Pourquoi vous devriez soigner l'expérience collaborateur dès maintenant

5 minutes pour tout comprendre aux circuits de validation

Par Rita Hassani Idrissi
Le 27/09/2022

Pour une entreprise, l’efficacité est le nerf de la guerre. Pour la gagner, pas de secret. Il faut passer par la digitalisation des processus. Et si vous ne savez pas par où commencer, on vous conseille de vous attaquer aux circuits de validation en premier.

Informatiser son workflow d’approbation est indispensable pour gagner en productivité. Cet outil multifonction va simplifier la vie de vos équipes et améliorer la qualité du service client. Il permet de suivre une tâche, d’obtenir rapidement les bonnes autorisations et de rendre la collaboration plus fluide.

En plus, vous en profiterez pour revoir vos processus métier et les rendre plus efficaces. Qui dit mieux ? 😉

Un circuit de validation : c’est quoi au juste ?

Un circuit de validation ou “circuit valideur” permet d’organiser et de digitaliser la prise de décision en entreprise. On parle aussi de workflow, c’est-à-dire littéralement de « flux de travail » ou plus précisément de « gestion électronique des processus métier ».

Grâce au circuit de validation, vous pouvez modéliser et gérer informatiquement un processus métier. Il vous permet de :

  • lister les différentes étapes du process ;
  • identifier les acteurs impliqués dans la procédure opérationnelle ;
  • fixer des délais de réalisations des tâches ;
  • déterminer les modes de validation et les responsables internes ou externes chargés de donner les approbations.

👉 On distingue deux types de circuits de validation pouvant être mis en place seul ou conjointement :

  • le workflow société : il permet d’identifier les responsables de la validation.
  • le workflow salarié : idéal pour faire du cas par cas, il indique à chaque employé son rôle et la manière de le remplir au mieux.

Pourquoi mettre en place des circuits de validation ?

Le circuit de validation vous permet de gagner en réactivité et en productivité 💪. Et, on vous le prouve en trois points :

1️⃣ Premièrement, le workflow d’approbation facilite les échanges

Fini les feuilles volantes à signer ou les boucles de mail de validation avec 20 interlocuteurs en copie. En dématérialisant les échanges formels, chaque échelon de votre organisation sait ce qu’il doit faire et attendre des autres. Vos collaborateurs suivent le circuit de validation sur la plateforme dédiée et savent toujours où en est la tâche à réaliser.

2️⃣ Deuxièmement, le circuit de validation permet de sécuriser vos procédures

Il assure une traçabilité fiable des approbations et permet aux informations de circuler de manière sécurisée. Les employés voient leur charge mentale allégée, car ils n’ont plus à formaliser leur opinion dans un mail. Grâce au workflow vous vous prémunissez, aussi, contre les erreurs de version d’un même document. On s’est tous, un jour ou l’autre, trompé entre la V11 et la V12 d’un texte et c’est un casse-tête sans nom 😱. Enfin, vous êtes sûr de respecter la chaîne hiérarchique dans l’ordre : pas de validation du N+2 sans une validation préalable du N+1.

3️⃣ Le circuit de validation est une véritable garantie de satisfaction pour vos clients

C’est, également, un vrai confort de travail pour vos collaborateurs. Le traitement de vos demandes est plus rapide, plus simple à tracer et à gérer. Gain de temps, visibilité maximale, meilleure implication, renforcement de la collaboration : le workflow représente un véritable booster de productivité.

Comment fonctionne un circuit de validation ?

Sur le papier, mettre en place un circuit de validation digitalisé semble évident. Mais concrètement comment ça marche ? 🤷‍♀️ Vous allez voir, implémenter un workflow est simple lorsqu’on s’entoure des bonnes personnes et qu’on suit les étapes dans l’ordre.

Le circuit de validation comprend plusieurs phases :

  1. Remonter un besoin : souvent sous forme de cahier des charges
  2. Identifier les approbateurs en fonction de niveau de validation : seuil de dépense, par exemple
  3. Déterminer la deadline pour valider la tâche : fixer des rappels et relances, si nécessaire
  4. Réaliser la tâche concernée, une fois le circuit de validation finalisé.

S’il y a un souci, le workflow d’approbation permet également d’assurer la traçabilité de la chaîne de validation. C’est un vrai atout pour apprendre de ses erreurs et progresser. 🏆

Les meilleurs outils pour créer et suivre des circuits de validation

Le circuit de validation est vraiment efficace à condition de trouver le logiciel de workflow et/ou de GED (gestion électronique des documents) réellement adapté à votre organisation. Un logiciel workflow vous aide à piloter vos processus métier tout en facilitant le flux des données de votre entreprise dans le respect de la spécificité de vos processus.

👉En automatisant vos tâches, vous vous assurez une plus grande sérénité et vous vous focalisez sur votre cœur de métier ainsi que sur des tâches à forte valeur ajoutée.

🛠Compleo Websign par exemple, est une solution modulaire, évolutive et hautement sécurisée qui aide les entreprises de toutes tailles à créer des workflows documentaires efficaces, conformes et traçables. Disponible en 4 langues, elle vous permet de dématérialiser vos circuits de validation et signature via des fonctionnalités personnalisables (parapheur électronique, circuits d’approbations, facturation et signature électronique…).

Compleo Invoice Platform

35 avis

solution complète de facturation électronique
En savoir plus sur Compleo Invoice Platform

Quelques exemples de circuits de validation

Le circuit de validation peut être utilisé dans tous les services de votre société. Voici trois exemples concrets.

Le circuit de validation au service RH

La procédure de recrutement se prête parfaitement à la digitalisation des circuits de validation.

Qui doit prendre part aux processus ? Qui doit rencontrer le candidat ? Qui négocie et valide le salaire ? Le circuit de validation permet de répondre à toutes ses questions. Il permet surtout de gagner un temps précieux quand il s’agit de recruter un talent⭐.

Le circuit de validation des achats

Le service achat est particulièrement dépendant des validations hiérarchiques pour passer ses commandes. Le circuit de validation va donc leur être particulièrement utile.

En optimisant l’obtention d’une validation, les acheteurs sont plus réactifs et obtiennent les prix les plus intéressants💸. De l’expression de besoins à la facturation, la digitalisation rend le processus d’achat beaucoup plus fluide.

Le circuit de validation des commerciaux

Remise, tarif appliqué, délai de facturation, négociation contractuelle : les commerciaux sont au cœur de votre activité. Ils doivent prendre des décisions rapidement pour convaincre les prospects. Mettre en place un circuit de validation commercial est, donc, prioritaire.

Plus vous êtes efficaces pour valider les propositions de vos commerciaux, plus vous augmentez vos chances de signer les contrats✒️.

Circuit de validation : si vous ne deviez retenir que ça

Un circuit de validation permet d’organiser et de digitaliser la prise de décision. Il offre, aussi, la possibilité d’organiser les processus métier. Applicable à chaque service, il augmente la qualité des échanges internes et la productivité des équipes. Bien sûr, ses bienfaits se répercutent sur la satisfaction des clients🙏.

La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que média, nous avons pour objectif d'offrir à nos lecteurs des contenus utiles et de qualité tout en permettant à Appvizer de vivre de ces contenus. C'est pourquoi, nous vous invitons à découvrir notre système de rémunération.   En savoir plus