Notre sélection de logiciels GED pour optimiser la gestion de vos documents

Votre entreprise vient de ou est sur le point d’entamer sa transformation digitale. À ce stade, vous savez déjà qu’il vous faudra compter sur un logiciel capable de gérer le flux de données que vous lui imposerez. Cependant, comment trouver parmi toute l’étendue de l’offre la perle rare qui répondra à toutes vos attentes ?

Nous vous proposons ici 9 solutions de GED avec diverses options de gestion, modification et indexation de vos documents, afin d’optimiser votre gestion documentaire.

Pour faire ce comparatif, nous nous basons sur un certain nombre de critères :

• La quantité et qualité des fonctionnalités proposées.
• La simplicité d’utilisation et l’ergonomie de l’interface + l’accompagnement proposé par l’éditeur (lorsque nécessaire).
• Les possibilités de personnalisation des diverses fonctionnalités du logiciel.
• La fiabilité et la sécurité garanties sur la plateforme.
• La réactivité du support technique.

Documind est un logiciel GED modulable, capable d’évoluer en même temps que votre entreprise. Il se décline en 5 éditions : Essentiel, Entreprise, Master, Transport et Factures.

Il offre :

• simplicité et efficacité pour les TPE,

• performance, flexibilité et souplesse pour les PME,

• grande capacité de personnalisation pour les grandes entreprises.

L’éditeur propose en effet de nombreuses options pour répondre aux besoins des utilisateurs : diverses licences, fonctions supplémentaires, add-ons…

Le logiciel Documind est notamment adapté aux métiers de direction et management.

• Logiciel en SaaS disponible sur smartphone, tablette et ordinateur.

• Visionneuse universelle HTML5, OCR, moteur de recherche couplé avec Documind Auto-Importer (règles et scripts d’importation spécifiques).

• Plans de classement types Workflows et Documind Database complètement paramétrables.

• Gestion des documents :
  • numérisation,
  • archivage,
  • liens entre documents,
  • intégration avec Microsoft Office, gestion du versionning,
  • gestion des raccourcis.

• Envoi de notifications. Il dispose également d’un système de messagerie instantanée interne, de discussions et de recommandations on-site.

• Propose une assistance complète (forum, tutoriels) et du support technique directement en ligne (mail, chat, téléphone).

Le logiciel est relativement simple à installer, à utiliser et à personnaliser. Vous pouvez capturer et partager vos contenus dans un environnement sécurisé.

La recherche de documents est ultra rapide et la fonction de capture de Documind Auto-Importer permet de stocker et classer les informations de façon permanente et de les retrouver facilement.

L’interface du logiciel est traduite en plusieurs langues, dont le français.

Le service d’assistance de l’éditeur est très réactif et offre un support technique ainsi qu’un guide technique complet et une FAQ des questions fréquemment posées sur le site Internet officiel.

DocuWare est un logiciel GED/ECM qui permet de gérer, d’archiver et valider des documents numériques en toute simplicité, tout en garantissant le respect des normes de sécurité et de confidentialité.

Le logiciel vous offre la possibilité de saisir des données provenant de diverses sources et une gestion automatisée de ces données avec les workflows.

DocuWare est notamment intéressant pour le travail de comptabilité, direction & management et ressources humaines, services qualité et juridique.

• Optimisation de la gestion de documents : l’IA est capable d’identifier et extraire les informations clés de vos documents pour faciliter leur indexation et optimiser leur visibilité.

• Gestion de workflows : créez des workflows pour automatiser la validation et le traitement des documents avec des circuits conditionnels d’approbation. En tant que superviseur, vous ne perdez pas de vue le statut de complétion de vos tâches.

• Intégrations multiples : DocuWare s’intègre avec vos logiciels CRM, ERP, SIRH, etc. Il permet également l’intégration de documents Windows, PDF et vous pouvez relier la plateforme à une messagerie électronique.

• Plateforme collaborative : vos salariés peuvent travailler en mode collaboratif, ajouter des commentaires, planifier des relances ou mettre en place des alertes, gérer les différentes versions des documents (versioning) et les valider avec le système des workflows.
  
