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La fonction ressources humaines est devenue de plus en plus décisive ces dernières années, les missions qui l’incombent davantage complexes et stratégiques.
D’où l’intérêt de ne pas vous noyer sous ce flot de responsabilités et de procéder MÉ-THO-DI-QUE-MENT. Votre objectif ultime ? Mener au mieux vos activités tout en chouchoutant vos collaborateurs. Le tout en vous alignant avec les objectifs de l’entreprise, of course.
Pour y parvenir, une seule solution : formaliser et structurer l’ensemble de vos processus RH.
Alors, comment faire pour que ces processus se transforment en vecteur de valeur pour votre organisation ? Focus sur la définition, la méthode à suivre ainsi qu’un exemple de schéma de processus RH.
Les processus RH se définissent comme :
Le but :
☝️ En ce sens, les processus RH font écho aux différentes étapes du parcours collaborateur, chacune nécessitant un mode opératoire propre :
Accueillir et intégrer un nouveau collaborateur
Télécharger l'étude de casIl existe différents types de processus RH, tous liés à des missions particulières. Bien évidemment, on retrouve les grandes thématiques relatives au parcours collaborateur évoqué ci-dessus (recrutement, onboarding, offboarding, etc.).
Mais au regard de la complexité des missions associées aux ressources humaines, il convient d’entrer dans un certain niveau de détail pour répondre parfaitement à chaque enjeu.
Par exemple, pour la phase de développement, on peut citer les processus :
☝️ Évidemment, chaque société doit composer avec ses propres spécificités. Si certains process restent communs à toutes (recrutement par exemple), d’autres dépendent de l’organisation mise en place. Typiquement, une entreprise fonctionnant en flex office sera tenue d’instaurer des règles de façon à conduire les roulements dans les locaux, s’assurer que chaque collaborateur dispose d’un bureau, etc.
Certains processus RH sont considérés comme plus critiques que d’autres au regard des défis qui en découlent. Les ressources humaines doivent donc se montrer particulièrement attentive à leur bon fonctionnement :
💡 Voici quelques exemples :
Les opportunités découlant de processus RH bien définis sont nombreuses.
En effet, avec le temps, les organisations ont compris le rôle décisif que jouent les ressources humaines. À une époque où on réalise à quel point la pénurie de talents ou la baisse de motivation des salariés mettent à mal les performances et la productivité globales, les RH œuvrent pour :
En parallèle, le pôle ressources humaines doit refléter les ambitions de la société, suivre le même cap. Autrement dit, il se situe à un carrefour décisif :
D’où l’importance de formaliser des processus servant à relever tous ces défis 💪.
Pour organiser au mieux vos opérations, commencez par identifier toutes les actions qui dépendent de vous, par grandes thématiques, sans vous soucier de leurs relations entre elles et des responsabilités.
Par exemple, pour le processus de recrutement, on retrouve :
Les salariés restent les mieux placés pour mettre le doigt sur les problématiques rencontrées au quotidien.
C’est pourquoi on vous recommande de créer des processus RH en collaboration avec le terrain. Ainsi, vous garantissez la pertinence de votre stratégie, mais aussi une meilleure adoption et appropriation des règles par l’ensemble des équipes.
Pourquoi, par exemple, ne pas mettre en place des groupes de réflexion, ou faire parvenir des questionnaires destinés à recueillir le feedback des collaborateurs ?
💡 Connaissez-vous la méthode du Design Thinking ? Il s’agit d’un procédé innovant permettant de déployer des projets en partant du besoin réel d’un persona, en l’occurrence ici des différents profils rencontrés dans votre entreprise : manager, salarié·e junior, salarié·e senior, etc.
Vous avez maintenant une meilleure idée de toutes les activités qui relèvent de votre fonction.
Désormais, ordonnez-les entre elles de sorte à :
Plusieurs acteurs interviennent dans les processus RH, à commencer par les salariés eux-mêmes. À l’aide d’une bonne organisation, chacun est en mesure de connaître son degré de responsabilité quant à telle ou telle action.
👉Par exemple, dans le cadre d’un processus de demande de télétravail, vous pouvez décider que chaque collaborateur procède en toute autonomie, à l’aide d’un logiciel dédié. La validation passe ensuite par son N+1. Dans ce cas, inutile de faire intervenir la Direction, qui a clairement d’autres chats à fouetter. En revanche, cette dernière aura cadré au préalable, avec les managers, les règles à faire respecter (combien de jours par semaine autorisés, etc.).
💡Bien évidemment, cette répartition des rôles est intimement liée à la culture d’entreprise et managériale mise en place. En effet, une société fonctionnant sur un modèle horizontal laissera davantage de responsabilités aux salariés que celles qui s’appuient sur une structure plus pyramidale.
Une fois vos processus RH bien établis, votre travail ne s’arrête pas là.
Il convient de les évaluer constamment dans l’objectif de déceler d’éventuels axes d’amélioration.
En somme, rien n’est figé et il vous faut sans cesse faire évoluer vos process pour vous adapter à la réalité du terrain ainsi qu’aux aléas de l’entreprise.
Dès que l’on évoque le sujet des processus, qu’importe leur nature, la question de la cartographie arrive rapidement sur le tapis.
Cartographier des processus signifie les formaliser à l’aide de schémas clairs et visuels afin :
💡 Pour vous aider dans cette tâche, on vous suggère d’utiliser des outils de mind mapping, ou cartes mentales.
Pour illustrer au mieux nos propos, voici un exemple de processus RH cartographié, plus précisément d’un processus destiné à combler un poste vacant :
👉 Grâce à cet exemple, vous comprendrez parfaitement l’intérêt de schématiser vos processus, pour les rendre plus clairs et lisibles.
En effet, vous êtes toujours confronté au quotidien à différentes options. Ici, un chargé de recrutement vous soumet une offre d’emploi en vue de combler un manque dans son service. Vous avez la possibilité de l’approuver ou de la refuser. Et si vous l’approuvez, alors vous pouvez vous charger vous-même du recrutement, ou bien décider de passer par les services d’un intervenant externe.
L’automatisation des processus, et donc la digitalisation qui va avec, devient de plus en plus la norme.
Et pour cause, avec la complexification de la fonction ressources humaines, nombre de RH se retrouvent submergés sous les tâches administratives, au détriment de leur rôle essentiel : l’accompagnement des salariés.
En utilisant des logiciels, en particulier des SIRH, qui exécutent automatiquement des règles prédéfinies par vos soins, vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer davantage sur votre cœur de métier et sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
🛠️ Voici quelques exemples :
Les processus RH garantissent l’efficacité du service ressources humaines et concourent à augmenter sa valeur. Co-construits avec les collaborateurs, mais aussi avec la Direction, ils reflètent la culture et les objectifs de la société.
Mais pour exploiter au mieux le potentiel de ces processus et en simplifier la compréhension par les équipes, il est opportun de les cartographier. En parallèle, reposez-vous sur des logiciels qui automatisent les tâches peu stratégiques. De cette manière, vous restez focalisé sur le plus gros capital de l’entreprise : son capital humain.
Accueillir et intégrer un nouveau collaborateur
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