Améliorez la gestion de vos processus métier avec un logiciel BPM

La gestion des processus métier est un vecteur d’efficacité et de qualité au sein d’une organisation : les entreprises en ont de plus en plus conscience. Cette problématique s’impose progressivement comme une nouvelle priorité stratégique des directions opérationnelles et de la direction générale.

Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ? Comment la mettre en place dans votre entreprise ? Avec quels outils ? appvizer répond à vos questions sur les enjeux du BPM.

SOMMAIRE

Un processus métier (ou process, en anglais) désigne un enchaînement de tâches ou d’activités réalisées successivement par différentes parties prenantes afin d’atteindre un objectif et de créer de la valeur ajoutée pour une entreprise.

Il met en évidence les interactions sous forme d’échanges entre les acteurs d’une entreprise afin de bénéficier d’une vue globale. Cela concerne plusieurs types d’échanges : 

• les échanges entre acteurs internes et externes (commercial, technicien, fournisseur…),
• les échanges avec les applications ou services (email, gestion de facturation, gestion des clients, etc.),
• les échanges d’informations avec d’autres processus métiers.

Un processus métier peut être transverse à une organisation : il s’appuie sur plusieurs structures et équipes, sans nécessairement se limiter à une personne, une équipe ou un service.

La gestion des processus métier est souvent nommée par son équivalent anglais, le BPM (Business Process Management). Il s’agit d’un ensemble d’outils, de méthodes et de services pour créer, analyser et surveiller les processus opérationnels d’une entreprise.

Cela passe par la modélisation des processus, autrement dit une représentation graphique des activités de l’entreprise et de leurs enchaînements dans un contexte donné.

C’est la combinaison de plusieurs éléments :

• le système d’information de l’entreprise,
• les méthodes de gouvernance,
• la collaboration entre les acteurs.

Cette norme d’écriture des processus métiers est née en 2011 et a pour objet la collaboration et l’harmonisation des différents services d’une organisation, notamment grâce à la combinaison d’une norme de modélisation des processus et de nouveaux symboles pour les diagrammes de processus métier.

Cette norme d’écriture comprend :

• les acteurs et intervenants,
• les étapes du processus (activités),
• les événements ponctuels,
• l’enchaînement des activités ou flux de séquence représentés par une flèche,
• et les portes logiques, utilisées pour réunir ou séparer des flux de séquence.

Si vous n’êtes pas encore convaincus de l’utilité et des bénéfices du BPM pour votre entreprise, nous vous en donnons les trois avantages principaux :

• l’organisation : des processus rationalisés vous font gagner du temps ; vos équipes bénéficient d’une meilleure visibilité sur leur rôle ; les risques sont mieux maîtrisés ; apporte une vision globale de l’organisation de l’entreprise ;
• la communication : les échanges sont fluidifiés ; facilite la communication transversale et décloisonne les échanges entre les services ; améliore la collaboration entre les acteurs ; formalise le déroulement des procédures ;
• le pilotage : les informations sont centralisées ; les prises de décision sont facilitées ; met en avant des indicateurs de performance ; améliore le suivi et mesure les objectifs atteints et les retards.

Les projets BPM ne sont pas réservés uniquement aux grandes entreprises. Les PME et les petites entreprises trouvent aussi leur intérêt dans la mise en place d’un projet BPM.

Comptez de quelques semaines à six mois maximum pour déployer un projet BPM performant dans votre entreprise.

Frédéric Declee — Responsable Adjoint du Pôle Ingénierie de CEV

Voici les trois points d’attention principaux à prendre en compte pour réussir votre projet BPM.

C’est la clé de la réussite d’un projet. Sans communication, essentiellement entre la DSI et les directions opérationnelles, le projet ne peut être une réussite. Le logiciel BPM intervient comme outil pour formaliser et structurer les échanges, et pour fluidifier un langage qui doit être commun entre les parties prenantes.

Ne cherchez pas à aller trop vite : voyez grand, mais commencez petit. Mettre la charrue avant les bœufs risque de vous faire perdre du temps. Au contraire, démarrer avec un petit projet BPM dont vous pourrez constater les résultats significatifs est plus prudent. Vous mettez en place des bases solides pour faire grandir le projet ensuite, grâce à une communication transversale, une meilleure gestion des risques et des erreurs, la mise en place d’indicateurs et l’analyse de rapports, par exemple.

Avant de mettre en place votre projet BPM, il peut être intéressant de réaliser un audit de votre fonctionnement actuel. Comment sont transmises les informations ? Quels sont les points d’attention qui méritent d’être améliorés ? Quels outils sont déjà en place ? Tout cela vous donne une base sur laquelle démarrer votre projet, en commençant par optimiser les processus existants. 

