Ne vous noyez plus sous les papiers, passez à l'archivage électronique !

Par Jennifer Montérémal
Le 12/11/2021
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Vos cartons d’archives commencent à déborder de vos bureaux et vous envisagez d’exploiter ce minuscule espace entre la machine à café et le frigo pour stocker davantage ? Chaque recherche de document s’apparente à une fouille archéologique et vous oblige à bloquer un créneau d’une heure dans votre agenda ?

Et si vous passiez à l’archivage électronique ?

Si ce procédé règle bien des problèmes, il ne consiste pas pour autant à simplement numériser vos dossiers puis à les enregistrer sur des clés USB… qui finiront par se perdre au milieu de vos fournitures de bureau. Il existe des systèmes bien plus adaptés, sécurisés et conformes aux normes légales.

Cet article vous explique le b.a.-ba de l’archivage électronique, de ses principes à ses avantages, en passant par une énumération des logiciels les plus appropriés.

Définition rapide pour commencer

C’est quoi l’archivage électronique ?

L’archivage électronique se définit comme le procédé consistant à archiver les documents de votre entreprise sous un format numérique. C’est pourquoi nous parlons également d’archivage numérique.

Il implique différentes composantes :

  • les processus mis en place pour effectuer l’archivage,
  • les outils utilisés pour faciliter les opérations, et/ou se conformer aux différentes exigences de la loi.

L’objectif de l’archivage électronique est de rendre les documents accessibles à tout moment, et ce tout au long de leur cycle de vie, pour qu’ils puissent être consultés :

  • à titre informatif et dans le cadre des activités quotidiennes,
  • pour des besoins légaux.

Quels sont les différents types d’archives ?

Vous commencez à le comprendre, il y a « archives » et « archives ».

S’il n’y a pas de bonnes ou mauvaises archives, connaître leurs différences, c’est comprendre les bons dispositifs à mettre en place pour les gérer.

Voici donc les différents types d’archives :

  • Les archives vivantes, ou courantes : elles ont trait aux affaires et aux missions en cours. Il faut donc pouvoir les consulter facilement et rapidement.

  • Les archives semi-vivantes, ou intermédiaires : elles ne servent pas dans les opérations quotidiennes, mais sont néanmoins conservées à titre de preuve.

  • Les archives historiques, ou définitives : les documents sont archivés sur le long terme pour leur valeur historique ou patrimoniale. Moins utilisées en entreprise… à moins que votre marque entre dans l’Histoire !

Archivage électronique et obligations légales

La durée de conservation légale des documents

Petit rappel pour commencer : différentes règles régissent la durée légale de conservation des documents. Retrouvez toutes les informations dans cet article.

☝️ Chaque document est donc archivé pendant un nombre d’années précis, correspondant à son cycle de vie. Durant cette période, l’entreprise a pour obligation de le présenter en cas de problème, à l’administration fiscale lors d’un contrôle par exemple.

La reconnaissance du format électronique

En parallèle, depuis 2000, la loi reconnaît le format numérique. Elle confère depuis au document électronique la même valeur probante que le document papier.

Toutefois, l’article 1316-1 du Code Civil précise :

L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Quid de l’e-facture

Enfin, abordons la question de la facture électronique, obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2025.

Obligatoire oui, mais par conséquent soumise à des exigences :

  • d’authenticité,
  • de lisibilité,
  • d’intégrité du contenu,
  • de conservation sous format électronique pendant a minima 3 ans.

L’archivage électronique relève donc parfois d’enjeux légaux, et doit de ce fait répondre à des principes.

Les 5 commandements de l’archivage électronique

L’archivage intermédiaire, duquel résulte la valeur probante des documents, répond à 5 grands principes :

  • ✅  Pérennité : le système employé assure la pérennité des documents, au moins pour la durée légale de conservation telle que dictée par la loi, sans que le contenu soit endommagé. C’est pourquoi il convient de recourir à des supports et formats actualisés.

  • ✅  Authenticité : par authenticité, on sous-entend le fait de savoir qui a créé le document et quand, au moyen par exemple d’un certificat électronique.

