Comment mener un entretien d’embauche ? [Grille à télécharger]

Comment mener un entretien d’embauche ? [Grille à télécharger]

Mener un entretien d’embauche est une phase clé de la stratégie de recrutement de toute entreprise. Quels que soient votre poste et vos attributions, vous pouvez vous-même être amené·e, dans le cadre de votre activité professionnelle, à vous prêter au jeu de la sélection d’un ou une futur·e collaborateur·trice.

Que vous soyez spécialiste des RH ou non, il peut s’avérer difficile de maîtriser cet exercice aux codes bien spécifiques. Il n’existe pas de technique d’entretien type ni de processus figé, mais sans doute autant de manières de procéder que de recruteurs. Des règles du jeu doivent pourtant être suivies pour tirer le meilleur parti de vos rendez-vous.

Qu’est-ce qu’un entretien de recrutement réussi ? Quelles questions poser et quelles réponses attendre de la part des candidats ? Comment conduire des échanges structurés ? Le sujet étant large et applicable à des situations variées, nous allons nous centrer sur l’essentiel, et donner des conseils et pistes de réflexion. Voyons dès à présent comment avoir toutes les cartes en main pour mener des entretiens porteurs de succès.

Sommaire 

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En amont de l’entretien

Avant l’entretien, vous avez lancé une campagne de recrutement, multidiffusé vos annonces d’emploi sur différentes plateformes, étudié les CV reçus et sélectionné les meilleurs profils ? L’étape de l’entretien d’embauche se profile à l’horizon. Voici quelques considérations avant de passer à la conduite de l’entretien même. 

☝ Rappelons pour commencer qu’il existe différents types d’entretiens d’embauche :

  • l’entretien téléphonique : souvent destiné à une première sélection, 
  • l’entretien en présence physique : avec pour objet la présentation du poste et l’évaluation du candidat (celui qui nous intéresse ici),
  • le deuxième entretien en face à face : pour conforter la décision prise.

Précisez vos objectifs vis-à-vis de l’entretien

Lors de la rédaction de l’offre d’emploi, vous avez déjà analysé le besoin précis de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une création de poste ou d’un remplacement. Dans la lignée de cette démarche, vous avez dressé la liste des compétences participant au profil idéal du candidat recherché, puis créé une fiche de poste.

Une fois que vous avez établi le cahier des charges du package de compétences souhaitées pour le poste, réfléchissez à ce que vous attendez de l’entretien et notez-le.

Il peut s’agir notamment de : 

  • valider les renseignements indiqués sur un CV ou une lettre de motivation,
  • cerner la personnalité d’un ou d’une futur·e collègue,
  • récolter des informations utiles à l’évaluation de la personne pressentie pour le poste, etc.

Il est important de savoir formuler ce que vous attendez de l’entretien et ce qu’il doit vous apporter, afin d’évaluer par la suite si le processus aura été efficace pour vous ou non.

Adaptez le format de l’entretien à vos besoins métier

Selon le profil à recruter, vous ne suivrez pas nécessairement le même format d’entretien. Ce dernier doit être adapté aux besoins de l’entreprise, aux volumes de recrutement correspondants et à vos spécificités métier. Il pourra inclure, au choix :

  • des tests : par exemple, la rédaction d’une publication sur les réseaux sociaux pour un poste de community manager ; 
  • des exercices : par exemple, une démonstration impliquant du code pour un poste de développeur ; 
  • des entretiens collectifs avec jeux de rôle : par exemple, pour une fonction commerciale, etc.

À vous de juger si le poste à pourvoir requiert d’organiser un entretien en situation (le candidat doit simuler une ou plusieurs situations en poste), s’il est essentiel d’évaluer ses compétences techniques, etc.

Préparez l’entretien

Savoir mener un entretien commence par savoir le préparer. Une grande partie de la réussite de votre entretien réside dans sa planification et sa préparation.

Rédigez une trame d’entretien, afin d’avoir un support pendant l’échange et de vous assurer de ne rater aucune question. Avec un schéma type de l’entretien que vous allez conduire, vous avez sous les yeux votre fil directeur et n’oubliez pas d’informations sur le contexte du poste, la culture et les valeurs de l’entreprise, etc.

✅ Soyez pragmatique : vous pouvez également noter ce qui est prioritaire sur le poste sous forme de check-list afin de pouvoir vérifier en un coup d’œil si la personne reçue en entretien présente les aptitudes requises (qualités rédactionnelles, compétences en négociation, etc.).

Vous pouvez également préparer une grille d’entretien, répertoriant plusieurs critères d’évaluation du candidat, et notamment son comportement et son attitude face à vos questions. Un modèle de grille d’entretien est disponible plus bas dans cet article.

