Optimisez la gestion de vos documents grâce à cette sélection des 14 meilleurs logiciels GED
Votre entreprise est en pleine transformation digitale ?
À ce stade, vous savez déjà qu’il vous faut compter sur des solutions technologiques capables de gérer le flux d’informations qui circulent dans votre organisation. Cependant, comment trouver, parmi toute l’étendue de l’offre, la perle rare qui répondra à vos attentes ?
Nous vous proposons dans ce comparatif 14 logiciels de GED avec diverses options de gestion, modification et indexation de vos documents, afin d’optimiser votre gestion documentaire.
C’est quoi un logiciel de GED ?
Un logiciel de GED (pour Gestion Électronique des Documents) se définit comme une solution informatique conçue pour organiser, stocker, gérer et récupérer des documents de manière électronique.
Cet outil vise alors à améliorer l’efficacité de la gestion de l’information au sein d’une organisation, et ce au moyen de fonctionnalités clés telles que :
- la numérisation des documents papier,
- le stockage sécurisé,
- l’indexation des fichiers,
- la recherche avancée,
- le contrôle des versions,
- le suivi des modifications,
- la gestion des autorisations d’accès,
- la gestion des flux de travail, etc.
Les entreprises retirent alors de nombreux bénéfices à l’utilisation d’un logiciel de GED, notamment un accès plus rapide et facile aux documents, ce qui renforce la collaboration entre les équipes et réduit les erreurs humaines.
Tableau récapitulatif des meilleurs logiciels de GED
1 sur 14
 DocuWare |  Elise de Neoledge |  ELO DIGITAL OFFICE |  M-Files |  Zeendoc |  Clustdoc |  documind |  Dokmee |  Intalio |  Mycellia |  Nuxeo |  Open Bee |  Youdoc |  Zoho Docs |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pour entreprises de 2 à 5000 salariés | Pour les entreprises de plus de 50 salariés | Pour les entreprises de plus de 50 salariés | Pour les entreprises de plus de 50 salariés | Pour entreprises de 2 à 250 salariés | Pour entreprises de 1 à 5000 salariés | Pour toutes les entreprises | Pour les entreprises de plus de 1 salariés | Pour les entreprises de plus de 1 salariés | Pour entreprises de 51 à 250 salariés | Pour les entreprises de plus de 5000 salariés | Pour les entreprises de plus de 1 salariés | Pour les entreprises de plus de 50 salariés | Pour toutes les entreprises |
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Clustdoc
Présentation
Clustdoc est un outil de GED nouvelle génération, conçu pour simplifier la gestion documentaire pendant la phase d’entrée en relation pour les professionnels de différents secteurs d'activités :
- services financiers,
- immobilier,
- juridique,
- ressources humaines,
- services publics,
- éducation, entre autres.
Cette solution tout-en-un permet de définir et de déployer des parcours 100% en ligne pour la gestion des données et des documents, tout en offrant des fonctionnalités modulables et une prise en main facile grâce à une solution low-code.
Fonctionnalités et caractéristiques de Clustdoc
- Déployez des parcours digitaux sur-mesure depuis une interface sécurisée et aux couleurs de votre entreprise pour collecter les documents et les informations demandées facilement. In fine, vous pouvez constituer des dossiers clients ou administratifs à distance. Il vous suffit de définir chaque étape en fonction du service fourni :
- formulaires à remplir,
- pièces justificatives à fournir,
- contrats à signer,
- paiements à effectuer, entre autres.
- Invitez vos interlocuteurs à rejoindre vos parcours en ligne et à déposer les documents requis, ces derniers étant ensuite automatiquement organisés, renommés et stockés de manière intelligente.
- Créez des règles d'automatisation personnalisées et intégrées de manière native grâce à l'éditeur de workflows, et déchargez-vous des tâches manuelles telles que :
- l'envoi d'emails aux clients,
- le traitement des documents,
- la gestion efficace des dossiers.
-
Travaillez depuis une console d'administration collaborative, dotée d'un module d'instruction des dossiers, permettant à vos équipes de vérifier, d'approuver et de rejeter les documents. Ainsi, vous éviterez toute omission d'informations et faciliterez le processus de mise en relation.
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Une bibliothèque de modèles téléchargeables, disponibles par catégorie.
Notre avis
Grâce à sa modularité avancée, Clustdoc s'adapte parfaitement aux besoins spécifiques de chaque secteur, offrant des fonctionnalités riches pour les grandes entreprises, telles que des portails personnalisés, des options de marque blanche, ou des SOP.
