

Pour améliorer les process, vous vous demandez comment mettre en place une gestion des dossiers efficace ? Découvrez une méthodologie et des outils efficaces.
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Votre entreprise vient de ou est sur le point d’entamer sa transformation digitale. À ce stade, vous savez déjà qu’il vous faudra compter sur un logiciel capable de gérer le flux de données que vous lui imposerez. Cependant, comment trouver parmi toute l’étendue de l’offre la perle rare qui répondra à toutes vos attentes ?
Nous vous proposons ici 9 solutions de GED avec diverses options de gestion, modification et indexation de vos documents, afin d’optimiser votre gestion documentaire.
Pour faire ce comparatif, nous nous basons sur un certain nombre de critères :
Logiciel | Pour qui ? 🎯 | Principaux avantages ✅ | Tarifs 💰 |
Documind | TPE, PME, grandes entreprises |
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Essai gratuit (limité en temps et fonctionnalités) Prix sur demande (Documind Essentiel à partir de 10 € par mois et par utilisateur) |
PME, ETI et grandes entreprises |
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Démo gratuite Prix sur demande |
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Dokmee | PME et ETI |
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Prix sur demande |
Intalio | PME, ETI et grandes entreprises |
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Démo gratuite
Prix sur demande |
Nuxeo Platform | TPE et PME |
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Plateforme gratuite
Fonctionnalités payantes sur demande |
OpenBee | Tout type d’entreprise |
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Essai gratuit
Prix sur demande |
Youdoc | PME, ETI et grands groupes |
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Démo gratuite
Prix sur demande |
Zeendoc | TPE, PME et collectivités |
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Essai gratuit
Prix au flux entrant, utilisateurs illimités |
Zoho Docs | Tout type d’entreprise |
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Essai gratuit Version gratuitePrix à partir de :
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Documind est un logiciel GED modulable, capable d’évoluer en même temps que votre entreprise. Il se décline en 5 éditions : Essentiel, Entreprise, Master, Transport et Factures.
Il offre :
L’éditeur propose en effet de nombreuses options pour répondre aux besoins des utilisateurs : diverses licences, fonctions supplémentaires, add-ons…
Le logiciel Documind est notamment adapté aux métiers de direction et management.
Le logiciel est relativement simple à installer, à utiliser et à personnaliser. Vous pouvez capturer et partager vos contenus dans un environnement sécurisé.
La recherche de documents est ultra rapide et la fonction de capture de Documind Auto-Importer permet de stocker et classer les informations de façon permanente et de les retrouver facilement.
L’interface du logiciel est traduite en plusieurs langues, dont le français.
Le service d’assistance de l’éditeur est très réactif et offre un support technique ainsi qu’un guide technique complet et une FAQ des questions fréquemment posées sur le site Internet officiel.
DocuWare est un logiciel GED/ECM qui permet de gérer, d’archiver et valider des documents numériques en toute simplicité, tout en garantissant le respect des normes de sécurité et de confidentialité.
Le logiciel vous offre la possibilité de saisir des données provenant de diverses sources et une gestion automatisée de ces données avec les workflows.
DocuWare est notamment intéressant pour le travail de comptabilité, direction & management et ressources humaines, services qualité et juridique.
DocuWare est le logiciel GED incontournable, utilisé par des milliers d’organisations dans tous les secteurs, y compris les finances, la RH, la comptabilité, le droit, la qualité, etc.
L’éditeur propose de nombreuses applications à intégrer au logiciel (DocuWare Mobile, DocuWare PaperScan, DocuWare Hub, etc.). La recherche est également optimisée pour être disponible depuis ces applications.
Il est possible à tout moment de le reconfigurer et de le paramétrer en fonction des besoins. C’est un outil qui évolue au même rythme que l’entreprise.
Dokmee est une solution GED et ECM complète, évolutive et simple à prendre en main qui regroupe un ensemble de fonctionnalités de gestion documentaire sécurisées et personnalisées.
