5 astuces pour réussir l'évaluation des compétences professionnelles de vos collaborateurs

L’évaluation des compétences professionnelles est l’occasion de faire le point sur les compétences disponibles dans l’entreprise afin de les exploiter intelligemment. Si cette obligation concerne toutes les entreprises, les modalités d’évaluation des collaborateurs peuvent varier.

Comment évaluer les compétences professionnelles ? Enjeux de la gestion des compétences (GPEC), grille d’évaluation et meilleurs outils pour votre entreprise : notre article fait le point.

En entreprise, l’évaluation des compétences professionnelles fait partie de la gestion des compétences. Elle consiste en l’identification et la validation des compétences et des connaissances requises pour un poste, mais aussi des compétences que peut posséder un·e salarié·e qu’il ou elle souhaiterait mettre en application.

Le développement des compétences se fait tout au long de la vie professionnelle. Les connaissances et compétences peuvent être acquises en début de parcours, mais elles ne sont pas immuables. L’expérience professionnelle ajoute également son lot de connaissances et de compétences : ces dernières peuvent faire l’objet d’une validation des acquis (VAE, validation des acquis de l’expérience), parfois par un organisme certificateur.

Évaluer les compétences professionnelles de vos collaborateurs a pour but d’anticiper leurs perspectives de carrière et de mettre tout en œuvre pour répondre à leurs besoins : mobilité interne, besoins de formation, repositionnement dans une équipe, etc. Plus encore, il s’agit de faire concorder les aspirations professionnelles d’un salarié avec ses compétences et les besoins de l’entreprise.

Précision importante, il ne s’agit pas de réaliser le bilan de compétences d’un salarié, mais plutôt de :

• lister les compétences détenues par chaque personne,
• proposer un accompagnement personnalisé des salariés,
• utiliser intelligemment les compétences de chaque collaborateur dans l’entreprise,
• mettre en place un outil de prévention pour anticiper les départs ou le mécontentement des collaborateurs s’ils jugent que leurs compétences ne sont pas utilisées de la bonne manière.

L’entretien annuel d’évaluation sous la forme d’un rendez-vous annuel ne correspond plus aujourd’hui aux attentes des entreprises ni à celles des collaborateurs.

Pour que l’évaluation soit complète, l’entreprise évalue à la fois le travail fourni et les performances, d’une part, et ce que les salariés peuvent apporter à l’entreprise d’un point de vue humain, d’autre part.
 
Pour qu’une évaluation soit optimale, gardez en tête ces conseils :

• ne pas se contenter d’un rendez-vous ponctuel une fois par an, mais mettre en place une communication collaborateur-manager durable tout au long de l’année,

• se tenir au courant des missions de vos collaborateurs et des compétences sollicitées pour éviter les mauvaises surprises lors de l’entretien,

• s’assurer que l’état d’esprit de vos collaborateurs s’inscrit dans la culture d’entreprise,

• procéder à des évaluations à 360°, des évaluations en temps réel qui ne prennent pas en compte les questions de hiérarchie.

Les hard skills représentent l’ensemble des connaissances techniques et des compétences acquises par un collaborateur. À l’inverse, les soft skills sont transversales et font davantage appel aux « compétences humaines ».

Ces concepts sont souvent désignés en français par les notions suivantes :

• savoirs : connaissances métiers ou techniques,
• savoir-faire : compétences acquises au cours des différentes expériences professionnelles,
• savoir-être : ensemble de valeurs, comportements, ou encore « intelligence émotionnelle ».

💡 Comment les évaluer ?

L’évaluation des hard skills est plus aisée ; elle s’appuie sur des résultats quantifiables. En clair : les objectifs ont-ils été atteints ?
 
Pour les soft skills, identifier si un collaborateur possède les qualités attendues est plus complexe. Pour commencer, il est plus ardu de les détecter lors d’un entretien, là où un diplôme ou une expérience peut attester d’une compétence ou d’un savoir.

Par ailleurs, le savoir-être peut davantage être évalué au terme d’une période passée dans l’entreprise :

• la personne est-elle intégrée au sein de son équipe ? de l’entreprise en général ?
• Adhère-t-elle à la culture de l’entreprise ?
• A-t-elle de bonnes relations avec ses clients ?

En substance, il est délicat, pour ne pas dire impossible, de quantifier le comportement d’un collaborateur.

💡 Vous êtes dans la fonction publique ? Vos enjeux spécifiques de GPEC sont couverts dans notre article dédié.

Étape indispensable pour que collaborateurs, managers, ressources humaines et direction œuvrent ensemble vers une même direction : établir un référentiel commun pour l’évaluation des compétences.

Si chacun·e a un mode d’évaluation différent, il est difficile d’obtenir un résultat fiable et satisfaisant pour toutes les parties.

👉 Comment partager ces critères communs à l’ensemble de l’entreprise ?

1. Soignez les fiches de poste : chaque personne sait ce qui est attendu pour chaque mission.
2. Diffusez dans votre welcome kit, par exemple, un document faisant état des compétences attendues pour chaque collaborateur.
3. Communiquez en amont de chaque entretien : partagez les documents pertinents faisant état des critères d’évaluation.

