E-procurement : comment et pourquoi s’approvisionner en ligne ?

E-Procurement : Où s'approvisionner en ligne ?

L’approvisionnement en ligne, aussi souvent appelé e-procurement, constitue l'un des principaux enjeux sur Internet. Contrairement aux façons plus traditionnelles de s’approvisionner, qui ont évidemment été « électroniques » pendant de nombreuses années, l'e-procurement renvoie spécifiquement à l'approvisionnement qui se base, pour tout ou partie, sur l'utilisation de la technologie Internet ou intranet. En fin de compte, l’orientation finale engagera tous les acteurs (utilisateurs, testeurs, fournisseurs) qui travaillent de manière connectée, mais tous les fournisseurs n’ont pas laissé tomber les produits nécessitant un logiciel de bureau spécialisé.

E-procurement : définition

L'e-procurement nommé aussi approvisionnement en ligne est une méthode d'achat de matières premières, de marchandises et de produits finis qui repose sur un système d'information connecté à Internet. L'e-procurement met en relation les acheteurs et les vendeurs par Internet et simplifie les transactions entre ces deux acteurs.

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Pourquoi l'E-procurement est-il important ?

Les raisons d’exister de l’approvisionnement en ligne sont évidentes. Les organisations se tournent vers l'approvisionnement en ligne pour réduire leurs coûts administratifs, améliorer leur production et les aider à exercer un contrôle sur leurs stocks et leurs dépenses. Les systèmes d'e-procurement fournissent également de nouveaux canaux d’approvisionnement et peuvent permettre d’obtenir des prix à la baisse sur la marchandise achetée. Il n'est pas surprenant que, selon un sondage mené par le magazine Purchasing, 95% des professionnels des achats font de l'achat en ligne un canal incontournable. Le marché des outils d’e-procurement devrait passer de moins de 200 millions de dollars en 1998 à 20 milliards de dollars d'ici 2020.

Comment sourcer ses marchandises sur Internet ?

À l’opposé, les sources de l’e-procurement ne sont pas aussi évidentes, car l’approvisionnement en ligne doit être abordé d’une manière bien distincte de la plupart des autres applications. Pour la plupart des applications, bien qu'il puisse y avoir des interactions entre l’extérieur et l’intérieur de l’entreprise (réception d’inputs et envoi de données), le cœur de l’application – au sens de son emplacement – réside bien au sein même de l'entreprise. Avec l’approvisionnement en ligne, tout est centré sur la transaction, celle qui fait le lien entre deux organisations différentes.

Si l’approvisionnement en ligne n’était organisé qu’autour de deux acteurs différents – un acheteur et un vendeur –, il ne serait pas si intéressant ou si difficile. Mais chaque acteur est vraiment le centre d'une étoile : l'acheteur traite avec de nombreux vendeurs et, inversement, le vendeur s'occupe de nombreux acheteurs (cf. image 1). Par conséquent, la question de savoir où se fait l'e-procurement n'est ni une trivialité ni une évidence :

Organisation de l'e-procurement

Les systèmes de gestion d'approvisionnement en ligne

Un système d'approvisionnement en ligne peut être situé auprès du vendeur, auprès de l'acheteur, ou à mi-chemin entre les deux. L'image 2 montre le premier cas. Dans ce modèle sell-side (modèle orienté vente), l'acheteur est comme un chaland qui se promène sur Main Street, la plus grande avenue commerciale de New York, et qui visite différentes boutiques de son intérêt afin d’en connaître les offres et les tarifs. Le vendeur installe un logiciel qui permet à chaque acheteur d’effectuer des navigations et des achats. Il s'agit clairement d'un modèle sell-side, orienté vente.

Voie principale de l'approvisionnement en ligne

Le cas inverse est illustré sur l'image 3. Dans cette situation, les vendeurs doivent apporter leurs marchandises aux acheteurs, comme le faisaient les vendeurs ambulants du début du XXe siècle. C'est un modèle buy-side (modèle orienté achat).

