Faites bosser les robots en invitant l’automatisation dans vos processus métier !

Comme toute entreprise, votre activité est régie et rythmée par des processus métier bien structurés.

Mais le problème, c’est qu’ils comportent un nombre important de tâches à réaliser manuellement. Elles sont répétitives, chronophages, et génèrent finalement peu de valeur (mais il faut bien les faire pour que le business continue de tourner).

La solution ? L’automatisation de vos processus ! Car oui, profiter des dernières technologies comme l’intelligence artificielle est à la portée de tous, et vous offre un véritable avantage concurrentiel.

On vous explique ce qu’est l’automatisation des processus exactement, 12 exemples pour vous montrer comment l’utiliser dans votre entreprise, et enfin comment vous y prendre.

L’automatisation des processus vise à faire effectuer par la technologie certaines tâches d’un processus métier normalement réalisées par un humain. Elle concerne généralement des tâches avec peu de valeur ajoutée, qui sont chronophages à réaliser et ont un côté répétitif. L’idée est d’arriver au même résultat en passant par les mêmes étapes, mais de manière automatisée.

Véritable composante de la stratégie de digitalisation des entreprises, l’automatisation des processus a pour objectif final d’améliorer l’efficacité au quotidien, en gagnant en rapidité et en limitant le nombre d’erreurs.

Pour rationaliser et automatiser vos workflows, il faut passer par l’utilisation de logiciels qui comprennent certaines technologies indispensables :

• Le RPA (robotic process automation), aussi connu sous le nom de « bot ». Grâce à des scripts, il déclenche des actions spécifiques qui reproduisent le comportement humain en récupérant des informations et en saisissant des données (mais sans erreurs et plus rapidement qu’un humain).
  
  
• L’intelligence artificielle (IA). Ce qui différencie le RPA de l’IA, c’est l’intelligence. En effet, elle est capable de reproduire en quelque sorte l’intelligence humaine en apprenant et en résolvant des problèmes : c’est ce qu’on appelle le machine learning. Elle est également capable de faire des analyses prédictives.

Robotiser les processus métier dans les différents services de l’entreprise permet d’agir à différents niveaux pour atteindre des objectifs plus ambitieux.

Voici les objectifs que vise l’automatisation des processus :

• Augmenter la satisfaction client grâce à un processus exécuté plus rapidement et avec un risque d’erreur (humaine) largement diminué. De plus, les collaborateurs·trices peuvent investir leur temps sur des missions à plus forte valeur ajoutée (du conseil, par exemple) pour les clients. L’expérience client s’en trouve significativement améliorée !
  
  
• Réduire les coûts de traitement, l’automatisation peut réaliser certaines tâches simples de manière moins coûteuse qu’un être humain.
  
  
• Faciliter la collaboration entre les services de l’entreprise grâce à une meilleure efficacité dans la coordination des tâches à réaliser.
  
  
• Prendre des décisions plus pertinentes grâce à la disponibilité en temps réel des différentes données

L’automatisation est très utilisée par les services RH, et peut s’appliquer à bon nombre de leurs missions.

En voici quelques exemples :

• Le recrutement. Rédigez l’annonce pour le poste à pourvoir et laissez l’automatisation la publier sur des centaines de sites d’offres d’emploi. Recevez toutes les candidatures de manière centralisée, indiquez celles qui sont sélectionnées pour un entretien puis déclenchez l’envoi d’emails de convocation.
  
  
• Les demandes de congés. Les salariés saisissent eux-mêmes leurs demandes dans un logiciel. La demande est ensuite transmise sous forme de notification à la personne habilitée à les valider. Avec une vision en temps réel du planning des congés, il n’y a plus qu’à valider ou refuser en un clic la demande.
  
  
• La création de documents. Par exemple, la génération de contrats de travail est considérablement simplifiée. Les informations du salarié sont automatiquement récupérées et intégrées au contrat, il n’y a plus qu’à sélectionner les rubriques à y faire figurer, et le tour est joué.
  
  
• L’onboarding des salarié·e·s peut être programmé au préalable pour que la nouvelle recrue reçoive automatiquement (et dans l’ordre) toutes les tâches à effectuer comme la signature de documents, récupérer du matériel, créer des comptes, assister aux réunions obligatoires, etc. Ainsi, aucune étape n’est oubliée et le département peut avoir un œil sur le bon déroulé du processus d’intégration.

L’automatisation des processus opérationnels est particulièrement pertinente dans l’industrie, pour les activités Opérations/Production. 

Voici un exemple :

• Grâce à une solution de ProcessOps et la mise en place de règles spécifiques, les processus métiers sont automatisés en connectant toutes les données métier et en facilitant les tâches de toutes les parties prenantes : chacun sait quelle tâche lui incombe, quand et comment l’effectuer. L’outil apporte le suivi et la traçabilité sur toute la chaîne d’activités.

🛠 C’est le cas de Metronome, une solution de ProcessOps spécialisé dans la création de processus et l’automatisation des opérations industrielles et la Supply Chain. L’outil centralise tous vos processus dans un seul et même endroit et permet la bonne coordination de vos équipes et la standardisation de leurs méthodes de travail. Ne perdez plus de temps avec des tâches répétitives, l’outil vous aide à automatiser vos actions et workflows. Si les étapes des process ne sont pas encore bien identifiées, l’apprentissage automatique les affinera avec vous.

