Accélérez votre transformation digitale grâce à ces 10 logiciels de dématérialisation des factures

À l’heure de la transformation digitale des entreprises, le fait de recevoir ou de transmettre une facture par voie postale semble n’être qu’un lointain souvenir pour nombre de professionnels. Désormais, une grande partie de ces activités se déroule en ligne.

Alors, comment faire pour dématérialiser une facture efficacement ? Comme le simple envoi d’un document scanné via mail présente vite des limites, la plupart des organisations préfèrent désormais se tourner vers un vrai logiciel de dématérialisation des factures, qu’il s’agisse de factures clients, de factures fournisseurs ou des deux.

Toutefois, un tel dispositif paraît parfois difficile à appréhender. De surcroît, on compte de nombreuses options sur le marché… difficile d’y voir clair ! C’est pourquoi on vous propose dans cet article un comparatif des 10 meilleurs outils du marché.

Mais avant de commencer, petite piqûre de rappel sur cette épineuse question de l’e-facture 🔎.

La dématérialisation des factures, également appelée dématérialisation fiscale, désigne le fait de passer de la facture papier à la facture électronique. Le document, mais également tous les échanges associés, sont dématérialisés.

Mais attention, il ne s’agit pas simplement de numériser la facture à l’aide d’un scan, de la transférer par mail… et basta ! La démarche nécessite l’usage de dispositifs destinés à respecter la législation en vigueur, ce qui la différencie de la dématérialisation fiscale dite « simple ». L’objectif ? Complètement vous affranchir du format papier en garantissant :

• l’authenticité de l’origine de la facture,
• son intégrité,
• la présence de toutes les mentions obligatoires,
• un processus et une durée d’archivage conformes.

Par ailleurs, elle concerne à la fois la facturation client et la facturation fournisseur. De ce fait, cette dématérialisation s’intègre plus largement aux cycles :

• order to cash ou O2C (côté client),
• procure to pay ou P2P (côté fournisseur).

L’entreprise en tire de nombreux bénéfices :

• ✅ Elle réalise des économies. Selon Locarchives, elles s’élèvent à 10,90 € par document par rapport au coût de la version papier.
  
  
• ✅ Elle gagne un temps précieux dans le traitement de la facturation et voit son risque d’erreurs diminuer.
  
  
• ✅ Elle assure un suivi minutieux de l’état des factures tout en réduisant les retards de paiement côté client.

📆 Bien entendu, l’intérêt de franchir le pas réside aussi (et surtout !) dans l’obligation de dématérialisation des factures en 2024, pour les activités B2B.

En effet, dès le 1er juillet de cette année-là, la réforme imposera à toutes les entreprises de recevoir l’e-facture. Quant à l’émission des factures sous format électronique, elle sera exigée :

• à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises,
• à partir du 1er janvier 2025 pour les ETI,
• à partir du 1er janvier 2026 pour les TPE, PME et entreprises individuelles.

S’intéresser à la dématérialisation des factures ainsi qu’aux logiciels qui vont avec, c’est donc anticiper dès à présent ce changement.

Comme évoqué, il ne suffit pas de scanner une facture, puisque dans ce cas là, l’original papier reste nécessaire.

D’où l’intérêt de recourir à des logiciels, notamment :

• les logiciels de facturation, servant à la génération de la facture et à la transmission au client ;
• les logiciels de gestion électronique des documents (GED), qui permettent notamment l’automatisation de l’ensemble des flux de travail ;
• les logiciels de dématérialisation complète des cycles order to cash et procure to pay,
• les logiciels de signature électronique, utiles pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents.

💡 La réforme de la facturation prévoit une obligation d’e-reporting. Dans ce cadre, vous serez tenu de soumettre vos factures au client par le biais :

• d’une plateforme de dématérialisation partenaire,
• du nouveau portail Chorus Pro,
• ou d’une plateforme publique de facturation (PPF).

Les factures en provenance de vos fournisseurs doivent également respecter ces obligations.

Avant toute chose, questionnez-vous sur vos besoins et sur les fonctionnalités qui vous paraissent indispensables.

Envisagez-vous de dématérialiser vos factures clients, vos factures fournisseurs, les deux ?

Avez-vous également besoin d’un logiciel pour l’archivage des factures ?

Si vous opérez en B2B, l’outil choisi est-il en passe de devenir une plateforme de dématérialisation partenaire ?