Buy-side modèle

Dans le dernier scénario (image 4), les tiers mettent en place de grands magasins afin de mettre en relation les acheteurs et les vendeurs. C'est ce qu'on appelle le modèle marketplace (modèle place de marché) ou modèle portal (modèle portail) ou encore, dans le cas précis où il sert un marché vertical, modèle vortal (portail vertical).

E procurement : modèle vortal

Avantages et inconvénients des différents modèles d'approvisionnement

Chaque modèle présente des avantages et des inconvénients pour l'acheteur (et, bien sûr, pour le vendeur). Les questions importantes tournent autour de la question de savoir qui crée et maintient les catalogues qui montrent la disponibilité des produits, à quel point les fonctions d'approvisionnement s'intègrent aux procédures d'entreprise et aux systèmes de back-end, et à quel point le résultat est utile pour les employés de l'acheteur.

Le modèle Main Street

Dans le modèle Main Street, chaque fournisseur met en place son propre catalogue, éventuellement sur un réseau extranet. Une société en partenariat avec un tel fournisseur peut demander à ses employés de se rendre sur le site du fournisseur avec leurs navigateurs Internet pour effectuer des achats. Aucune maintenance du catalogue ne doit être faite par la société d'achats, ce qui rend l'adoption d'un tel système peu coûteux et facile. Cependant, l'intégration avec les systèmes financiers back-end ne sera pas chose facile. Des normes sont en cours de développement, principalement de nouvelles générations d'EDI basées sur XML, ce qui, en théorie, facilitera l'élimination de tous les documents résultant d'un achat par des systèmes existants ou ERP. Le succès de cette approche reste à évaluer, car les différentes normes proposées sont encore à l’étude pour savoir lesquelles seront retenues. Certains des principaux fournisseurs, comme Ariba et Commerce One, ont leurs propres normes, tout comme Microsoft. Le modèle Main Street souffre également de problèmes liés à l’achat par comparaison et au contrôle. Afin de comparer les magasins, un agent acheteur doit parcourir plusieurs sites web de fournisseurs, chacun avec sa propre interface, son emballage et ses modalités d'expédition et ses réductions. Le contrôle des achats hors contrat est presque impossible. L'approche Main Street fonctionnera mieux pour les petits organismes d'achats et dans les cas où le produit du fournisseur est assez spécialisé. Un exemple de ce modèle est une nouvelle initiative de la société Eastman Chemical. Eastman fournit des ordinateurs de Dell à faible coût et un accès Internet via UUNET pour permettre à ses clients de faire des achats sur le site Eastman.

Le modèle du vendeur itinérant

À l'autre extrémité se trouve le modèle Traveling Salesman (modèle vendeur itinérant). Dans ce scénario, les fournisseurs atteignent l'acheteur grâce à des données qu’ils lui apportent et avec lesquelles la société acheteuse crée et maintient son propre catalogue. Et il y a beaucoup d'avantages pour l'entreprise qui effectue ces achats. En effet, comme elle contrôle le catalogue, elle peut sélectionner avec rigueur les produits qui y entrent, et même proposer à certains employés quelques sélections de produits dans des quantités limitées. De cette façon, la capacité d’achat peut être présente sur le bureau de chaque individu, et les employés n’ont qu’une unique interface à leur disposition. D'autre part, la création et la mise à jour des catalogues peuvent supposer un effort d’édition important. Un des fournisseurs présents sur ce marché, PurchasePro, installe son logiciel sur les sites des acheteurs. En utilisant le logiciel PurchasePro, le client peut effectuer des achats sur les sites des vendeurs et sur les places de marché. L'un des clients de PurchasePro est la chaîne d'exploitation hôtelière Meristar.

Le modèle marketplace

Au centre se trouvent les places de marché, des sites tiers qui rapprochent les acheteurs et les vendeurs sur leur marché. Les sites de place de marché fournissent un unique catalogue, mais sont moins intégrés aux systèmes back-end et aux politiques spécifiques de l'entreprise acheteuse. Naturellement, de nombreux fournisseurs de cet espace font des efforts importants pour que leurs solutions soient, autant que possible, des solutions buy-side.

En réalité, on trouve deux variantes de places de marché. L'une est la vortal, la place de marché verticale. Un exemple est ChemConnect, qui rassemble les acheteurs et les vendeurs dans l'industrie chimique. Une estimation prévoit que 15 % de cette industrie de 1,6 milliard de dollars passera par Internet au cours des trois à cinq prochaines années.

