La facturation électronique B2B obligatoire : comment être en conformité pour 2024 ?

On en parle depuis quelque temps, certaines entreprises l’intègrent déjà dans leurs services, la facturation électronique B2B arrive en force. Dès le 1^er juillet 2024, l’obligation de recevoir et d’émettre l’e-facture sera obligatoire.

Dans le but de lutter contre la fraude à la TVA et d’aller plus loin dans la simplification administrative, la loi de finances pour 2020 généralise la dématérialisation des transactions inter-entreprises et l’obligation d’e-reporting (transmission des données à l’administration fiscale).

Nouvelles règles, nouveaux formats de factures, nouveaux logiciels et nouvelle dynamique, voici un tour d’horizon de ce que sera la facturation électronique B2B dès 2024.

Une facture électronique est une facture entièrement dématérialisée de sa création à son envoi et sa réception, en passant par l’intégration de la facture dans la comptabilité. Le tout sans papier ni saisie : c’est ce que l’on appelle l’e-invoicing.

Avantageux et sécuritaire, l’e-invoicing rend la facture infalsifiable et plus rapide à traiter :

• Elle garantit l’identité de l’émetteur ;
• Elle garantit l’intégrité de son contenu, inaltérable et non modifiable, tout au long du processus ;
• Elle garantit un format lisible qui permet l’extraction automatisée des données nécessaires au traitement de chacune des étapes.

En vigueur dans le cadre des activités liées à la commande publique, via le portail Chorus Pro, la facture électronique est en passe de devenir une obligation légale dans les relations B2B.

Pour améliorer la compétitivité des entreprises et pour limiter la fraude à la TVA, la facturation électronique devient la règle en France.

C’est la loi de finances 2020, plus précisément son article 153, qui étend cette obligation à toutes les entreprises en France à compter du 1^er juillet 2024.

En bref, toutes les entreprises opérant en France sont concernées par l’e-invoicing et ce :

• quelle que soit leur taille (entreprise de taille intermédiaire [ETI], petite et moyenne entreprise [PME], grande entreprise, entreprise individuelle),
• pour toutes les transactions avec d’autres entreprises.

La réforme de la facturation électronique prévoit l’obligation pour toutes les entreprises d’émettre des factures électroniques à leurs clients et de transmettre à l’administration fiscale un certain nombre d’éléments qui ont trait à ces factures.

Au départ, la loi avait prévu un calendrier de mise en œuvre qui s’échelonne entre 2023 et 2025. Une ordonnance du 15 septembre 2021 est venue retarder cette échéance pour la période 2024 - 2026 comme suit :

📅 à compter du 1^er juillet 2024 : obligation de réception par toutes les entreprises de l’e-facture.

📅 à compter du 1^er juillet 2024 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés ou un chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliard d’€).

📅 à compter du 1^er janvier 2025 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les ETI (entre 250 et 5 000 salariés ou un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 milliard d’€).

📅 à compter du 1^er janvier 2026 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les TPE, PME et entreprises individuelles (moins de 250 salariés ou un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’€).

☝️ Bien que le passage à la facture électronique obligatoire ne commence qu’en 2024, les entreprises ont tout intérêt à bien préparer leur transition. Plus tôt elles intègrent ces obligations en interne, moins elles risquent de créer un désavantage par rapport à leurs concurrents et clients B2B.

Le système de dématérialisation des factures dans la relation B2B présente des avantages certains pour les entreprises.

D’abord la facturation électronique est un levier de productivité pour les entreprises :

• Circuit de paiement simplifié et risque d’erreur diminué ;
• Factures intégrées dans des logiciels certifiés conformes qui respectent les enjeux de confidentialité ;
• Système d’archivage qui permet de retrouver facilement l’état d’avancement du règlement des factures émises et reçues.

Ensuite, l’entreprise réalise des économies :

• Le coût d’un logiciel de facturation est inférieur aux frais d’impression et d’affranchissement d’une facture au format papier ;
• Le coût de la déclaration de TVA se trouve aussi optimisé grâce à la possibilité du pré-remplissage.

Enfin, du côté de l’État et de la fiscalité, la mise en place de la facturation électronique B2B induit une visibilité plus précise sur les transactions financières. Ainsi, l’administration :

• pilote mieux sa politique de prévention et lutte contre la fraude à la TVA ;
• anticipe et analyse plus facilement la conjoncture macro-économique.

Réflexion avait été faite entre deux modèles :

• Le modèle en V qui consiste à n’utiliser qu’une seule et unique plateforme d’échange des factures pour toutes les entreprises, privées ou publiques. Les données liées aux transactions sont automatiquement transmises au système d’information de la direction générale des Finances publiques (DGFiP).

