Le procure to pay : nouveau levier de croissance pour les entreprises ?

Le procure to pay, ou P2P : nouvel enjeu pour les entreprises ?

Dans un marché de plus en plus concurrentiel, la nécessité d’emprunter la voie de la performance et de l’efficience opérationnelles s’impose aux sociétés. Cet impératif s’applique tout particulièrement aux processus d’achat, qui impliquent de nombreux défis, notamment en matière de réduction des coûts.

C’est pourquoi l’automatisation des activités inhérentes au cycle fournisseur et la dématérialisation des factures sont amenées à devenir la norme pour les structures en quête d’une meilleure performance.

Mais alors, qu’est-ce qui différencie exactement un processus procure to pay optimisé d’une gestion des achats, de la relation fournisseurs et de la facturation traditionnelles ?

Afin de saisir tous les tenants et les aboutissants entourant le procure to pay, attardons-nous sur sa définition, ses avantages et les outils nécessaires à son exploitation.

Sommaire

• Qu’est-ce que le procure to pay ?
  • Définition de procure to pay
  • Source to pay vs procure to pay
  • Explication des étapes du procure to pay
• Les avantages du procure to pay automatisé
• Les outils procure to pay
  • Les ERP
  • Les outils procure to pay spécialisés
• Procure to pay et collaboration

Qu’est-ce que le procure to pay ?

Définition de procure to pay

Le procure to pay désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de l’achat auprès de fournisseurs, jusqu’au paiement de la facture associée. C’est pourquoi la notion de “cycle fournisseur”, intervenant en amont du “cycle clients” (ou order to cash), est souvent associée au procure to pay.

☝️ Notez que l’on rencontre également la dénomination de purchase to pay, ou l’abréviation P2P. Cette dernière ne doit cependant pas être confondue avec le modèle de réseau informatique Peer to peer.

Toutefois, la définition de procure to pay va plus loin que celle d’une simple succession d’activités. Elle englobe aussi :

• l’idée de rationalisation des processus pour gagner en productivité,
• la digitalisation des processus, via l’utilisation d’outils.

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© pxhere / mohamed hassan

Source to pay vs procure to pay

Par ailleurs, il convient de différencier le procure to pay d’une autre notion qui s’en approche sensiblement : le source to pay (ou S2P).

En effet, si le procure to pay se concentre sur les processus entre les achats et le règlement des factures fournisseur, le source to pay intègre de surcroît des activités de sourcing, c’est-à-dire de recherche active et stratégique des produits et des services.

Explication des étapes du procure to pay

Si le procure to pay se définit comme un processus de gestion global, il englobe néanmoins une succession d’activités variées.

Plusieurs étapes s’intègrent ainsi traditionnellement au workflow purchase to pay. Mais il convient à chaque structure d’établir ses propres procédures, d'ajouter des sous-étapes supplémentaires si nécessaire et de définir le degré d'automatisation de ses activités.

L’identification des besoins

Un ou plusieurs membres de l’entreprise (l’équipe d’approvisionnement par exemple) identifient et formulent un besoin en produits ou en services.

Ce besoin est ensuite analysé et confronté à certaines contraintes, notamment budgétaires, dans l’objectif de définir au mieux les facteurs de choix des fournisseurs.

La sélection des fournisseurs

Il s’agit de sélectionner les fournisseurs, parfois déjà intégrés dans une base de données logicielle, susceptibles de répondre aux besoins de la société de la manière la plus optimale possible :

• en accord avec la nature des biens ou services recherchés,
• conformément au budget évalué,
• en fonction de leur adhésion aux règles P2P de l’entreprise.

L’établissement du contrat fournisseur

Cette action nécessite souvent une phase de négociation dans le but d’obtenir les conditions d’exécution et les tarifs les plus avantageux.

La demande d’achat

L’achat est confirmé et exécuté au moyen d’un bon de commande transmis au fournisseur.

Ce document doit être le plus complet possible :

• identité de l’entreprise,
• identité du fournisseur,
• description détaillée de la commande,
• conditions de livraison,
• conditions de paiement,
• conditions générales de vente, etc.

La réception des commandes

Au moment de leur réception, les commandes sont contrôlées par les équipes agrées afin de s’assurer de leur conformité avec la demande initiale.

C’est pourquoi il est recommandé d’établir un bon de réception.

Celui-ci est ensuite comparé au bon de commande pour vérifier la concordance entre les deux (quantité, état des produits, prix, etc.), de façon à contacter le fournisseur le plus rapidement possible en cas de litiges.

Le rapprochement des factures

Les équipes comptables rapprochent les factures entrantes (idéalement dématérialisées) avec les bons de commande et autres documents éventuels pour attester de leur correspondance.

Le paiement des factures

Survient enfin le règlement de la facture fournisseur, conformément aux modalités prédéfinies avec lui. Puis, les registres comptables sont mis à jour.

Schéma détaillé de toutes les étapes du purchase to pay :

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© Manutan

Les avantages du procure to pay automatisé

Si la rationalisation des activités d’achat fournisseur devient un enjeu de taille pour les entreprises, c’est qu’elle se révèle un levier d’efficacité, et donc de croissance.

Détail des avantages du P2P automatisé :

☑️ Une accélération des processus. Le temps de traitement manuel des différentes étapes du cycle fournisseur, notamment des factures papier, s’avère particulièrement long.