  •   Intégrité : les données sont archivées grâce à une technologie assurant leur intégrité. En d’autres termes, les informations figurant sur le document sont stables, les modifications interdites, ou tracées si permises.

  • ✅  Confidentialité : seules les personnes autorisées ont la possibilité d’accéder aux documents archivés. C’est pour cette raison que les systèmes employés intègrent le cryptage des données, ou encore des fonctionnalités de gestion des droits d’accès.

  • ✅  Accessibilité. Les documents sont disponibles au besoin et facilement accessibles. Par conséquent, les dispositifs plébiscités incluent des outils pour indexer, classer, rechercher facilement les données.

Archivage électronique : avantages et inconvénients

Quels sont les bénéfices de l’archivage électronique ?

Le coût

Le stockage physique des documents est plus coûteux que le stockage numérique.

Déjà, les archives papier prennent de la place. Et à force d’emmagasiner les cartons, certaines sociétés commencent sérieusement à se sentir à l’étroit… au point d’envisager de déménager dans des locaux plus spacieux !

À cela s’ajoutent les dépenses associées :

  • aux photocopies (pour transmettre le document par exemple),
  • à la main-d’œuvre, en particulier pour la gestion documentaire des grosses structures.

L’accès aux documents

Lorsque les documents sont numérisés, ils deviennent accessibles à tout moment et en tous lieux. De plus, des outils tels que la GED facilitent la recherche par les collaborateurs (moteurs de recherche par exemple). Un gain de temps fou pour les entreprises !

💡 Transformez aussi l’archivage électronique en atout commercial. Un client vous appelle pour obtenir une information ? Vous la retrouvez en quelques clics, et démontrez par là même votre professionnalisme.

La sécurité

Le papier n’est pas le dispositif le plus fiable. Un incendie (si si, ça peut arriver !), et toutes vos archives partent en fumée.

Et c’est sans parler des risques liés à une erreur humaine : perte d’un document, mauvais rangement, etc. Il est plus facile d’assurer une bonne gestion documentaire à l’aide d’un dispositif numérique.

L’analyse

Avec la plupart des systèmes d’archivage électronique, vous classez vos informations judicieusement. Vous accédez alors simplement à un groupe de documents, à des dossiers complets que vous survolez en un coup d’œil pour les confronter.

De quoi optimiser l’analyse des données pour une mission ou une affaire en cours, sans pour autant passer à côté des éléments importants.

L’interconnexion

Intégré au système d’information de l’entreprise, l’archivage numérique interconnecte les informations entre elles, afin de mieux fluidifier les processus.

Conséquence : vous travaillez plus efficacement, et diminuez les délais de traitement pour faire meilleure figure auprès d’un client ou d’un fournisseur.

La mise en conformité légale

Nous l’avons vu, la version papier favorise la perte ou la détérioration de preuves potentielles. Ceci peut avoir des conséquences juridiques négatives énormes s’il vous est demandé de fournir un document, en cas de conflit par exemple.

Et les inconvénients alors ?

La sécurité… aussi

L’archivage électronique est certes plus sûr. Mais attention toutefois à la protection de vos données numériques, surtout dans un contexte où les attaques informatiques, de type ransomware, se multiplient.

Puisque la data est devenue un enjeu de taille dans notre économie actuelle, protégez vos informations en utilisant un outil parfaitement sécurisé.

Le facteur humain

Le passage d’un système d’archivage classique à un système d’archivage électronique peut se heurter aux comportements humains, à la résistance de collaborateurs qui ne souhaitent pas modifier leurs habitudes.

Cette transition nécessite donc un accompagnement sérieux et des actions de formation le cas échéant.

Comment faire de l’archivage numérique ? Supports, formats et logiciels

Les supports

L’archivage des documents numériques peut s’opérer sur différents supports :

  • clé USB,
  • disque dur interne ou externe,
  • CD ou DVD, etc.

Mais on vous conseille de ne pas favoriser ces outils, qui peuvent facilement être perdus ou détériorés. Pas top niveau sécurité.