Créez des conditions propices

Il est important de prévoir un cadre favorable à l’échange. Déjà, l’entretien devra être planifié sur un créneau horaire précis, avec un début et une fin : la durée recommandée est de 45 minutes à 1 heure. Cela laisse le temps de découvrir le parcours d’une personne, de présenter le poste et d’échanger sur le potentiel de la rencontre.

Ensuite, réservez une salle isolée et calme, qui permettra de respecter la confidentialité des échanges et de mettre le candidat à l’aise. Assurez-vous que vous ne serez pas interrompu.

💡 Vous faites passer un entretien en visio ? Avec les outils technologiques à leur disposition, les recruteurs peuvent désormais faire passer leurs entretiens à distance. Pour vous préparer à la visioconférence, vérifiez les points suivants :

  • votre connexion internet est fiable,
  • le son, le micro et la webcam fonctionnent correctement,
  • les onglets inutiles sont fermés sur votre navigateur web,
  • une copie du CV se trouve avec vous, etc. 

Pour réaliser un entretien d’embauche en visioconférence, vous pouvez utiliser des applications dédiées, telles que Skype, ou bien votre logiciel de recrutement qui intègre directement cette fonctionnalité. Ainsi, Softy est un logiciel tout-en-un permettant de gérer ses recrutements de A à Z, y compris l’entretien vidéo directement à partir de l’outil. Aucun téléchargement n’est requis et l’entretien peut être passé depuis l’ordinateur ou le téléphone.

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Au cours de l’entretien

Voici quelques-unes de nos recommandations pour le déroulement même de l’entretien.

Mettez le candidat à l’aise

Créez un climat de confiance et sécurisant pour favoriser des échanges sereins, spontanés et francs. La chaleur humaine, même dans un cadre a priori froid et artificiel, peut favoriser l’engagement. Tâchez de faire disparaître le caractère anxiogène de l’entretien pour tirer le meilleur parti d’une rencontre professionnelle qui se révélera sans doute enrichissante dans les deux sens.

Posez un cadre

Dès le début de l’entretien, annoncez le déroulement de cette entrevue. Après l’accueil de l’aspirant au poste, et une fois les formules de politesse échangées, donnez le ton et posez un cadre aux échanges.

Donnez le timing que vous souhaitez respecter pour ce rendez-vous, ainsi que les sujets abordés et la durée définie pour chacun d’eux.

Le candidat aura ainsi à l’esprit le déroulé de l’entretien. Cela vous permet de gagner du temps et de tenir la cadence voulue, tout en démontrant votre professionnalisme.

L’infographie ci-dessous, créée par RHAttitude, présente synthétiquement la manière dont vous pouvez découper votre entretien :

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Prenez des notes

En plus d’être gage de professionnalisme, la prise de notes en entretien vous permet de relever les éléments d’échange pertinents avec le ou la candidat·e.

Ces informations vous seront utiles ultérieurement pour évaluer des éléments techniques en complément des tests passés, ou de savoir-être. Cela vous incitera à observer réellement la personne en face de vous et d’avoir une trace pour le bilan que vous ferez plus tard.

Déchiffrez la communication non verbale

Une grande partie de la communication passe par le non-dit. Observez la manière dont s’exprime le candidat, sa posture et sa gestuelle. L’analyse du comportement est efficace pour connaître une personne, savoir comment elle interagit et interpréter ses réactions.

L’attitude que vous adoptez peut conditionner celle de votre interlocuteur et influencer son langage corporel.

Certains gestes de votre part pourraient mettre le candidat mal à l’aise, comme des sourcils froncés, un regard fixe, des doigts pianotant sur le bureau ou des bras croisés.

Le sourire est idéal pour créer une atmosphère de bienveillance et favoriser l’ouverture du candidat, et donc sa capacité à être sincère. Détectez les signes qui laissent transparaître que le candidat est sur la réserve. S’il est rassuré, au contraire, il sera dans des conditions optimales pour se projeter dans votre entreprise et considérer votre offre avec sérénité.

Posez des questions pertinentes

Les questions que vous allez poser structurent le moment de l’échange et vous permettent de cerner avec autant de précision que possible la personnalité du postulant et son niveau d’adéquation avec le poste. Les questions doivent être cohérentes avec les critères que vous souhaitez valider au regard des exigences pour le poste.

💡 Les différents types de questions :

  • sur le passé professionnel/le parcours, 
  • sur la formation,
  • sur les compétences techniques, 
  • sur la personnalité, 
  • sur le savoir-être, etc.