Grâce à l’optimisation du workflow, les équipes se libèrent de certaines tâches, et ont plus de temps pour travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, les responsables achats gagnent de la bande passante pour se consacrer davantage à des activités stratégiques de sourcing fournisseurs.

☑️ Un risque d’erreurs diminué. Le traitement manuel des achats engendre également un risque d’erreurs plus important. L'automatisation les processus diminue naturellement ces risques d’erreurs humaines.

☑️ Une réduction des coûts. L’augmentation de la productivité des équipes génère de la rentabilité pour l’entreprise.

Par ailleurs, grâce à la réduction des modifications liées aux erreurs, le coût par facture s’avère moins élevé.

Enfin, notez que l’accélération des opérations peut occasionner des bénéfices supplémentaires grâce à l’escompte pour paiement anticipé pratiqué par certains fournisseurs.

Grâce à la pratique de la remise, les entreprises économisent en moyenne 1 % sur chacune de leur commande, soit un rendement annuel de 18 %. Ce montant s’avère bien supérieur à n’importe quel intérêt dû à un placement bancaire.

Source : Itesoft

☑️ Une meilleure relation avec les fournisseurs. Moins d’erreurs, délais de paiement plus courts, meilleure communication… le procure to pay permet d’entretenir des relations privilégiées et de confiance avec les fournisseurs.

☑️ Une visibilité accrue. L’automatisation des processus P2P offre une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnels, et donc à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques. Conséquence : les coûts et les ressources sont encore plus optimisés.

Comment le cycle fournisseur impacte différents acteurs de l’entreprise :

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Le procure to pay comprend donc un enchaînement de phases, mais induit surtout une rationalisation des pratiques pour bénéficier des avantages cités ci-dessus.

Travail collaboratif, automatisation, dématérialisation des documents, sécurisation des transferts de documents ou encore conformité légale sont autant de composants que seule la digitalisation des processus peut favoriser.

C’est pourquoi des outils ont été développés pour répondre aux besoins des entreprises en matière de P2P.

Les outils procure to pay

Nous distinguons généralement plusieurs types de logiciels capables de prendre en charge le procure to pay, ou tout du moins une partie.

Les ERP

Les ERP (Enterprise Resource Planning), également appelés PGI (progiciels de gestion intégrée) ont pour objectif d’automatiser un ensemble d’opérations : production, supply chain, comptabilité, relation client, ressources humaines, etc. Parmi les grands acteurs du marché, nous pouvons citer les solutions d’Oracle, ou encore de SAP.

C’est donc tout naturellement que certaines structures se tournent vers leur ERP, car il inclut nativement des fonctionnalités prenant en charge une partie des activités P2P, comme la facturation électronique.

Par ailleurs, certains ERP proposent des modules complètement adaptés à la gestion des cycles fournisseurs.

🛠️ Oracle ERP Cloud, par exemple, est une suite d’applications comprenant une solution de Procurement Process (processus d'achat). Cette dernière automatise un grand nombre d’activités P2P, tout en simplifiant le travail collaboratif au cours du cycle.

Mais elle soutient aussi la gestion globale et stratégique des fournisseurs, en permettant notamment de les qualifier et de les évaluer. Par conséquent, les entreprises gagnent en efficience lors de la phase de sélection.

Vu de la page de gestion fournisseurs Oracle :

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© Oracle

Les outils procure to pay spécialisés

Il existe des solutions procure to pay spécialisées, comme SAP Ariba. En fonction de leurs besoins et de leur environnement logiciel, certaines sociétés préfèrent recourir à ce type d’outils intégralement orientés dans la rationalisation du P2P.

🛠️ Citons par exemple la solution procure to pay en mode SaaS Esker. Simple d’utilisation, ce logiciel automatise et dématérialise la gestion des achats et des factures fournisseurs :

• en s’appuyant sur une technologie intelligente (reconnaissance de documents par exemple),
• en s’accordant avec la réglementation en vigueur dans différents pays.

Ainsi, les entreprises gagnent en productivité et en tranquillité.

Interface d’Esker :

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© Esker

De plus, Esker s’adapte aux besoins des entreprises grâce à un accompagnement d'experts et à l’intégration multi-ERP (avec SAP et Oracle par exemple).

Voir ce logiciel

Procure to pay et collaboration

Il va donc sans dire que les bénéfices d’un processus procure to pay optimisé s’avèrent nombreux, tant ils répondent à deux enjeux de croissance majeurs pour les entreprises : l’amélioration de la productivité, et la réduction des coûts.

Mais cette transition vers la digitalisation du cycle fournisseur, même soutenue par l’utilisation d’un logiciel purchase to pay approprié, ne pourra s’opérer sans une collaboration optimale.

En effet, le processus P2P inclut nombre de salariés d’une même structure, du service comptabilité au service achat et production, en passant par les équipes IT. De ce fait, la collaboration et l’adhésion au changement ne peuvent découler que d’une excellente communication interne, et éventuellement d’un travail de formation.

Mais n’oubliez pas que l’alignement des acteurs du procure to pay doit dépasser les frontières de l’entreprise : il s’agit aussi d’une collaboration avec les fournisseurs. Pour que cette relation soit la plus fluide possible, la clé est une communication claire (au moyen de l’envoi d’une documentation par exemple), ainsi que la compréhension et l’acceptation des règles prédéfinies. Les entreprises obtiennent ainsi un engagement pour déployer un processus P2P gagnant-gagnant.