Les entreprises prennent de plus en plus conscience de l’importance de processus précis et structurés pour optimiser leurs fonctionnements. Elles souhaitent mettre en place des démarches d’amélioration continue des processus, ou ont déjà commencé à déployer un projet BPM.

La transformation numérique des entreprises apporte de nouveaux éléments aux décisionnaires pour réinventer le fonctionnement interne des organisations. Au-delà des outils, les projets deviennent agiles et de plus en plus collaboratifs ; l’intelligence collective prime sur l’individualité ; le design thinking permet d’introduire l’innovation dans l’entreprise tout en conservant l’aspect collaboratif, etc.

Tous ces éléments accélèrent la structuration des processus internes des entreprises et leurs besoins de modélisation. Ils permettent également d’apporter un avantage concurrentiel à votre entreprise pour vous démarquer encore davantage.

Source : CXP

Iterop est un logiciel en ligne qui gère les processus de votre entreprise tout au long de leur cycle de vie, et en s’adaptant à leurs évolutions. Il permet :

• de modéliser les processus en quelques clics,
• de définir les tâches,
• de les attribuer à vos collaborateurs ou à des prestataires externes,
• de paramétrer des conditions particulières, des alertes, des envois d’email, etc.

Il est possible de définir, pour chaque tâche, la personne ou le groupe de personne pouvant la réaliser. C’est une solution idéale pour formaliser les workflows internes de votre entreprise et connecter les applications que vous utilisez entre elles.

L’intégration directe des informations échangées a plusieurs avantages : moins de modes de diffusion d’informations, donc une centralisation des données, et moins de pertes d’informations.

Toutes les personnes impliquées dans un processus sont notifiées dès qu’un collaborateur déclenche le processus. Iterop sert donc aussi d’outil de monitoring pour suivre l’activité des collaborateurs.

La solution est accessible depuis n’importe où depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Elle ne requiert aucune connaissance technique grâce à un outil de dessin intuitif. Les équipes métiers n’ont qu’à remplir des formulaires dynamiques pour que les processus répondent aux besoins de chacun.

Iterop a obtenu la certification ISO 9001.

Plus de 70 000 utilisateurs font confiance à Heflo. Le logiciel s’adresse aux PME, tous secteurs d’activité confondus. Ses utilisateurs sont divers :

• consultants et business managers,
• analystes en processus,
• directions RH, commerciale, marketing et informatique.

La solution propose un outil de modélisation intuitif : un simple glisser-déposer des éléments est nécessaire pour construire vos processus. Cela garantit une prise en main immédiate de l’outil. La vidéo suivante (en anglais) vous donne un aperçu de l’interface au travers d’une courte démonstration :

Cet outil collaboratif respecte la norme BPMN 2.0.

Heflo propose une offre gratuite pour les entreprises sans budget. En revanche, avec cette offre, le support n’est disponible que pendant 30 jours et certaines fonctionnalités ne sont pas accessibles, comme la personnalisation de votre marque, ou l’autorisation de modification par processus.

Édité par Avanteam, Process Studio permet aux entreprises de modéliser et d’automatiser les processus métiers, tout en gagnant en agilité et en traçabilité.

Ce portail collaboratif, personnalisable et contextuel est compatible avec la norme BPMN. Il se présente comme un générateur d’applications orientées processus : en un clic, générez l’application cible.

Sont disponibles dans Process Studio, entre autres :

• la gestion des acteurs, des rôles et des droits d’accès,
• un atelier de design graphique des formulaires et workflows,
• l’historique et la traçabilité totale des intervenants et des changements.

L’outil s’intègre dans la suite applicative d’Avanteam qui automatise la gestion documentaire, la gestion de workflow, les formulaires électroniques, la numérisation, etc. Il s’intègre également facilement avec vos outils (ERP, annuaires, messageries).

Des tableaux de bord vous permettent de suivre l’avancement de vos processus grâce à des indicateurs que vous avez définis.

C’est un fait : la prise de conscience des directions d’entreprise sur l’importance de la gestion des processus métier s’est opérée. Pour autant, deux tiers des entreprises n’ont pas encore sauté le pas et ne sont pas équipés d’un logiciel BPM. C’est pourtant un passage obligé pour celles qui souhaitent obtenir plus rapidement un ROI sur leur projet BPM, tout en gagnant un avantage concurrentiel.

Pour commencer, pourquoi ne pas désigner dans votre entreprise un ou une responsable de processus, ou process manager, par domaine ? Seulement 16 % des entreprises françaises l’ont déjà fait (source : Solutions numériques).