On épluche le procure-to-pay : définition et solutions P2P, vous saurez tout !

Le P2P ou procure-to-pay, traduction de « l’achat au paiement », devient-il un nouvel enjeu de taille pour les entreprises ? 🤔

Le procure-to-pay désigne le processus achats d’une entreprise, allant de la demande d’achat au paiement. Dans un marché de plus en plus concurrentiel, la nécessité d’emprunter la voie de l’efficience opérationnelle s’impose aux sociétés, et le cycle P2P n’échappe pas à la règle.

Afin de saisir tous les défis entourant le procure-to-pay, attardons-nous sur sa définition, ses avantages et les solutions procure-to-pay à adopter dès aujourd’hui !

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Procure-to-pay : définition

Le procure-to-pay, également connu sous la dénomination purchase-to-pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de :

• la demande d’achat auprès de fournisseurs ;
• puis de l’approvisionnement ;
• jusqu’au paiement de la facture associée.

C’est pourquoi la notion de « cycle fournisseur », intervenant en amont du « cycle clients » (ou order to cash), est associée au procure-to-pay.

Toutefois, la définition de procure-to-pay va plus loin que celle d’une simple succession d’activités. Elle englobe aussi :

• l’idée de rationalisation des processus pour gagner en productivité ;
• la digitalisation des processus, via l’utilisation d’outils.

☝️ Notez qu’il convient de différencier le procure-to-pay d’un autre processus qui s’en approche sensiblement : le source-to-pay (S2P), impliquant la recherche active et stratégique des produits et des services.

Les étapes du cycle procure-to-pay

Le processus procure-to-pay est composé de plusieurs étapes, de la recherche de produits à la mise à jour du compte fournisseur en passant par l’approvisionnement.

Voici les 4 principales :

• La demande d’achat :
  • recherche de produits ;
  • création d’un panier ;
  • création de la demande d’achat ;
  • traitement et l’autorisation de la demande, etc. ;
• L’approvisionnement :
  • création du bon de commande ou d’achat ;
  • suivi et réception des marchandises ;
  • évaluation de la conformité à la commande, etc. ;
• La gestion des factures fournisseurs :
  • réception et tri de la facture ;
  • workflow de validation ;
  • rapprochement et traitement de la facture, etc. ;
• Le paiement :
  • règlement du paiement ;
  • mise à jour du compte fournisseur, etc.

👉 Schéma détaillé de toutes les étapes du purchase-to-pay :

Quid de l’utilisation d’une solution procure-to-pay ?

Comme nous l’avons évoqué précédemment, la notion de P2P implique souvent l’utilisation d’un outil procure-to-pay.

Son objectif premier est de rationaliser tout le processus de bout en bout, parfois dès le sourcing des fournisseurs. Centralisation des données, automatisation (rapprochement entre les bons de commande et les factures, workflows d’approbation, etc.)… tout est pensé pour faire gagner un temps précieux aux organisations.

Bien entendu, ces plateformes soutiennent également la dématérialisation des documents. Par exemple, elles permettent de transmettre les factures des fournisseurs par voie électronique.

Nous distinguons généralement plusieurs types d’outils capables de prendre en charge le procure-to-pay, ou tout du moins une partie. Citons par exemple :

• Les ERP : logiciels métier complets, ils incluent parfois nativement des fonctionnalités prenant en charge une partie des activités P2P, comme la facturation électronique. Par ailleurs, certains ERP proposent des modules complètement adaptés à la gestion des cycles fournisseurs.
  
  
• Les solutions procure-to-pay complètes : en fonction de leurs besoins et de leur environnement logiciel, certaines sociétés préfèrent recourir à ce type d’outils intégralement orientés dans la rationalisation du P2P.
  
  
• Les logiciels de dématérialisation et de gestion électronique des documents (GED) : ces outils soutiennent l’automatisation du traitement et l’archivage des documents liés au cycle P2P. Certains intègrent des fonctionnalités avancées, telles que la reconnaissance automatique des factures (OCR).

💡  Exemples de solutions procure-to-pay :

• Esker, solution procure-to-pay, simple d’utilisation, qui automatise et dématérialise la gestion des achats et des factures fournisseurs. Elle s’appuie sur la reconnaissance intelligente de documents, et s’accorde avec la réglementation en vigueur dans différents pays.
  