Une fois tous ces éléments clarifiés, focalisez-vous sur les points suivants :

• la conformité avec les réglementations en vigueur,
• la simplicité d’utilisation et la rapidité de prise en main de la solution,
• l’intégration avec vos outils existants, en particulier votre ERP et votre solution de comptabilité,
• le degré d’automatisation autorisé par la solution,
• l’accompagnement de l’éditeur pour la mise en place de la plateforme, ainsi que la disponibilité et la réactivité du service client,
• la présence de tableaux de bord et d’outils d’analyse, en vue de piloter au mieux vos opérations de facturation.

Ça y est, lumière est faite sur la dématérialisation des factures. Il est temps de découvrir les meilleurs logiciels du marché !

Yooz s’élève parmi les outils de dématérialisation du processus purchase to pay les plus populaires du marché. Il s’adresse aux entreprises, mais également aux cabinets d’expertise comptable.

En raison de sa large couverture fonctionnelle, il promet la dématérialisation de la facture, mais aussi la rationalisation de l’ensemble des opérations d’achat, entre autres grâce à des technologies d’IA et de Deep Learning.

Le logiciel garantit la piste d’audit fiable, la conformité réglementaire, la sécurité et la confidentialité des données, et met tout en œuvre pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.

👍 Le p’tit truc en plus : Yooz s’intègre nativement avec plus de 250 logiciels de comptabilité et ERP (Sage, Cegid, Oracle, etc.).

Neotouch est un logiciel destiné à dématérialiser l’ensemble de votre cycle de facturation. Il se destine aux TPE, PME et ETI, plus particulièrement dans les secteurs de l’industrie, de l’agroalimentaire, du commerce de gros, du transport, de la logistique ainsi que des services.

La plateforme automatise donc l’ensemble des activités liées à la facture client, grâce notamment à l’intelligence artificielle. Ainsi, vous gagnez un temps précieux dans vos activités, tout en vous conformant plus facilement aux obligations légales : authenticité, lisibilité et intégrité de la facture. Et si vous travaillez avec le secteur public, elle accompagne l’envoi des documents vers le portail Chorus Pro.

👍 Le p’tit truc en plus : Neotouch rationalise également les relances et le suivi de vos factures impayées. Vous diminuez ainsi vos délais de paiement.

Basware se présente comme une solution complète de traitement du processus purchase to pay. Puissante, elle va même plus loin en proposant des fonctionnalités de network, de source to pay, d’e-procurement ou encore des services de financement.

En utilisant ce logiciel, vous supprimez toutes les opérations manuelles coûteuses et chronophages, ainsi que l’utilisation du papier. Vous gagnez en visibilité et en contrôle sur vos dépenses. Toutes les actions relatives à la gestion des factures fournisseurs sont ainsi automatisées : l’intelligence artificielle détecte les factures récurrentes, celles présentant un risque de retard, etc.

👍 Le p’tit truc en plus : Basware s’intègre avec 250 types d’ERP différents ainsi que 220 réseaux partenaires.

Deltic est un logiciel de dématérialisation des documents, et plus précisément de la facture client, de la facture fournisseur et des dossiers RH. Il s’adresse plus particulièrement aux secteurs du transport, du BTP, du conseil-service, du négoce et de l’industrie.

Grâce à la mise en place de workflows, alimentés par l’IA, vous obtenez plus d’efficacité et de transparence dans vos processus de traitement et de validation des documents. Vous réalisez également des économies sur la gestion et accélérez le paiement des factures clients. Tout est archivé dans un système sécurisé et respectant les durées de conservation légales.

👍 Le p’tit truc en plus : bénéficiez d’un accompagnement optimal, avec un chef de projet dédié ainsi qu’un service support (situé en France) réactif et disponible.

Dimo Démat est une plateforme de procure to pay et de gestion électronique des documents à destination des PME, des ETI et des grandes entreprises. Elle prend donc en compte la gestion des achats (demande d’achat, validation, émission de la commande, etc.) et, bien sûr, la dématérialisation des factures fournisseurs.

Pour cette dernière, elle dispose de tout un tas de fonctionnalités : capture multicanale des factures, extraction automatique des données, circuit de validation, archivage et piste d’audit fiable, etc. Vous anticipez ainsi les obligations liées à la loi finance de 2024.

À noter que Dimo Démat travaille en partenariat avec Yooz et Basware, présents dans ce comparatif.