Sa technologie robuste permet aux équipes back-office de traiter et de gérer efficacement les dossiers.
En accélérant la mise en marché de nouveaux services et en optimisant l'instruction et la vérification des dossiers clients et administratifs, Clustdoc réduit significativement les délais et les erreurs.
Clustdoc
Documind
Présentation
Documind est un logiciel GED modulable, capable d’évoluer en même temps que votre entreprise. Il se décline en 5 éditions : Essentiel, Entreprise, Master, Transport et Factures.
Il offre :
- simplicité et efficacité pour les TPE,
- performance, flexibilité et souplesse pour les PME,
- haute capacité de personnalisation pour les grandes entreprises.
L’éditeur propose en effet de nombreuses options pour répondre aux besoins des utilisateurs : diverses licences, fonctions supplémentaires, add-ons, etc.
Le logiciel Documind est notamment adapté aux métiers de direction et de management.
Fonctionnalités et caractéristiques de Documind Essentiel
- Logiciel en SaaS disponible sur smartphone, tablette et ordinateur.
- Visionneuse universelle HTML5, OCR, moteur de recherche couplé avec Documind Auto-Importer (règles et scripts d’importation spécifiques).
- Plans de classement types Workflows et Documind Database complètement paramétrables.
- Gestion des documents :
- numérisation,
- archivage,
- liens entre documents,
- intégration avec Microsoft Office,
- gestion du versionning,
- gestion des raccourcis.
- Envoi de notifications. Documind dispose également d’un système de messagerie instantanée interne, de discussions et de recommandations on-site.
- Assistance complète (forum, tutoriels) et support technique directement en ligne (mail, chat, téléphone).
Notre avis
Le logiciel est relativement simple à installer, à utiliser et à personnaliser. Vous pouvez capturer et partager vos contenus dans un environnement sécurisé.
La recherche de documents est ultra rapide et la fonction de capture de Documind Auto-Importer permet de stocker et classer les informations de façon permanente et de les retrouver facilement.
L’interface du logiciel est traduite en plusieurs langues, dont le français.
Le service d’assistance de l’éditeur est très réactif et offre un support technique ainsi qu’un guide technique complet et une FAQ des questions fréquemment posées sur le site Internet officiel.
documind
DocuWare
Présentation
DocuWare est un logiciel GED/ECM qui permet de gérer, archiver et valider des documents numériques en toute simplicité, tout en garantissant le respect des normes de sécurité et de confidentialité.
Le logiciel vous offre la possibilité de saisir des données provenant de diverses sources et une gestion automatisée de ces données avec les workflows.
DocuWare est notamment intéressant pour le travail de comptabilité, direction & management et ressources humaines, services qualité et juridique.
Fonctionnalités et caractéristiques de DocuWare
- Optimisation de la gestion de documents : l’IA est capable d’identifier et extraire les informations clés de vos documents pour faciliter leur indexation et optimiser leur visibilité.
- Gestion de workflows : créez des workflows pour automatiser la validation et le traitement des documents avec des circuits conditionnels d’approbation. En tant que superviseur, vous ne perdez pas de vue le statut de complétion de vos tâches.
- Intégrations multiples : DocuWare s’intègre avec vos logiciels CRM, ERP, SIRH, etc. Il permet également l’intégration de documents Windows, PDF et vous pouvez relier la plateforme à une messagerie électronique.
- Plateforme collaborative : vos salariés peuvent travailler en mode collaboratif, ajouter des commentaires, planifier des relances ou mettre en place des alertes, gérer les différentes versions des documents (versioning) et les valider avec le système des workflows.
- DocuWare protège les documents et informations sensibles contre les accès non autorisés, la perte de données ou encore les défaillances système. Toutes vos données sont transférées via protocole HTTPS, avec un chiffrement TLS. Chaque document stocké bénéficie d’un chiffrement AES.
- DocuWare dispose des plus hautes normes de sécurité et de protection des documents : certification NF552 sur le RGPD et NF203 sur le coffre-fort électronique.
Notre avis
DocuWare est le logiciel GED incontournable, utilisé par des milliers d’organisations dans tous les secteurs, y compris les finances, la RH, la comptabilité, le droit, la qualité, etc.
L’éditeur propose de nombreuses applications à intégrer au logiciel (DocuWare Mobile, DocuWare PaperScan, DocuWare Hub, etc.). La recherche est également optimisée pour être disponible depuis ces applications.
