On vous explique enfin simplement les avantages du procure-to-pay et de son automatisation

Par Jennifer Montérémal
Mis à jour le 2 mars 2022, publié initialement en mars 2020
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Le P2P ou procure-to-pay, traduction de « l’achat au paiement », devient-il un nouvel enjeu pour les entreprises ?

Dans un marché de plus en plus concurrentiel, la nécessité d’emprunter la voie de l’efficience opérationnelle s’impose aux sociétés, et les processus d’achat n’échappent pas à la règle.

C’est pourquoi l’automatisation des activités liées au cycle fournisseur et la dématérialisation des factures sont amenées à devenir la norme pour les structures en quête d’une meilleure performance.

Mais alors, qu’est-ce qui différencie exactement un processus P2P optimisé d’une gestion des achats, de la relation fournisseur et de la facturation traditionnelle ?

Afin de saisir tous les défis entourant le procure-to-pay, attardons-nous sur sa définition, ses avantages et les outils nécessaires à son exploitation.

Qu'est-ce que le procure-to-pay ?

Le procure-to-pay, également connu sous la dénomination purchase-to-pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de :

  • la demande d’achat auprès de fournisseurs,
  • puis de l’approvisionnement,
  • jusqu’au paiement de la facture associée.

C’est pourquoi la notion de « cycle fournisseur », intervenant en amont du « cycle clients » (ou order to cash), est associée au procure-to-pay.

Toutefois, la définition de procure-to-pay va plus loin que celle d’une simple succession d’activités. Elle englobe aussi la rationalisation et la digitalisation des processus pour gagner en productivité.

☝️ Notez qu’il convient de différencier le procure-to-pay d’un autre processus qui s’en approche sensiblement : le source-to-pay (S2P).

Les étapes du process procure-to-pay

Si le procure-to-pay se définit comme un processus de gestion global, il englobe néanmoins une succession d’activités variées.

Plusieurs étapes s’intègrent ainsi traditionnellement au workflow purchase-to-pay. Mais il convient à chaque structure d’établir ses propres procédures, d’ajouter des sous-étapes supplémentaires si nécessaire et de définir le degré d’automatisation de ses activités.

  1. L’identification des besoins par l’équipe d’approvisionnement qui identifie et formule un besoin en produits ou en services pour le confronter à certaines contraintes, notamment budgétaires, et définir au mieux les facteurs de choix des fournisseurs.

  2. la sélection des fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de la société de la manière la plus optimale possible, en accord avec la nature des biens ou services recherchés, conformément au budget évalué, en fonction de leur adhésion aux règles P2P de l’entreprise.

  3. l’établissement du contrat fournisseur nécessite souvent une phase de négociation dans le but d’obtenir les conditions d’exécution et les tarifs les plus avantageux.

  4. la demande d’achat au moyen d’un bon de commande transmis au fournisseur, doit être aussi complète que possible.

  5. la réception des commandes qui sont contrôlées par les équipes agrées afin de s’assurer de leur conformité avec la demande initiale, notamment grâce à un bon de réception qui sera comparé au bon de commande pour vérifier la concordance entre les deux (quantité, état des produits, prix, etc.).

  6. le rapprochement des factures par les équipes comptables, qui rapprochent les factures entrantes (idéalement dématérialisées) avec les bons de commande et autres documents éventuels pour attester de leur correspondance.

  7. le paiement des factures : survient enfin le règlement de la facture fournisseur, conformément aux modalités prédéfinies avec lui. Puis, les registres comptables sont mis à jour.

Schéma détaillé de toutes les étapes du purchase-to-pay : 

procure to pay : étapes du procure to pay© Manutan

Les avantages du procure to pay

Accélération des processus

Le temps de traitement manuel des différentes étapes du cycle fournisseur, notamment des factures papier, s’avère particulièrement long.

Grâce à l’optimisation du workflow, les équipes se libèrent de certaines tâches, et ont plus de temps pour travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, les responsables achats gagnent de la bande passante pour se consacrer davantage à des activités stratégiques de sourcing fournisseurs.

Diminution du risque d’erreurs

Le traitement manuel des achats engendre également un risque d’erreurs plus important. L’automatisation des processus diminue naturellement ces risques d’erreurs humaines.

Réduction des coûts

L’augmentation de la productivité des équipes génère de la rentabilité pour l’entreprise.

Par ailleurs, grâce à la réduction des modifications liées aux erreurs, le coût par facture s’avère moins élevé.