  
• DocuWare protège les documents et informations sensibles contre les accès non autorisés, la perte de données ou encore les défaillances système. Toutes vos données sont transférées via protocole HTTPS, avec un chiffrement TLS. Chaque document stocké bénéficie d’un chiffrement AES.

• DocuWare bénéficie des plus hautes normes de sécurité et de protection des documents : certification NF552 sur le RGPD et NF203 sur le coffre-fort électronique.

DocuWare est le logiciel GED incontournable, utilisé par des milliers d’organisations dans tous les secteurs, y compris les finances, la RH, la comptabilité, le droit, la qualité, etc.

L’éditeur propose de nombreuses applications à intégrer au logiciel (DocuWare Mobile, DocuWare PaperScan, DocuWare Hub, etc.). La recherche est également optimisée pour être disponible depuis ces applications.

Il est possible à tout moment de le reconfigurer et de le paramétrer en fonction des besoins. C’est un outil qui évolue au même rythme que l’entreprise.

Dokmee est une solution GED et ECM complète, évolutive et simple à prendre en main qui regroupe un ensemble de fonctionnalités de gestion documentaire sécurisées et personnalisées.

Disponible sur site, sur Cloud et même sur mobile via une application intuitive, elle accompagne les PME et ETI dans la gestion de leurs factures, dossiers RH et archives professionnelles et leur permet ainsi une vision à 360° de leur base documentaire.

Distribué dans plus de 40 pays, Dokmee est disponible en plusieurs langues et propose une véritable richesse fonctionnelle : workflow de validation, visionneuse intégrée, contrôle de version, gestion de période de rétention, journal d’audit, etc.

• Une intégration Microsoft Office qui permet l’envoi et le traitement de fichiers Outlook, Word, Excel ou PowerPoint, directement dans Dokmee.
  
  
• De nombreux outils collaboratifs :
  • une base documentaire centralisée avec un partage de fichier en interne et en externe sécurisé,
  • une gestion des accès avec authentification forte,
  • un outil d’audit pour gérer toutes les actions effectuées dans le système.
    
    
• Une visionneuse intégrée permettant d’archiver et de gérer tous types de fichiers avec plus de 90 formats et extensions.
  
  
• Des fonctionnalités poussées de recherche de documents :
  • trouver des fichiers instantanément et avec précision,
  • récupérer des fichiers en utilisant des mots clés,
  • moteur de recherche intelligent.
    
    
• Un tamponnage automatique des documents et des mises à jour des indexes basée sur l'approbation ou le rejet. 
  
  
• Des workflows personnalisables et simples à éditer :
  • des tampons personnalisés,
  • une signature électronique avec restrictions de mot de passe,
  • automatisation des approbations en quelques secondes,
  • Notifications et alertes paramétrables.

Intalio est un logiciel de gestion des processus métier proposant un service flexible, personnalisable et intégral pour permettre aux entreprises d’améliorer leurs procédures.

De la capture de documents, au traitement, au stockage, à la publication, en passant par l’imagerie, le logiciel vous propose de créer facilement un répertoire de contenu harmonieux.

Il promet un fonctionnement plus efficace de votre organisation et une meilleure utilisation de votre documentation. Les options avancées devraient réduire le temps, les efforts et les coûts lors du travail avec votre bibliothèque.

• Puissance fonctionnelle de l’outil :
  • capture multi-documents grâce aux nombreux outils intégrés au système,
  • outil d’importation en lots automatisé,
  • numérisation depuis tout type de scanner,
  • capture de tout format de document électronique.

• Archivage et classement des documents : ajoutez immédiatement au répertoire des documents issus d’applications. Classez automatiquement vos documents grâce à l’application de règles prédéfinies et à l’apprentissage automatique du système. Évitez d’avoir à créer manuellement des documents similaires avec une structure d’archivage prédéfinie.

• Travaillez sur navigateur : visualisez, accédez et travaillez sur vos documents sans installer d’application. Accédez directement à un contenu à partir du web, depuis les appareils mobiles et les tablettes. Le logiciel inclut également un visualiseur de documents avancé intégré à des applications de création ainsi que des outils de modification et de conversion.