Il est possible, à tout moment, de le reconfigurer et de le paramétrer en fonction des besoins. C’est un outil qui évolue au même rythme que l’entreprise.
DocuWare
Dokmee
Présentation
Dokmee est une solution GED et ECM complète, évolutive et simple à prendre en main. Elle regroupe un ensemble de fonctionnalités de gestion documentaire sécurisées et personnalisées.
Disponible sur site, sur Cloud et même sur mobile via une application intuitive, elle accompagne les PME et ETI dans la gestion de leurs factures, dossiers RH et archives professionnelles, leur offrant ainsi une vision à 360° de leur base documentaire.
Distribué dans plus de 40 pays, Dokmee est disponible en plusieurs langues et met à disposition une gamme étendue de fonctionnalités : workflows de validation, visionneuse intégrée, contrôle de version, gestion de période de rétention, journal d’audit, etc.
Fonctionnalités et caractéristiques de Dokmee
- Intégration Microsoft Office qui permet l’envoi et le traitement de fichiers Outlook, Word, Excel ou PowerPoint, directement dans Dokmee.
- Nombreux outils collaboratifs :
- une base documentaire centralisée avec un partage de fichier en interne et en externe sécurisé,
- une gestion des accès avec authentification forte,
- un outil d’audit pour gérer toutes les actions effectuées dans le système.
- Visionneuse intégrée permettant d’archiver et de gérer tous types de fichiers avec plus de 90 formats et extensions.
- Fonctionnalités poussées de recherche de documents :
- trouver des fichiers instantanément et avec précision,
- récupérer des fichiers en utilisant des mots clés,
- moteur de recherche intelligent.
- Tamponnage automatique des documents et des mises à jour des indexes basées sur l’approbation ou le rejet.
- Workflows personnalisables et simples à éditer :
- tampons personnalisés,
- signature électronique avec restrictions de mot de passe,
- automatisation des approbations en quelques secondes,
- notifications et alertes paramétrables.
Notre avis
Un des gros points forts de Dokmee est son ergonomie, qui rend la recherche de contenus très efficace, notamment grâce à un système d’indexation et de classification performant. Son interface épurée favorise aussi une prise en main rapide, gage de sa pleine adoption par les collaborateurs.
En plus, Dokmee propose divers flux de travail automatisés, qui garantissent une gestion documentaire de haute qualité tout en assurant la sécurité des processus ainsi qu'une meilleure collaboration.
En outre, il offre un excellent rapport qualité-prix sur le marché, ce qui en fait un choix judicieux.
Dokmee
Elise
Présentation
Éditée par NeoLedge, Elise est une solution ECM tout-en-un qui accompagne les organisations de toutes tailles, privées comme publiques, dans le pilotage de leurs flux documentaires et processus métiers.
Ce logiciel de gestion de contenu, puissant, hautement sécurisé et alimenté par l’intelligence artificielle, offre un haut degré d’automatisation. Il vous fait ainsi gagner du temps dans vos opérations quotidiennes, tout en restant aligné avec vos propres besoins.
En parallèle, Elise favorise la collaboration transversale et participe à éliminer les silos, en faveur de meilleurs échanges entre salariés et services. Une solution globale et adaptée à vos enjeux de transformation digitale !
Fonctionnalités et caractéristiques d’Elise
- Solution ECM complète, riche en fonctionnalités :
- capture multicanale des données,
- mis en place de workflows,
- gestion de dossier 360°,
- gestion de contenu,
- archivage à valeur probante,
- signature électronique, etc.
- Intégration fluide à votre SI et capacité à prendre en charge tous vos référentiels (contacts, organigramme, processus, etc.), pour une gestion harmonieuse de vos flux d'informations.
- Sécurité optimale des données, avec des solutions certifiées (SecNumCloud, N-Cloud) et un modèle d’IA propriétaire.
- Interface simple et intuitive, permettant une prise en main rapide pour vos collaborateurs, qu’importe leur niveau de compétences techniques.
- Logiciel dopé à l’intelligence artificielle :
- auto-indexation et auto-classification des documents,
- génération automatisée de contenu,
- distribution intelligente du courrier entrant,
- traitement d’image avancé, etc.
- Module BPM pour modéliser vos propres workflows métiers et automatiser les circuits de validation (avec système de notifications et de relances).
