Pourquoi et comment optimiser votre gestion documentaire ?

Le volume de flux d’informations et de documents à gérer est vite exponentiel en entreprise.
Les éléments arrivent par des canaux différents : mails, courriers, exports de fichiers, etc. Les collaborateurs se les transmettent, les modifient…

Comment s’assurer de leur unicité et de leur actualisation en continu ? Quels sont les enjeux de la GED ? Conseils pour une gestion documentaire optimale :

Par méthodes à l’ancienne, on entend ici le stockage de documents traditionnel, qu’il soit :

• de nature papier, comme de multiples feuilles triées, agrafées, classées dans des classeurs rangés sur des étagères, le tout formant une bibliothèque volumineuse,
• de nature numérique, tels que des fichiers électroniques stockés sur une messagerie, un serveur, ou sur un disque dur, sans homogénéité d’appellation ou d’arborescence.

Le fait de rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Or, sans règles établies, chacun risque de faire « à sa manière ». Si bien qu’en l’absence de procédures de rangement et de classement préétablies, la personne suivante doit se plonger dans la logique de la personne précédente. Chacun apporte son grain de sel, et au final ce sont des protocoles laborieux et souvent contre-productifs que l’on obtient.

Les copies en doublon sévissent, et c’est vite un grand désordre en interne pour savoir quelle est la bonne version. Dans le cas d’un devis par exemple, dupliqué plusieurs fois, le commercial dispose d’une version à jour. Par contre, la comptabilité risque de prendre une version obsolète et d’adresser alors une facture erronée.

Dans le cas d’une gestion documentaire partiellement gérée via des supports papier, et partiellement classée de manière numérique, la difficulté persiste. La recherche d’une information est d’autant plus compliquée qu’elle implique une action de vérification sur des emplacements et des typologies de supports différents.

Côté entreprises, ces dysfonctionnements internes ont un impact négatif sur la productivité, pouvant se ressentir au niveau de la clientèle. En effet, en 2017, près d’une entreprise sur quatre indique avoir perdu des clients à cause de sa gestion documentaire défaillante. Et presque 76 % des entreprises ayant connu un arrêt momentané ou une restructuration de leurs processus de gestion documentaire ont eu des soucis commerciaux ou des problèmes de conformité.

En tant qu’entreprise, vous avez des obligations légales auxquelles vous conformer, à la fois comptables (factures, notes de frais, etc.), et juridiques (contrats, fiches de paie, etc.). En cas de sinistre matériel, tel qu’un incendie ou une inondation, la perte des documents papier peut s’avérer dramatique. Le Clusif, association de professionnels de la sécurité, estime que 70 % des entreprises subissant ce type d’incident feraient faillite dans les trois semaines, et 10 % dans les deux ans.

La gestion documentaire papier représente un coût pour l’entreprise. Le support en lui-même et l’encre d’impression viennent bien sûr à l’esprit. L’électricité utilisée par la salle des photocopieuses, la maintenance des machines et les frais d’acheminement et de livraison des documents sont également concernés. S’y ajoutent l’effort de classement, de stockage, la valeur de l’espace occupé au sol, et enfin le salaire des personnes mobilisées.

IDC soutient que chaque jour, ce sont plus de mille milliards de feuilles papier qui sont imprimées et jetées dans la même journée en entreprise. Un chiffre désespérant pour la planète d’abord, tout comme pour les entreprises elles-mêmes. Les documents papier stagnent, se perdent. Les processus manuels impliquent la réception du support, la présence du signataire pour validation… 33 % des procédures physiques basées sur les documents sont estimées inefficaces.

La gestion papier rend l’entreprise moins réactive. Le temps de traitement est plus long. Si bien qu’il est rare d’être en avance pour bénéficier d’un escompte par exemple. En retard par contre, vous vous exposez à des amendes financières, et risquez surtout d’être blacklisté par vos fournisseurs.

Dans une entreprise mal équipée en gestion documentaire, chaque collaborateur passe en moyenne 18 minutes par jour à chercher un document. La moindre erreur dans le classement d’un élément peut coûter jusqu’à 100 € à l’entreprise. Un document perdu, c’est entre 280 € et 560 €. Quand on sait qu’il s’en perd un toutes les douze secondes, on frémit !

