Comment construire un référentiel de compétences et de métiers en 6 étapes

Un référentiel de compétences est une liste des compétences établie en accord avec les problématiques stratégiques d’une organisation. S’il est également utilisé comme système de référence pour des professions dans l’enseignement et le professorat ou encore le domaine infirmier, il représente pour une entreprise un outil RH incontournable qui contribue à sa réussite.

En tant que professionnel·le des ressources humaines ou manager, vous disposez de ce moyen pour gérer les carrières, les talents, et les compétences stratégiques de votre entreprise ou de votre équipe, afin d’atteindre vos objectifs de performance.

À quoi sert le référentiel de compétences exactement ? Et comment le construire ? Cet article vous guide dans son élaboration, pour que ce support contribue à une gestion optimale de votre capital humain.

Le référentiel de compétences est une liste exhaustive et descriptive des compétences nécessaires à une entreprise. Sous forme d’un tableau, il présente toutes les compétences requises pour exercer chaque métier dans une organisation, assorties du degré de maîtrise attendu.

Également appelé référentiel des métiers et des compétences, il est une base commune pour chaque membre d’une organisation. Avec des éléments de langage partagés par tous·tes, il donne des repères dans un contexte professionnel exigeant et en constante évolution et harmonise les pratiques RH et managériales.

Cet outil donne une vision globale et détaillée des compétences nécessaires à l’échelle :

• d’un métier ou d’une famille de métiers,
• d’une fonction,
• d’un service, etc.

Il permet ainsi de cerner tous les enjeux en matière de connaissances, qualités personnelles et savoir-faire requis pour exceller dans l’exercice de ses missions et répondre aux besoins stratégiques de l’entreprise.

💡 Le référentiel se distingue de la cartographie des compétences, qui est une photographie figée de l’ensemble des compétences détenues par les collaborateurs d’une entreprise à un instant donné. Cette représentation visuelle et évolutive peut être créée sur la base d’un référentiel métier et compétences et doit être tenue à jour.

Ce document est généralement utilisé comme étape préalable au lancement d’une démarche de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). Dans ce cadre, il est un support clé pour :

• recenser et identifier les compétences requises pour le fonctionnement performant d’un métier, d’un service ou d’une entreprise ;
• évaluer les écarts entre les compétences exigées et celles qui sont effectivement maîtrisées par les collaborateurs.

Cet outil de gestion des compétences peut servir de base à la création d’un plan d’action pour piloter les ressources humaines de l’organisation, mais aussi de guide opérationnel aux managers qui encadrent une équipe.

Il aura ainsi pour objectif de faire coïncider les compétences requises avec celles des collaborateurs, afin de les adapter aux besoins de la stratégie globale de l’entreprise, aussi bien sur le court terme que sur le long terme.

Parmi ses différents usages, le référentiel sert à :

• établir un plan de formation pour combler les écarts entre les compétences disponibles et celles exigées pour réussir ;
• anticiper les besoins en formation professionnelle ;
• rédiger des fiches de poste ;
• gérer les talents et la rotation du personnel afin de limiter le turn-over ;
• gérer les possibilités de mobilité interne et les promotions ;
• calculer une rémunération ;
• attester la progression des collaborateurs, valider leur maîtrise de compétences clés pour réussir dans le cadre de leurs missions, lors de l’entretien annuel ; etc.

💡 En parlant d’entretien annuel, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un exercice important pour les RH, puisqu’il permet d’identifier, d’évaluer et de développer les compétences clés pour répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise. 

Comme pour le lancement de tout projet, il est nécessaire de cerner vos attentes envers la mise en place d’un référentiel de compétences :

• À quels usages le document est-il destiné ?
• De quelle manière les résultats seront-ils exploités ?
• Quelles personnes se serviront du référentiel et comment ?

Cette première étape donne un cadre à la démarche et permet d’élaborer un document utile, conforme à vos attentes, et finalement exploitable, car son contenu sera pertinent pour l’ensemble de ses utilisateurs.

Les questions posées en amont vont aussi vous servir de guide pour délimiter le périmètre de votre référentiel et savoir à quelle échelle vous allez travailler :

• celle d’un poste,
• celle d’un service,
• celle d’un site,
• celle d’une entreprise, dans le cas d’une organisation à taille modeste ?