Disponible sur site, sur Cloud et même sur mobile via une application intuitive, elle accompagne les PME et ETI dans la gestion de leurs factures, dossiers RH et archives professionnelles et leur permet ainsi une vision à 360° de leur base documentaire.
Distribué dans plus de 40 pays, Dokmee est disponible en plusieurs langues et propose une véritable richesse fonctionnelle : workflow de validation, visionneuse intégrée, contrôle de version, gestion de période de rétention, journal d’audit, etc.
Intalio est un logiciel de gestion des processus métier proposant un service flexible, personnalisable et intégral pour permettre aux entreprises d’améliorer leurs procédures.
De la capture de documents, au traitement, au stockage, à la publication, en passant par l’imagerie, le logiciel vous propose de créer facilement un répertoire de contenu harmonieux.
Il promet un fonctionnement plus efficace de votre organisation et une meilleure utilisation de votre documentation. Les options avancées devraient réduire le temps, les efforts et les coûts lors du travail avec votre bibliothèque.
La solution Intalio peut être utilisée pour centraliser vos documents techniques, factures et contrats. Par le service RH pour dématérialiser les documents administratifs et les bulletins de salaire de vos collaborateurs.
La mise en place de l’interface est simple et très intuitive. Vous pouvez facilement accéder à toutes ses fonctionnalités et apprendre à les utiliser en un rien de temps. Elle est très performante dans la gestion de flux de documents, notamment pour gagner en productivité lors de la gestion des courriers entrants et sortants.
Le logiciel est très personnalisable de même que sa gestion des workflows. Il propose des applications adaptées aux démarches business et vente. L’équipe technique est très réactive et disposée à rajouter toute fonctionnalité que vous estimez nécessaire à votre logiciel.
Nuxeo Platform est un logiciel open source disponible en licence LPGL.
Le logiciel convient aux PME, mais est également utilisé à grande échelle par certaines entreprises pour gérer des téraoctets, d’énormes quantités de documents et supporter des dizaines de milliers d’utilisateurs.
Les outils qui aident à configurer et à intégrer le logiciel, comme un contrat de niveau de service et un support technique, sont destinés aux professionnels de l’informatique et restent disponibles moyennant des charges.
Ce logiciel est notamment intéressant pour les entreprises qui ont besoin de gérer efficacement leur contenu, pour les métiers achats, administratifs, et de la communication, grâce à une plateforme flexible et sécurisée.
Bien que Nuxeo ne permet pas l’archivage complet de base, vous pouvez intégrer cette option selon le type de stockage que vous choisissez.
Le logiciel inclut une marketplace afin de simplifier l’ajout de fonctionnalités et applications adaptées à vos besoins. Le support technique propose un accompagnement personnalisé à chaque étape de votre installation.
Il est disponible sur tous :
La plateforme Open Bee se présente sous deux formes : Open Bee Sphère et Open Bee DXP.
Elle contribue à minimiser les tâches répétitives, gérer et partager facilement vos documents dématérialisés, le tout à partir d’une même interface. Le logiciel offre plus de traçabilité et davantage d’efficacité en étant capable de gérer, analyser, traiter l’information en temps réel et en toute sécurité.
Il mise sur l’agilité, la rapidité, l’économie et l’expérience client et est notamment utile dans les métiers administratifs, de la comptabilité, et de la finance-gestion.
La plateforme Open Bee est disponible sous forme d’application Android, iPhone et sur navigateur web.
L’utilisation de l’interface est particulièrement intuitive et l’éditeur propose de nombreuses options de configuration. Il met également à disposition un accompagnement complet pour le démarrage.
La plateforme met en avant l’importance de la sécurité. Le partage de documents et leur stockage dans le coffre-fort numérique respectent strictement les normes de sécurité exigées par la loi.
