La dématérialisation des factures fournisseurs, une solution pour gagner en efficacité

par Samantha Mur. Article mis à jour le 7 mai 2021, publié initialement en février 2021
La dématérialisation des factures fournisseurs, une solution pour gagner en efficacité

La dématérialisation des factures fournisseurs est un processus de plus en plus adopté par les entreprises, quelle que soit leur taille. Et la tendance est à la généralisation en raison des obligations légales mises en place d’abord dans le secteur public depuis 2014, puis dans le privé en BtoB depuis 2019.

Plus encore que la simple dématérialisation des factures, qui vise à transférer la gestion des factures clients et fournisseurs sur des supports numériques, elle consiste à opérer la transformation digitale de l’ensemble du cycle fournisseur, pour plus de productivité.

Quel que soit votre rôle au sein de la chaîne, opérateur, valideur, service de comptabilité ou financier, vous cherchez à mieux connaître les (nombreux) avantages de la gestion dématérialisée des factures fournisseurs pour votre entreprise ? Et ce que dit la loi à ce sujet plus précisément ?

C’est ce que vous propose cet article, en compilant pour vous l’essentiel, à savoir des suggestions de logiciels et des conseils pour mener à bien votre projet de transition !

Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs

Une productivité boostée

La dématérialisation accélère le traitement des factures fournisseurs, dont le circuit de validation, permettant de réduire les temps de traitement par 5 (d’après une étude du cabinet EY).

Comment ? Elle supprime les tâches répétitives et chronophages, pour libérer du temps pour des missions à plus grande valeur ajoutée. Il est ainsi possible de traiter jusqu’à 15 fois plus de factures électroniques que de factures papier pour le même temps de travail.

Ainsi, le service comptable et financier devient plus efficient, et le chiffre d’affaires de l’entreprise peut connaître une augmentation de 1 à 2 % (selon le cabinet REL).

Une diminution des coûts et délais de paiement

La dématérialisation permet une réduction des coûts de traitement, d’impression, d’envoi de courriers (timbres, enveloppes, etc.) et d’archivage. On peut diviser jusqu’à 3 fois les coûts de gestion selon le cabinet EY.

En conséquence, le temps gagné dans le traitement des factures qui permet permet d’accélérer les délais de paiement, et de limiter les retards.

Plus de fiabilité

La dématérialisation des factures fournisseurs permet, grâce à l’automatisation du processus, d’éviter :

  • les erreurs de saisie,
  • les doublons,
  • les erreurs de paiement,
  • les risques de fraude,
  • ou la perte de documents.

Vous gagnez donc en fiabilité, et permettez de faciliter le déroulement des audits internes comme externes.

Aussi, l’efficacité dans le traitement des factures permet de limiter les retards et contribue à nouer de bonnes relations commerciales, renvoyant une meilleure image auprès de vos fournisseurs.

Les obligations légales liées à la dématérialisation des factures fournisseurs

Le cadre réglementaire évolue et s’étend à toutes les entreprises :

  • dans le secteur public, la facturation électronique a été mise en place en France par l’ordonnance du 26 juin 2014, puis a été rendue obligatoire pour tous les fournisseurs de biens et services aux administrations publiques depuis le 1e janvier 2017 ;

  • dans le secteur privé, la facturation électronique devient une obligation pour les relations BtoB suite à l’article 153 de la loi de Finances 2020. Un amendement de cet article pour la loi de Finances 2021 précise l’échéancier de cette mise en application progressive entre 2023 et 2025 :
Mise en application progressive entre 2023 et 2025

© Esker

Ainsi, la mise en application de cette obligation est échelonnée sur plusieurs années, et concerne tour à tour des entreprises en fonction de leur taille et de leur secteur d’activité. À l’horizon 2025, les entreprises toutes confondues émettront et recevront leurs factures par voie dématérialisée.

Outre la conformité au cadre réglementaire, toute émission d’une facture dématérialisée ou e-facture est soumise à des obligations légales.

Pour garantir son caractère probant, soit la même valeur légale que le format papier, le document doit répondre aux exigences suivantes :

  • lisibilité des informations,
  • intégrité du contenu (non modifiable),
  • authenticité avec l’identification fiable de son émetteur,
  • conservation de manière sécurisée pendant 10 ans,
  • mentions légales obligatoires.