• Le modèle en Y, plus souple, permet aux entreprises d’opérer leur transition plus facilement grâce à la possibilité de passer par la plateforme de facturation B2B de leurs choix. Attention, elles doivent pour cela être certifiées par l’administration afin de garantir une sécurité maximale aux fournisseurs comme aux clients. C’est ce modèle qui est préconisé par l’État.

💡 En pratique, le fournisseur émet une facture sur la plateforme privée qui se charge de la transmettre au client. Chaque information fiscale importante est prélevée par la plateforme privée et transmise à la DGFiP.

💻 Le simple PDF et les factures papier disparaissent au profit de 4 formats légaux de facture électronique :

• L’échange de factures aux formats structurés, répondant à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…), avec obligation pour les plateformes (publiques ou privées) de produire un lisible.
  
  
• L’échange de factures en format mixte, répondant à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-x est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structuré (XML).
  
  
• Des formats optionnels (comme le format EDIFACT), sous réserve de l’acceptation des entreprises parties à la transaction et de l’extraction des données obligatoires par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
  
  
• Des flux dématérialisés ou une saisie en ligne sur la plateforme publique.

À partir de 2024, il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.

Initialement l’apanage des entreprises publiques, Chorus Pro devient la plateforme publique de facturation à disposition également des sociétés privées.

À ses fonctions actuelles de déclaration, transmission et réception de factures électroniques sont ajoutées de nouvelles caractéristiques pour la mise en place du modèle Y qui englobe donc la gestion de la facturation B2B et le e-reporting.

La plateforme publique de facturation intervient comme un tiers de confiance chargé de concentrer l’ensemble des factures et données de facturation envoyées par les entreprises afin de les transmettre à l’administration fiscale.

Ce portail public se chargera de centraliser et de transmettre à la DGFiP les données de facturation nécessaires au contrôle et à la pré-déclaration de la TVA ainsi qu’à la tenue de la comptabilité nationale.

En outre, la plateforme publique assurera en quelque sorte un service minimum universel de la facture électronique. En effet, les entreprises, notamment les plus petites, pourront gratuitement émettre, déposer, saisir et recevoir des factures en ligne.

Le rôle de la plateforme de dématérialisation partenaire est de transformer, valider les factures et de les envoyer aux autorités fiscales françaises. Elle transmettra également au gouvernement les données de facturation requises dans le cadre du e-reporting.

Notamment, cette plateforme remplira les fonctions suivantes :

• réception et transmission des factures électroniques dans le format structuré défini dans la relation commerciale entre les fournisseurs et leurs clients,
• réception, validation et transmission à l’administration fiscale des données du e-reporting par le biais de la plateforme publique de facturation (PPF),
• garantie de l’intégrité, de l’authenticité et de la confidentialité de l’ensemble du processus d’échange de factures et de rapports électroniques,
• attestation de transmission de chaque facture à son destinataire,
• suivi et relances auprès des clients,
• archivage des factures et des documents (bon de commande, devis, etc.),
• rapprochement factures et paiements.

🛠️ Exemples de plateforme :

• Esker est une plateforme cloud de digitalisation de l’ensemble des processus Procure-to-Pay et Order-to-Cash à destination des ETI et grands comptes. Grâce à sa solution de dématérialisation des factures, que ce soit en émission ou en réception, Esker s’engage à mettre tout en œuvre pour obtenir son immatriculation par l’administration fiscale en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Connecté à plusieurs plateformes d’État, dont Chorus Pro, vous gagnez un temps précieux dans vos opérations, tout en vous alignant à la réglementation en vigueur (piste d’audit fiable, archivage, signature électronique…) et à celle à venir.
  
  
• Neotouch est une solution de gestion et de traitement des factures clients ciblant les TPE, les PME et les ETI. Afin de vous accompagner dans votre transition vers la facturation électronique obligatoire, Quadient vise à devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire. En parallèle, la solution offre bien des atouts : réduction des délais de paiement, gain de temps ou encore suppression des erreurs. Et bien sûr, elle vous aide à vous conformer aux obligations légales en vigueur (authenticité et origine de la facture, intégrité du contenu, etc.).

À compter du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises devront maîtriser l’e-facture sur le bout des doigts et passer à la dématérialisation en toute conformité.

L’obligation d’émission de l’e-facture B2B s’étale jusqu’au 1^er janvier 2026 en fonction de la taille des entreprises.

Désormais, les entreprises devront choisir une plateforme de facturation certifiée permettant l’e-invoicing auprès de leurs clients et l’e-reporting automatique auprès de l’administration fiscale.

Gain de temps, économies, sécurité et clarté dans la gestion comptable des entreprises au programme !