Pour toute question relative aux expériences, ce n’est finalement pas le niveau factuel qui va vous intéresser en particulier, mais surtout le rapport que le candidat entretient avec ces dernières : ce sont les enseignements tirés d’une expérience, même négative, qui sont pertinents pour vous, car ils en disent long sur la capacité qu’il ou elle aura à faire face à de nouveaux défis une fois en poste.
 

Modèle de grille d'entretien à télécharger

Allez à la rencontre du candidat

Tâchez de cerner au mieux votre candidat à l’instant T, mais surtout la personne qu’il sera à vos côtés dans un futur proche. Pensez aux capacités d’évolution de votre future recrue dès l’entretien : vous avez identifié au préalable les qualités indispensables à avoir, sur lesquelles vous ne ferez pas de compromis.

D’autres critères sont importants, mais ne représentent pas une nécessité absolue : si ces derniers ne sont pas remplis, tâchez d’évaluer le potentiel du candidat et sa capacité à évoluer en tenant compte de son savoir-être, et notamment de : 

  • sa curiosité, 
  • sa motivation,
  • sa flexibilité,
  • son envie d’apprendre,
  • sa facilité à comprendre l’information, etc.

C’est grâce à votre sincérité et à votre authenticité que vous rentrerez réellement en contact avec le candidat.

À l’issue de l’entretien

Faites le bilan

Une fois le candidat remercié, il est essentiel d’effectuer un bilan « à chaud ». Cette étape permet de récapituler les informations importantes en synthétisant vos notes, et de formuler vos impressions sur l’aspirant au poste. En faisant le point directement après l’entretien, vous évitez d’oublier des éléments précieux et vous préparez le terrain pour votre future prise de décision.

Effectuez le suivi de vos candidatures

Selon l’issue des différents entretiens menés, vous pouvez décider de faire une deuxième série d’entretiens, afin d’affiner votre base de candidats ou même de reprendre le processus de zéro si le premier n’a pas été convaincant.

Pour gérer le suivi de vos candidatures (réponses aux candidats, relances, invitations aux entretiens, etc.), des logiciels vous permettent de gagner en temps et en efficacité. Avec Flatchr par exemple, vous pouvez centraliser toutes les candidatures sur une seule et même plateforme, ce qui vous permet de visualiser en un coup d’œil le statut de chaque candidat postulant à une offre.

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Décidez en temps et en heure

Il est évident que vous souhaitez recevoir chaque candidat présélectionné afin de ne pas passer à côté de celui ou celle que vous recherchez. Prenez donc le temps de peser le pour et le contre à l’issue de chaque entrevue.

Toutefois, astreignez-vous à respecter dans la mesure du possible le calendrier défini en amont du recrutement. Tel un projet, un processus de recrutement est délimité dans le temps : définissez une date butoir pour votre prise de décision et respectez ce timing, à la fois pour les besoins de l’entreprise et pour l’image de la société renvoyée aux candidats.

Donnez une réponse

Après l’entretien, même si l’issue n’est pas favorable, faites un retour à la personne que vous avez accueillie dans des délais raisonnables La décision doit être claire et argumentée, explicitant les raisons de votre choix. Vous pouvez aussi donner des pistes d’amélioration pour la suite de sa recherche d’emploi.

Pour le candidat que vous souhaitez retenir, contactez-le, félicitez-le et formulez-lui une proposition. Donnez-lui ensuite toutes les informations administratives et les échéances à venir en prévision de la conclusion de son contrat et de son arrivée officielle dans l’entreprise.

Bonus : quelques conseils pratiques

Les pratiques à privilégier et à éviter en entretien

DO DON’T
✔ Soyez à l’écoute et laissez parler le candidat ✖ Ne monopolisez pas la parole, l’entretien est un moment d’échange
 
✔ Adressez-vous à lui d’égal à égal ✖ Ne cherchez pas à créer de rapport de supériorité entre le candidat et vous
✔ Gardez une attitude ouverte, sans a priori ✖ Ne vous laissez pas influencer par des idées préconçues et des préjugés
✔ Allez découvrir la personnalité du candidat ✖ Ne posez pas de questions pièges
✔ Surveillez votre montre et délimitez chaque partie de l’entretien ✖ Ne pensez pas que la prévision d’une heure pour l’entretien suffit à gérer son temps
✔ Exposez clairement les missions et les compétences attendues sur le poste ✖ Ne restez pas vague, n’omettez aucune information, jouez la carte de la transparence
 
✔ Renseignez-vous sur le type d’informations que vous êtes en droit de demander ✖ Ne posez pas de questions illégales et à caractère discriminatoire (vie privée, santé, orientation sexuelle, idées politiques, religion, etc.)