Notre avis
Elise séduit par sa large couverture fonctionnelle et sa puissance (intelligence artificielle), qui permettent à votre organisation de gérer efficacement ses flux documentaires, même si vous composez avec un volume important de données. Et ce, qu’importe votre taille et votre secteur d’activité, puisque cet ECM s’adapte à vos propres exigences et évolue avec vous (croissance des équipes, de la quantité d’informations à traiter, etc.).
En parallèle, les entreprises apprécient Elise pour son haut niveau de sécurité et de conformité. Vous bénéficiez notamment d’un hébergement souverain, d’une architecture technique éprouvée ou encore d’un système de gestion des droits d’accès.
Soulignons enfin l’éco-conception du logiciel et son accessibilité RGAA, contribuant à votre démarche RSE.
Elise de Neoledge
ELO Digital Office
Présentation
ELO Digital Office est une suite logicielle GED personnalisable et puissante. À destination des entreprises de plus de 250 salariés, tous secteurs confondus, elle permet la dématérialisation de l’ensemble de vos processus métiers.
Grâce à cette solution :
- vous gagnez significativement du temps et en performance, puisque de nombreuses opérations sont automatisées,
- vous réduisez les coûts liés aux stockage ou impression des documents, ou encore à la mobilisation des employés pour l’exécution de tâches chronophages.
En parallèle, ELO Digital Office favorise la collaboration au sein des organisations, puisque toutes les informations et la documentation sont centralisées au sein d’un seul et même espace. Il est possible en outre de mener des projets communs via une interface dédiée.
Fonctionnalités et caractéristiques d’ELO Digital Office
- Très complet, ELO Digital Office comprend toutes les fonctionnalités nécessaires pour adresser l’ensemble des besoins des entreprises en matière de GED :
- dématérialisation des documents,
- archivage conforme aux directives légales,
- organisation des documents et informations,
- automatisation des processus métiers,
- analyse des données,
- fonctions collaboratives.
- Le logiciel gère la dématérialisation des factures entrantes et sortantes, à chaque étape du cycle. La saisie des documents est entièrement automatisée. Un système de workflow accélère de processus de validation et vous alerte sur les échéances de paiement à venir. Vous assurez ainsi un suivi minutieux de vos factures et évitez les oublis préjudiciables.
- ELO Digital Office se distingue par son approche de la relation client. Ses utilisateurs échangent directement avec des éditeurs et intégrateurs partenaires. Cette étroite collaboration favorise la coconstruction d’une solution vraiment sur mesure.
- La plateforme s’intègre parfaitement avec les systèmes informatiques les plus courants (Microsoft, SAP, Salesforce, etc.), pour une meilleure fluidité dans l’exécution des processus et la circulation des données.
- La solution est disponible en mode SaaS ou peut être installée directement sur vos propres serveurs internes.
- ELO Digital Office garantit la sécurisation de vos informations, par la gestion des droits d’accès ou encore le respect des directives légales en matière de conservation des données.
Notre avis
Dématérialisation des factures, gestion des contrats, sécurisation des données RH, recrutement… ELO Digital Office répond à de nombreux cas d’usage, preuve de son étendue fonctionnelle. Qu’importe votre métier ou votre secteur d’activité, vous apprécierez cette plateforme pour sa capacité à s’adapter à vos spécificités ainsi qu’à vos ambitions de croissance.
Autre point fort : les nombreuses automatisations du logiciel, qui promettent un réel gain de temps au quotidien (gestion des mails et du courrier entrant, validation des factures fournisseurs, gestion des candidats, etc.).
Enfin, ELO Digital Office œuvre pour l’amélioration de la communication en entreprise, comme en témoignent des outils tels que l’édition collaborative des documents (via Microsoft 365) ou le fil d’actualité ELO.
ELO DIGITAL OFFICE
Intalio
Présentation
Intalio est un logiciel de gestion des processus métier proposant un service flexible, personnalisable et intégral, permettant aux entreprises d’améliorer leurs procédures.
De la capture de documents, au traitement, au stockage et à la publication, en passant par l’imagerie, le logiciel vous propose de créer facilement un répertoire de contenu harmonieux.
Il promet un fonctionnement plus efficace de votre organisation ainsi qu'une meilleure utilisation de votre documentation. Les options avancées réduisent le temps, les efforts et les coûts lors du travail avec votre bibliothèque.
Fonctionnalités et caractéristiques d’Intalio
- Puissance fonctionnelle de l’outil :
- capture multi-documents grâce aux nombreux outils intégrés au système,
- fonction d’importation en lots automatisé,
- numérisation depuis tout type de scanner,
- capture de tout format de document électronique.
