Votre guide pour mettre en place et optimiser la gestion des achats

Trop longtemps reléguée au second plan, la gestion des achats et approvisionnements est un poste très important pour la rentabilité et la stabilité de toute entreprise, tout aussi stratégique que la gestion des ventes.

En effet, le poste achat peut représenter 60 % du chiffre d’affaires, une part non négligeable !

Pour proposer des prix compétitifs face à la concurrence, une optimisation de la gestion des achats peut faire une réelle différence sur les marges dégagées et donc sur l’augmentation du profit.

Ne passez pas à côté de ce levier de croissance et découvrez quelques pistes pour bien gérer vos achats.

La gestion des achats désigne l’ensemble du processus permettant à l’entreprise d’acquérir les produits ou les services utiles à son bon fonctionnement, qu’il s’agisse :

• d’achats directs, comme les matières premières, indispensables à la production,
• d’achats indirects, hors production, tels les fournitures de bureau par exemple.

Le processus de gestion des achats se compose de différentes étapes clés :

• l’identification du besoin,
• la recherche de fournisseurs (sourcing),
• la demande de devis, ou le lancement d’appel d’offres,
• l’analyse des offres selon plusieurs critères :
  • qualité des produits,
  • coûts d’acquisition,
  • délai de livraison,
• la négociation avec les fournisseurs,
• la contractualisation,
• la facturation.

Longtemps considérée comme un service support dans l’entreprise, la fonction achat devient de plus en plus stratégique pour la compétitivité et le développement d’une entreprise.

En effet, la direction des achats définit et veille au respect de la procédure de gestion des achats. Plus précisément, il s’agit d’établir un plan d’action structuré et de recenser les acteurs et la documentation associés à chaque action.

Elle découle de la politique d’achat de l’entreprise, c’est-à-dire de sa stratégie relative aux achats et approvisionnements.

Parmi les objectifs principaux du service achats, on compte :

• le contrôle du budget et l’optimisation des coûts liés à la chaîne d’approvisionnement via plusieurs leviers :
  • la maîtrise du portefeuille d’achat de l’entreprise,
  • la (re) négociation des achats avec les fournisseurs,
  • la réévaluation des objectifs de marge, si nécessaire, en collaboration avec le service commercial ;
• la gestion de stocks et des risques en cas de rupture ;
• la participation au développement des produits, au niveau du contrôle de la qualité et des coûts des achats de production, etc.

La gestion des achats va de pair avec la politique d’achat.

Plus concrètement, cette dernière se définit comme la stratégie déployée :

• pour servir les objectifs de l’entreprise (réduction des coûts, diminution de l’empreinte carbone, etc.) ;
• en accord avec les spécificités de sa structure, de son marché, ainsi qu’avec les tendances en matière d’achats.

Définir cette politique implique par la suite :

• l’élaboration d’un plan d’action et la remise à plat des procédures pour atteindre les objectifs prédéfinis ;
• l’attribution des rôles et des responsabilités de chacun dans ce nouvel écosystème ;
• l’analyse de la stratégie déployée par le suivi d’indicateurs clés de performance (durée du cycle d’approvisionnement, coût moyen de la commande, taux de défaut du fournisseur, etc.).

☝️ Même si les achats stratégiques doivent faire l’objet d’une attention particulière, il ne faut pas négliger le suivi des achats dits sauvages, secondaires, mais réalisés dans l’urgence et qui représentent mis bout à bout un poste de dépense très important.

Comprendre le rôle clé détenu par le service gestion des achats, c’est définir puis tester des processus tournés vers la performance.

Découlant de la politique évoquée précédemment, ils doivent être simples et impliquer le moins de personnes possible pour ne pas devenir une usine à gaz.

💡 Bonne nouvelle : inutile de partir de 0. Appuyez-vous plutôt sur les procédures déjà éprouvées au sein de votre organisation ainsi que sur les diverses données à votre disposition.

Et bien sûr, il convient de communiquer ces process à l’ensemble des collaborateurs concernés, afin de gagner en efficacité globale.

