Quelle définition pour la GED ? Une solution pour l'entreprise ?

Vous êtes entrepreneur, ou à la tête d’une infrastructure ? Vous avez entendu parler de la Gestion Electronique de Documents, mais qu'est-ce que la GED ? Un prestataire informatique vous a recommandé d’en adopter une pour organiser la gestion des documents de votre entreprise ? À quoi correspond réellement cette solution de gestion et quels avantages en tirer ?

La gestion documentaire à l'origine 100% papier a énormément évolué avec le digital :

• La gestion documentaire version old school, c'est la version papier. Le nom évoque des vieux grimoires, une sorte de bibliothèque d’Alexandrie pleine d’archives en pagaille. Un classement à la main, une indexation segmentée... Si les étagères de certaines entreprises évoquent encore ce type de dispositifs, c’est globalement révolu.
• L’heure est aujourd'hui à la GED (la gestion électronique de documents), au partage d’informations et au travail collaboratif. Car le papier ne fait plus le poids face à la GED open source. En effet, chaque utilisateur a le réflexe de scanner un document important. Or, le papier est périssable, il s’abîme avec le temps, part en fumée en cas d’incendie ou devient illisible avec un dégât des eaux. Une numérisation est à ce niveau-là plus pérenne, son cycle de vie étant plus long.
• Le digital permet maintenant d’affiner le classement. Au lieu de tout classer sous une typologie donnée, un Document Management System (DMS) est à même d’attribuer plusieurs caractéristiques à un même élément. Si bien qu’il y associe différents chemins d’accès. On peut atteindre une même facture, parmi l’ensemble « factures », via le client à qui elle s’adresse ou le produit auquel elle correspond.

Pour votre entreprise, les bénéfices sont multiples. D’abord, d’un point de vue processus internes : tous vos fichiers sont réunis en une bibliothèque unique et bien rangée. Ensuite, leur accessibilité est fluidifiée : l’ensemble de vos collaborateurs, au moyen d’un mot clé ou à travers l’arborescence de la solution, trouvent ce qu’ils cherchent.

En moyenne, c’est 18 minutes par jour qu’un collaborateur perd à rechercher ce dont il a besoin. Pondérez par le coût que représente le temps hommes dans votre activité et ajoutez-y la baisse de productivité induite : la facture est salée.

Combien de fois vous êtes-vous rendu compte que votre action avait déjà été faite par un autre utilisateur ? Un doublon dans les fiches contact, une redondance de devis… Le manque de coordination dans la répartition ou la communication des tâches y est pour beaucoup. Les versions dupliquées ou non actualisées entraînent des erreurs : le service compta se base sur tel devis, alors qu’entre temps le commercial en a édité un nouveau… Autant de couacs qu’une bonne gestion de contenu évite !

En cas de fausses manip, pas de panique : un retour en arrière est possible. Le versioning, dans la plupart des logiciels GED, actualise automatiquement votre document. Pour autant, les modifications conservent un caractère rétroactif. Leur contextualisation et parenté permettent de retracer les évolutions successives du document.

Nul besoin d’avoir un high school diploma pour comprendre l’intérêt d’une gestion documentaire performante pour votre activité. À présent, comment procéder ? Certaines GED sont gratuites, d’autres payantes. Certaines open source, d’autres pas. Comment choisir dans votre cas ?

Commencez par lister vos besoins. Les spécificités de votre activité, et les outils métiers que vous utilisez par ailleurs, établissent un premier écrémage. Pour simplifier vos procédures internes, adoptez une solution capable de se fondre dans le reste de votre environnement informatique.

Soyez attentifs aux API : Applications Programming Interface. Assurez-vous qu’elles permettent une synchronisation avec vos autres programmes applicatifs. De même pour vos éventuels CMS (Content Management System) : le mieux serait qu’ils puissent venir piocher directement dans votre outil de records management.

La GED va dans le sens de la dématérialisation progressive du système économique. Favorisée par la loi LME : Loi de Modernisation de l'Économie, elle ne cesse de s’étendre. Le calendrier des obligations légales fixe que d’ici 2020 l’ensemble des structures, privées et publiques, petites et grandes, ait adopté une gestion numérique de leur documentation.

En cas d’audits, votre entreprise doit répondre à des modalités de conservation et de diffusion bien précises. En instaurant des protocoles dématérialisés, vous conformez votre organisation aux critères de la norme ISO 9001. Pour vos partenaires, comme pour vos fournisseurs et clients, une telle démarche est gage de professionnalisme.

On est de plus en plus mobile au travail. On consulte ses mails depuis son téléphone, on travaille en déplacement... Les GED en mode SaaS (Software as a Service) vont en ce sens. Disponibles dans le cloud, elles permettent une consultation permanente grâce à leur plateforme. Plus besoin d’ « être au bureau » pour traiter telle situation : avec internet, on a tout à distance.

La gestion électronique de documents est centrale pour le bon déroulé des workflows internes de votre entreprise. En faisant l’acquisition d’un logiciel GED adapté à votre activité, vous faites gagner du temps à l’ensemble de vos collaborateurs et rendez votre structure plus agile.