Standardisez votre format d’entretien

Utilisez la même trame d’entretien pour les différents candidats rencontrés afin de leur laisser à tous la chance de vivre une expérience d’entretien équivalente et afin d’être plus à même d’évaluer leur comportement au cours de l’échange.

Le cadre doit être suivi, mais une certaine souplesse peut être appliquée. Vous pouvez suivre votre trame tout en vous laissant guider par la spontanéité de vos échanges.

En tant que recruteur, vous êtes le chef d’orchestre. À vous de réorienter la discussion si le candidat s’exprime trop longtemps sur son parcours par exemple, mais aussi de savoir rebondir à chaque intervention, adapter vos questionnements et vos transitions d’un sujet à l’autre en fonction des réactions de votre interlocuteur.

Impliquez vos collaborateurs

Pour évaluer les compétences techniques, mais aussi le potentiel du futur salarié à s’intégrer dans votre entreprise, vous pouvez solliciter différents collaborateurs. Des outils vous assistent parfaitement dans la gestion de ce processus collaboratif, à l’image de Taleez, par exemple, qui vous permet de gérer diverses tâches et événements en équipe. Ce logiciel de recrutement comporte également une messagerie directe collaborative afin de faciliter vos échanges avec vos collègues et de partager votre feedback sur un candidat. En impliquant vos collaborateurs, vous diversifiez les points de vue et permettez ainsi une évaluation plus juste des candidats.

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Variez les profils de votre équipe

Ne cherchez pas à calquer une personnalité ou un profil type déjà présent dans votre équipe. On peut comprendre qu’il s’agit d’une « valeur sûre », mais la nouveauté a ses atouts. En apportant de la diversité, vous créez un environnement de travail dynamique, voire challenging. Les divers points de vue peuvent entrer en confrontation ou se compléter, et créer une synergie intéressante, riche et constructive.

Soyez à l’écoute

C’est sans doute le point le plus évident, mais aussi le plus difficile à mettre en pratique. Pour développer un environnement où la communication est sincère, sachez faire preuve d’écoute active et de bienveillance. En vous concentrant sur la personne en face de vous, vous serez plus apte à cerner sa personnalité et à lui laisser l’occasion de s’exprimer et de poser ses propres questions.

Concernant le temps de parole, il est important que vous laissiez la place à la prise de parole de votre interlocuteur. Par exemple, la règle des 80/20 peut être appliquée : vous écoutez pendant 80 % du temps et ne parlez que pendant 20 % du temps.

Soignez l’expérience candidat

Le processus de recrutement dans son intégralité peut être comparé au parcours d’achat d’un client : votre candidat est autant dans une position de vendeur que d’acheteur. Il doit avoir envie de venir travailler avec vous et pour vous. Dès la première interaction avec le candidat, donnez une image positive de l’entreprise, qui inspire confiance.

Les logiciels de recrutement Flatchr, Softy et Taleez présentent chacun l’avantage d’assurer la fluidité du processus de recrutement, pour une expérience candidat harmonieuse. De plus, ils offrent chacun la possibilité de créer un site carrière personnalisé afin de véhiculer votre image de marque et votre ADN dès la phase de recrutement. Vous pouvez saisir cette occasion de vous présenter en tant qu’employeur attractif.

À vous aussi de faire bonne impression !

Savoir mener un entretien d’embauche est un métier à part entière. Expert·e en recrutement ou non, vous pouvez toutefois apprendre à jouer avec les codes de l’entretien pour tirer votre épingle du jeu. C’est finalement avec la pratique que vous deviendrez plus à l’aise et pourrez même forger vos propres techniques d’entretien.

Finalement, une bonne gestion du temps est finalement ce qui va déterminer l’efficacité de tout entretien d’embauche ; le but du jeu étant de cerner une personne de manière approfondie en un cadre temporel très restreint. C’est en remplissant cet objectif primordial que vous serez en mesure d’apprécier l’efficacité de l’entretien. De plus, cela témoigne de votre professionnalisme et donne une image positive de l’entreprise.

En effet, rappelez-vous que vous êtes le représentant de votre société : votre attitude durant l’entretien en dit long sur la culture d’entreprise et ses valeurs. En contact direct avec vous, le candidat se fera une première idée de son futur environnement de travail. L’idée est donc de lui faire bonne impression pour donner envie de travailler avec vous !

Et vous, comment procédez-vous pour mener vos entretiens ? Mettez-vous déjà en pratique certains conseils évoqués dans cet article ? Vos retours nous intéressent !

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