La GED gratuite pour votre entreprise : une bonne idée ?

Le numérique transforme la manière de travailler au sein des entreprises. Les processus internes sont impactés dans leur ensemble et en profondeur. Avec les tendances croissantes de mobilité et de travail à distance, le cloud et les solutions collaboratives se sont progressivement imposées. Pour vous aider à définir votre choix, il convient de mettre en parallèle les différents logiciels GED.

On parle de GED – Gestion Electronique des Documents – ou de GEID (Gestion Electronique de l'Information et des Documents) pour l’ensemble des processus de gestion et d’organisation des documents de façon informatisée. Ce qui englobe toutes les étapes du cycle de vie d’un document, depuis sa création ou son acquisition, jusqu’à son archivage ou sa destruction. Le content management revient à le gérer. Il existe des solutions GED « sur étagère » ou open source – logiciels ged libres - personnalisables.

Les documents peuvent être de types aussi divers que variés. S’ils étaient papiers à l’origine, une simple numérisation suffit à les intégrer à la GED. Une fois inclus au système de gestion, le document doit pouvoir être retrouvé. D’où l’enjeu de classement et d’organisation. Chaque élément est indexé selon son contenu (recherche de texte intégral) et ses métadonnées (type de fichier, date d’ajout, responsable de l’ajout, etc.). Votre GED devient dès lors un portail de recherche unique pour la globalité de vos documents. Et cet archivage est plus complet, précis et fluide à utiliser que ne le serait une gestion documentaire papier.

La GED apporte une plus grande maîtrise des workflows (flux) de documents en interne, et en améliore la traçabilité. L’aspect collaboratif est grandement favorisé, la circulation du contenu se faisant plus facilement. Les coûts associés à la gestion papier sont supprimés : consommable, espace de stockage, gestion du courrier, temps passé à scanner…

Une solution GED peut s’appuyer sur un réseau local ou dans le cloud. Pour ce dernier, on parle de stockage hors site. Il présente l’avantage d’être disponible quand on veut et où qu’on soit. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément au support et l’éditer de concert.

Pour se conformer aux obligations légales et aux exigences qualité, la GED est l’outil idéal. La mise en place de protocoles de stockage et d’archivage des contenus permet de systématiser certaines étapes. Ce qui s’inscrit naturellement dans le cadre d’une démarche qualité, et aide à se conformer aux normes en vigueur qu’elles soient sectorielles ou nationales.

Parmi les éditeurs de softwares, certains proposent des GED gratuites. C’est le cas de Novaxel Family proposée par Visiativ par exemple. Légère, l’application est facile à installer et intuitive à utiliser. Elle est par contre monoposte, ce qui la rend appropriée pour un usage privé auprès des particuliers, mais non adaptée pour l’usage professionnel nécessité par les entreprises.

D’autres solutions GED proposent, elles, du multiposte. Si bien que les entreprises peuvent s’en servir. S’il est vrai qu’avoir à disposition un service gratuit plutôt que payant semble plus avantageux de prime abord, il ne faut pas s’arrêter là dans le raisonnement. Quid de la sécurité de vos données ? Serez-vous en mesure de les récupérer en cas de déni de services ou de souci du côté du fournisseur d’accès ? Ces données sont précieuses pour vous : assurez-vous du sérieux du prestataire que vous choisissez. Et ce n’est pas auprès d’acteurs vous mettant à disposition un service gratuit que vous bénéficierez du seuil de garanties suffisant.

Avec les GED proposées moyennant offre tarifaire, une gestion des droits permet à l’administrateur de contrôler qui a accès à quoi, en mode lecture seule ou écriture. Si bien qu’il peut être intéressant pour l’entreprise d’ouvrir cette interface à ses clients, partenaires ou fournisseurs, dans le but d’échanger avec eux du contenu et des informations.

Les solutions GED payantes sont plus complètes. À l’image d’Alfresco, ou de celle de Visiativ : Novaxel rebaptisée Moovapps, dont les API (Applications Programming Interface) permettent une synchronisation avec l’ensemble des services cloud servant d’outils à l’entreprise par ailleurs. Chaque application métier dispose d’un espace dédié sur le logiciel de gestion documentaire. Un mur d’activité permet notamment aux utilisateurs d’échanger entre eux, et d’être notifiés des nouveaux contenus postés ou partagés.

Une solution GED professionnelle complète et payante va même plus loin, et profite à l’ensemble de votre organisation grâce à l’amélioration et à la digitalisation des processus métiers qu’elle permet.

La plateforme de gestion de documents Open Bee s’adapte à votre secteur d’activité, à vos usages spécifiques, et vous fait gagner en productivité tout en réduisant vos coûts. Elle simplifie la gestion et le partage d’informations au sein d’un environnement de travail contrôlé et sécurisé : traçabilité, conservation à valeur légale, coffre-fort numérique certifié, gestion des droits, etc. Son intégration est facilitée, car elle s’interconnecte avec vos outils déjà existants. En bonus, vous bénéficiez du conseil et de l’accompagnement d’experts pour votre transformation digitale, ainsi que de formations techniques pour accompagner vos équipes à l’utilisation du logiciel.

La base de données, telle une bibliothèque, devient la colonne vertébrale de vos outils collaboratifs. Au centre du fonctionnement de votre entreprise, elle favorise la collaboration en interne. Certains logiciels vont encore plus loin, donnant à leur formule GED toutes les caractéristiques d’un véritable RSE : Réseau Social d’Entreprise. C’est le cas de Jalios, sur lequel l’édition collaborative se double d’une photothèque pour faciliter un partage 360° de contenus multimédia tous supports.

La gestion de vos documents en interne est un outil clé pour favoriser les interactions entre collaborateurs. Avec une GED bien pensée et adaptée à votre activité, vous créez un environnement propice à l’innovation collaborative et à l’efficience opérationnelle. Aussi il est opportun, au moment du choix entre GED gratuite ou payante, d’évaluer l’ensemble des aspects entrant en jeu, afin de prendre la meilleure décision pour votre entreprise.