Le prix hors taxe de chaque prestation et marchandise.

  • Le taux de TVA appliqué. Notez que cette TVA varie en fonction de la nature des travaux, puisqu’elle est réduite si rénovation de logement ancien :
    • à 5,5 % pour des travaux de rénovation ou d’amélioration énergétique,
    • à 10 % pour des travaux d’amélioration, de transformation, d’aménagement ou d’entretien.

  • Le montant total HT et TTC.

  • Tous les autres éléments amenés à impacter le prix : déductions, retenues de garantie, acomptes, etc.

  • Les conditions générales de vente, très importantes dans le secteur du BTP afin de clarifier des points tels que les modalités et délais de paiement ou encore les pénalités de retard applicables.

  • Les informations afférentes à l’assurance professionnelle, avec mention des coordonnées de l’assureur ainsi que de la zone géographique couverte.

  • En cas d’exonération de la TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

  • La mention « autoliquidation » le cas échéant.

☝️Respectez scrupuleusement ces mentions obligatoires ! Et pour cause, en cas d’erreur ou d’oubli, vous vous exposez à une amende de 15 euros pour chaque manquement ou coquille, dans la limite de 25 % du montant total.

Comment faire une facture dans le bâtiment en bonne et due forme ?

Notre modèle de facture travaux-bâtiment gratuit !

Pour vous aider à réaliser vos documents, découvrez notre modèle de facture bâtiment sur Excel gratuit :

Facture bâtiment

Télécharger le modèle

Il ne vous reste plus qu’à le télécharger puis à les compléter avec vos propres informations !

Excel ou logiciel ?

Les professionnels qui cherchent un outil de facture bâtiment « gratuit » se tournent souvent en premier lieu vers Excel. Il faut dire que le tableur est déjà en place dans la plupart des organisations.

Toutefois, la réalisation d’une facture requiert une certaine rigueur afin de vous prémunir des sanctions et/ou du mécontentement de votre clientèle.

De plus, elle reflète votre professionnalisme, devient une vitrine pour votre entreprise. Mieux vaut la soigner et la mettre aux couleurs de votre société, par la présence de votre logo par exemple.

💡 C’est pourquoi de nombreuses sociétés du BTP ont recours à des logiciels dédiés à la facturation du bâtiment.

  • Ils rationalisent une partie des opérations afin d’éviter les erreurs et vous conformer à la législation en vigueur.
  • Mais ils vous font également gagner en productivité sur l’exécution des tâches administratives (transformation du devis en facture en un clic, enregistrement du catalogue de produits et de prestations, etc.).

Et on sait que le temps est une ressource précieuse dans votre métier : vous avez autre chose à faire que saisir des lignes d’ouvrage une à une !

Enfin, ces plateformes permettent l’édition de documents à l’allure professionnelle, et incluent d’autres fonctionnalités très intéressantes, comme le suivi des factures et la relance client.

Comment choisir votre logiciel de facturation BTP ?

Quel est le meilleur logiciel de facture-devis pour le bâtiment ? Il en existe de nombreux sur le marché (Batappli, Mediabat, etc.). Alors pour le savoir, commencez par sonder vos besoins et déterminer les fonctionnalités nécessaires. Bien sûr, certaines restent essentielles, comme :

  • la création rapide de devis,
  • la conversion de devis en factures,
  • la personnalisation des documents,
  • la prise en compte de tous les types de factures : facture d’acompte, facture d’avoir, facture de situation, facture d’autoliquidation,
  • le chiffrage des ouvrages,
  • la bibliothèque d’ouvrages,
  • l’intégration avec votre logiciel de comptabilité.

Certains outils vont plus loin, en vous accompagnant dans la gestion des achats, le suivi de chantier ou encore la relance automatique des factures (bien pratique pour vous faire payer en temps et en heure !). À vous de déterminer si vous souhaitez un simple logiciel de facturation ou une plateforme plus complète de gestion de type ERP.

Enfin, n’oubliez pas de considérer les paramètres suivants :

  • l’hébergement de la solution : en mode SaaS ou on premise ?,
  • le prix et le modèle de paiement (abonnement, licence à vie, etc.),
  • le nombre d’utilisateurs autorisé,
  • la simplicité de déploiement, de prise en main et d’utilisation,
  • l’intégration avec vos autres outils (comptabilité, ERP, etc.),
  • la fréquence des mises à jour légales,
  • l’accompagnement de l’éditeur et la disponibilité du support client.

🛠️ Exemple de logiciel :

Graneet est un logiciel de gestion complet à destination des PME du BTP. Plus spécifiquement, il aide les professionnels à assurer leur suivi financier et à gérer toutes les tâches administratives. Il permet donc de facturer vos chantiers, simplement ou à l’avancement. Tous les calculs sont automatisés (retenue de garantie, auto-liquidation, etc.), en vue de vous faire gagner un temps précieux et de limiter les risques d’erreurs coûteuses. L’ensemble des processus, jusqu’à la validation en interne et l’envoi au client, s’en trouvent fluidifiés. Vous pouvez également imputer vos factures fournisseurs, sous-traitants et le pointage des heures chantier par chantier, ce qui vous permet d’avoir une visibilité en temps réel sur votre rentabilité projet par projet.

Facture dans le bâtiment : on résume !

Vous l’aurez compris, tout professionnel du BTP doit un jour ou l’autre se confronter à l’exercice de la facturation, et ce qu’importe la nature de la facture en question (facture classique, facture d’acompte, facture d’avoir, etc.).

Cependant, même pour les moins adeptes des tâches administratives, hors de question de prendre les choses à la légère. En effet, l’édition du document nécessite une grande rigueur… sinon gare aux sanctions !

De ce fait, les entreprises du bâtiment optent souvent pour des logiciels spécifiques, qui composent avec les particularités propres au secteur. À la clé : un gain de temps, mais aussi de professionnalisme, pour offrir la meilleure image et expérience possible à votre clientèle adorée.

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