La GED (Gestion Électronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Électronique de l’Information ou de Documents Existants) regroupe toutes les techniques de gestion documentaire.

En instaurant une gestion électronique de documents efficace, l’entreprise dématérialise ses processus internes. Elle est à même d’instaurer et de respecter des modalités de diffusion et de conservation conformes à la norme ISO 9001. Son architecture de gestion de contenu d’entreprise, ou ECM (Enterprise Content Management) devient un atout en cas d’audit. Toutes vos informations réunies et structurées au même endroit sont à la disposition des services fiscaux. Si bien que l’audit peut être mené plus vite et plus facilement.

Des workflows de validation sont paramétrables dans l’outil, de manière à ériger des règles éditiques semi-automatisées dans l’organisation. Chacun a accès à ce dont il a besoin, et les administrateurs sont à même d’ouvrir ou de limiter certains accès. À tout moment, la GED permet une reprise d’activité optimale grâce à sa version sauvegardée dans le cloud et hors site.

La GED est un vecteur d’optimisation opérationnelle. Accélératrice de la dématérialisation de vos processus internes, elle catalyse la transition digitale de votre entreprise. En garantissant la conformité et l’homogénéité de l’ensemble de vos documents, elle enrichit et consolide votre système d’information.

Votre solution de gestion peut être déployée sur un réseau local ou dans le cloud en mode SaaS. Dans ce dernier cas, elle devient accessible à tous les collaborateurs, même en mobilité. Et des dispositifs de partage assortis d’une gestion des droits vous permettent de l’ouvrir à des acteurs tiers : votre expert comptable, vos fournisseurs ou vos clients, pour plus de fluidité dans vos échanges.

Trouvez le logiciel de GED le plus pertinent pour vous accompagner. En voici une sélection :

• DocuWare : outil de GED/workflow clé en main rapide à déployer adapté aux PME et ETI. Il répond aux besoins des entreprises multisites et multilingues avec 18 langues et son aspect collaboratif. DocuWare automatise la gestion documentaire jusqu'à la validation avec des workflows pré-configurés par métier : ventes (contrats, devis), comptabilité/achats (factures par ex.) ou encore juridique ou RH (fiches de paie).
  
  
• Dokmee : il simplifie la gestion des documents des PME et ETI. Archivage, historique, numérisation, stockage et partage des fichiers, signature électronique, création de workflows automatisés : cet outil tout-en-un offre un large panel de fonctionnalités, dont le module Dokmee Capture pour extraire automatiquement les données de vos documents, et une traçabilité sans faille.
   
• EasyDrop : la gestion documentaire se veut collaborative, avec des fonctionnalités dignes d’un réseau social d’entreprise, avec système de publications et fil d’actualité, partage de dossiers et de fichiers illimité, et droits d’accès contrôlés. Les collaborateurs et collaboratrices peuvent les télécharger, les déposer, les commenter en temps réel, mais aussi les partager avec des clients.
   
• Youdoc : GED clé en main particulièrement adaptée aux PME, elle s’adapte à vos outils de gestion et propose 3 modules : l’acquisition intelligente pour la capture d’informations sur un document, la gestion dynamique pour centraliser vos contenus et améliorer leur traçabilité et leur sécurité, et la circulation-publication pour le partage de documentation en interne, la collaboration et la fluidification du workflow.
   
• Zeendoc : solution de gestion et d’archivage de documents qui accompagne ses utilisateurs, quels que soient leurs secteurs et leurs métiers, dans leur transformation digitale. Elle collecte, indexe et archive les documents, papier ou électroniques, selon leurs critères et leur logique, pour une restitution des informations en un clic et une adoption de l’outil optimale.

Alors c’est parti : 

1. Numérisez vos documents papier ;
2. Choisissez une solution GED adaptée à vos besoins et à votre budget, puis laissez-la :
   1. Collecter tous vos documents, tous supports confondus ;
   2. Les classer et les archiver, grâce à une indexation par type ou mots clés ;
3. Puis faites des recherches, exploitez enfin votre base documentaire ;
4. Trouvez ce que vous cherchez, diffusez, collaborez !

Article mis à jour, publié initialement en février 2017.