Le procure to pay : nouveau levier de croissance pour les entreprises ?

Le P2P ou procure to pay, traduction de « l’achat au paiement », devient-il un nouvel enjeu pour les entreprises ?

Dans un marché de plus en plus concurrentiel, la nécessité d’emprunter la voie de l’efficience opérationnelle s’impose aux sociétés, et les processus d’achat n’échappent pas à la règle.

C’est pourquoi l’automatisation des activités liées au cycle fournisseur et la dématérialisation des factures sont amenées à devenir la norme pour les structures en quête d’une meilleure performance.

Mais alors, qu’est-ce qui différencie exactement un processus P2P optimisé d’une gestion des achats, de la relation fournisseur et de la facturation traditionnelle ?

Afin de saisir tous les défis entourant le procure to pay, attardons-nous sur sa définition, ses avantages et les outils nécessaires à son exploitation.

Procure to pay : définition

Qu’est-ce que le procure to pay ?

Le procure to pay, également connu sous la dénomination purchase to pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de :

• la demande d’achat auprès de fournisseurs,
• puis de l’approvisionnement,
• jusqu’au paiement de la facture associée.

C’est pourquoi la notion de « cycle fournisseur », intervenant en amont du « cycle clients » (ou order to cash), est associée au procure to pay.

Toutefois, la définition de procure to pay va plus loin que celle d’une simple succession d’activités. Elle englobe aussi :

• l’idée de rationalisation des processus pour gagner en productivité,
• la digitalisation des processus, via l’utilisation de solutions logicielles.

☝️ Notez qu’il convient de différencier le procure to pay d’un autre processus qui s’en approche sensiblement : le source to pay (ou S2P).

En effet, si le procure to pay se concentre sur les processus entre les achats et le règlement des factures fournisseur, le source to pay intègre de surcroît des activités de sourcing, c’est-à-dire de recherche active et stratégique des produits et des services.

Fonctionnalités des outils procure to pay

Si chaque logiciel dispose de son propre spectre fonctionnel, voici les principales fonctionnalités que vous permet de faire un outil procure to pay :

• la gestion des contrats de la création au renouvellement, en passant par la négociation et la signature électronique,
• la gestion des données fournisseurs grâce à la centralisation et aux workflows pour la collecte et la mise à jour,
• l’archivage électronique des documents qui sécurise et centralise les documents (factures, contrats, etc.)
• l’analyse et suivi des dépenses via des rapports et tableaux de bord intelligents,
• la gestion du processus achats : La solution P2P Oxalys vous permet de centraliser et valider vos demandes d’achats, même à distance, de consulter les catalogues fournisseurs et de gérer le cycle d’approvisionnement de votre entreprise.
• l’optimisation des processus avec l’automatisation des workflows.

Les étapes du cycle de vie du procure to pay

Si le procure to pay se définit comme un processus de gestion global, il englobe néanmoins une succession d’activités variées.

Plusieurs étapes s’intègrent ainsi traditionnellement au workflow purchase to pay. Mais il convient à chaque structure d’établir ses propres procédures, d’ajouter des sous-étapes supplémentaires si nécessaire et de définir le degré d’automatisation de ses activités.

1. L’identification des besoins par l’équipe d’approvisionnement qui identifie et formule un besoin en produits ou en services pour le confronter à certaines contraintes, notamment budgétaires, et définir au mieux les facteurs de choix des fournisseurs.
2. la sélection des fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de la société de la manière la plus optimale possible, en accord avec la nature des biens ou services recherchés, conformément au budget évalué, en fonction de leur adhésion aux règles P2P de l’entreprise.
3. l’établissement du contrat fournisseur nécessite souvent une phase de négociation dans le but d’obtenir les conditions d’exécution et les tarifs les plus avantageux.
4. la demande d’achat au moyen d’un bon de commande transmis au fournisseur, doit être aussi complète que possible.
5. la réception des commandes qui sont contrôlées par les équipes agrées afin de s’assurer de leur conformité avec la demande initiale, notamment grâce à un bon de réception qui sera comparé au bon de commande pour vérifier la concordance entre les deux (quantité, état des produits, prix, etc.).
6. le rapprochement des factures par les équipes comptables, qui rapprochent les factures entrantes (idéalement dématérialisées) avec les bons de commande et autres documents éventuels pour attester de leur correspondance.
7. le paiement des factures : survient enfin le règlement de la facture fournisseur, conformément aux modalités prédéfinies avec lui. Puis, les registres comptables sont mis à jour.

Schéma détaillé de toutes les étapes du purchase to pay : 

Les étapes de mise en place du procure to pay

Étape 1 : cadrage et préparation

La digitalisation de vos processus P2P dans l’entreprise peut faire l’effet d’une petite révolution. Il est donc nécessaire de bien préparer son arrivée en amont.