  
• Compleo Invoice Platform, logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs transversal et évolutif. Compatible avec vos ERP et outils comptables, il accélère le cycle P2P grâce à sa technologie d'IA, l'automatisation du 3 way-matching et la mise en place de workflows de validation personnalisés.
  
  
• Flowie, plateforme moderne qui réconcilie les équipes achats et financières autour d’un pilotage du P2P intuitif, automatisé et précis. Fondée sur l’IA et mettant l’accent sur l’impact ESG des processus, elle se déploie en quelques instants grâce à plus de 400 intégrations natives.
  
  
• Itesoft, outil de dématérialisation des factures fournisseurs proposant des fonctionnalités de demande d’achat, de portail fournisseur ou encore du Supplier Relationship Management, afin de couvrir l’ensemble du cycle procure-to-pay.
  
  
• Nexia, une GED transverse qui permet de digitaliser l’ensemble des processus métiers, dont le processus financier (factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, etc.), et de retrouver rapidement les documents grâce au moteur de recherche prédictif.
  
  
• Quadient Comptes Fournisseurs, une solution innovante. Avec son haut degré d’automatisation, la reconnaissance automatique des données et ses fonctions de traçabilité, vous réalisez des économies sur la gestion de votre facturation et vous conformez aux différentes obligations légales.
  
  
• SY by Cegedim, plateforme de dématérialisation des documents et de digitalisation de votre processus procure-to-pay. Simplifiez toutes les étapes de votre cycle fournisseur, du pilotage de vos achats en passant par l’automatisation de vos règles de gestion jusqu’au traitement de vos factures fournisseurs. 
  
  
• Yooz, logiciel doté d'un périmètre fonctionnel très complet. Par son intelligence artificielle et sa connexion à plus de 250 ERP et logiciels de comptabilité, vous réduisez drastiquement vos coûts de traitement de facture et vos délais de paiement. 

5 bénéfices de l’automatisation du process P2P via une solution logicielle

1— L’accélération des processus

Le temps de traitement manuel des différentes étapes du cycle fournisseur, notamment des factures papier, s’avère particulièrement long.

Grâce à l’optimisation du workflow, les équipes se libèrent de certaines tâches, et disposent de plus de temps pour travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, les responsables achats gagnent de la bande passante pour se consacrer davantage à des activités stratégiques de sourcing fournisseurs.

2 — La diminution du risque d’erreurs

Le traitement manuel des achats engendre également un risque d’erreurs plus important : 

• coquilles lors de la saisie des données ;

• duplications ;

• confusions lors du rapprochement des documents, etc.

L’automatisation des processus P2P diminue naturellement ces risques d’erreurs humaines, et par là même les litiges associés.

3 — La réduction des coûts

L’augmentation de la productivité des équipes génère de la rentabilité pour l’entreprise. Par ailleurs, grâce à la réduction des modifications liées aux erreurs, le coût par facture s’avère moins élevé.

Notez également que l’accélération des opérations peut occasionner des bénéfices supplémentaires grâce à l’escompte pour paiement anticipé pratiqué par certains fournisseurs.

Grâce à la pratique de la remise, les entreprises économisent en moyenne 1 % sur chacune de leur commande, soit un rendement annuel de 18 %. Ce montant se révèle bien supérieur à n’importe quel intérêt dû à un placement bancaire.

Source : Itesoft

4 — Une relation améliorée avec les fournisseurs

Moins d’erreurs, délais de paiement plus courts, meilleure communication… le procure-to-pay permet d’entretenir des relations privilégiées et de confiance avec les fournisseurs.

De quoi développer des partenariats vraiment durables et bénéfiques.

5 — Une visibilité accrue

L’automatisation des processus P2P offre une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnels, et donc à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques.

Conséquence : les coûts et les ressources sont encore plus optimisés.

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Que retenir du procure-to-pay ?

Il va sans dire que les bénéfices d’un processus procure-to-pay optimisé s’avèrent nombreux, tant ils répondent à deux enjeux de croissance majeurs pour les entreprises : l’amélioration de la productivité et la réduction des coûts.

Mais cette transition vers la digitalisation du cycle fournisseur, même soutenue par l’utilisation d’un logiciel purchase-to-pay approprié, ne pourra s’opérer sans une collaboration optimale (au niveau de tous les services de l'entreprise, mais aussi avec vos fournisseurs) et un accompagnement au changement.