Définissez des règles métiers pour des processus plus fluides

Difficile de définir une règle métier simplement. Nous allons tenter de nous y atteler dans cet article ! En résumé, une règle de métier, ou règle de gestion, sert à raccourcir les cycles de décision. C’est l’étape préalable à l’établissement de processus pour fluidifier l’organisation et la gestion de votre entreprise.

Définition, exemples et bonnes pratiques pour les gérer sans s’arracher les cheveux :

Les règles métiers, ou règles de gestion d’une entreprise, sont l’ensemble des principes qui, une fois appliqués, ne nécessitent pas de prise de décision pour leur mise en application. La décision a été prise en amont : elle n’a pas besoin d’être validée à nouveau à chaque cas similaire qui se présente.

Testable et mesurable, l’ensemble des règles métiers sert donc à cadrer et limiter les actions prises par les équipes métiers pour qu’elles suivent la stratégie de l’entreprise.

👉 Conséquence : les processus sont plus fluides, car automatisés, et ils font gagner du temps aux équipes métiers.

Si cette notion vous paraît encore floue, nous présentons quelques exemples plus loin dans cet article.

Les règles métiers, en anglais, sont appelées business rules.

Avec des règles métiers définies en amont des projets, il n’y a pas de prise de décision à faire au cours d’un projet : les temps d’échanges et de validation sont ainsi supprimés et font gagner du temps à toute l’équipe. Pour faire simple, on ne perd plus de temps à « se poser des questions », car les réponses ont déjà été définies.

Pour les équipes métiers, c’est aussi :

• un gain en clarté sur l’avancement et sur le cap à suivre,
• un gain en performance dans l’application des règles métiers grâce à l’automatisation.

Dans le cadre d’un projet informatique par exemple, ces gains sont non-négligeables sur le développement !

Un principe métier traduit en actions, en programmation informatique, est forcément mieux suivi puisque l’intelligence humaine laisse place à l’intelligence artificielle pour réaliser l’action. L’automatisation garantit que la règle soit respectée.

Gain de temps + moins de risques = moins de coûts ! La maîtrise d’ouvrage bénéficie de plus d’efficacité dans l’atteinte des objectifs grâce à l’application des règles de gestion.

Par ailleurs, définir des règles de surveillance aide à identifier des seuils d’alerte (dépassement d’échéances pour certaines tâches, facture impayée en retard, par exemple). Vous gagnez ainsi en marge de manœuvre pour limiter les dégâts… et réduire les coûts finaux.

Logique métier et informatique ne sont pas nécessairement imperméables, mais les séparer a pour avantage de faire évoluer et maintenir les décisions métiers séparément du code de l’application.

Par ailleurs, cela permet aux experts fonctionnels, ou experts métiers, de conserver la gestion des principes à appliquer dans leur giron : on bénéficie d’une meilleure répartition des responsabilités dans un projet.

On limite le risque qu’un membre de l’équipe technique prenne une mauvaise décision parce qu’il n’a pas reçu de spécifications assez précises lors d’un changement dans la politique métier, par exemple. Les experts fonctionnels en sont les garants.

Si les règles métiers sont bien définies, on peut contrôler les processus plus efficacement. Mais aussi, identifier un rouage mal huilé dans la règle de gestion aide à mettre à jour plus rapidement les processus.

Le problème le plus courant lorsqu’on cherche à mettre au point des processus automatisés, c’est de savoir comment y intégrer les règles métiers pour qu’ils correspondent aux tâches à réaliser.

Ainsi, concevoir des règles en amont permet de les intégrer intelligemment dans les processus et se libérer de processus encrassés, avec des étapes superflues ou non pertinentes, ou tout simplement qui ne répondent pas aux besoins des équipes métiers.

Prenons un exemple simple. Imaginons que vous gérez une épicerie où vous vendez des produits alimentaires et non-alimentaires. Vous décidez d’appliquer une réduction automatique de 10 % à toute votre clientèle étudiante, sur simple présentation d’une carte étudiante.

✅ Votre règle métier est la suivante : si mon client est étudiant, alors il faut appliquer - 10 % au total de la facture.

Ensuite, d’un point de vue technique, il ne reste qu’à paramétrer votre logiciel de caisse pour automatiser le processus de calcul de prix. Ainsi, lors de la facturation d’un client, en précisant son profil, le processus est lancé, la règle métier appliquée et la réduction comptabilisée.

Vous vendez du matériel informatique à des professionnels. Pour être concurrentiel sur votre marché, vous décidez d’offrir un avantage à vos clients au-delà d’un certain montant total de facture.

✅ Votre règle métier est la suivante : si le montant total est supérieur à 1 500 €, alors l’installation du matériel est offerte.

De la même manière que dans l’exemple précédent, une fois le paramétrage de votre outil de facturation effectué, le processus de facturation inclut cette règle métier et applique automatiquement l’avantage sur la facture.

Pour comprendre comment mettre en place un workflow de gestion des factures, découvrez un tutoriel dans cet article dédié.

1. Les règles métiers doivent répondre aux besoins des parties prenantes et des équipes métiers concernées : si cette bonne pratique semble évidente, il est toujours bon de la garder en tête au moment de définir vos propres règles métiers !
   
   
2. Vos règles métiers doivent être conformes aux réglementations en vigueur : restez à l’écoute de nouvelles exigences légales ou comptables, par exemple, dans votre veille, pour que vos processus ne vous portent pas préjudice ensuite.
   
   
3. Intégrez vos règles métiers dans vos processus en vous appuyant sur la norme BPMN 2.0 pour utiliser un référentiel commun automatisable, facilement communicable entre équipes métiers.
   
   
4. Concevez les règles métiers dès la phase de définition stratégique d’un projet ou d’un programme, au début du processus et avant les spécifications métiers : vous éliminez un futur besoin de revenir en arrière pour corriger un processus.
   
   
5. Utilisez un outil BPM comme Iterop pour modéliser vos processus en intégrant vos règles de gestion : la conception des processus, mais aussi leur mise en exécution sera simplifiée grâce à un moteur de workflow.

Quelles sont vos bonnes pratiques pour une gestion et une utilisation optimale des règles de gestion de votre entreprise ?