Voici les étapes préalables et indispensables avant la mise en place :

• définir les processus P2P à digitaliser du début à la fin, en constituant une équipe projet transverse avec des collaborateurs·trices de l’IT, des achats, de la comptabilité, etc.
• veiller à communiquer sur le projet et les bénéfices attendus à l’ensemble des collaborateurs·trices concerné·e·s le plus tôt possible. Cela permettra de les préparer doucement au changement, et de les inclure peut être dans certaines étapes afin de mieux obtenir leur adhésion. Pourquoi ne pas créer un site dédié au programme procure to pay ?
• préparez la formation en amont, pour vous assurer que tout soit prêt le jour J et que la transition s’opère efficacement.

Étape 2 : gestion des fournisseurs

Ici se pose la question du choix des fournisseurs que vous souhaitez voir intégrer vos processus. Il faut pouvoir les convaincre des bienfaits de cette solution pour les délais de paiement raccourcis, etc.).

Une fois que vous avez votre liste de fournisseurs, assurez-vous de l’exactitude des données les concernant et faites du nettoyage si nécessaire. Votre outil deviendra votre base de données référente alors il est important que tout soit à jour.

Tout comme avec les collaborateurs·trices qui seront amenés à travailler avec l’outil, communiquez auprès de vos fournisseurs, mettez à leur disposition toutes les informations dont ils ont besoin, formez-les et répondez à toutes les questions pour que cela soit bien clair pour tout le monde. Vous pouvez là encore leur donner accès à un site dédié ou une newsletter pour ne louper aucune information importante.

Étape 3 : installation technique

L’installation technique nécessite de :

• déterminer un chef de projet dédié, qui aura pour mission de s’assurer de la bonne livraison des fonctionnalités, d’effectuer les tests nécessaires et de vérifier que toutes les spécifications et conditions ont bien été respectées.
• vérifier que toutes les applications et logiciels qui seront interfacés avec votre outil P2P sont prêts à s’y connecter. Tout doit être parfaitement configuré avant le lancement officiel sous peine de mettre en péril le bon démarrage et l’adoption du projet par tous.
• mettre en place des procédures de validation des factures simples. Pour les fournisseurs, tout doit paraître au moins aussi simple voir plus fluide que le système du papier. Basez-vous sur les règles déjà en vigueur et optimisez-les.

Les avantages du procure to pay

Accélération des processus

Le temps de traitement manuel des différentes étapes du cycle fournisseur, notamment des factures papier, s’avère particulièrement long.

Grâce à l’optimisation du workflow, les équipes se libèrent de certaines tâches, et ont plus de temps pour travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, les responsables achats gagnent de la bande passante pour se consacrer davantage à des activités stratégiques de sourcing fournisseurs.

Diminution du risque d’erreurs

Le traitement manuel des achats engendre également un risque d’erreurs plus important. L’automatisation des processus diminue naturellement ces risques d’erreurs humaines.

Réduction des coûts

L’augmentation de la productivité des équipes génère de la rentabilité pour l’entreprise.

Par ailleurs, grâce à la réduction des modifications liées aux erreurs, le coût par facture s’avère moins élevé.

Enfin, notez que l’accélération des opérations peut occasionner des bénéfices supplémentaires grâce à l’escompte pour paiement anticipé pratiqué par certains fournisseurs.

Relation améliorée avec les fournisseurs

Moins d’erreurs, délais de paiement plus courts, meilleure communication… le procure to pay permet d’entretenir des relations privilégiées et de confiance avec les fournisseurs.

Visibilité accrue

L’automatisation des processus P2P offre une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnels, et donc à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques.

Conséquence : les coûts et les ressources sont encore plus optimisés.

Comment le cycle fournisseur impacte différents acteurs de l’entreprise :

Quelle solution procure to pay choisir ?

Le procure to pay comprend un enchaînement de phases, mais induit surtout une rationalisation des pratiques pour bénéficier des avantages cités ci-dessus.

Travail collaboratif, automatisation, dématérialisation des documents, sécurisation des transferts de documents ou encore conformité légale sont autant de composants que seule la digitalisation des processus peut favoriser. C’est pourquoi des outils ont été développés pour répondre aux besoins des entreprises en matière de P2P.

Nous distinguons généralement plusieurs types de logiciels capables de prendre en charge le procure to pay, ou tout du moins une partie :

Les ERP

Les ERP (Enterprise Resource Planning), également appelés PGI (progiciels de gestion intégrée) ont pour objectif d’automatiser un ensemble d’opérations : production, supply chain, comptabilité, relation client, ressources humaines, etc. Parmi les grands acteurs du marché, nous pouvons citer les solutions d’Oracle, ou encore de SAP.