Cela dépend de l’usage que vous avez défini dans vos objectifs. Gardez à l’esprit que la démarche doit rester réaliste et relativement ciblée pour ne pas devenir fastidieuse ou trop complexe à mettre en œuvre.

Si vous choisissez de mener cette démarche en mode projet, il vous faut mettre en place une équipe ou un groupe de travail dédié à sa réalisation.

Cette équipe peut comprendre des collaborateurs issus des RH, mais aussi des managers ou toute personne compétente impliquée dans l’opérationnel. Cela permet de recueillir des retours concrets et précis sur les missions et postes considérés.

Passez ensuite à la liste des compétences, que vous pouvez regrouper par activité ou par domaine (organisationnelles, relationnelles, managériales, techniques, etc.). Vous pouvez également les classer en les rangeant par catégorie :

• les savoirs : connaissances théoriques ;
• les savoir-faire : pratiques opérationnelles sur un domaine ou un métier précis, et le niveau de maîtrise et d’expérience attendu ;
• les savoir-être : qualités personnelles et interpersonnelles, aptitudes relationnelles et comportementales.

Afin que votre inventaire des compétences soit le plus représentatif possible, structurez-le de façon logique pour votre organisation et soyez rigoureux et clair dans le vocabulaire employé.

Utilisez des jauges ou une représentation par niveaux afin d’indiquer le degré de maîtrise requis pour chaque compétence recensée.

Ces niveaux doivent être discutés et validés en amont afin de servir de référence pour construire des indicateurs d’évaluation solides, puis d’être capable de mesurer leur atteinte.

Une fois ces éléments rassemblés et définis en équipe, le référentiel peut être formalisé dans un tableau listant :

• l’ensemble des compétences,
• les attendus pour chaque degré de maîtrise,
• et les exigences de niveau pour chacune.

Une fois mis en forme, le document peut être soumis à validation.

💡 Pour que ce document soit utilisé à bon escient, veillez à le partager avec toutes les personnes concernées et à communiquer sur la manière d’y accéder si nécessaire.

Il peut se retrouver dans un document partagé ou un outil collaboratif accessible à tout moment à tout un chacun. Le référentiel de compétences peut notamment être directement construit dans un logiciel SIRH. Sa maintenance est alors plus flexible et moins chronophage que celle d’un fichier Excel. Cette agilité est la bienvenue dans un contexte où les métiers évoluent vite et doivent s’adapter à la croissance d’une organisation.

Il existe de nombreux SIRH sur le marché, et Factorial se différencie grâce à sa richesse fonctionnelle et sa facilité d'utilisation. Ce SIRH complet et innovant offre un référentiel de compétences et de métiers, utile pour créer et gérer une base de données complète et personnalisée dans votre entreprise. Associez facilement ces compétences et métiers aux différents collaborateurs de l'entreprise, de manière à créer une cartographie précise des compétences et des besoins de formation. Lorsqu'un collaborateur est embauché pour ce métier, l'administrateur n’a plus qu’à assigner les compétences spécifiques à ce collaborateur.

Pour prendre un exemple, voici l’extrait d’un référentiel de compétences pour un manager opérationnel :

D’autres missions principales sont répertoriées, comme « Développer et pérenniser les compétences de l’équipe » ou « Accompagner les changements », et chacune des compétences est échelonnée sur 4 niveaux :

• débutant,
• maîtrise,
• confirmé,
• expert.

Conçu pour un besoin d’abord essentiellement opérationnel, le référentiel de compétences s’élargit aux pratiques RH plus globales. Il permet d’instaurer une vision commune des compétences nécessaires à la réussite d’une fonction, d’un métier ou d’une entreprise, en posant des exigences et des enjeux partagés et compréhensibles par tous.

Il permet de faciliter et de structurer la gestion des compétences à toutes les échelles, et deviendra l’outil du succès lorsque son but ultime sera accompli : faire le lien entre la base de compétences présente dans l’entreprise et sa stratégie globale.

Et vous, avez-vous mis en place un référentiel de compétences au sein de votre organisation ? Quels sont les principaux usages auxquels vous le destinez ?