Enfin, notez que l’accélération des opérations peut occasionner des bénéfices supplémentaires grâce à l’escompte pour paiement anticipé pratiqué par certains fournisseurs

Grâce à la pratique de la remise, les entreprises économisent en moyenne 1 % sur chacune de leur commande, soit un rendement annuel de 18 %. Ce montant s’avère bien supérieur à n’importe quel intérêt dû à un placement bancaire.

ITESOFT

Relation améliorée avec les fournisseurs

Moins d’erreurs, délais de paiement plus courts, meilleure communication… le procure-to-pay permet d’entretenir des relations privilégiées et de confiance avec les fournisseurs.

Visibilité accrue

L’automatisation des processus P2P offre une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnels, et donc à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques.

Conséquence : les coûts et les ressources sont encore plus optimisés.

Comment le cycle fournisseur impacte différents acteurs de l’entreprise :

procure to pay : avantages du cycle fournisseur© Slideshare

Quelle solution procure-to-pay choisir ?

Si chaque logiciel dispose de son propre spectre fonctionnel, voici les principales fonctionnalités que vous permet de faire un outil procure-to-pay :

  • la gestion des contrats de la création au renouvellement, en passant par la négociation et la signature électronique,
  • la gestion des données fournisseurs grâce à la centralisation et aux workflows pour la collecte et la mise à jour,
  • l’archivage électronique des documents qui sécurise et centralise les documents (factures, contrats, etc.)
  • l’analyse et suivi des dépenses via des rapports et tableaux de bord intelligents,
  • la gestion du processus achats : La solution P2P Oxalys vous permet de centraliser et valider vos demandes d’achats, même à distance, de consulter les catalogues fournisseurs et de gérer le cycle d’approvisionnement de votre entreprise.
  • l’optimisation des processus avec l’automatisation des workflows.

Il existe des solutions procure-to-pay spécialisées, comme SAP Ariba, mais certains ERP peuvent également faire l'affaire.

Exemples de logiciels :

ERP

  • 🛠️ Oracle ERP Cloud est une suite d’applications comprenant une solution de Procurement Process (processus d’achat). Cette dernière automatise un grand nombre d’activités P2P, tout en simplifiant le travail collaboratif au cours du cycle. Par conséquent, les entreprises gagnent en efficience lors de la phase de sélection.

Solutions procure-to-pay

  • 🛠️ Esker est une solution procure-to-pay disponible en mode SaaS. Simple d’utilisation, ce logiciel permet de gagner en productivité : il automatise et dématérialise la gestion des achats et des factures fournisseurs en s’appuyant sur la reconnaissance intelligente de documents et en s’accordant avec la réglementation en vigueur dans différents pays.

  • 🛠️  Nexia, éditée par Axess, est une GED transverse aux différents services de l’entreprise. Elle permet de digitaliser l’ensemble des processus métiers, dont le processus financier (factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, etc.), et de retrouver rapidement les documents grâce au moteur de recherche prédictif.

  • 🛠️ Streamline for Invoices digitalise les processus fournisseurs afin de réduire les coûts et les délais de traitement. Cette solution de dématérialisation des factures fournisseurs propose des fonctionnalités de demande d’achat, de portail fournisseur ou encore du Supplier Relationship Management, afin de couvrir l’ensemble du cycle procure-to-pay.

  • 🛠️  SY by Cegedim est une solution SaaS qui vous accompagne dans la dématérialisation de vos documents et la digitalisation votre processus procure-to-pay. Simplifiez toutes les étapes de votre cycle fournisseur, du pilotage de vos achats en passant par l’automatisation de vos règles de gestion jusqu’au traitement de vos factures fournisseurs. Une solution collaborative qui vous permet de gagner en productivité et d’optimiser vos délais de paiement.

  • 🛠️  Yooz automatise, sécurise, et fluidifie l’ensemble des processus P2P en toute simplicité. Grâce à l’intelligence artificielle et à sa connexion à plus de 250 ERP et logiciels de comptabilité, vous réduisez drastiquement vos coûts de traitement de facture et vos délais de paiement. Avec un périmètre fonctionnel P2P très complet, Yooz propose un démarrage rapide en 1h.

Procure-to-pay et collaboration

Il va sans dire que les bénéfices d’un processus procure-to-pay optimisé s’avèrent nombreux, tant ils répondent à deux enjeux de croissance majeurs pour les entreprises : l’amélioration de la productivité, et la réduction des coûts.

Mais cette transition vers la digitalisation du cycle fournisseur, même soutenue par l’utilisation d’un logiciel purchase-to-pay approprié, ne pourra s’opérer sans une collaboration optimale et un accompagnement au changement.

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