Que retenir sur la durée de conservation des documents en entreprise ?

Que retenir sur la durée de conservation des documents en entreprise ?

Tout document, émis ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité, doit être conservé selon une durée déterminée. La durée de conservation des documents d’entreprise définie par la loi est variable selon les types de documents : sociaux, comptables, fiscaux, etc. Entre les factures, les contrats de travail, les statuts et les justificatifs, comment s’y retrouver ?

Cet article vous propose de démêler la complexité des règles de conservation des archives d’entreprise, grâce à un récapitulatif selon chaque principal type de document.

Sachez également qu’il existe des outils spécialement conçus pour vous aider à tenir vos archives documentaires de façon électronique en toute conformité, et sans contrainte !

Découvrez sans plus attendre des éléments pratiques sur les obligations des entreprises, un mémo à conserver précieusement !

Sommaire :

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Conservation des documents d’entreprise : que dit la loi ?

Une valeur probatoire

Tout·e dirigeant·e d’entreprise ou responsable de service doit se tenir informé·e des délais légaux en vigueur pour la conservation des documents de son entreprise. Les durées sont déterminées essentiellement à des fins probatoires, c’est-à-dire que les documents sont conservés à titre de preuves.

Le contribuable est tenu de conserver les documents sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale en respectant les conditions posées à l’article L. 102 B du LPF.

Source : Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts

Les règles qui s’appliquent en matière de conservation sont prévues par la loi, ou en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

En cas de dérogation à ces règles, l’entreprise peut recevoir des sanctions, parfois lourdes de répercussions pour son activité.

Et la conservation des documents électroniques ?

Les documents qui portent l’obligation d’être présentés sur demande des agents des finances publiques doivent conserver leur forme originale. Cependant, une version dématérialisée du document original a, sous certaines conditions, la même valeur que son pendant papier. D’après l’article 1366 du Code civil :

L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Source : Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts

Quelles sont les sanctions en cas de fraude ?

Il n’y a pas de sanction spécifique prévue en cas de non-conservation des documents d’entreprise, mais des peines peuvent s’appliquer, selon les circonstances, notamment en matière fiscale.

Selon l’article 1746 du Code général des impôts (CGI), si une entreprise n’est pas en mesure de présenter ses documents, mettant ainsi les agents de l’administration fiscale dans l’impossibilité de mener à bien leurs missions, elle risque :

  • un rehaussement du bénéfice taxable si l’entreprise ne conserve pas des factures d’achat, ou jusqu’à 25 000 euros d’amende,
  • une pénalité à hauteur de 50 % des sommes facturées si l’entreprise ne conserve pas ses factures de vente,
  • un rejet de comptabilité dans le cas où l’entreprise ne conserve pas ses documents comptables,
  • une amende de 5 000 euros si l’entreprise refuse de communiquer les documents réclamés par l’administration fiscale ; une amende du même montant si les documents concernés n’ont pas été tenus ou ont été détruits avant les délais de conservation légaux (article 1734 du CGI).

La peine est prononcée par le tribunal correctionnel. Si récidive, la peine encourue peut s’élever jusqu’à six mois de prison.

Délais de conservation par type de document

Comme nous l’avons vu, les délais légaux d’archivage varient en fonction des documents. appvizer vous propose de vous éclairer sur le sujet en répertoriant les principaux documents à conserver dans un tableau récapitulatif. Pour chaque tableau : la durée de conservation associée à chaque type de document.

Documents sociaux (sociétés commerciales)

Durée de conservation des documents sociaux

Documents Durée légale de conservation
Registre des titres nominatifs et des mouvements de titres. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Statuts (si nécessaire, pièce modificative de statuts) 5 ans à compter de la perte de personnalité morale ou de la radiation de l’entreprise du Registre du commerce et des sociétés
Compte annuel : bilan, compte de résultat, annexe, etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion / tout acte lié au fonctionnement de la société 5 ans
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices

Documents et pièces comptables

Durée de conservation des documents comptables

Documents Durée légale de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. 10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre
Pièces justificatives : bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc. 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable

Le point sur la facture

Les factures, qu’elles soient émises (de vente) ou reçues (d’achat) peuvent se conserver sur un support papier ou sur un support électronique, afin de les archiver de manière dématérialisée.

Les entreprises qui reçoivent ou qui émettent des factures au format papier peuvent ainsi les numériser, sous certaines conditions, et les conserver de manière dématérialisée selon le délai prévu au premier alinéa de l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales (LPF).

Les modalités de numérisation des factures papier répondent aux conditions inscrites à l’article A. 102 B-2 du LPF.

☝Le principe clé à respecter est le suivant : la copie numérisée doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Documents bancaires

Durée de conservation des documents bancaires

Documents Durée légale de conservation
Chèque à déposer 1 an et 8 jours, à compter de la date inscrite sur le chèque
Relevés de compte 10 ans (30 ans recommandés)
Talons de chèque 10 ans

Document civils et commerciaux

Durée de conservation des documents civils et commerciaux

Documents Durée légale de conservation
Copie des lettres envoyées et lettres reçues (correspondance commerciale : bons de commande, bons de livraison, etc.) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné
Factures clients et factures fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou biens fonciers 30 ans
Contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à compter du terme du contrat
Contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Garantie pour les biens ou les services fournis au consommateur 2 ans
Documents établis pour le transport de marchandises 5 ans
Déclarations en douane 3 ans

Documents fiscaux

Durée de conservation des documents fiscaux

Documents Durée légale de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée 6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires 6 ans

💡À noter : le délai de 6 ans court à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ; ou de la date de l’établissement du document.

