Comment évaluer les compétences professionnelles des collaborateurs ?

L’évaluation des compétences professionnelles est l’occasion de faire le point sur les compétences disponibles dans l’entreprise afin de les exploiter intelligemment. Elle concerne tous les secteurs d’activité, aussi bien l’industrie que les sociétés de services, par exemple. Cela dit, selon la taille et de l’organisation de votre entreprise, les modalités d’évaluation des compétences professionnelles de vos collaborateurs peuvent varier.

La tendance RH actuelle est de tendre vers un dialogue continu entre managers et collaborateurs, et ainsi, à terme, faire correspondre les aspirations de vos collaborateurs avec celles de votre entreprise.

Comment y parvenir ? Quels outils peuvent vous y aider ? Découvrez comment maîtriser la gestion des compétences, et comment un logiciel dédié peut être un véritable atout pour votre activité.

Évaluation des compétences : définition

Les compétences sont un ensemble de connaissances, d’aptitudes et de comportements. Dans un cadre professionnel, on parle de connaissances, de savoir-faire et de savoir-être.

Le développement des compétences se fait tout au long de la vie professionnelle. Les connaissances et compétences peuvent être acquises en début de parcours, mais elles ne sont pas immuables. L’expérience professionnelle ajoute également son lot de connaissances et de compétences : ces dernières peuvent faire l’objet d’une validation des acquis (VAE, validation des acquis de l’expérience), parfois par un organisme certificateur.

➡️ En entreprise, l’évaluation des compétences professionnelles fait partie de la gestion des compétences. Elle consiste en l’identification et la validation des compétences et des connaissances requises pour un poste, mais aussi des compétences que peut posséder un·e salarié·e qu’il ou elle souhaiterait mettre en application.

L’évaluation des compétences professionnelles en amont d’un recrutement

L’évaluation des compétences professionnelles est le moment pour un professionnel ou une professionnelle de faire le point sur ses compétences : celles qui sont acquises, mais également celles que l’on souhaite acquérir. L’objectif à terme ? Une mobilité interne, une promotion, un changement de poste ou une recherche d’emploi, par exemple.

Le CEP, conseil en évolution professionnelle, a été retoqué par la réforme de la formation professionnelle en 2018. Il s’agit d’un « dispositif d’accompagnement gratuit et personnalisé proposé à toute personne souhaitant faire le point sur sa situation professionnelle et, s’il y a lieu, établir un projet d’évolution professionnelle (reconversion, reprise ou création d’activité…) » (source : service-public.fr).

Le CEP propose :

• un entretien individuel pour analyser sa situation professionnelle,
• un conseil visant à définir son projet professionnel,
• et un accompagnement pour le choix de formations disponibles, par exemple.

Qu’en est-il au sein de l’entreprise ?

Les enjeux de l’évaluation des compétences professionnelles en entreprise

Évaluer les compétences professionnelles de vos collaborateurs a pour but d’anticiper leurs perspectives de carrière et de mettre tout en œuvre pour répondre à leurs besoins : mobilité interne, besoins de formation, repositionnement dans une équipe, etc. Plus encore, il s’agit de faire concorder les aspirations professionnelles d’un salarié avec ses compétences et les besoins de l’entreprise.

Précision importante, il ne s’agit pas de réaliser le bilan de compétences d’un salarié, mais plutôt de :

• lister les compétences détenues par chaque personne,
• proposer un accompagnement personnalisé des salariés,
• utiliser intelligemment les compétences de chaque collaborateur dans l’entreprise,
• mettre en place un outil de prévention pour anticiper les départs ou le mécontentement des collaborateurs s’ils jugent que leurs compétences ne sont pas utilisées de la bonne manière.

Comment faire des évaluations un moment d’échange entre collaborateurs et managers ?

L’entretien annuel d’évaluation sous la forme d’un rendez-vous annuel ne correspond plus aujourd’hui aux attentes des entreprises ni à celles des collaborateurs.

Évaluation de la performance : quelles nouvelles pratiques ?

Pour que l’évaluation soit complète, l’entreprise évalue à la fois le travail fourni et les performances, d’une part, et ce que les salariés peuvent apporter à l’entreprise d’un point de vue humain, d’autre part.
 
