Quels outils utiliser pour moderniser vos processus RH ?

Quels outils utiliser pour moderniser vos processus RH ?

D’ici 2020, une grande partie des entreprises se lancera dans des travaux de refonte et d’amélioration autour de leurs processus RH. Quels processus sont à prioriser et comment les outils BPM peuvent-ils être utilisés pour ce type de chantier ? 

Les ressources humaines comme nous les connaissons sont résolument en train d’évoluer. Qu’il s’agisse des outils ou du périmètre d’action des équipes, les récentes transformations apportées par le digital ont changé les habitudes de chacun surtout dans le monde du travail. Les collaborateurs souhaitent plus de proximité et d’interaction avec leur entreprise. Quant à ces dernières, elles aimeraient recruter, fidéliser et former plus efficacement leurs salariés. 

Alors, par où commencer ?

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Le rôle des ressources humaines

La gestion des ressources humaines est une fonction centrale pour les entreprises, tant pour les salariés que pour les dirigeants. Les services RH ont un véritable rôle de médiateur et sont garants du bon fonctionnement de l’organisation. Pourtant, ils n’ont pas toujours à leur disposition les outils adéquats pour orienter leurs décisions et moderniser les processus RH.

Comment réussir à pérenniser sur le capital humain dans un système cloisonné ? Quels sont les outils incontournables pour toucher et engager les équipes ? Quels sont les processus RH prioritaires ?

Les défis des services RH 

Que les équipes se composent d’une dizaine de personnes ou d’un seul responsable, les problématiques sont sensiblement les mêmes. En effet, entre les nouvelles réglementations ou encore les plans de formation, les services RH doivent faire face à de nombreux challenges.

1. Intégrer les nouvelles législations 

L’un des plus grands défis au sein des RH est de jongler avec les nombreuses réglementations qui opèrent dans le monde du travail. Et en France, il y a de quoi faire. Non seulement il faut pouvoir assurer une veille sur les nouvelles lois, mais il faut également pouvoir mettre en place facilement ce qu’elles demandent. C’est typiquement le genre d’action qui peut prendre de longs mois avant d’être mis en place. 

2. Assurer la fidélisation des collaborateurs

Fidéliser les salariés est un enjeu important, tant sur le plan financier que sur le plan fonctionnel. Un employé qui ne reste pas dans l’entreprise ou qui la quitte après de nombreuses années, ce sont avant tout des connaissances perdues particulièrement si le transfert de compétences n’a pas été assuré.

3. Recruter de nouveaux talents

Avoir un plan de recrutement en adéquation avec les besoins réels de l’entreprise : voilà un noble objectif. C’est un des rôles prépondérants des équipes RH. Dans cette situation, la remontée d’information est cruciale. D’une part, pour identifier rapidement les savoir-faire nécessaires à l’entreprise pour perdurer. Et, d’autre part, un recrutement coûte cher surtout quand on le rate, alors peut-être qu’un collaborateur en interne pourrait correspondre au poste.  

Ces quelques exemples ne sont qu’une petite partie des missions qui incombent aux équipes. 

Pourquoi dématérialiser les processus RH ?

En plus des nombreuses missions que doivent mener les RH, s’ajoute la formalisation des pratiques et autres processus liés à la vie de l’entreprise. Gestion des paies, suivi des formations, intégration, recrutement, bref, tout le parcours du collaborateur au sein de la société se voit sécurisé par des procédures précises.

La bonne maîtrise des processus RH participe aux bien-être de tous les salariés. Personne n’est à l’aise avec la confusion et le fait que son entreprise ne formalise aucune procédure. Comment savoir à qui je dois demander les clés du bureau ou encore, quels outils sont à ma disposition pour demander des congés ? 

L’usage du papier est une habitude ancrée dans les entreprises. Pourtant, la dématérialisation de certains processus faciliterait grandement la vie des collaborateurs. De tous les collaborateurs. Les outils digitaux surtout aujourd’hui, favorisent le gain de temps, l’échange, la sécurité des informations et l’expérience collaborateur. 