• Recherche de base, avancée et plein texte : accédez à vos banques d’informations rangées sur une structure de classement hiérarchique. Le logiciel permet également une navigation avancée des métadonnées associées à du contenu stocké, des recherches complémentaires d’informations dans les résultats de recherche, la personnalisation et la sauvegarde de vos recherches.

La solution Intalio peut être utilisée pour centraliser vos documents techniques, factures et contrats. Par le service RH pour dématérialiser les documents administratifs et les bulletins de salaire de vos collaborateurs.

La mise en place de l’interface est simple et très intuitive. Vous pouvez facilement accéder à toutes ses fonctionnalités et apprendre à les utiliser en un rien de temps. Elle est très performante dans la gestion de flux de documents, notamment pour gagner en productivité lors de la gestion des courriers entrants et sortants.

Le logiciel est très personnalisable de même que sa gestion des workflows. Il propose des applications adaptées aux démarches business et vente. L’équipe technique est très réactive et disposée à rajouter toute fonctionnalité que vous estimez nécessaire à votre logiciel.

Nuxeo Platform est un logiciel open source disponible en licence LPGL.

Le logiciel convient aux PME, mais est également utilisé à grande échelle par certaines entreprises pour gérer des téraoctets, d’énormes quantités de documents et supporter des dizaines de milliers d’utilisateurs.

Les outils qui aident à configurer et à intégrer le logiciel, comme un contrat de niveau de service et un support technique, sont destinés aux professionnels de l’informatique et restent disponibles moyennant des charges.

Ce logiciel est notamment intéressant pour les entreprises qui ont besoin de gérer efficacement leur contenu, pour les métiers achats, administratifs, et de la communication, grâce à une plateforme flexible et sécurisée.

• Logiciel en open source : un système entièrement personnalisable, y compris l’interface. Le logiciel peut s’adapter à tout type d’environnement et répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

• Un moteur de workflow BPM avancé :
  • optimisation des processus métiers,
  • outils de gestion de cas,
  • gestion de documents en temps réel.
    Le logiciel est conçu pour que vous puissiez constamment retravailler le workflow selon vos besoins.

• Les APIs de Nuxeo : il est compatible avec la plupart des logiciels et applications. Vous pouvez configurer le logiciel depuis celles-ci. Le choix d’intégrations possibles est quasi-illimité et en constante amélioration.

• Toutes les caractéristiques et les fonctionnalités de la plateforme sont gratuites. C’est une plateforme très complète, libre de téléchargement et d’utilisation.

Bien que Nuxeo ne permet pas l’archivage complet de base, vous pouvez intégrer cette option selon le type de stockage que vous choisissez.

Le logiciel inclut une marketplace afin de simplifier l’ajout de fonctionnalités et applications adaptées à vos besoins. Le support technique propose un accompagnement personnalisé à chaque étape de votre installation.

Il est disponible sur tous :

• les modes d’hébergement (Cloud, SaaS),
• les systèmes d’exploitation : Mac, Windows, Linux, Android, iOS.

La plateforme Open Bee se présente sous deux formes : Open Bee Sphère et Open Bee DXP.

Elle contribue à minimiser les tâches répétitives, gérer et partager facilement vos documents dématérialisés, le tout à partir d’une même interface. Le logiciel offre plus de traçabilité et davantage d’efficacité en étant capable de gérer, analyser, traiter l’information en temps réel et en toute sécurité.

Il mise sur l’agilité, la rapidité, l’économie et l’expérience client et est notamment utile dans les métiers administratifs, de la comptabilité, et de la finance-gestion.

• Facturation : envoyez vos factures client, recevez et stockez vos factures fournisseur dématérialisées dans le coffre-fort numérique de votre logiciel. Optimisez leur traitement comptable et administratif.

• Espaces de travail interactifs : le logiciel propose également un Digital Workspace dédié à votre entreprise et une option Intranet afin de faciliter les processus d’échange en interne. Vos salariés peuvent travailler à plusieurs en temps réel sur les documents du serveur.

• Gestion de documents :
  • centralisation des documents,
  • gestion des médias, des contacts, des documents RH, des fiches produits, des absences/présences/congés.
    Open Bee Sphère supporte la capture et imagerie de documents issus de différentes applications.