De plus, leur durée de vie n’est pas optimale. Une clé USB ne survivra pas plus que quelques dizaines d’années… et encore.

Enfin, ces supports n’offrent pas une flexibilité et une conformité légale optimales.

Quelle solution alors ? Le cloud, ou l’archivage en ligne si vous préférez. Ce système présente nombre d’atouts :

  • une importante capacité de stockage, qui s’adapte à vos besoins (plus vous payez, plus vous disposez d’espace),
  • une durée de vie quasi-illimitée,
  • une sécurité renforcée,
  • une accessibilité permanente.

Les formats

Plusieurs formats sont compatibles avec l’archivage électronique. Tout dépend de la nature des données à conserver :

Par exemple :

  • pour les documents bureautiques et les mails : PDF ou XML,
  • pour les images : JPEG,
  • pour les bases de données : XML ou TXT, etc.

💡 En réalité, interrogez-vous plutôt sur les contraintes de pérennité et de lisibilité. Pour respecter ces principes, il convient d’utiliser un format durable, ou alors d’accepter l’idée de convertir régulièrement vos fichiers.

C’est pourquoi on vous recommande d’archiver vos documents sous un format de texte brut (TXT par exemple) plutôt qu’un format natif, dans le cas où le programme associé deviendrait indisponible dans le temps.

Les logiciels

Les logiciels de gestion électronique de documents, ou GED

Les GED servent à gérer les archives dans le cadre des activités quotidiennes des entreprises, ce dont elles ont souvent le plus besoin au final. Ces outils comprennent donc des fonctionnalités utiles telles que :

  • la numérisation des documents,
  • leur indexation,
  • leur partage,
  • leur recherche,
  • leur édition et leur modification, etc.

☝️ Par contre, les logiciels de gestion documentaire ne prennent pas systématiquement en compte les obligations d’authenticité et de pérennité.

Les systèmes d’archivage électronique, ou SAE

Les SAE, ou systèmes d’archivage électronique, sont des solutions développées de sorte à conserver des documents figés et à respecter des exigences :

  • de pérennité,
  • d’intégrité,
  • de confidentialité,
  • et d’accessibilité.

☝️ En revanche, à l’inverse d’une GED, les SAE ne permettent pas de collaborer au quotidien sur les documents de l’entreprise.

Les coffres-forts numériques

Avec un coffre-fort numérique, vous conservez vos documents tout en assurant leur sécurité et leur intégrité, grâce notamment à des fonctionnalités de traçabilité ou encore de gestion des accès. Il constitue donc une composante potentielle du SAE.

☝️Un coffre-fort électronique ne se révèle pas si performant qu’une GED quant à la gestion documentaire.

Les solutions de signature électronique

Les logiciels de signature électronique sont utiles pour attester de l’intégrité d’un document, c’est-à-dire le fait que le signataire approuve son contenu.

La signature électronique assure également l’horodatage des données, autrement dit la définition de la date et de l’heure à laquelle elles ont été émises.

Les différents logiciels décrits ci-dessus sont généralement utilisés de manière complémentaire.

L’archivage électronique en bref

L’archivage électronique présente de nombreux avantages qui séduisent de plus en plus les entreprises :

  • le coût,
  • la facilité de traitement et le gain de temps,
  • la sécurité et la pérennité des documents.

Mais choisir le bon dispositif dépend de vos besoins. En d’autres termes, souhaitez-vous sauter le pas pour gérer vos archives courantes, semi-courantes ou les deux ?

Quoi qu’il en soit, les outils les plus plébiscités sont les suivants :

  • les GED, parfaitement adaptées au traitement des opérations quotidiennes. Vous trouvez le bon fichier en quelques clics seulement, le partagez, collaborez dessus, etc. ;
  • les SAE, développés dans le but de respecter les obligations de pérennité, d’intégrité, de confidentialité et d’accessibilité des documents telles que dictées par la loi.

L’idéal reste de vous tourner vers des solutions d’archivage tout-en-un, ou complémentaires.

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