Pour qu’une évaluation soit optimale, gardez en tête ces conseils :

• ne pas se contenter d’un rendez-vous ponctuel une fois par an, mais mettre en place une communication collaborateur-manager durable tout au long de l’année,

• se tenir au courant des missions de vos collaborateurs et des compétences sollicitées pour éviter les mauvaises surprises lors de l’entretien,

• s’assurer que l’état d’esprit de vos collaborateurs s’inscrit dans la culture d’entreprise,

• procéder à des évaluations à 360°, des évaluations en temps réel qui ne prennent pas en compte les questions de hiérarchie.

Hard skills versus soft skills

Les hard skills représentent l’ensemble des connaissances techniques et des compétences acquises par un collaborateur. À l’inverse, les soft skills sont transversales et font davantage appel aux « compétences humaines ».

Ces concepts sont souvent désignés en français par les notions suivantes :

• savoirs : connaissances métiers ou techniques,
• savoir-faire : compétences acquises au cours des différentes expériences professionnelles,
• savoir-être : ensemble de valeurs, comportements, ou encore « intelligence émotionnelle ».

Comment les évaluer ?

L’évaluation des hard skills est plus aisée que pour les soft skills dans la mesure où elle s’appuie sur des résultats quantifiables. En clair : les objectifs ont-ils été atteints ?
 
Pour les soft skills, identifier si un collaborateur possède les qualités attendues est plus complexe. Pour commencer, il est plus ardu de les détecter lors d’un entretien, là où un diplôme ou une expérience peut attester d’une compétence ou d’un savoir.

Par ailleurs, le savoir-être peut davantage être évalué au terme d’une période passée dans l’entreprise : la personne est-elle intégrée au sein de son équipe ? de l’entreprise en général ? Adhère-t-elle à la culture de l’entreprise ? A-t-elle de bonnes relations avec ses clients ? En substance, il est délicat, pour ne pas dire impossible, de quantifier le comportement d’un collaborateur.

Comment gérer l’évaluation des compétences à l’échelle de l’entreprise ?

Mettre en place l’évaluation à 360°

L’évaluation à 360° est une évaluation collaborative des salariés ; le manager n’est plus le seul à évaluer le collaborateur. Elle se construit de la manière suivante :

• Elle commence par une auto-évaluation du salarié.

• Elle est ensuite enrichie par celle des autres collaborateurs (au sein d’un service, d’une équipe projet, etc.).

• Enfin, le manager N+1 évalue le salarié en question.

Cette forme d’évaluation se veut plus objective : le collaborateur est jaugé par plusieurs sources et en contexte.

Définir une grille d’évaluation des compétences

L’évaluation des compétences ne s’improvise pas, ni pour les collaborateurs et collaboratrices, ni pour les ressources humaines ou les managers. Il convient de proposer des outils RH communs à toute l’entreprise pour disposer d’un modèle et garantir l’équité lors des évaluations.

En ce sens, une grille d’évaluation des compétences est un outil précieux. Un modèle de grille sert à :

• préparer l’entretien annuel pour toutes les parties,
• évaluer la performance sur une période donnée grâce à des critères définis en amont,
• évaluer également les axes d’amélioration,
• définir une base de discussion pour négocier une évolution de poste, une augmentation, une formation,
• fixer de nouveaux objectifs pour la période à venir,
• centraliser les informations dans un document unique.

Une grille d’évaluation reprend les savoirs, savoir-faire et savoir-être requis pour un poste et aide à mesurer les performances d’un individu pour chacun de ces critères en attribuant soit une note, soit une appréciation (de passable à excellent, par exemple).

Notons que ce document doit être constructif : il sert à identifier les acquis, les points positifs, mais également les axes d’amélioration. Il sert de base aux ressources humaines pour développer un plan de formation.

Exemple de grille d’évaluation des compétences proposé par manager-go.com :

Adopter un outil de gestion des compétences

Quels sont les avantages d’un logiciel pour l’évaluation des compétences ? Qu’il s’agisse d’un logiciel dédié ou d’une solution SIRH, les effets positifs sont immédiats :

• suivi complet de chaque profil : compétences acquises et à acquérir,
• identification des capacités d’évolution d’un collaborateur,
• échange d’informations facilité notamment grâce à l’évaluation à 360°,
• visualisation des compétences présentes dans l’entreprise facilitée par un référentiel de compétences, des tableaux de bord et rapports personnalisés,
• sécurisation des données personnelles.

Comment choisir son logiciel de gestion des compétences ?

Pour choisir le logiciel qui vous permet d’évaluer les compétences de vos collaborateurs en toute quiétude, voici quelques critères à étudier :

• la taille de votre entreprise, le nombre de collaborateurs,

• le nombre d’utilisateurs du logiciel,

• les fonctionnalités dont vous avez besoin : gestion des compétences, mais également gestion des formations, recrutement, etc.

