La dématérialisation des factures comme levier de productivité

Quel est le lien entre la gestion dématérialisée des factures et la productivité ? 

C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.

Mais d’abord, petit rappel de ce qu’est une facture et du rôle qu’elle joue dans la gestion d’une entreprise.

Une facture est une pièce comptable (au même titre qu’une note de frais ou qu’un relevé bancaire) qui atteste d’une entrée ou d’une sortie d’argent. Dans une entreprise, tous les flux monétaires et financiers doivent être comptabilisés.

La pré-comptabilité, elle, consiste à collecter, organiser et transmettre toutes les pièces comptables en vue de leur traitement. Cette étape est nécessaire à la bonne tenue de la comptabilité, qui consiste à suivre régulièrement les états financiers.

Pour qu’une entreprise fonctionne, un certain nombre d’indicateurs doivent être suivis. Le pilotage des chiffres est précisément ce qu’on appelle la gestion financière. Cette gestion financière, lorsqu’elle est correctement suivie, doit permettre de prendre des décisions (comme investir, épargner ou bien demander un prêt) afin de réaliser des bénéfices et dégager des profits.

En résumé, la gestion des factures est clé dans la croissance d’une entreprise.

Le baromètre sur les pratiques des entreprises françaises en matière de dématérialisation des factures est assez éclairant sur les motivations qui poussent les entreprises à dématérialiser la gestion de leurs factures.

Trois raisons ont motivé les entreprises à opter pour la dématérialisation des factures :

1. l’obligation réglementaire à 52 %, soit 30 points de plus qu’en 2018,
2. la recherche de gains de productivité à 49 % (-2 points versus 2018),
3. et la réponse aux exigences clients à 49 % (-10 points par rapport à 2018).

💡 L’obligation réglementaire fait référence à la mise en place de la facture électronique à partir de 2023. Cette disposition s’inscrit dans le cadre du projet de loi de finances 2020 pour lutter contre la fraude à la TVA.

Au-delà de l’aspect légal, ce dispositif comprend de nombreux avantages pour les entreprises :

• réaliser des économies de papier,
• faciliter l’archivage des documents comptables,
• diminuer les erreurs de saisie,
• raccourcir les délais de paiement,
• sécuriser les données sensibles,
• faciliter le règlement des litiges,
• ou encore refléter une image de marque plus moderne.

Toujours selon le baromètre, dans le top 3 des bénéfices de la dématérialisation figurent :

• la traçabilité du processus,
• la fiabilité du traitement,
• le respect de la réglementation.

Enfin, là où deux ans auparavant les bénéfices métier étaient plus difficiles à appréhender que les bénéfices techniques, l’année 2020 marque l’entrée au palmarès de deux avantages purement métier :

• la réduction du délai de mise en paiement,
• le respect accru des dates d’échéance de paiement.

La transformation digitale des entreprises en France, et notamment des PME, a pris du retard sur ses voisins européens. Classée 15ème en termes de numérisation, la France connaît aussi des retards de paiement.

Fin 2019, les PME françaises étaient payées avec 11,5 jours de retard en moyenne. Et ces retards n’étaient pas sans conséquence, car ils étaient à l’origine d’une faillite sur quatre. La dématérialisation des factures répond donc à plusieurs enjeux de taille :

1. Des enjeux opérationnels : créer des journaux comptables et utiliser des comptes dédiés permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
   
   
2. Des enjeux écologiques : 339 millions de tonnes de papier sont consommées chaque année dans le monde. Cela représente 10 kg par seconde. Et lorsque l’on sait qu’un kilo de papier nécessite 2 kilos de bois et 60 litres d’eau, on saisit rapidement l’ampleur de l’empreinte environnementale.
   
   
3. Des enjeux de sécurité : stocker, archiver et accéder aux données financières (sensibles) est indispensable et s’avère plus efficace lorsque le processus est digitalisé.
   
   
4. Des enjeux réglementaires : les entreprises devront adopter la facture électronique à horizon 2023-2025 au risque d’être sanctionnées (l’amende peut atteindre 50 % du montant de la facture).
   