Exemple de référentiel de critères d’évaluation des compétences professionnelles et techniques :

Les différents entretiens qui rythment une carrière professionnelle sont autant d’occasions de faire le point sur les compétences :

• entretien annuel,
• entretien professionnel,
• entretien récapitulatif à 6 ans (obligatoire depuis 2014),
• entretien de retour à l’emploi, etc.

Bien les préparer est essentiel. Non, rassembler quelques notes sur un post-it 15 minutes avant l’heure du rendez-vous n’est pas considéré comme de la « préparation » 😉 Nos conseils :

• prenez note de chaque réalisation marquante une fois terminée, que vous soyez collaborateur·ice ou manager,
• listez toutes les difficultés rencontrées et les moyens mis en œuvre pour les surmonter,
• relever les formations menées, ce qu’elles ont apporté, et les souhaits de formation en précisant à quoi elles serviront, etc.

✅ Dernier conseil : n’attendez pas la veille d’un entretien pour consigner ce que vous souhaitez communiquer à votre collaborateur ou à votre manager ! Pourquoi ne pas mettre en place des entretiens mensuels ou trimestriels pour faire le point régulièrement sur les compétences ?

L’évaluation à 360° est une évaluation collaborative des salariés ; le manager n’est plus le seul à évaluer le collaborateur. Elle se construit de la manière suivante :

• Elle commence par une auto-évaluation du salarié.

• Elle est ensuite enrichie par celle des autres collaborateurs (au sein d’un service, d’une équipe projet, etc.).

• Enfin, le manager N+1 évalue le salarié en question.

Cette forme d’évaluation se veut plus objective : le collaborateur est jaugé par plusieurs sources et en contexte.

L’évaluation des compétences ne s’improvise pas, ni pour les collaborateurs et collaboratrices, ni pour les ressources humaines ou les managers. Il convient de proposer des outils RH communs à toute l’entreprise pour disposer d’un modèle et garantir l’équité lors des évaluations.

En ce sens, une grille d’évaluation des compétences est un outil précieux. Un modèle de grille sert à :

• préparer l’entretien annuel pour toutes les parties,
• évaluer la performance sur une période donnée grâce à des critères définis en amont,
• évaluer également les axes d’amélioration,
• définir une base de discussion pour négocier une évolution de poste, une augmentation, une formation,
• fixer de nouveaux objectifs pour la période à venir,
• centraliser les informations dans un document unique.

Une grille d’évaluation reprend les savoirs, savoir-faire et savoir-être requis pour un poste et aide à mesurer les performances d’un individu pour chacun de ces critères en attribuant soit une note, soit une appréciation (de passable à excellent, par exemple).

Notons que ce document doit être constructif : il sert à identifier les acquis, les points positifs, mais également les axes d’amélioration. Il sert de base aux ressources humaines pour développer un plan de formation.

Exemple de grille d’évaluation des compétences proposé par manager-go.com :

Quels sont les avantages d’un logiciel pour l’évaluation des compétences ? Qu’il s’agisse d’un logiciel dédié ou d’une solution SIRH, les effets positifs sont immédiats :

• simplifie la préparation des entretiens,
• centralise les informations et assure leur traçabilité pour les collaborateurs, les managers et les ressources humaines,
• offre une vue complète des compétences disponibles dans l’entreprise, et des capacités d’évolution d’un collaborateur,
• facilite l’échange d’informations avec l’évaluation à 360°,
• aide à la décision compte tenu des données à disposition,
• sert de support pour les entretiens annuels et les entretiens professionnels, etc.

Notre conseil pour choisir 👉 étudiez les quelques critères suivants :

• la taille de votre entreprise, le nombre de collaborateurs,
• le nombre d’utilisateurs du logiciel,
• les fonctionnalités dont vous avez besoin : gestion des compétences, mais également gestion des formations, recrutement, etc.
• la facilité de prise en main et le temps de paramétrage nécessaire,
• l’aspect collaboratif pour fluidifier la transmission d’informations et les processus de validation, par exemple.

Sélection d’outils de gestion des compétences à suivre plus bas dans cet article !

À la question « Comment évaluer les compétences professionnelles ? », la réponse commence souvent par « adopter les bons outils ». Voyons lesquels sont à votre disposition.

Votre évaluation des compétences professionnelles ne peut se faire sans l’aide d’un support lors de l’entretien.

Appvizer met à votre disposition gratuitement un exemple de grille d’entretiens annuel et mensuel avec un questionnaire à personnaliser !

Quel logiciel choisir pour votre organisation ?

• Alcuin, une solution RH pour piloter le développement des compétences grâce à :
  • des module de gestion des compétences (GPEC), de la formation et des entretiens,
  • des workflows pré-paramétrés,
  • la cartographie des compétences d’un collaborateur ou d’une équipe,
  • un référentiel des compétences commun et homogène à l’aide du Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (ROME), etc.
    