- Archivage et classement des documents : ajoutez immédiatement au répertoire des documents issus d’applications. Classez-les automatiquement grâce à l’application de règles prédéfinies et à l’apprentissage automatique du système. Évitez d’avoir à créer manuellement des documents similaires avec une structure d’archivage prédéfinie.
- Travaillez sur navigateur : visualisez, accédez et travaillez sur vos documents sans installer d’application. Accédez directement à un contenu à partir du web, depuis les appareils mobiles et les tablettes. Le logiciel inclut également un visualiseur de documents avancé, intégré à des applications de création, ainsi que des outils de modification et de conversion.
- Recherche de base, avancée et plein texte : accédez à vos banques d’informations rangées sur une structure de classement hiérarchique. Le logiciel permet également une navigation avancée des métadonnées associées à du contenu stocké, des recherches complémentaires d’informations dans les résultats de recherche, la personnalisation et la sauvegarde de vos recherches.
Notre avis
La solution Intalio peut être utilisée pour centraliser vos documents techniques, factures et contrats. Ou encore par le service RH pour dématérialiser les documents administratifs et les bulletins de salaire des collaborateurs.
La prise en main de l’interface est simple et très intuitive. Vous pouvez facilement accéder à toutes ses fonctionnalités et apprendre à les utiliser en un rien de temps. Elle est très performante dans la gestion de flux de documents, notamment pour gagner en productivité lors de la gestion des courriers entrants et sortants.
Le logiciel est très personnalisable de même que sa gestion des workflows. Il propose des applications adaptées aux démarches business et vente. L’équipe technique est très réactive et disposée à rajouter toute fonctionnalité que vous estimez nécessaire à votre logiciel.
Intalio
M-Files
Présentation
M-Files est un logiciel GED performant pour les entreprises d’au moins 50 salariés, de tous secteurs confondus.
Vous évoluez sur une interface moderne et optimisée qui offre des fonctionnalités poussées pour garantir un accès rapide, simplifié et sécurisé à vos informations, tout en garantissant une automatisation no-code de vos processus documentaires.
Le logiciel promet d’augmenter votre efficacité opérationnelle en fournissant un outil personnalisable et collaboratif.
Fonctionnalités et caractéristiques de M-Files
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Accès facile et rapide à des informations sécurisées grâce aux métadonnées conçues pour stimuler la productivité. Les informations sont partagées efficacement grâce à l’intelligence artificielle, tout en fournissant un cadre de travail agréable pour les salariés.
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Automatisation des workflows (avec contrôles, règles, routage instantané) et réduction des erreurs pour augmenter vos résultats.
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Conformité aux règlementations en vigueur afin d’éviter toute pénalité.
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Espaces de travail collaboratifs avec les fonctionnalités sociales et de chat d’Hubshare (mode d’interactions informel avec une co-rédaction, des systèmes de vérification et d’approbation).
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Expérience client améliorée grâce à une plateforme intelligente (signer et approuver des documents, contenu mis à jour en temps réel, salles de réunion virtuelles, etc.).
Notre avis
M-Files est une solution tout-en-un qui facilite l’accès à l’information grâce aux métadonnées et à l’intelligence artificielle. Cette approche innovante en fait un outil conforme et adapté aux enjeux actuels, qui impliquent des logiciels puissants pour traiter les tonnes de données circulant dans les entreprises.
L’interface est agréable à utiliser pour les salariés, et personnalisable afin de créer un espace de travail collaboratif sain.
De plus, leur site comprend de nombreuses ressources utiles qui peuvent vous aider dans vos tâches quotidiennes (vidéos, podcasts, blog, articles, etc.).
M-Files
Mycellia
Présentation
Mycellia est à la fois une solution GED et une plateforme collaborative, construite sur des composants open source. Disponible sur site ou en mode SaaS, elle convient parfaitement aux besoins des PME et des collectivités.
Côté gestion électronique des documents, elle intègre toutes les fonctionnalités indispensables : manipulation des documents, mise en place de workflows, tampons et signatures, etc.
Le tout est enrichi par des outils collaboratifs (visioconférence, espaces de travail, agenda partagé, etc.), qui font de Mycellia un vrai pilier de l’efficacité des entreprises.
Fonctionnalités et caractéristiques de Mycellia
- Fonctionnalités complètes de GED :
- stockage des documents,
- modifications,
- annotations,
- organisation des données,
- suivi des versions, etc.