💡 Pour s’adapter pour se conformer à ces obligations, explorons les solutions à la disposition des entreprises.

Les différents types de dématérialisation

Avant de nous intéresser aux solutions d’automatisation des factures fournisseurs, il est utile de connaître les différentes formes de dématérialisation existantes. Voici les principales notions à connaître :

La numérisation simple

Cette forme de dématérialisation « simple » se base sur la numérisation des factures, pour les traiter. Ce procédé n’est pas optimal, car il requiert un traitement manuel des factures, qui sont scannées, puis envoyées par e-mail.

Le traitement par reconnaissance optique (OCR)

La reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition) est un dispositif permettant de capturer des informations sur le document et à les reporter directement dans un fichier lisible par le logiciel comptable.

La dématérialisation de l’ensemble de la chaîne

C’est l’étape la plus aboutie du processus de dématérialisation des factures fournisseurs. Elle englobe tous les processus du cycle fournisseur, de l’achat jusqu’au paiement de la facture associée. Ce flux d’activité, également désigné par les termes de Procure to Pay ou de Purchase to Pay, gagne à être digitalisé de bout en bout pour assurer une meilleure productivité.

En pratique, les informations de la facture sont échangées entre le fournisseur et l’acheteur dans un format électronique standard via un système d’EDI (Échange de Données Informatisé), directement d’ordinateur à ordinateur. Ce dispositif s’interconnecte avec l’ERP ou le logiciel comptable et intègre les écritures directement dans la comptabilité de l’entreprise.

Un logiciel de dématérialisation pour tout le cycle fournisseur

Pour être optimale, la digitalisation de vos processus de facturation fournisseurs passe par une solution logicielle de dématérialisation des factures.

En mode SaaS, un logiciel dédié vous offre toute la flexibilité, la sécurité et l’automatisation recherchée pour optimiser votre comptabilité fournisseur. Entièrement disponible via une simple connexion internet, il permet notamment :

  • de lire et d’extraire les informations utiles de vos factures,
  • de mettre en place des circuits de validation en toute simplicité,
  • d’archiver les factures fournisseurs de manière sécurisée et conforme,
  • de dialoguer avec votre ERP pour y intégrer les écritures comptables,
  • de garantir la traçabilité de tous vos documents liés à vos commandes fournisseurs, pour rester en conformité à la Piste d’audit fiable (PAF).

💡C’est par exemple le cas de la plateforme Streamline for Invoices. Solution de dématérialisation et d’automatisation des factures fournisseurs, elle assure :

  • la capture automatique des données de vos factures selon une technologie avancée, quel que soit le format,
  • un traitement automatisé à plus de 85 %,
  • la conformité permanente et le respect des évolutions réglementaires,
  • une adaptation des processus à tous les besoins métiers grâce à un moteur de BPM,
  • la détection des fraudes, pour vous prémunir contre les risques.

Opter pour de telles solutions vous permet finalement d’impliquer tous vos collaborateurs concernés (DAF, DSI, commerciaux, service administratif, etc.), sans oublier les fournisseurs. Vous gagnez en visibilité et en efficacité sur tout le processus.

Simples à mettre en place, elles vous garantissent un retour rapide sur investissement et une adoption facilitée.

Conseils pour mettre en œuvre votre projet de dématérialisation

Pour assurer la réussite de votre projet de dématérialisation, voici des aspects importants que nous vous conseillons de prendre en compte :

  • pensez à la réception électronique de vos factures fournisseurs en complémentarité de leur traitement automatisé pour homogénéiser la chaîne de traitement et éviter toute rupture ;

  • analysez vos besoins pour définir le périmètre du projet : volume de factures à traiter, processus d’envoi, réglementations, nombre de sites concernés, etc. Vous pouvez déployer votre projet sur un périmètre restreint avant de le généraliser à toute l’organisation ;

  • assurez l’accompagnement au changement pour toutes les parties prenantes : communication, formation de vos collaborateurs (et des key users), voire participation d’un consultant dédié pour endosser ce rôle ;

  • choisissez vos fournisseurs prioritaires, et tenez compte de leurs spécificités comptables, organisationnelles et technologiques. Communiquez avec eux afin de les convaincre d’utiliser la voie dématérialisée pour leurs factures. Vous faciliterez ainsi leur adhésion !