👍 Le p’tit truc en plus : profitez d’un accompagnement optimal, par la présence d’un interlocuteur unique pendant votre projet et un support client de qualité.

Le logiciel de dématérialisation DoLIdémat se concentre sur les bulletins de paie, les factures clients et intègre également la signature électronique. Il convient tout spécialement aux cabinets comptables, aux collectivités territoriales ainsi qu’aux services RH.

L’outil vous permet d’envoyer simplement et automatiquement vos factures via divers canaux (mail, portail Chorus Pro, courrier), tout en en assurant la traçabilité, la conformité légale et la sécurité. La conservation, assurée dans un coffre-fort entreprise, est garantie 11 ans par le groupe La Poste. DoLIdémat est compatible avec toutes les solutions de facturation et s’intègre facilement aux ERP grâce à des APIs.

👍 Le p’tit truc en plus : l’outil se dote d’une interface visuelle et très simple d’utilisation.

ELO Digital Office est plus qu’une plateforme de dématérialisation des factures et des processus, puisqu’il s’agit d’un puissant ECM (Enterprise Content Management). Autrement dit, il gère toute l’information de l’organisation (contrats, courriers, emails, connaissances, dossier RH, etc.) et met à votre disposition des outils d’analyse pour travailler en bonne intelligence.

Côté facturation, il prend en charge l’ensemble des opérations : entrée des factures, vérification, validation, imputation dans l’ERP et contrôle. À la clé : une totale conformité avec la réglementation et des délais de paiement réduits.

👍 Le p’tit truc en plus : orienté data, ELO Digital Office inclut des tableaux de bord visuels et personnalisables destinés au suivi de votre facturation : statut, délais, etc.

Oxalys se présente comme un logiciel complet de digitalisation des achats et du processus purchase to pay. Il propose ainsi de nombreuses fonctionnalités pertinentes, comme le sourcing fournisseur, la gestion des contrats ou encore la relation fournisseur avec mise à disposition d’un portail dédié.

Le contrôle des documents ainsi que la validation sont automatisés via à des workflows. Et grâce à la traçabilité des opérations, vous réalisez simplement votre piste d’audit fiable et restez alignés sur la réglementation fiscale.

👍 Le p’tit truc en plus : avec l’application mobile Oxalys, vous surveillez vos achats et pilotez vos activités, même à distance ou en déplacement.

La solution complète de digitalisation des processus métiers SY by Cegedim convient parfaitement aux PME, ETI et grands comptes. Elle intègre une multitude de fonctionnalités (workflows de validation, commandes, signature électronique, archivage, etc.) et se destine à divers services de l’entreprise, de la fonction commerciale à la fonction achats, en passant par la comptabilité.

Le logiciel prend en compte tout le cycle procure to pay et order to cash. Il dématérialise à la fois les factures clients et les factures fournisseurs, en structurant les données et en traitant automatiquement les fichiers. Niveau O2C, vous profitez même d’un service de recouvrement, en partenariat avec SSP Collect.

👍 Le p’tit truc en plus : l’éditeur propose également la solution SY Health à destination du secteur de la santé, afin de répondre aux spécificités de ces métiers.

Youdoc est une solution de dématérialisation et de gestion électronique des documents puissante, à destination des entreprises de plus de 100 salariés. Elle convient à tout type de secteur, de l’administration au commerce et distribution, en passant par l’industrie.

Si elle inclut de nombreuses fonctionnalités, comme la signature électronique, la gestion du dossier client ou encore des notes de frais, elle prend aussi en charge toute la dématérialisation du cycle fournisseur : réception et scan, traitement, rapprochement, intégration des données, validation et stockage. Elle s’interface avec un nombre important d’ERP.

👍 Le p’tit truc en plus : modulaire, Youdoc propose des solutions packagées pour répondre au mieux à vos besoins.

Le choix de votre logiciel de dématérialisation des factures n’est pas si simple, puisqu’il dépend de nombreux facteurs (facture client ou facture fournisseur, nouvelles exigences de la législation en B2B, etc.).

Dans tous les cas, la bonne solution doit vous garantir une diminution des coûts et un bénéfice financier, un gain de temps pour les équipes, ainsi que l’alignement sur les obligations légales vous concernant.

C’est pourquoi ce comparatif vous présente diverses options. À vous de sonder vos besoins en amont, puis de choisir celle qui vous permettra de décupler vos performances.