- Technologie de recherche documentaire « full text », pour trouver plus facilement l’information dont vous avez besoin dans vos différents systèmes.
- Mise en place de workflows, dynamiques ou prédéfinis, qui automatisent les processus de validation et raccourcissent ainsi les délais de traitement.
- Intégration de nombreux outils collaboratifs. Par exemple, Mycellia permet de créer des espaces de travail, ou groupes de travail, destinés à communiquer plus facilement avec l’ensemble des parties prenantes, même avec les personnes extérieures (clients, fournisseurs, partenaires, etc.).
- Sécurité renforcée, avec une gestion fine des accès :
- droits utilisateurs,
- profils,
- cryptage des documents,
- politique de sécurité, etc.
- Signature électronique avancée, afin d’authentifier les personnes qui valident les documents.
- Très bon rapport qualité/prix, parmi les plus avantageux du marché.
Notre avis
Mycellia est un outil puissant, capable d’adresser tous les enjeux des entreprises modernes en matière de gestion électronique des documents, mais aussi de collaboration.
En parallèle, il se révèle très souple et s’intègre facilement aux différents environnements de travail. Par exemple, les utilisateurs peuvent y accéder depuis n’importe quel navigateur ou écran.
Ajoutez à ça ses tarifs avantageux et la simplicité d’utilisation de son interface, et Mycellia s’élève parmi les logiciels GED les plus attractifs aux yeux des entreprises exigeantes, qui souhaitent gagner du temps au quotidien.
Mycellia
Nuxeo Platform
Présentation
Nuxeo Platform est un logiciel open source disponible en licence LPGL.
Il convient aux PME, mais est également utilisé à grande échelle par certaines entreprises pour gérer des téraoctets, d’énormes quantités de documents et supporter des dizaines de milliers d’utilisateurs.
Les outils qui aident à configurer et à intégrer le logiciel, comme un contrat de niveau de service et un support technique, sont destinés aux professionnels de l’informatique et restent disponibles moyennant des charges.
Nuxeo Platform est notamment intéressant pour les entreprises qui ont besoin de gérer efficacement leur contenu (pour les métiers achats, administratifs, de la communication, etc.) au moyen d'une plateforme flexible et sécurisée.
Fonctionnalités et caractéristiques de Nuxeo Platform
- Solution open source : un système entièrement personnalisable, y compris l’interface. Le logiciel peut s’adapter à tout type d’environnement et répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
- Moteur de workflow BPM avancé :
- optimisation des processus métiers,
- outils de gestion de cas,
- gestion de documents en temps réel.
Le logiciel est conçu pour que vous puissiez constamment retravailler le workflow selon vos besoins.
- APIs de Nuxeo : il est compatible avec la plupart des logiciels et applications. Vous pouvez configurer Nuxeo depuis celles-ci. Le choix d’intégrations possible est quasi-illimité et en constante amélioration.
- Toutes les caractéristiques et les fonctionnalités de la plateforme sont gratuites. Il s'agit d'une solution très complète, libre de téléchargement et d’utilisation.
Notre avis
Bien que Nuxeo ne permet pas l’archivage complet de base, vous pouvez intégrer cette option selon le type de stockage que vous choisissez.
Le logiciel inclut une marketplace afin de simplifier l’ajout de fonctionnalités et applications adaptées à vos besoins. Le support technique propose un accompagnement personnalisé à chaque étape de votre installation.
Il est disponible sur tous :
- les modes d’hébergement (Cloud, SaaS),
- les systèmes d’exploitation : Mac, Windows, Linux, Android, iOS.
Nuxeo
Open Bee
Présentation
La plateforme Open Bee se présente sous deux formes : Open Bee Sphère et Open Bee DXP.
Elle contribue à minimiser les tâches répétitives, gérer et partager facilement vos documents dématérialisés, le tout à partir d’une même interface. Le logiciel offre plus de traçabilité et davantage d’efficacité en étant capable de gérer, analyser, traiter l’information en temps réel et en toute sécurité.
Il mise sur l’agilité, la rapidité, l’économie et l’expérience client. Il est notamment utile pour les métiers administratifs, de la comptabilité, et de la finance-gestion.
Fonctionnalités et caractéristiques d’Open Bee
- Facturation : envoyez vos factures clients, recevez et stockez vos factures fournisseurs dématérialisées dans le coffre-fort numérique de votre logiciel. Optimisez leur traitement comptable et administratif.