   
5. Des enjeux économiques : le traitement manuel d’une facture fournisseur coûte environ 14 € et celui d’une facture client, 5 à 8 €. À l’échelle européenne, les entreprises économiseraient 64,5 milliards d’euros avec la dématérialisation.

Comme nous venons de l’évoquer, outre les enjeux opérationnels, écologiques ou encore liés à la sécurité et réglementaires, la gestion dématérialisée des factures représente un fort enjeu économique.

Pour bien comprendre, voici la répartition des coûts entre une facture fournisseur et une facture client :

• la répartition est d’1/3 pour le fournisseur qui émet la facture,
• et de 2/3 pour l’acheteur qui doit la régler.

La facture fournisseur est donc plus gourmande en temps et en argent que la facture client. Avec la dématérialisation, il est possible d’économiser 25 à 50 % du coût de traitement d’une facture fournisseur, tout en accélérant le processus global.

Les dépenses liées au traitement manuel des factures fournisseurs incluent deux semaines de délai (entre la réception et le paiement) et représentent 14 € par facture. À cela s’ajoutent les délais de paiement (environ une semaine) et le prix de la location des entrepôts de stockage.

Les coûts invisibles, eux, se cachent dans les retards de paiement, le non-respect des échéances (avec pénalités et litiges) et la dégradation de la relation fournisseurs.

Mais malgré l’obligation de la facture électronique à horizon 2023-2025, 80 % des factures fournisseurs sont encore éditées au format papier. Parmi les freins des entreprises, la difficulté à mesurer le retour sur investissement de la dématérialisation des factures arrive en tête avec 59 % (suivie de la résistance au changement, de la difficulté à appréhender les contraintes réglementaires et enfin, à 36,5 %, de la difficulté d’intégration avec l’ensemble du système de gestion).

Pour mesurer le ROI de la dématérialisation des factures, quelques chiffres suffisent à y voir plus clair :

• 2,5 milliards de factures sont émises en France chaque année.
  
  
• 5 % du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier.
  
  
• La durée moyenne de traitement d’une facture, de la réception jusqu’au paiement, est de 8,6 jours.
  
  
• Les coûts d’émission d’une facture sortante de vente sont de 5 € en version électronique versus 9,5 € au format papier.
  
  
• Pour une facture entrante d’achat, ils sont de 7,5 € (électronique) contre 13,8 € (papier).
  
  
• 75 % des entreprises qui dématérialisent leurs factures constatent une amélioration de la relation client/fournisseur.
  
  
• Et en moyenne, dématérialiser ses factures représente, sur un an, un gain de temps de 30 % et une économie de papier 70 kg.

En conclusion, voici 3 conseils utiles et applicables pour être rentable lorsque vous procéderez à la dématérialisation de vos factures.

1. Premièrement, nous vous recommandons d’être méthodique dans le classement de vos factures. Quelle que soit votre méthode (chronologique, alphabétique, par client/fournisseur ou autre), elle doit vous permettre de retrouver facilement et rapidement tous types de documents comptables : facture, relevé bancaire, note de frais… Cette rigueur vous fera gagner un temps précieux au quotidien et vous évitera du stress (et/ou un redressement) lors d’un éventuel contrôle.
   
   
2. Ensuite, équipez-vous d’un logiciel performant tel que Dext. Vous n’avez pas forcément besoin d’un outil complexe qui recouvre tous les volets de votre entreprise. Des solutions ergonomiques, interfaçables avec l’écosystème comptable et simples à utiliser existent. Commencez par un essai gratuit à l’approche de votre période de facturation afin de vous mettre en situation. La plupart (voire la totalité) des logiciels du marché proposent cette option.
   
   
3. Enfin, nous vous conseillons de vous appuyer sur les conseils d’un expert, qu’il soit en cabinet ou directement rattaché à votre service comptabilité. En effet, les professionnels du chiffre ont l’avantage d’être polyvalents et seront d’excellent conseil, que ce soit en matière de comptabilité, de finance ou de fiscalité. Ils vous aideront à optimiser vos processus et à réaliser des économies là où c’est possible.