

La GED présente de nombreux avantages pour l’entreprise, mais aussi pour ses salariés. Voici 5 bonnes raisons de vous équiper d’un logiciel de GED/ dématérialisation si votre entreprise n’est pas encore outillée.
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Vos cartons d’archives commencent à déborder de vos bureaux et vous envisagez d’exploiter ce minuscule espace entre la machine à café et le frigo pour stocker davantage ? Chaque recherche de document s’apparente à une fouille archéologique et vous oblige à bloquer un créneau d’une heure dans votre agenda ?
Et si vous passiez à l’archivage électronique ?
Si ce procédé règle bien des problèmes, il ne consiste pas pour autant à simplement numériser vos dossiers puis à les enregistrer sur des clés USB… qui finiront par se perdre au milieu de vos fournitures de bureau. Il existe des systèmes bien plus adaptés, sécurisés et conformes aux normes légales.
Cet article vous explique le b.a.-ba de l’archivage électronique, de ses principes à ses avantages, en passant par une énumération des logiciels les plus appropriés.
L’archivage électronique se définit comme le procédé consistant à archiver les documents de votre entreprise sous un format numérique. C’est pourquoi nous parlons également d’archivage numérique.
Il implique différentes composantes :
L’objectif de l’archivage électronique est de rendre les documents accessibles à tout moment, et ce tout au long de leur cycle de vie, pour qu’ils puissent être consultés :
Vous commencez à le comprendre, il y a « archives » et « archives ».
S’il n’y a pas de bonnes ou mauvaises archives, connaître leurs différences, c’est comprendre les bons dispositifs à mettre en place pour les gérer.
Voici donc les différents types d’archives :
Petit rappel pour commencer : différentes règles régissent la durée légale de conservation des documents. Retrouvez toutes les informations dans cet article.
☝️ Chaque document est donc archivé pendant un nombre d’années précis, correspondant à son cycle de vie. Durant cette période, l’entreprise a pour obligation de le présenter en cas de problème, à l’administration fiscale lors d’un contrôle par exemple.
En parallèle, depuis 2000, la loi reconnaît le format numérique. Elle confère depuis au document électronique la même valeur probante que le document papier.
Toutefois, l’article 1316-1 du Code Civil précise :
L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Enfin, abordons la question de la facture électronique, obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2025.
Obligatoire oui, mais par conséquent soumise à des exigences :
L’archivage électronique relève donc parfois d’enjeux légaux, et doit de ce fait répondre à des principes.
L’archivage intermédiaire, duquel résulte la valeur probante des documents, répond à 5 grands principes :
Le stockage physique des documents est plus coûteux que le stockage numérique.
Déjà, les archives papier prennent de la place. Et à force d’emmagasiner les cartons, certaines sociétés commencent sérieusement à se sentir à l’étroit… au point d’envisager de déménager dans des locaux plus spacieux !
À cela s’ajoutent les dépenses associées :
Lorsque les documents sont numérisés, ils deviennent accessibles à tout moment et en tous lieux. De plus, des outils tels que la GED facilitent la recherche par les collaborateurs (moteurs de recherche par exemple). Un gain de temps fou pour les entreprises !
💡 Transformez aussi l’archivage électronique en atout commercial. Un client vous appelle pour obtenir une information ? Vous la retrouvez en quelques clics, et démontrez par là même votre professionnalisme.
Le papier n’est pas le dispositif le plus fiable. Un incendie (si si, ça peut arriver !), et toutes vos archives partent en fumée.
Et c’est sans parler des risques liés à une erreur humaine : perte d’un document, mauvais rangement, etc. Il est plus facile d’assurer une bonne gestion documentaire à l’aide d’un dispositif numérique.
Avec la plupart des systèmes d’archivage électronique, vous classez vos informations judicieusement. Vous accédez alors simplement à un groupe de documents, à des dossiers complets que vous survolez en un coup d’œil pour les confronter.
De quoi optimiser l’analyse des données pour une mission ou une affaire en cours, sans pour autant passer à côté des éléments importants.