- Espaces de travail interactifs : le logiciel propose également un Digital Workspace dédié à votre entreprise et une option Intranet afin de faciliter les processus d’échange en interne. Vos salariés peuvent travailler à plusieurs en temps réel sur les documents du serveur.
- Gestion de documents :
- centralisation des documents,
- gestion des médias, des contacts, des documents RH, des fiches produits, des absences/présences/congés.
Open Bee Sphère supporte la capture et l’imagerie de documents issus de différentes applications.
- Capacité de stockage et sécurité renforcées : que ce soit en interne ou avec des contacts extérieurs, vos partages de documents sont sécurisés depuis n’importe quel appareil. Open Bee comprend une importante capacité de stockage et peut répertorier vos documents automatiquement grâce à des règles prédéfinies.
Notre avis
La plateforme Open Bee est disponible sous forme d’application Android, iPhone et sur navigateur web.
L’utilisation de l’interface est particulièrement intuitive et l’éditeur propose de nombreuses options de configuration. Il met également à disposition un accompagnement complet pour le démarrage.
La plateforme met en avant l’importance de la sécurité. Le partage de documents et leur stockage dans le coffre-fort numérique respectent strictement les normes de sécurité exigées par la loi.
Open Bee
Youdoc
Présentation
Youdoc est un logiciel qui vise à optimiser la gestion de documents des entreprises. Il propose de s’adapter à vos habitudes et contexte de travail. La plateforme se divise en 3 modules :
- acquisition de documents,
- gestion des contenus,
- circulation et publication des fichiers.
Youdoc vous permet de relier vos contenus et applications et d’organiser, classifier, afficher, rechercher et consulter l’ensemble de vos documents sur une seule plateforme.
Le logiciel est notamment adapté aux métiers de direction et du management.
Fonctionnalités et caractéristiques de Youdoc
- Ajoutez tout type de fichiers à votre bibliothèque Youdoc (documents, courriers entrants, factures, chèques, modèles et structures prédéfinies, etc.). Vous pouvez y accéder à distance et en toute sécurité.
- Le logiciel s’occupe du cycle de vie de vos documents : de la dématérialisation des factures à leur archivage électronique, en passant par la gestion et les différentes intégrations aux workflows.
- Archivage automatique de vos documents numériques et identification des données des documents papier numérisés.
- Signature électronique de vos documents. Vous vous assurez de leur valeur juridique et de leur stockage conformément à la réglementation.
- Intégrez votre logiciel à votre ERP ou à d’autres applications tierces grâce aux APIs fournies par son éditeur.
Notre avis
Disponible en SaaS, Souscription ou On Premise, Youdoc est accessible depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel appareil. Le logiciel propose une interface agréable, facile à appréhender, et un accompagnement personnalisé à chaque étape de sa configuration.
La plateforme dispose d’un outil de recherche intuitive afin de retrouver facilement vos fichiers grâce à des filtres dynamiques, personnalisables et à des critères de sélection précis.
Les trois modules proposés se complètent et sont personnalisables individuellement.
Youdoc est un logiciel évolutif qui s’adapte à vos besoins en fonction du développement de votre activité.
Youdoc
Zeendoc
Présentation
Zeendoc est une plateforme GED française qui vous permet de classer, rechercher et partager facilement des informations dématérialisées, au sein d’une base de données unique.
Destiné aux TPE, PME et collectivités, ce logiciel cloud vise :
- à vous faire gagner du temps dans le traitement de vos tâches administratives (classement, recherche, partage de documents),
- à simplifier l’accès à l’information de manière sécurisée pour vos employés, vos fournisseurs ou vos clients.
La solution Zeendoc permet de libérer de l’espace pour vos archives papier et de sécuriser vos documents tout en diminuant leurs coûts de traitement et de stockage. Zeendoc propose aussi de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise tout en maîtrisant d’importants flux des données.
Fonctionnalités et caractéristiques de Zeendoc
- Le logiciel permet de dématérialiser des documents papier et d’importer des fichiers numériques depuis d’autres plateformes. Il peut reconnaître les champs importants et classer automatiquement tout cet ensemble de documents afin de les rendre accessibles facilement. Vous pouvez ainsi retrouver vos documents grâce aux mots clés. Zeendoc analyse et reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un client ou un fournisseur.
- Zeendoc gère l’ensemble des processus de facturation électronique :
- reconnaissance automatique de vos factures et capture intelligente,
- automatisation de leur envoi vers le portail Chorus Pro,
- partage, circuits de validation et stockage des factures,
- envoi des factures à vos clients, alerte et suivi de paiement,
- extrait des données de vos factures et export avec votre logiciel de comptabilité sans double saisie, etc.