Documents de gestion du personnel

Durée de conservation des documents RH

Documents Durée légale de conservation
Bulletin de paie (papier ou électronique) 5 ans à compter de leur établissement
Contrats de travail 30 ans à compter du terme du contrat
Documents relatifs à la comptabilisation des horaires 1 an
Documents relatifs aux charges sociales 3 ans
Lettres de démission, de licenciement, de sanction disciplinaire 30 ans à compter du terme du contrat
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Reçus de solde de tout compte 5 ans à compter de leur établissement
Registre du personnel 5 ans à compter de la clôture du registre

💡 Ces tableaux s’appuient sur les informations du portail de Service public-pro.fr. Pour en savoir plus sur les délais applicables par thématique et connaître les textes de référence, vous pouvez consulter la page dédiée sur leur site.

Et si l’entreprise doit fermer ?

La loi encadre de façon très précise les règles et les durées de conservation des documents de l’entreprise, même si cette dernière met la clé sous la porte.

Que faut-il donc savoir de la conservation des documents d’entreprise après liquidation ? La réponse est simple : si l’entreprise ferme, il est nécessaire de conserver les documents suite à une radiation ou une liquidation, selon les mêmes délais indiqués ci-dessus. La conservation des documents d’une société liquidée est donc soumise aux mêmes impératifs jusqu’à ce que les délais expirent.

☝ Les statuts et les K-bis de l’entreprise fermée seront, quant à eux, conservés pendant un délai de 5 ans à partir de la radiation ou liquidation.

La gestion documentaire dématérialisée en toute conformité

Pourquoi choisir un outil de gestion en ligne ?

La gestion électronique de documents (GED) présente de nombreux avantages pour votre entreprise et vous assure de traiter et de conserver vos documents au format électronique selon les obligations légales qui vous incombent. Un logiciel dédié vous offre notamment :

  • un espace d’archivage structuré : les données sont classées, hiérarchisées, pour mieux gérer l’ensemble des documents, normaliser ses processus, et faciliter les audits,
  • un coffre-fort numérique : pour un stockage et un archivage sécurisés des documents dématérialisés,
  • la réduction du risque d’erreur : l’intégrité et la traçabilité des documents sont garanties,
  • la conformité : un archivage à valeur légale des documents sensibles, tels que les contrats, les bulletins de paie et les factures.

Notre sélection d’outils : logiciels de GED et de comptabilité

Dokmee : GED et intégration à d’autres outils métiers SaaS

Dokmee est une solution de gestion documentaire destinée avant tout aux PME qui leur facilite le passage au numérique. Entre la gestion de vos factures, de vos dossiers de gestion du personnel et de vos archives, etc., elle vous permet de garder le contrôle sur votre base documentaire et de rationaliser vos processus. Organisez, sécurisez et gérez vos fichiers efficacement avec ce logiciel de GED qui respecte les obligations réglementaires liées à la conservation de vos documents.

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Le logiciel vous propose :

  • l’intégration avec d’autres solutions cloud, comme SharePoint,
  • la réplication de votre structure de dossiers de Windows dans Dokmee,
  • des contrôles de version de vos documents et des restrictions d’accès,
  • des workflows de validation et des journaux d’audit.

Youdoc : la gestion documentaire agile et modulaire

Youdoc est une solution de gestion de documents complète qui répond précisément aux besoins des entreprises, essentiellement de +100 salariés, et s’adapte aux exigences de tout secteur d’activité. Ses trois modules couvrent une variété de fonctionnalités : l’acquisition intelligente, avec la numérisation des documents, la gestion, pour centraliser les contenus et assurer la sécurité des informations, et la publication et le partage des documents, le tout respectant les obligations légales.

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Le logiciel vous propose :

  • une solution polyvalente et ergonomique,
  • un coffre-fort électronique : pour le stockage et l’archivage de vos documents à valeur probante,
  • la classification rapide et automatique des documents grâce à la reconnaissance automatique du contenu,
  • la garantie d’une sécurité d’accès de très haut niveau à vos informations.

Wity : l’automatisation de votre comptabilité et la sécurité de vos données

Wity est un logiciel de comptabilité en ligne qui facilite l’ensemble de la gestion de vos documents comptables, sur un espace en ligne personnalisé. Avec un simple glisser-déposer, vous transmettez vos documents et ils sont directement pris en compte dans votre comptabilité. Certifié anti-fraude, l’outil vous permet d’éditer vos devis et facture en ligne, en toute conformité. Il offre également un module de gestion des notes de frais et de la gestion de la TVA. Véritable coffre-fort numérique, votre espace Wity sauvegarde, sécurise et héberge vos données en France.

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Le logiciel vous propose :

  • la dématérialisation des factures,
  • la gestion de la paie et des contrats,
  • le suivi personnalisé et un accompagnement par des experts : demandez conseil à tout moment sur des sujets d’ordre comptable, juridique ou stratégique,
  • la communication des dernières évolutions légales directement depuis l’interface.

Faites rimer conservation avec dématérialisation !

La question de la conservation des documents en entreprise est primordiale. Les délais de conservation des archives d’entreprise varient selon le type de document, ce qui implique de se tenir informé de la réglementation en vigueur. Pour cela, rien de tel qu’une gestion documentaire rigoureusement tenue.

Pourquoi ne pas passer à la dématérialisation de l’ensemble de vos fichiers ? Les logiciels de création, de gestion, d’archivage, de partage de documents vous accompagnent dans votre transition numérique et vous font bénéficier des avantages de la dématérialisation : édition et partage de documents administratifs, archivage numérique à valeur probante, signature électronique, etc.

La GED est une réponse fiable et performante aux enjeux de sécurité, de confidentialité et de conformité liés au traitement de vos documents. Alors, équipez-vous des outils adéquats et gardez le contrôle sur l’ensemble de vos documents numériques et numérisés, tout en optimisant leur cycle de vie !

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