• Capacité de stockage et sécurité renforcées : que ce soit en interne ou avec des contacts extérieurs, vos partages de documents sont sécurisés depuis n’importe quel appareil. Open Bee comprend une importante capacité de stockage et peut répertorier vos documents automatiquement grâce à des règles prédéfinies.

La plateforme Open Bee est disponible sous forme d’application Android, iPhone et sur navigateur web.

L’utilisation de l’interface est particulièrement intuitive et l’éditeur propose de nombreuses options de configuration. Il met également à disposition un accompagnement complet pour le démarrage.

La plateforme met en avant l’importance de la sécurité. Le partage de documents et leur stockage dans le coffre-fort numérique respectent strictement les normes de sécurité exigées par la loi.

Youdoc est un logiciel qui vise à optimiser la gestion de documents des entreprises. Il propose de s’adapter à vos habitudes et contexte de travail. La plateforme se divise en 3 modules :

• acquisition de documents,

• gestion des contenus,

• circulation & publication des fichiers.

Youdoc vous permet de relier vos contenus et applications et d’organiser, classifier, afficher, rechercher et consulter l’ensemble de vos documents sur une seule plateforme.

​​Le logiciel est notamment adapté aux métiers de direction et management.

• Ajoutez tout type de fichiers à votre bibliothèque Youdoc (documents, courriers entrants, factures, chèques, modèles et structures prédéfinies, etc.). Vous pouvez y accéder à distance et en toute sécurité.

• Le logiciel s’occupe du cycle de vie de vos documents : de la dématérialisation des factures, à leur archivage électronique, en passant par la gestion et les différentes intégrations aux workflows.

• Archivage automatique de vos documents numériques et identification des données des documents papier numérisés.

• Signature électronique de vos documents. Vous vous assurez de leur valeur juridique et de leur stockage conformément à la réglementation.

• Intégrez votre logiciel à votre ERP ou d’autres applications tierces grâce aux APIs fournies par son éditeur.

Disponible en SaaS, Souscription ou On Premise, Youdoc est accessible
 depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel appareil. Le logiciel propose une interface agréable facile à appréhender et un accompagnement personnalisé à chaque étape de sa configuration.

La plateforme dispose d’un outil de recherche intuitive afin de retrouver facilement vos fichiers grâce à des filtres dynamiques, personnalisables et des critères de sélection précis.

Les trois modules proposés se complètent et sont personnalisables individuellement.

Youdoc est un logiciel évolutif qui s’adapte à vos besoins en fonction du développement de votre activité.

Zeendoc est une plateforme GED française qui vous permet de classer, rechercher et partager facilement des informations dématérialisées, au sein d’une base de données unique.

Destiné aux TPE, PME et collectivités, ce logiciel en cloud vise :

• à vous faire gagner du temps dans le traitement de vos tâches administratives (classement, recherche, partage de documents),
• à simplifier l’accès à l’information de manière sécurisée pour vos employés, vos fournisseurs ou vos clients.

La solution Zeendoc permet de libérer de l’espace pour vos archives papier et de sécuriser vos documents tout en diminuant leurs coûts de traitement et de stockage. Zeendoc propose aussi de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise tout en maîtrisant d’importants flux des données.

• Le logiciel permet de dématérialiser des documents papier et d’importer des fichiers numériques depuis d’autres plateformes. Il peut reconnaître les champs importants et classer automatiquement tout cet ensemble de documents afin de les rendre accessibles facilement. Vous pouvez ainsi retrouver vos documents grâce aux mots clés. Zeendoc analyse et reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un client ou un fournisseur.
  
  
• Zeendoc gère l’ensemble des processus de facturation électronique :
  • reconnaissance automatique de vos factures et capture intelligente,
  • automatisation de leur envoi vers le portail Chorus Pro,
  • partage, circuits de validation et stockage des factures,
  • envoi des factures à vos clients, alerte et suivi de paiement,
  • extrait des données de vos factures et export avec votre logiciel de comptabilité sans double saisie, etc.

