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Quel est le lien entre la gestion dématérialisée des factures et la productivité ?
C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Mais d’abord, petit rappel de ce qu’est une facture et du rôle qu’elle joue dans la gestion d’une entreprise.
Une facture est une pièce comptable (au même titre qu’une note de frais ou qu’un relevé bancaire) qui atteste d’une entrée ou d’une sortie d’argent. Dans une entreprise, tous les flux monétaires et financiers doivent être comptabilisés.
La pré-comptabilité, elle, consiste à collecter, organiser et transmettre toutes les pièces comptables en vue de leur traitement. Cette étape est nécessaire à la bonne tenue de la comptabilité, qui consiste à suivre régulièrement les états financiers.
Pour qu’une entreprise fonctionne, un certain nombre d’indicateurs doivent être suivis. Le pilotage des chiffres est précisément ce qu’on appelle la gestion financière. Cette gestion financière, lorsqu’elle est correctement suivie, doit permettre de prendre des décisions (comme investir, épargner ou bien demander un prêt) afin de réaliser des bénéfices et dégager des profits.
En résumé, la gestion des factures est clé dans la croissance d’une entreprise.
Le baromètre sur les pratiques des entreprises françaises en matière de dématérialisation des factures est assez éclairant sur les motivations qui poussent les entreprises à dématérialiser la gestion de leurs factures.
En 2020, 76 % des entreprises interrogées étaient équipées d’au moins une solution pour dématérialiser fiscalement leurs factures. Cela représente 15 % de plus qu’en 2018.
Trois raisons ont motivé les entreprises à opter pour la dématérialisation des factures :
💡 L’obligation réglementaire fait référence à la mise en place de la facture électronique à partir de 2023. Cette disposition s’inscrit dans le cadre du projet de loi de finances 2020 pour lutter contre la fraude à la TVA.
Au-delà de l’aspect légal, ce dispositif comprend de nombreux avantages pour les entreprises :
Toujours selon le baromètre, dans le top 3 des bénéfices de la dématérialisation figurent :
Enfin, là où deux ans auparavant les bénéfices métier étaient plus difficiles à appréhender que les bénéfices techniques, l’année 2020 marque l’entrée au palmarès de deux avantages purement métier :
La transformation digitale des entreprises en France, et notamment des PME, a pris du retard sur ses voisins européens. Classée 15ème en termes de numérisation, la France connaît aussi des retards de paiement.
Fin 2019, les PME françaises étaient payées avec 11,5 jours de retard en moyenne. Et ces retards n’étaient pas sans conséquence, car ils étaient à l’origine d’une faillite sur quatre. La dématérialisation des factures répond donc à plusieurs enjeux de taille :
Comme nous venons de l’évoquer, outre les enjeux opérationnels, écologiques ou encore liés à la sécurité et réglementaires, la gestion dématérialisée des factures représente un fort enjeu économique.
Pour bien comprendre, voici la répartition des coûts entre une facture fournisseur et une facture client :
La facture fournisseur est donc plus gourmande en temps et en argent que la facture client. Avec la dématérialisation, il est possible d’économiser 25 à 50 % du coût de traitement d’une facture fournisseur, tout en accélérant le processus global.
Les dépenses liées au traitement manuel des factures fournisseurs incluent deux semaines de délai (entre la réception et le paiement) et représentent 14 € par facture. À cela s’ajoutent les délais de paiement (environ une semaine) et le prix de la location des entrepôts de stockage.
Les coûts invisibles, eux, se cachent dans les retards de paiement, le non-respect des échéances (avec pénalités et litiges) et la dégradation de la relation fournisseurs.
Mais malgré l’obligation de la facture électronique à horizon 2023-2025, 80 % des factures fournisseurs sont encore éditées au format papier. Parmi les freins des entreprises, la difficulté à mesurer le retour sur investissement de la dématérialisation des factures arrive en tête avec 59 % (suivie de la résistance au changement, de la difficulté à appréhender les contraintes réglementaires et enfin, à 36,5 %, de la difficulté d’intégration avec l’ensemble du système de gestion).
Pour mesurer le ROI de la dématérialisation des factures, quelques chiffres suffisent à y voir plus clair :
En conclusion, voici 3 conseils utiles et applicables pour être rentable lorsque vous procéderez à la dématérialisation de vos factures.