L'autre variante de place de marché couvre une grande variété de types de produits. Le leader en ce domaine est l’approvisionnement en MRO – Maintenance, Repair and Operating supplies – qui peut représenter jusqu'à 35 % des dépenses totales d'une entreprise. En outre, l'achat en MRO est une cause fréquente d'achats sauvages – comprendre par là des achats non opérés avec les fournisseurs attitrés habituels –. Il est estimé que jusqu'à 40 % des achats en MRO sont des achats impulsifs, ce qui pourrait supposer jusqu'à 10 millions de dollars par an de manque à gagner pour la typique société qui facture un milliard de dollars. Il y a un certain nombre d’acteurs dans ce monde-là. Les leaders sont Ariba et Commerce One, qui sollicitent activement les fournisseurs et vendent leurs solutions aux organisations acheteuses. D'autres comprennent Concur Technologies, Intelsys et de nombreux acteurs plus petits. On trouve également une concurrence dans ce domaine entre grands fournisseurs d’ERP comme SAP et Baan, Oracle, IBM, HP et autres.

Pour mettre en œuvre un modèle de place de marché, l’une des voies possibles est de se reposer entièrement sur Internet, en particulier côté acheteur. Cela signifie qu'aucun logiciel n’est installé sur les ordinateurs de l'acheteur et que toutes les opérations sont effectuées au moyen de navigateurs. Une deuxième approche consiste à installer un logiciel spécialisé sur les ordinateurs de bureau des employés de l'entreprise acheteuse, mais c’est sur Internet qu’elle héberge le réseau des fournisseurs de manière centralisée.

Comparatif des modèles d'approvisionnement

L'image ci-dessous présente une comparaison claire de ces trois approches. Il montre de manière graphique la manière dont les différents modèles se comportent en fonction de certains critères importants. Mais comme toujours, le problème réside dans les détails, qui changent quotidiennement dans cet espace de produits. Par exemple, l'intégration dans les systèmes back-end devrait théoriquement être plus difficile avec le modèle place de marché que pour la solution Main Street, car celle-ci est installée et personnalisée sur le site de l'acheteur. Mais il n'y a aucune raison pour qu'un fournisseur particulier ne puisse pas faire un investissement suffisant pour que son modèle place de marché s'intègre facilement avec vos systèmes back-end. En fait, les principaux fournisseurs de place de marché promettent une telle capacité.

Point de vue des acheteurs

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Conclusion

Aux vues des importantes économies potentielles, l’approvisionnement en ligne est le domaine d'application le plus critique à court terme pour les organisations. Le recours au e-procurement pour commander des produits de MRO peut engendrer des économies de 5 à 20 %. La même étude a révélé que le coût de traitement des commandes pourrait chuter de 70 %.

Nous pensons qu’en raison du coût de la maintenance du catalogue, les solutions buy-side pures, où l'organisation acheteuse crée ses propres catalogues, seront chose rare à court terme, ne représentant pas plus de 15 % de la totalité du marché des achats et seulement quelques pour cent des achats de MRO. Cela n'aura aucun sens pour la plupart des entreprises. Cependant, une fois qu'il y a plus de standardisation sur le formulaire XML utilisé pour les catalogues de fournisseurs, cela pourrait redevenir une option viable, peut-être dans trois à cinq ans. Nous croyons que la plupart des organismes d'achat vont graviter autour d’un modèle place de marché, au moins dans le sens où ils utiliseront des réseaux centralisés de vendeurs avec des catalogues centralisés. Les fournisseurs de ces produits s’attachent à créer à la fois leurs réseaux de fournisseurs et leur technologie pour en faire une option attrayante. Nous pensons que plus de la moitié des utilisateurs feront leurs achats via Internet, mais que les installations de logiciels d'achats spécialisés seront présents sur au moins 30 % des ordinateurs. Les utilisateurs potentiels devraient faire une analyse minutieuse des fonctionnalités et, en particulier, du degré d'intégration dont ils ont besoin avec leurs systèmes back-end.

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