Quelles sont les obligations légales de la facture électronique ? [+ Livre Blanc]

par Jennifer Montérémal, le 01/03/2021
Quelles sont les obligations légales de la facture électronique ? [+ Livre Blanc]

Devez-vous passer à la facture électronique ?

Répondre à cette question implique de considérer deux paramètres : les avantages à en retirer pour les organisations, mais aussi la législation afférente.

C’est sur ce dernier point que nous insisterons, puisque la loi française tend à généraliser de plus en plus l’obligation de facturation électronique.

Quelles entreprises sont concernées ? Qu’est-ce que cela implique en matière de mise en conformité des documents ? Faut-il recourir à des logiciels spécifiques ?

Voici autant de questions auxquelles nous répondrons.

[Bonus] Comment choisir et intégrer votre futur logiciel pour accompagner votre projet de factures dématérialisées ? Au moyen de la réalisation d’un cahier des charges précis. Découvrez comment procéder grâce à notre Livre Blanc à télécharger en fin d’article.

Facture électronique : définition

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique s’apparente à une facture papier standard, à la différence qu’elle est éditée, émise et reçue sous format électronique (format Word, PDF, etc.).

☝️ La facture électronique bénéficie de la même valeur probante que la facture papier. À condition que son authenticité, sa lisibilité et son intégrité soient garanties.

Quels sont ses avantages ?

Comme nous le verrons, la généralisation de la facture dématérialisée voulue par le gouvernement sert avant tout à lutter contre la fraude à la TVA.

Toutefois, notons que les entreprises en tirent aussi des avantages :

Réalisation d’économies

La facture électronique revient moins chère que la facture papier : moins de 1 €, contre plus de 10 € pour une facture papier, selon Vie publique !

Cette réalisation d’économie se révèle d’autant plus évidente lorsqu’on considère les dépenses liées au traitement de la facture en lui-même (papier, d’affranchissement, etc.), mais également le coût de stockage des documents papier.

Meilleure gestion et gain de productivité

L’automatisation permise par les logiciels de traitement de la facture électronique garantit un meilleur suivi, notamment des impayés. Vous limitez ainsi les litiges, et gagnez par là même en productivité et en efficacité en vous concentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Par ailleurs, les documents restent plus facilement accessibles s’ils sont stockés dans le cloud, et peuvent par là même plus difficilement se perdre ou être détruits.

Satisfaction client augmentée

Enfin, notez que la plupart des clients apprécient la facture émise électroniquement, du fait de ne plus recevoir de document papier à archiver, ou à numériser afin de les intégrer dans leurs propres systèmes.

De plus, mieux vous gérez votre facturation, meilleure sera l’image que vous véhiculerez de votre entreprise.

Peut-on refuser la facture électronique ? Les obligations des entreprises

Le décret sur la facturation électronique

La dématérialisation de la facturation est-elle obligatoire pour les entreprises ?

En réalité, elle tend à se généraliser, notamment du fait que l’État y voit une manière de lutter contre la fraude fiscale relative à la déclaration de TVA.

C’est pourquoi un décret relatif au développement de la facturation électronique a été mis en place, afin de fixer des règles dans le cadre de la commande publique.

Conséquences : depuis 2020, toute entreprise répondant à un appel d’offres auprès des marchés publics (État, collectivités territoriales et établissements publics) doit obligatoirement utiliser la facture électronique.

💡 Pour ce faire, les organisations concernées gèrent leur facturation via la plateforme publique Chorus Pro.

La facture électronique obligatoire en 2023 pour les activités B2B

Autre réglementation à considérer : d’ici 2025, le gouvernement souhaite généraliser le recours à la facturation électronique dans le cadre des activités inter-entreprises. Il s’agit d’un des projets prévus par la loi de finances de 2020, et il entrera en vigueur en différentes étapes :

  • 2023 :
    • toutes les entreprises concernées auront pour obligation d’accepter les factures sous format électronique, quelle que soit leur taille ;
    • l’émission de factures électroniques sera rendue obligatoire pour les grandes entreprises.

  • 2024 : l’émission de factures électroniques sera rendue obligatoire pour les ETI.

  • 2025 : l’émission de factures électroniques sera rendue obligatoire pour les PME et les TPE.

Comment faire une facture électronique conforme ?

Garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de la facture

Il est tout à fait possible de créer une facture sur papier et de la numériser pour la transmettre sous format électronique. Sa valeur probante (elle peut servir de preuve) est alors garantie du fait qu’il s’agit initialement d’un document papier.

Toutefois, si vous éditez électroniquement votre facture, il convient de respecter un certain nombre d’obligations afin d’assurer :

  • l’authenticité de son origine, autrement dit l’identité de l’émetteur,
  • sa lisibilité, de son émission jusqu’à sa conservation,
  • l’intégrité de son contenu, c’est-à-dire le fait qu’il ne peut être modifié.

Pour garantir les trois aspects ci-dessus, il existe plusieurs procédés :

  • le recours à la signature électronique,
  • l’utilisation de l’EDI (Échange de Données Informatisées), correspondant aux normes prévues par le Code général des Impôts,
  • la Piste d’Audit fiable : elle consiste à déployer au sein de l’entreprise un système de contrôle permanent et documenté (justificatifs de paiements, devis, bons de commande, etc.).

Inscrire toutes les mentions obligatoires

Pour être valable, une facture électronique doit obligatoirement comporter un certain nombre de mentions, au même titre qu’une facture papier :

  • la date d’émission du document,
  • le numéro de facture,
  • la date de la vente ou de la prestation de service,
  • l’identité de l’acheteur (nom, adresse et adresse de livraison si différente),
  • l’identité du vendeur ou prestataire (nom et adresse du siège social), avec :
    • pour un entrepreneur individuel : nom, prénom et nom commercial,
    • pour une société : dénomination sociale, numéro de Siren, code NAF, forme juridique et montant du capital,
    • pour un commerçant : numéro d’immatriculation au RCS et ville de son greffe d’immatriculation,
    • pour un artisan : numéro de Siren et du Répertoire des métiers, et département d’immatriculation,
  • le numéro individuel d’identification à la TVA,
  • le descriptif du produit ou de la prestation et son détail en quantité et en prix,
  • le prix unitaire ou taux horaire HT, ainsi que la majoration éventuelle des prix,
  • le taux de TVA légalement applicable, le montant de TVA dû, la remise éventuelle et les montants totaux à payer HT et TTC,
  • la date d’échéance du paiement avec éventuellement :
    • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
    • le taux des pénalités de retard exigibles si non-paiement à la date de règlement.

Respecter les règles de conservation des factures

Enfin, une facture électronique doit répondre à certaines obligations en matière de conservation des documents  :

  • Les factures électroniques doivent être conservées sous ce même format pendant 3 ans . Puis, les 3 années suivantes sous un autre support au choix (électronique ou papier par exemple).

  • Si l’authenticité de la facture est garantie par la signature électronique, conservez -là alors dans son format original pendant 6 ans .

  • Enfin, sur le plan comptable, les factures doivent être conservées pendant 10 ans .

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Entre obligations légales et autres bénéfices en faveur des entreprises, la généralisation de la facturation électronique semble inévitable dans les années à venir.

Mais si vous souhaitez franchir ce cap, il vous faut opter pour un logiciel de facturation prenant en considération un certain nombre de paramètres :

  • les besoins de votre organisation,
  • les fonctionnalités vous semblant indispensables,
  • les outils déjà opérationnels au sein de votre entreprise et les connexions possibles ,
  • les processus métiers et les équipes concernés, etc.

💡 Afin de cadrer au mieux votre besoin et trouver la solution qui vous correspond vraiment, il convient de rédiger un cahier des charges . Mais comment se construit-il ? Quelles informations doivent y figurer ?

Pour vous accompagner dans votre projet, nous mettons gratuitement à votre disposition un Livre Blanc , coécrit avec Sellsy Facturation , vous expliquant la méthode à suivre pas à pas.

Vous connaissez désormais les atouts et les spécificités liés à la facture électronique, ainsi que le cadre légal dans lequel elle évolue.

Si vous projetez de vous y mettre, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’une transition. Par conséquent, il convient de prévenir vos clients quant aux changements à venir, afin qu’ils ne s’étonnent pas de ne plus recevoir de document papier.

En parallèle, nous vous recommandons de communiquer et de faire preuve de pédagogie avec les collaborateurs impactés. Vous lèverez ainsi tout blocage, en accompagnant comme il se doit vos équipes vers la transformation digitale de votre entreprise.