☝️ La procédure d’achat doit être :

• intégrée au système d’information achat de l’entreprise, au même titre que les données relatives aux fournisseurs, prix et stocks ;
• intégrée aux conditions générales et expliquées aux prestataires pour garantir satisfaction de l’entreprise, transparence et la meilleure relation fournisseur possible ;
• mentionnée éventuellement dans la politique RSE, pour encourager des achats responsables et le développement durable en interne.

Il est possible d’optimiser chaque étape de la gestion des achats.

Par exemple, n’oubliez pas la gestion des stocks.

En effet, une bonne gestion des approvisionnements ne se limite pas à l’achat de biens et de services. Elle implique également l’entreposage des produits, qui engendre un coût, notamment en espace de stockage.

Il s’agit aussi de maîtriser les risques d’obsolescence et de gâchis, une réelle perte financière pour l’entreprise.

👉 Découvrez dans notre article dédié comment améliorer votre gestion de stock.

Regrouper les achats permet de bénéficier d’une meilleure marge de négociation auprès des grossistes et de réaliser des économies, notamment sur les frais de port.

Cela permet aussi de réduire le nombre de commandes, tâches chronophages, pour dédier ce temps à du benchmarking fournisseurs.

Il est bien sûr aussi nécessaire d’identifier les différents types d’achats pour pouvoir :

• les catégoriser,
• segmenter les comptes fournisseurs,
• assurer le suivi et analyser des données relatives aux achats.

Il s’agit dans un premier temps de catégoriser les achats par ordre d’importance et de récurrence, selon 3 classes :

• la classe A pour les achats stratégiques de production,
• la classe B pour les achats récurrents et stratégiques hors production,
• la classe C, les achats non récurrents et non stratégiques.

Dans un second temps, la définition de la nomenclature est affinée par familles et sous-familles d’achats (produits ou prestations ayant des fonctionnalités analogues et répondant à des besoins similaires), auxquelles sont associés des acheteurs et des fournisseurs clés.

Plusieurs outils peuvent améliorer significativement la performance du service achats et notamment :

• la gestion des commandes,
• le traitement des factures,
• le suivi des dépenses en temps réel,
• la catégorisation automatique des achats,
• l’identification des fournisseurs,
• la création d’appels d’offres.

Parmi eux :

• un logiciel d’achats, comme un système d’e-procurement (approvisionnement, achat en ligne) pour la mise à disposition de services, de produits négociés et du référencement des fournisseurs partenaires pour le e-commerce ;
  
  
• une solution intégrant le procure to pay pour centraliser et valider vos demandes d’achats, consulter les catalogues fournisseurs et gérer le cycle d’approvisionnement, des commandes au traitement des factures fournisseurs ;
  
  
• un logiciel de gestion des stocks, pour rationaliser les approvisionnements, réduire les stocks et les références et automatiser les processus d’achats ;
  
  
• un ERP, incluant des modules de gestion des achats et des stocks, pour piloter la gestion commerciale et avoir une vision globale de l’équilibre entre les ventes et les achats.

🛠️ Exemple de logiciel :

Quadient Comptes Fournisseurs est une plateforme destinée au traitement global de vos factures et bons de commande fournisseurs. Créez directement vos demandes d’achat dans le logiciel. Ce dernier se chargera ensuite de rationaliser le processus d’approbation afin de réduire les délais, les erreurs, et donc les risques liés aux créances. Quadient Comptes Fournisseurs intègre également des fonctions de reconnaissance automatique des données pour éviter au maximum la gestion manuelle des factures. De quoi réaliser des économies notables sur vos coûts administratifs !

Face à la pression concurrentielle, la gestion des achats devient un poste de plus en plus stratégique pour une entreprise. Hors de question d’opérer de façon approximative, il vous faut définir une stratégie et des processus clairs et solides. C’est pourquoi nombre d’organisations se tournent désormais vers l’externalisation de toutes les activités associées.

Toutefois, avec le bon logiciel, inutile de recourir à un prestataire externe. Ces outils vous permettront de gagner considérablement en productivité et de réaliser d’importantes économies.