    
• Eurécia, une solution modulaire pour un outil sur mesure, avec :
  • un module Compétences et un module Entretiens, pour gérer les entretiens professionnels, annuels, individuels ou d’évaluation,
  • l’évaluation de l’adéquation entre les compétences d’un collaborateur et sa fiche de poste,
  • l’identification des compétences manquantes dont l’entreprise a besoin,
  • le développement des compétences par poste et/ou selon les aspirations des salariés, etc.
    
    
• Factorial Acquisition Talents, une solution complète et modulable pour la GPEC des PME-ETI.
  
  • un outil à 360° vous permettant la gestion d’évaluations des performances de vos employés,
  • un recueil de données facilitant la mise en place de plans de formation et le développement des compétences de vos collaborateurs,
  • un accès à des modèles d’entretiens et d’évaluations personnalisables en quelques clics,
  • une automatisation des processus et cycles des entretiens et évaluations pour bien gérer votre temps,
  • une interface intuitive et simple d'utilisation, pensée en accord avec les pratiques et besoins des professionnels RH.

• Foederis, un SIRH complet intégrant la gestion des talents, et donc un module GPEC. Ce dernier permet notamment de :
  • créer un référentiel et une cartographie des compétences pour disposer d’une vue d’ensemble des savoir-faire disponibles dans l’entreprise,
  • piloter les entretiens annuels à l’aide d’une proposition de trame,
  • gérer efficacement la formation et ainsi faire évoluer les compétences de sorte à répondre aux besoins de l’organisation,
  • faire les bons choix grâce à des outils d’aide à la décision : analyse prospective, plan de relève et de succession, patrimoine compétences, etc.

• Skeely, un logiciel de gestion d’entretiens intuitif et simple à prendre en main qui vous fait bénéficier de fonctionnalités complètes :
• des templates de tram d’entretien prêts à l’emploi et personnalisables (annuel, professionnel, forfait jour…), 
• un module GPEC complet (valorisation des compétences via une cartographie globale, suivi du turn-over et des besoins de formation, etc), 
• des graphiques sur-mesure qui collectent automatiquement toutes les données sur vos objectifs, compétences et souhaits d'évaluation, 
• un module de signature électronique certifié.

• Poplee Entretiens & Objectifs facilite la gestion des campagnes d’entretiens pour évaluer les compétences de vos collaborateurs :
  • la définition et le suivi d’objectifs à tout moment pour faire le point sur les réalisations et la performance régulièrement,
  • la préparation des campagnes ainsi simplifiée et mieux gérée,
  • la dématérialisation des documents : supports d’évaluation, grilles d’entretien, comptes-rendus, analyses, etc.,
  • un meilleur pilotage de la rémunération grâce à une vue d’ensemble, etc.
    
    
• ServicesRHOnline gère tous les types d’entretiens (d’évaluation, professionnel, récapitulatif à 6 ans, de retour à l’emploi, etc.) pour faire le point sur les compétences avec :
  • l’autoévaluation par le collaborateur, puis la confrontation des trames d’entretien du collaborateur et du manager,
  • l’automatisation du workflow depuis la convocation du salarié en entretien,
  • des alertes pour les RH et les managers pour suivre le bon déroulement des campagnes d’entretiens,
  • des analyses graphiques et des exports de données prêts à l’emploi pour administrateurs et chefs d’équipe (atteintes des objectifs, besoins de formation, etc.),
  • le lancement automatique des campagnes d’entretien récurrentes, etc.
    
    
• Talentsoft pour une approche collaborative et des évaluations à 360°, ainsi qu’une évaluation continue de la performance :
  • le social feedback : donnez des évaluations en contexte et transparentes de vos collègues,
  • une approche collaborative avec les évaluations 360° pour booster l’engagement des collaborateurs,
  • l’évaluation des managers,
  • l’analyse des données RH pour piloter efficacement votre stratégie RH, etc.
    
    
• Zola, une solution de talent management 360° à destination des PME, qui devient votre académie interne, avec :
  • une bibliothèque d’entretiens réglementaires pour structurer vos entretiens mensuels et annuels,
  • une gestion automatisée de toute la campagne : autoévaluation, phase d’échange avec le manager, signature électronique, relance automatique,
  • des demandes de formation automatiquement intégrées dans le plan de formation,
  • une évaluation complète des objectifs de vos collaborateurs,
  • l’exploitation des données collaborateurs pour les faire monter en compétences (comparaison d’année en année, données CSE).

Les tendances RH vont toutes dans ce sens : l’évaluation des compétences professionnelles évolue et laisse place à l’instauration d’un dialogue régulier entre managers et collaborateurs, des évaluations collaboratives, la communication auprès des managers en amont des entretiens d’évaluation, etc.
 
Avec un logiciel RH dédié à la gestion des talents ou gestion des compétences, vous capitalisez sur les compétences de vos collaborateurs et assurez l’alignement avec les enjeux de votre organisation.

Et vous, quels outils et méthodes mettez-vous en place dans votre organisation pour évaluer les compétences de vos collaborateurs ?