Youdoc est un logiciel qui vise à optimiser la gestion de documents des entreprises. Il propose de s’adapter à vos habitudes et contexte de travail. La plateforme se divise en 3 modules :
Youdoc vous permet de relier vos contenus et applications et d’organiser, classifier, afficher, rechercher et consulter l’ensemble de vos documents sur une seule plateforme.
Le logiciel est notamment adapté aux métiers de direction et management.
Disponible en SaaS, Souscription ou On Premise, Youdoc est accessible depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel appareil. Le logiciel propose une interface agréable facile à appréhender et un accompagnement personnalisé à chaque étape de sa configuration.
La plateforme dispose d’un outil de recherche intuitive afin de retrouver facilement vos fichiers grâce à des filtres dynamiques, personnalisables et des critères de sélection précis.
Les trois modules proposés se complètent et sont personnalisables individuellement.
Youdoc est un logiciel évolutif qui s’adapte à vos besoins en fonction du développement de votre activité.
Zeendoc est une plateforme GED française qui vous permet de classer, rechercher et partager facilement des informations dématérialisées, au sein d’une base de données unique.
Destiné aux TPE, PME et collectivités, ce logiciel en cloud vise :
La solution Zeendoc permet de libérer de l’espace pour vos archives papier et de sécuriser vos documents tout en diminuant leurs coûts de traitement et de stockage. Zeendoc propose aussi de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise tout en maîtrisant d’importants flux des données.
Zeendoc est une excellente solution de dématérialisation en mode SaaS, très complète, simple d’utilisation, fiable et pratique.
Grâce à elle, vous gagnez un temps précieux sur la réalisation de vos tâches administratives : mise en place de circuits de validation, création d’alertes, possibilité de travailler à distance ou en situation de mobilité, échanges fluidifiés, etc.
Par ailleurs, il s’agit d’un outil évolutif. Ajoutez ou retirez des modules en fonction des besoins de votre organisation sans surcoût, puisque le modèle de facturation est basé sur des flux de documents entrants et non sur des modules d’usage.
Enfin, le fait que les serveurs soient hébergés en France est un réel plus écologique et économique. Le logiciel s’accorde avec les lois et normes françaises et européennes.
Zoho Docs est un logiciel de gestion documentaire conçu pour les professionnels et leurs entreprises. L’application comprend deux fonctions de base :
Vous pouvez partager des fichiers, travailler en équipe, gérer des autorisations, etc. à distance. Le logiciel vous propose également de visualiser plus d’une centaine de types de fichiers sans avoir à les télécharger.
La plateforme est notamment intéressante pour les métiers achats, administratifs et de la communication–RP.
Le logiciel est disponible en allemand, anglais, chinois, espagnol et français. L’installation est simple et il est globalement compatible avec tout type d’appareil puisqu’il est basé sur le cloud.
Zoho Docs supporte les formats de documents les plus courants. Les nombreuses options de partage ainsi que l’ensemble des fonctionnalités et applications intégrées sont entièrement sécurisées.
L’intégration avec Google Apps et la suite Zoho (Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail, Zoho Recruit) est un réel atout pour le travail collaboratif. De même que la synchronisation en temps réel et la messagerie interne incluse du logiciel.
Tous ces logiciels GED peuvent prendre en charge la numérisation de vos documents et leur archivage. Votre choix portera surtout sur les solutions complémentaires proposées les plus intéressantes pour votre activité.
La plupart des logiciels présentés ne nécessitent pas d’installation. Ils sont compatibles avec la plupart des systèmes d’informations d’entreprises ainsi qu’avec la plupart des systèmes d’exploitation (OS) comme Windows, Mac OS et Linux. Ils sont également accessibles à distance depuis de nombreux appareils mobiles comme une tablette ou un smartphone iPhone (plateforme iOS) ou Android.
Les quelques tarifs évoqués sont à titre d’indication puisque vous avez le choix parmi de nombreux modules à inclure au logiciel de base ce qui, bien sûr, influe sur son prix. Vous pouvez, dans tous les cas, demander un devis personnalisé directement sur le site de chaque éditeur.