L’informatique a aussi vu l’automatisation opérer des changements ces dernières années. Voici deux exemples concrets sur lesquels l’automatisation a eu un impact important :

• La configuration du matériel et des logiciels. En mettant en place des processus automatisés de gestion des configurations, on peut s’occuper de différents systèmes d’exploitation simultanément.
  
  
• La maintenance des systèmes. L’automatisation donne un sacré coup de pouce aux équipes, particulièrement quand les infrastructures deviennent complexes et que le nombre de collaborateurs pour s’en occuper est limité.

• Les déploiements. Le passage des éléments de l’environnement de test à l’environnement de production peut s’automatiser. Cela permet de faire des déploiements rapides plus réguliers, et de garantir la fiabilité de la livraison.

La digitalisation des directions financières est un domaine qui a connu de nombreuses innovations ces derniers temps, et il est de plus en plus difficile de se passer de l’automatisation tant elle fait gagner un temps précieux. Voici comment :

• Le traitement des factures fournisseur. Pour les factures qui ne seraient pas encore dématérialisées, la technologie OCR lit, reconnaît et extrait les données du format papier. Le rapprochement avec le bon de commande se fait automatiquement, puis un workflow permet de l’envoyer en validation aux personnes habilitées. Une fois approuvées, les informations sont directement extraites et ajoutées à la comptabilité, et l’ordre de règlement envoyé.

• Le rapprochement bancaire. Votre logiciel se synchronise avec vos différents comptes bancaires et effectue en autonomie des propositions de rapprochement entre votre compte 512 en comptabilité et le solde de votre compte bancaire. Vous n’avez plus qu’à effectuer une rapide vérification et à valider.

Les attentes et les exigences des clients se font de plus en plus fortes ces dernières années. Pour y répondre avec de hauts standards de qualité, l’automatisation vient en aide aux agents chargés de la relation client de différentes manières :

• Le chatbot. C’est un robot qui intervient au premier niveau de difficulté des demandes, ce qui représente une partie non négligeable de la totalité des demandes entrantes. Ainsi, les agents sont libérés des demandes où une simple information disponible quelque part peut être fournie.
  
  
• Le routage des demandes. L’intelligence artificielle va qualifier les demandes en amont afin de rediriger chacune d’entre elles vers la personne la plus qualifiée pour y répondre directement.

L’heure de l’état des lieux a sonné ! Avant d’intégrer concrètement l’automatisation à vos processus existants, il est nécessaire d’opérer un vrai travail d’analyse.

Comment ? Listez d’abord l’ensemble de vos processus en place et leur utilité. Pour chacun d’entre eux, décortiquez les différentes étapes de bout en bout. Indiquez également les différentes tâches, les jalons à valider pour passer à l’étape d’après, les différents acteurs impliqués, etc.

Pour aller plus loin, découvrez notre article dédié à la cartographier un processus.

Parmi les différentes tâches de votre processus, repérez celles qui peuvent être facilement automatisables.

Pour vous y aider, voici une liste de types de tâches qui rentrent dans cette catégorie :

• l’envoi de mails ou de notifications,
• les tâches récurrentes,
• les validations,
• la création de tâches,
• les avertissements/relances à l’approche d’une échéance,
• les reportings et tableaux de bord,
• les vérifications de conformité entre 2 sources d’information, etc.

Bref, reprenez le fil de votre processus et adaptez-le en y intégrant de l’automatisation partout où cela est possible ! Vous obtiendrez un nouveau processus automatisé en partie. Vous pourrez ensuite rédiger un cahier des charges complet, pour faciliter cette transition parfois complexe.

💡 Astuce : n’oubliez pas d’indiquer les différentes sources des informations utiles et utilisées.

Aujourd’hui, la plupart des logiciels intègrent de l’automatisation et de l’intelligence artificielle pour vous faciliter le quotidien et fluidifier vos processus au maximum !

Par exemple, les logiciels SIRH sont parfaits pour automatiser les différentes tâches des ressources humaines, les CRM et chatbots pour automatiser les interactions client, etc.

Mais il existe aussi des logiciels, dont la dématérialisation des documents et l’automatisation des processus métier sont les spécialités !

🛠 C’est le cas de SY by Cegedim pour les entreprises à partir de 50 salariés. Avec ce logiciel SaaS, vous automatisez tout ou partie de vos processus commerciaux, comptables, financiers et informationnels (commandes d’achats, dématérialisation des factures, signature électronique, règlements, etc.) pour accélérer la productivité de votre entreprise et renforcer les liens avec votre écosystème clients et fournisseurs. Pour effectuer votre transition en toute conformité et choisir la solution qui répondra à vos besoins, bénéficiez d’un accompagnement personnalisé et rejoignez le réseau SY qui compte déjà 2 millions d’entreprises connectées.

• L’automatisation des processus permet de déléguer aux robots les tâches au caractère répétitif et chronophage de vos workflows de travail. Ils les rendent plus fiables et efficaces, et vous libèrent du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.
  
  
• Pour mettre en place l’automatisation de vos processus, commencez par les cartographier, les analyser pour identifier les opportunités d’automatisation, et enfin choisir un outil d’automatisation adapté à vos besoins.
  
  
• L’automatisation peut s’utiliser dans différents services de l’entreprise : comptabilité, ressources humaines, relation client, etc.
  
  
• Au-delà du gain d’efficacité, c’est aussi des économies à la clé, une satisfaction client plus grande, et la possibilité de prendre de meilleures décisions.

Alors, convaincu·e ?