Mener une veille technologique active

Les RH sont très sollicitées et c’est parfois compliqué de choisir la bonne solution. La veille technologique doit devenir un élément stratégique des ressources humaines. En mettant en place une cellule dédiée à l’alignement des besoins et des innovations, les équipes vont pouvoir accélérer à la fois l’identification et la mise en place d’un nouvel outil. Les décisionnaires doivent intégrer cette veille à leurs habitudes. 

Attention, la mise en place d’un nouvel outil n’est pas une solution miracle. Il faut avant tout accompagner les collaborateurs dans de nouvelles habitudes de travail. 

Le BPM : l’outil qui simplifie la vie des équipes

Le BPM est une méthode qui permet de dessiner puis d’informatiser les processus d’une entreprise. Aujourd’hui, le BPM se matérialise par les logiciels appelés BPMS (Business Process Management Suite). Ils sont utilisés pour digitaliser les processus de l’entreprise, automatiser certaines actions ou encore manager de la donnée à travers des tableaux de bord.

Ces dernières années, les outils BPM se sont répandus dans les entreprises notamment car ils permettent de créer des processus clé en main pour les équipes opérationnelles. Bien plus facile à utiliser que les ERP, les solutions orchestrent à la fois les acteurs, les documents et les applications. Ainsi, chaque service dispose de ses processus, mais collabore également avec d’autres acteurs et d’autres systèmes d’information sans complexité. 

3 processus RH clés à automatiser en 2018

54 % des décideurs RH souhaitent automatiser les processus permettant aux collaborateurs de gérer facilement leur quotidien.

Sources : Markess.

Les processus restent un vecteur de culture. C’est-à-dire qu’ils représentent l’essence d’une entreprise : quelle image veut-elle donner ? Comment s’organise-t-elle ?
Leur formalisation est une étape indispensable, mais l’automatisation de ces derniers permet de s’inscrire dans une démarche d’amélioration, de modernisation et surtout d’optimisation. C’est ça le BPM.

Voici trois processus RH à automatiser dans les prochains mois. 

L’accueil des collaborateurs 

Sûrement l’un des processus RH plus essentiels. Il est incontournable de la PME au grand groupe. Aujourd’hui, formalisé ou non, chaque service ou organisation possède une méthode ou une check-list pour encadrer l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Cependant, et cela nous est tous arrivé, il se peut que certaines étapes passent à la trappe. Résultat : pas d’ordinateur disponible à temps, un bureau en kit sur le côté ou encore, un référent absent le jour J ! Alors, pourquoi ne pas digitaliser ce processus afin d’éviter ce genre de situation ?

Télécharger gratuitement l'étude de cas d'un processus d’intégration d’un collaborateur orchestré avec une solution BPM

La gestion des entretiens individuels 

Les entretiens individuels sont des moments privilégiés où chacun aborde les points bloquants et les points positifs. Un processus automatisé permet de préparer ces entretiens, de recenser les différents éléments abordés et enfin d’archiver le dossier sans risque d’oubli. De plus, il est tout à fait possible de le mettre en corrélation avec le processus dédié au plan de formation.

La demande de congés 

Ce processus peut paraître accessoire, mais s’il est mal géré, il peut vite entraîner de nombreuses problématiques : perte de documents, oubli, collaborateur non informé, etc. 
Dématérialiser les demandes de congés en passant d’une demande papier à un formulaire en ligne permet de faire gagner un temps précieux aux RH, de sécuriser la demande et surtout de réduire les cycles de validation. 
 
À titre d’exemple :
Qui dit automatisation dit parfois connexion entre application. Chez Iterop par exemple, dès qu’une demande de congé est validée par le responsable RH, les jours posés sont automatiquement ajoutés dans le calendrier Google Agenda du demandeur et de son équipe.

Bien sûr, il est possible de créer et de digitaliser n’importe quel processus, et même de créer une cartographie complète de vos processus RH. 

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Conclusion

D’ici 2020, 70 % des décideurs RH devraient investir dans des solutions IT permettant d’automatiser les processus quotidiens des collaborateurs.

Sources : Markess.
Des processus triviaux qui, rappelons-le, favorisent la bonne santé de l’entreprise.

En tant qu’acteur au sein de votre département ressources humaines, vous devez être force de propositions en matière d’outils technologiques. Si vous pensez que tel ou tel logiciel peut clairement faciliter ou simplifier votre gestion au quotidien, alors foncez !

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