• la facilité de prise en main et le temps de paramétrage nécessaire,

• l’aspect collaboratif pour fluidifier la transmission d’informations et les processus de validation, par exemple.

Comparatif de logiciels pour l’évaluation des compétences

Alcuin, solution RH pour piloter le développement des compétences

Alcuin est une solution RH prête à l’emploi, qui vous aide à gérer plus rapidement et simplement les compétences de vos collaborateurs grâce à son module de gestion des compétences (GPEC). Également dotée de fonctionnalités de gestion de la formation et des entretiens, cette solution est facile à prendre en main grâce à ses workflows pré-paramétrés, ses options de personnalisation et son interface intuitive.

© Alcuin

Alcuin permet notamment :

• d’établir un référentiel des compétences commun et homogène à l’aide du Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (ROME) directement intégré à la solution,
• de trier, cibler, filtrer et hiérarchiser les postes par famille d’emploi ou par niveau,
• de créer une cartographie des compétences d’un collaborateur ou d’une équipe,
• de gérer le développement des compétences grâce au module formation (demande, plan de formation et suivi) et favoriser la mobilité interne,
• de programmer des entretiens professionnels et d’évaluation dans le respect des obligations légales (nombre d’entretiens, historique des formations suivies, bilan professionnel à 6 ans).

Eurécia Gestion des talents développe les compétences des salariés

Eurécia propose une solution modulaire : vous construisez un outil sur mesure en accord avec vos besoins. Pour gérer les compétences professionnelles dans votre entreprise, le module Compétences est une évidence. Le module Entretiens peut être utilisé en complément pour gérer les entretiens professionnels, annuels, individuels ou d’évaluation.

• d’associer les compétences à un salarié, un poste, un métier, etc.,

• de cartographier les compétences de manière visuelle,

• de mesurer l’adéquation entre les compétences d’un collaborateur et sa fiche de poste,

• d’identifier les compétences manquantes dont l’entreprise a besoin,

• de développer les compétences par poste et/ou selon les aspirations des salariés.

Poplee Entretiens & Objectifs, la gestion des talents collaborative

Vous avez de nombreux entretiens annuels à préparer, à faire passer et à analyser sur une courte période ? Poplee Entretiens & Objectifs facilite la gestion des campagnes d’entretiens pour évaluer les compétences de vos collaborateurs sereinement.

Fixez des objectifs et mettez-les à jour à chaque fois que cela vous semble opportun : vous faites le point sur les réalisations et la performance plus régulièrement, ce qui facilite la préparation des entretiens annuels.

• la dématérialisation des documents : supports d’évaluation, grilles d’entretien, comptes-rendus, analyses, etc.,
• la gestion du dossier RH simplifiée,
• un suivi rigoureux des objectifs,
• un meilleur pilotage de la rémunération grâce à une vue d’ensemble,
• une adaptation à votre métier grâce à des grilles personnalisables.

Talentsoft, leader européen de la gestion des compétences

Cette solution couvre aussi bien la GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) que la gestion des carrières et des formations. La fonctionnalité d’analyse des données RH vous permet de piloter efficacement votre stratégie RH.

Talentsoft vous permet de mettre en place une approche collaborative et des évaluations à 360°, ainsi qu’une évaluation continue de la performance. Concrètement, en matière de fonctionnalités, nous relevons :

• le social feedback : donnez des évaluations en contexte et transparentes de vos collègues,
• une approche collaborative : avec le panel de contributeurs, amenez vos évaluations 360° à un niveau supérieur et boostez l’engagement des collaborateurs,
• une intégration native pour croiser vos données et enrichir vos processus,
• le calcul du bonus en fonction de la performance,
• des formulaires d’évaluation personnalisables,
• l’évaluation des managers, etc.

Modernisez vos processus d’évaluation des compétences

Les tendances RH vont toutes dans ce sens : l’évaluation des compétences professionnelles évolue et laisse place à l’instauration d’un dialogue régulier entre managers et collaborateurs, des évaluations collaboratives, la communication auprès des managers en amont des entretiens d’évaluation, etc.
 
Avec un logiciel RH dédié à la gestion des talents ou gestion des compétences, vous capitalisez sur les compétences de vos collaborateurs et assurez l’alignement avec les enjeux de votre organisation.

Et vous, quels méthodes et outils mettez-vous en place dans votre organisation pour évaluer les compétences de vos collaborateurs ?

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2018.