C’est donc tout naturellement que certaines structures se tournent vers leur ERP, car il inclut nativement des fonctionnalités prenant en charge une partie des activités P2P, comme la facturation électronique.

Par ailleurs, certains ERP proposent des modules complètement adaptés à la gestion des cycles fournisseurs.

Exemple de logiciel :

🛠️ Oracle ERP Cloud est une suite d’applications comprenant une solution de Procurement Process (processus d’achat). Cette dernière automatise un grand nombre d’activités P2P, tout en simplifiant le travail collaboratif au cours du cycle.

Mais elle soutient aussi la gestion globale et stratégique des fournisseurs, en permettant notamment de les qualifier et de les évaluer. Par conséquent, les entreprises gagnent en efficience lors de la phase de sélection.

Les outils procure to pay spécialisés

Il existe des solutions procure to pay spécialisées, comme SAP Ariba. En fonction de leurs besoins et de leur environnement logiciel, certaines sociétés préfèrent recourir à ce type d’outils intégralement orientés dans la rationalisation du P2P.

Exemples de logiciels :

🛠️ Esker est une solution procure to pay disponible en mode SaaS. Simple d’utilisation, ce logiciel permet de gagner en productivité : il automatise et dématérialise la gestion des achats et des factures fournisseurs :

• en s’appuyant sur une technologie intelligente (reconnaissance de documents par exemple),
• en s’accordant avec la réglementation en vigueur dans différents pays.

De plus, Esker s’adapte aux besoins des entreprises grâce à un accompagnement d’experts et à l’intégration multi-ERP (avec SAP et Oracle par exemple).

🛠️  Nexia, éditée par Axess, est une GED transverse aux différents services de l’entreprise. Elle permet de digitaliser l’ensemble des processus métiers, dont le processus financier (factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, etc.), et de retrouver rapidement les documents grâce au moteur de recherche prédictif. Les points forts de Nexia :

• simplifie la gestion des factures fournisseurs et accélère les procédures,
• permet de gagner du temps et d’améliorer la réactivité face au traitement des documents,
• renforce le travail à distance et la collaboration entre les équipes.

À noter que Nexia s’interface avec les principaux logiciels du marché (Oracle, Sage, SAP, etc.)

🛠️ Streamline for Invoices digitalise les processus fournisseurs afin de réduire les coûts et les délais de traitement. Cette solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet notamment de :

• capter intelligemment toutes les informations présentes sur une facture ;
• fluidifier les processus de manière flexible (pour qu’ils s’adaptent à votre organisation) grâce à une architecture BPM de norme BPMN 2.0 ;
• détecter automatiquement les risques de fraude.

En outre, Streamline for Invoices propose des fonctionnalités de demande d’achat, de portail fournisseur ou encore du Supplier Relationship Management, afin de couvrir l’ensemble du cycle procure to pay.

🛠️  Yooz automatise, sécurise, et fluidifie l’ensemble des processus P2P en toute simplicité. Grâce à l’intelligence artificielle et à sa connexion à plus de 250 ERP et logiciels de comptabilité, vous réduisez drastiquement vos coûts de traitement de facture et vos délais de paiement.

Les points forts de Yooz :

• un périmètre fonctionnel P2P très complet, de la demande d’achat au paiement ;
• une expérience utilisateur particulièrement intuitive ;
• un niveau élevé d’automatisation en temps réel.

Yooz propose un démarrage rapide en 1h grâce à un paramétrage en quelques clics, le tout sans formation préalable.

Procure to pay et collaboration

Il va sans dire que les bénéfices d’un processus procure to pay optimisé s’avèrent nombreux, tant ils répondent à deux enjeux de croissance majeurs pour les entreprises : l’amélioration de la productivité, et la réduction des coûts.

Mais cette transition vers la digitalisation du cycle fournisseur, même soutenue par l’utilisation d’un logiciel purchase to pay approprié, ne pourra s’opérer sans une collaboration optimale.

En effet, le processus P2P inclut nombre de salariés d’une même structure, du service comptabilité au service achat et production, en passant par les équipes IT. De ce fait, la collaboration et l’adhésion au changement ne peuvent découler que d’une excellente communication interne, et éventuellement d’un travail de formation.

Mais n’oubliez pas que l’alignement des acteurs du procure to pay doit dépasser les frontières de l’entreprise : il s’agit aussi d’une collaboration avec les fournisseurs. Pour que cette relation soit la plus fluide possible, la clé est une communication claire (au moyen de l’envoi d’une documentation par exemple), ainsi que la compréhension et l’acceptation des règles prédéfinies. Les entreprises obtiennent ainsi un engagement pour déployer un processus P2P gagnant-gagnant.