

À la recherche de solutions intégrées pour la gestion de l’information ? Pour gagner en productivité, découvrez les atouts des logiciels de GED et ECM.
Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
L’évolution des méthodes de travail ces dernières années, et la crise sanitaire des mois passés, accélèrent la digitalisation des entreprises, avec notamment la mise en place de solutions nouvelle génération comme la GED transverse ou encore l’intelligence artificielle.
Que sait-on vraiment de ces nouvelles technologies ?
Depuis quelques années déjà, les méthodes de travail et les modes de fonctionnement en entreprise ont changé. Et cette évolution a pris un nouvel élan avec l’arrivée de la crise sanitaire en mars 2020. Le travail à distance, le télétravail et l’expérience client ont gagné une place prépondérante au sein du milieu professionnel.
Ces changements entraînent des bouleversements dans la manière de travailler des collaborateurs. Et malgré tout ça, il faut continuer :
Pour assurer cette continuité de l’activité, il faut savoir se réinventer et surtout se digitaliser. Les entreprises n’ont aujourd’hui plus d’autre choix que de se tourner vers le numérique et de se doter de solutions logicielles qui les accompagnent dans la gestion de leurs processus. Selon une étude menée par IDC auprès de 50 grandes entreprises françaises, 92 % des décideurs estiment justement que la crise sanitaire actuelle est un accélérateur de la transformation digitale. Les objectifs étant :
💡 Pour cela, des solutions de collaboration, de dématérialisation ou encore de GED existent. Et pour aller encore plus loin, on peut même parler de GED transverse et d’intelligence artificielle.
La GED (Gestion électronique de documents) ne se présente plus ! Depuis quelques années déjà, ce type de solution se trouve sur le devant de la scène :
Mais avec l’évolution des méthodes de travail et la nouvelle organisation des entreprises, une GED standard ne suffit plus. Se tourner vers une GED transverse est, en 2021, plus approprié et le sera tout autant dans les années à venir.
Voyons pourquoi.
Par GED transverse, nous entendons transverse à tous les services de l’entreprise. En d'autres termes, un seul et unique outil est nécessaire pour la gestion documentaire de l’ensemble des services : administratif, comptabilité, ressources humaines, facturation, etc. L’information devient centralisée, ce qui permet une meilleure uniformisation des processus. Cette centralisation facilite aussi grandement la recherche de documents pour l’ensemble des collaborateurs.
Connectée à tous les services et à tous les systèmes de l’entreprise (ERP métiers, CRM, etc.), la GED transverse est aussi un réel outil collaboratif. En choisissant de partager une solution unique entre tous les services de l’entreprise, vous renforcez la collaboration entre les différentes équipes. L’information étant centralisée en un point unique, elle circule plus efficacement et les collaborateurs ont une vision transverse des informations disponibles.
⚠ ️ Bien évidemment, il faut tenir compte du côté sécurité. La gestion des droits et des habilitations est un aspect primordial à prendre en compte lors de la mise en place de ce type de solution.
Le travail en équipe permet dans un deuxième temps de réduire le nombre d’erreurs, les échanges étant privilégiés. Les équipes gagnent du temps dans leurs actions quotidiennes, et l’entreprise améliore sa productivité et son efficacité.
Durant la crise sanitaire, les entreprises déjà équipées d'une solution de GED transverse ont pu ainsi continuer d’assurer leur activité quotidienne, comme :
Mettre en place une GED transverse est donc inévitable, mais ce n’est pas une fin en soi. Choisir une GED transverse c’est aussi faire un pas vers plus de digitalisation et se tourner davantage vers les évolutions digitales qui s’imposent dans le secteur BtoB, comme l’intelligence artificielle.
L’intelligence artificielle, ou IA, est une avancée technologique existant depuis près de 50 ans. En 2021, cette technologie s’est entièrement démocratisée et touche de nombreux secteurs, que ce soit en BtoC comme en BtoB. On considère aujourd’hui que les technologies d’intelligence artificielle ont un véritable impact sur les objectifs et la productivité d’une entreprise.
Prenons le cas de la dématérialisation et des solutions GED.
Intégrer de l’IA au sein de ce type de logiciel est une véritable avancée pour les entreprises. Voici deux exemples :
En 2021, 22 % des entreprises auront recours à l’IA afin d’automatiser tout ou partie des processus documentaires. Il y a encore 2 ans, seulement 5 % des entreprises utilisaient cette technologie.
Pour les années à venir, la digitalisation n’est plus une question à se poser, c’est une priorité pour les entreprises souhaitant rester efficaces.
Se munir d’outils adaptés, comme une GED transverse, doit devenir un réflexe pour les dirigeants s’ils souhaitent assurer la continuité de leurs services, peu importe la situation. Pour cela, se faire accompagner par des experts du secteur, comme Axess et leur solution NEXIA (GED transverse nouvelle génération disponible en mode SaaS) est la meilleure solution pour assurer la réussite de leurs projets digitaux.
Article promotionnel. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’Appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.