Guide pour mettre en place et optimiser la gestion des achats

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 19 juillet 2021, publié initialement en juin 2021
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Trop longtemps reléguée au second plan, la gestion des achats et approvisionnements est un poste très important pour la rentabilité et la stabilité de toute entreprise, tout aussi stratégique que la gestion des ventes.

En effet, le poste achat peut représenter 60 % du chiffre d’affaires, une part non négligeable !

Pour proposer des prix compétitifs face à la concurrence, une optimisation de la gestion des achats peut faire une réelle différence sur les marges dégagées et donc l'augmentation du profit.

Ne passez pas à côté de ce levier de croissance et découvrez quelques pistes pour bien gérer vos achats.

Quelles sont les missions du service achat ?

Longtemps considéré comme un service support dans l’entreprise, la fonction achat devient de plus en plus stratégique pour la compétitivité et le développement d’une entreprise.

Le service achat assure son approvisionnement en produits ou en services, nécessaires au bon déroulement de son activité, notamment :

  • les achats directs, comme la matière première, indispensables à la production,
  • les achats indirects, hors production, comme les fournitures de bureau par exemple.

La direction des achats définit et veille au respect :

  • des procédures de gestion des achats (règles de fonctionnement du service achat, parties prenantes, documentation),
  • des processus de gestion des achats (étapes opérationnelles à suivre).

🎯  Parmi ses objectifs principaux :

  • le contrôle du budget et l’optimisation des coûts liés à la chaîne d‘approvisionnement via plusieurs leviers :
    • la maîtrise du portefeuille d’achat de l’entreprise,
    • la (re)négociation des achats avec les fournisseurs,
    • la réévaluation des objectifs de marge, si nécessaire, en collaboration avec le service commercial ;
  • la gestion de stocks et des risques en cas de rupture ;
  • la participation au développement des produits, au niveau du contrôle de la qualité et des coûts des achats de production, etc.

À quoi sert une procédure de gestion des achats ?

La procédure d’achat consiste à établir un plan d’action structuré et à recenser les acteurs et la documentation associés à chaque action. Elle découle de la politique d'achat de l’entreprise, c'est-à-dire de sa stratégie relative aux achats et approvisionnements.

☝️  La procédure d'achat doit être :

  • intégrée au système d’information achat de l’entreprise, au même titre que les données relatives aux fournisseurs, prix et stocks ;
  • intégrée aux conditions générales et expliquée aux prestataires pour garantir satisfaction de l'entreprise, transparence et la meilleure relation fournisseur possible ;
  • mentionnée dans la politique RSE éventuellement, pour encourager des achats responsables et le développement durable en interne.

Exemple pour le suivi fournisseur, extrait d’une procédure de gestion des achats en entreprise (source QUALIBLOG) :

Acteurs Activités Documentation
Tout collaborateur Détection d'un problème à la réception ou à l'utilisation ⤵️ Procédure d'amélioration
Tout collaborateur Information au responsable achats ⤵️
Responsable achats Enregistrement et analyse du problème ⤵️ Tableau de suivi fournisseurs

Responsable achats
Direction

Bilan annuel sur les aspects
Prix - Qualité - Délais

Quelles sont les différentes étapes du processus d'achat ?

Le processus de gestion des achats compte 6 étapes clés :

  1. l’identification du besoin,
  2. la recherche de fournisseurs,
  3. la demande de devis, ou le lancement d’appel d’offres,
  4. l’analyse des offres selon plusieurs critères :
    1. qualité des produits,
    2. coûts d’acquisition,
    3. délai de livraison ;
  5. la négociation avec les fournisseurs,
  6. la contractualisation.

Comment optimiser la gestion des achats ?

Conseil 1 : poser des bases saines pour une gestion facilitée

Les processus d'achat doivent être simples et impliquer le moins de personnes possibles pour ne pas devenir une usine à gaz.

D’où l’importance de définir et de communiquer une procédure d'achat claire.

Conseil 2 : regrouper les commandes

Regrouper les achats permet de bénéficier d’une meilleure marge de négociation auprès des grossistes et de réaliser des économies, notamment sur les frais de port.

Cela permet aussi de réduire le nombre de commandes, tâches chronophages, pour dédier ce temps à du benchmarking fournisseurs.

Conseil 3 : ne pas sous-estimer les achats non stratégiques

Même si les achats stratégiques doivent faire l’objet d’une attention particulière, il ne faut pas négliger le suivi des achats dits sauvages, secondaires mais réalisés dans l’urgence, et qui représentent mis bout-à-bout un poste de dépense très important.

Conseil 4 : décentraliser ou mutualiser les achats

Spendesk, spécialiste de la gestion des dépenses, recommande de confier à chaque service de l’entreprise la responsabilité de ses propres achats de façon décentralisée.

Cela ne s’applique pas aux achats généraux, qui concernent toute la structure, et pour lesquels les coûts peuvent être mutualisés.

Conseil 5 : gérer les achats, des commandes à l’entreposage

N’oubliez pas la gestion des stocks. Une bonne gestion des approvisionnements ne se limite pas à l'achat des biens et des services, mais aussi à l'entreposage des produits, qui engendre un coût, notamment en espace de stockage.

Il s’agit aussi de maîtriser les risques d’obsolescence et de gâchis, une réelle perte financière pour l’entreprise.

Conseil 6 : catégoriser les achats pour les suivre

Il est bien sûr aussi nécessaire d’identifier les différents types d'achat pour pouvoir :

  • les catégoriser,
  • segmenter les comptes fournisseurs,
  • assurer le suivi et analyser des données relatives aux achats.

Il s'agit dans un premier temps de catégoriser les achats par ordre d’importance et de récurrence, selon 3 classes :

  • la classe A pour les achats stratégiques de production,
  • la classe B pour les achats récurrents et stratégiques hors production,
  • la classe C, les achats non récurrents et non stratégiques.

Dans un second temps, la définition de la nomenclature est affinée par familles et sous-familles d’achats (produits ou prestations ayant des fonctionnalités analogues et répondant à des besoins similaires), auxquelles sont associés des acheteurs et des fournisseurs-clés.

Quel logiciel pour la gestion des achats et approvisionnements ?

Plusieurs outils peuvent améliorer significativement la performance du service achats et notamment :

  • la gestion des commandes,
  • le suivi des dépenses en temps réel,
  • la catégorisation automatique des achats,
  • l’identification des fournisseurs,
  • la création d'appels d’offres.

Parmi eux :

  • un logiciel d'achats, comme un système d’e-procurement (approvisionnement, achat en ligne) pour la mise à disposition de services, de produits négociés et du référencement des fournisseurs partenaires pour le e-commerce ;

  • une solution intégrant le procure to pay pour centraliser et valider vos demandes d’achats, consulter les catalogues fournisseurs et gérer le cycle d’approvisionnement, des commandes au traitement des factures fournisseurs ;

  • un logiciel de gestion des stocks, pour rationaliser les approvisionnements, réduire les stocks et les références et automatiser les processus d’achats ;

  • un ERP, incluant des modules de gestion des achats et des stocks, pour piloter la gestion commerciale et avoir une vision globale de l'équilibre entre les ventes et les achats.

Et vous, quels sont vos conseils ? Quel logiciel utilisez-vous pour assurer la gestion des achats ?

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