- Il prend en charge la dématérialisation des bulletins de salaire. Il met à disposition un coffre-fort numérique personnel pour chacun de vos salariés. Leurs fiches de paie sont disponibles directement sur la plateforme.
- Grâce aux fonctionnalités de signature électronique, accélérez la conclusion de vos ventes ou de vos embauches.
- Le logiciel garantit un haut niveau de sécurité. Les données stockées sont chiffrées (protocole AES, ISO/IEC 18033-3) avec une clé spécifique à chaque client, elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur.
- Le support technique est très réactif aux besoins clients.
Notre avis
Zeendoc est une excellente solution de dématérialisation en mode SaaS, très complète, simple d’utilisation, fiable et pratique.
Grâce à elle, vous gagnez un temps précieux sur la réalisation de vos tâches administratives : mise en place de circuits de validation, création d’alertes, possibilité de travailler à distance ou en situation de mobilité, échanges fluidifiés, etc.
Par ailleurs, il s’agit d’un outil évolutif. Ajoutez ou retirez des modules en fonction des besoins de votre organisation sans surcoût, puisque le modèle de facturation est basé sur des flux de documents entrants et non sur des modules d’usage.
Enfin, le fait que les serveurs soient hébergés en France est un réel plus écologique et économique. Le logiciel s’accorde avec les lois et normes françaises et européennes.
Zeendoc
Zoho Docs
Présentation
Zoho Docs est un logiciel de gestion documentaire conçu pour les professionnels et leurs entreprises. L’application comprend deux fonctions de base :
- le stockage et la gestion des documents,
- l’édition de documents et la collaboration,
Vous pouvez partager des fichiers, travailler en équipe, gérer des autorisations à distance. Le logiciel vous propose également de visualiser plus d’une centaine de types de fichiers sans avoir à les télécharger.
La plateforme est notamment intéressante pour les métiers achats, administratifs et de la communication-RP.
Fonctionnalités et caractéristiques de Zoho Docs (Standard)
- Traitement des données :
- éditeurs de documents intégrés (Zoho Writer, Sheets),
- visionnage et édition en temps réel,
- gestion documentaire, révisions et versionnage,
- gestion et modification des bases de données.
- Partage des données :
- envoi de documents par liens hypertextes, par email,
- partage de documents via intranet,
- outils d’import-export de données.
Le partage des fichiers est sécurisé.
- Espace de travail collaboratif :
- partage de notes,
- dossiers multi-niveaux de collaboration,
- partage de dossiers,
- synchronisation multi-ordinateurs.
- Outils de recherche avancée : puissant moteur de recherche, librairie de documents et recherche plein texte.
- Sécurité des données :
- authentification à deux facteurs,
- contrôle d’entrée/sortie,
- chiffrement des données,
- sauvegarde et backup automatique,
- synchronisation,
- sécurisation SSL.
Notre avis
Le logiciel est disponible en allemand, anglais, chinois, espagnol et français. L’installation est simple et il est globalement compatible avec tout type d’appareil, puisqu’il est basé sur le cloud.
Zoho Docs supporte les formats de documents les plus courants. Les nombreuses options de partage ainsi que l’ensemble des fonctionnalités et applications intégrées sont entièrement sécurisées.
L’intégration avec Google Apps et la suite Zoho (Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail, Zoho Recruit) est un réel atout pour le travail collaboratif. De même que la synchronisation en temps réel et la messagerie interne incluse dans le logiciel.
Zoho Docs
Comment choisir son logiciel GED ?
Tous ces logiciels GED peuvent prendre en charge la numérisation de vos documents et leur archivage. Votre choix portera alors surtout sur les solutions complémentaires proposées les plus intéressantes pour votre activité.
La majorité des logiciels présentés ne nécessitent pas d’installation. Ils sont compatibles avec la plupart des systèmes d’informations d’entreprises et des systèmes d’exploitation (OS) comme Windows, Mac OS et Linux. Ils sont également accessibles à distance depuis de nombreux appareils mobiles, comme une tablette ou un smartphone iPhone (plateforme iOS) ou Android.
Les quelques tarifs évoqués sont à titre d’indication, puisque vous avez le choix parmi de nombreux modules à inclure au logiciel de base ce qui, bien sûr, influe sur son prix. Vous pouvez, dans tous les cas, demander un devis personnalisé directement sur le site de chaque éditeur.