• Il prend en charge la dématérialisation des bulletins de salaire. Il met à disposition un coffre-fort numérique personnel pour chacun de vos salariés. Leurs fiches de paie sont disponibles directement sur la plateforme.
  
  
• Grâce aux fonctionnalités de signature électronique, accélérez la conclusion de vos ventes ou de vos embauches.

• Le logiciel garantit un haut niveau de sécurité. Les données stockées sont chiffrées (protocole AES, ISO/IEC 18033-3) avec une clé spécifique à chaque client, elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur.
  
  
• Le support technique est très réactif aux besoins clients.

Zeendoc est une excellente solution de dématérialisation en mode SaaS, très complète, simple d’utilisation, fiable et pratique.

Grâce à elle, vous gagnez un temps précieux sur la réalisation de vos tâches administratives : mise en place de circuits de validation, création d’alertes, possibilité de travailler à distance ou en situation de mobilité, échanges fluidifiés, etc.

Par ailleurs, il s’agit d’un outil évolutif. Ajoutez ou retirez des modules en fonction des besoins de votre organisation sans surcoût, puisque le modèle de facturation est basé sur des flux de documents entrants et non sur des modules d’usage. 

Enfin, le fait que les serveurs soient hébergés en France est un réel plus écologique et économique. Le logiciel s’accorde avec les lois et normes françaises et européennes.

Zoho Docs est un logiciel de gestion documentaire conçu pour les professionnels et leurs entreprises. L’application comprend deux fonctions de base :

• le stockage et la gestion des documents,

• l’édition de documents et la collaboration,

Vous pouvez partager des fichiers, travailler en équipe, gérer des autorisations, etc. à distance. Le logiciel vous propose également de visualiser plus d’une centaine de types de fichiers sans avoir à les télécharger.

La plateforme est notamment intéressante pour les métiers achats, administratifs et de la communication–RP.

• Traitement des données :
  • éditeurs de documents intégrés (Zoho Writer, Sheets),
  • visionnage et édition en temps réel,
  • gestion documentaire, révisions et versionnage,
  • gestion et modification des bases de données.

• Partage des données :
  • envoi de documents par liens hypertextes, par email,
  • partage de documents via intranet,
  • outils d’import-export de données.
    Le partage des fichiers est sécurisé.

• Espace de travail collaboratif :
  • partage de notes,
  • dossiers multi-niveaux de collaboration,
  • partage de dossiers,
  • synchronisation multi-ordinateurs.

• Outils de recherche avancée : puissant moteur de recherche, librairie de documents et recherche plein texte.

• Sécurité des données :
  • authentification à deux facteurs,
  • contrôle d’entrée/sortie,
  • chiffrement des données,
  • sauvegarde et backup automatique,
  • synchronisation,
  • sécurisation SSL.

Le logiciel est disponible en allemand, anglais, chinois, espagnol et français. L’installation est simple et il est globalement compatible avec tout type d’appareil puisqu’il est basé sur le cloud.

Zoho Docs supporte les formats de documents les plus courants. Les nombreuses options de partage ainsi que l’ensemble des fonctionnalités et applications intégrées sont entièrement sécurisées.

L’intégration avec Google Apps et la suite Zoho (Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail, Zoho Recruit) est un réel atout pour le travail collaboratif. De même que la synchronisation en temps réel et la messagerie interne incluse du logiciel.

Tous ces logiciels GED peuvent prendre en charge la numérisation de vos documents et leur archivage. Votre choix portera surtout sur les solutions complémentaires proposées les plus intéressantes pour votre activité.

La plupart des logiciels présentés ne nécessitent pas d’installation. Ils sont compatibles avec la plupart des systèmes d’informations d’entreprises ainsi qu’avec la plupart des systèmes d’exploitation (OS) comme Windows, Mac OS et Linux. Ils sont également accessibles à distance depuis de nombreux appareils mobiles comme une tablette ou un smartphone iPhone (plateforme iOS) ou Android.

Les quelques tarifs évoqués sont à titre d’indication puisque vous avez le choix parmi de nombreux modules à inclure au logiciel de base ce qui, bien sûr, influe sur son prix. Vous pouvez, dans tous les cas, demander un devis personnalisé directement sur le site de chaque éditeur.