Intégré au système d’information de l’entreprise, l’archivage numérique interconnecte les informations entre elles, afin de mieux fluidifier les processus.
Conséquence : vous travaillez plus efficacement, et diminuez les délais de traitement pour faire meilleure figure auprès d’un client ou d’un fournisseur.
Nous l’avons vu, la version papier favorise la perte ou la détérioration de preuves potentielles. Ceci peut avoir des conséquences juridiques négatives énormes s’il vous est demandé de fournir un document, en cas de conflit par exemple.
L’archivage électronique est certes plus sûr. Mais attention toutefois à la protection de vos données numériques, surtout dans un contexte où les attaques informatiques, de type ransomware, se multiplient.
Puisque la data est devenue un enjeu de taille dans notre économie actuelle, protégez vos informations en utilisant un outil parfaitement sécurisé.
Le passage d’un système d’archivage classique à un système d’archivage électronique peut se heurter aux comportements humains, à la résistance de collaborateurs qui ne souhaitent pas modifier leurs habitudes.
Cette transition nécessite donc un accompagnement sérieux et des actions de formation le cas échéant.
L’archivage des documents numériques peut s’opérer sur différents supports :
Mais on vous conseille de ne pas favoriser ces outils, qui peuvent facilement être perdus ou détériorés. Pas top niveau sécurité.
De plus, leur durée de vie n’est pas optimale. Une clé USB ne survivra pas plus que quelques dizaines d’années… et encore.
Enfin, ces supports n’offrent pas une flexibilité et une conformité légale optimales.
Quelle solution alors ? Le cloud, ou l’archivage en ligne si vous préférez. Ce système présente nombre d’atouts :
Plusieurs formats sont compatibles avec l’archivage électronique. Tout dépend de la nature des données à conserver :
Par exemple :
💡 En réalité, interrogez-vous plutôt sur les contraintes de pérennité et de lisibilité. Pour respecter ces principes, il convient d’utiliser un format durable, ou alors d’accepter l’idée de convertir régulièrement vos fichiers.
C’est pourquoi on vous recommande d’archiver vos documents sous un format de texte brut (TXT par exemple) plutôt qu’un format natif, dans le cas où le programme associé deviendrait indisponible dans le temps.
Les GED servent à gérer les archives dans le cadre des activités quotidiennes des entreprises, ce dont elles ont souvent le plus besoin au final. Ces outils comprennent donc des fonctionnalités utiles telles que :
☝️ Par contre, les logiciels de gestion documentaire ne prennent pas systématiquement en compte les obligations d’authenticité et de pérennité.
Les SAE, ou systèmes d’archivage électronique, sont des solutions développées de sorte à conserver des documents figés et à respecter des exigences :
☝️ En revanche, à l’inverse d’une GED, les SAE ne permettent pas de collaborer au quotidien sur les documents de l’entreprise.
Avec un coffre-fort numérique, vous conservez vos documents tout en assurant leur sécurité et leur intégrité, grâce notamment à des fonctionnalités de traçabilité ou encore de gestion des accès. Il constitue donc une composante potentielle du SAE.
☝️Un coffre-fort électronique ne se révèle pas si performant qu’une GED quant à la gestion documentaire.
Les logiciels de signature électronique sont utiles pour attester de l’intégrité d’un document, c’est-à-dire le fait que le signataire approuve son contenu.
La signature électronique assure également l’horodatage des données, autrement dit la définition de la date et de l’heure à laquelle elles ont été émises.
Les différents logiciels décrits ci-dessus sont généralement utilisés de manière complémentaire.
L’archivage électronique présente de nombreux avantages qui séduisent de plus en plus les entreprises :
Mais choisir le bon dispositif dépend de vos besoins. En d’autres termes, souhaitez-vous sauter le pas pour gérer vos archives courantes, semi-courantes ou les deux ?
Quoi qu’il en soit, les outils les plus plébiscités sont les suivants :
L’idéal reste de vous tourner vers des solutions d’archivage tout-en-un, ou complémentaires.