Comment maîtriser la gestion administrative du personnel ?

Gestion et administration du personnel

La gestion administrative du personnel peut vite devenir un casse-tête sans des outils adaptés, efficaces et connectés. À l’ère du numérique, utiliser un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) est en effet devenu incontournable pour un service RH : entre la gestion des tâches administratives, la gestion des talents, la gestion des plannings, ou encore le respect des procédures en droit du travail, vous risquez de perdre beaucoup de temps sans un logiciel performant.

Prenez 5 minutes pour lire cet article : vous améliorerez votre gestion du personnel et gagnerez en productivité et en simplicité.

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Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ? Définition

La gestion administrative du personnel est assurée par les services ressources humaines (responsable RH), auquel s’ajoute parfois le service comptable ou financier pour la gestion de la paie.

L’administration du personnel englobe plusieurs aspects :

  • différentes tâches administratives, légales et obligatoires (détaillées plus bas) qui doivent être effectuées à échéances définies,
  • la dimension stratégique de la gestion administrative du personnel, avec pour objectif la création de valeur à travers chaque collaborateur,
  • la relation sociale, essentielle avec les employés en fonction du contexte économique de l’entreprise et de l’évolution des collaborateurs.

🤔 Quelle différence entre la gestion des ressources humaines et la gestion administrative du personnel ? Les RH ont un rôle d’écoute et de conseil, là où la gestion du personnel comporte un volet purement administratif.

Obligations et conformité en matière de gestion du personnel

Respect des obligations légales

Le travail et ses conditions sont régis par le Code du travail, la convention collective, les accords collectifs ou encore le règlement intérieur. Les responsables des ressources humaines sont les garants du respect de la législation en entreprise.

Gestion des congés, gestion des temps et gestion de la paie

Sont également gérés par les RH :

  • les congés payés,
  • les arrêts maladie,
  • les absences,
  • les temps,
  • les plannings.

La paie est une tâche qui incombe également le plus souvent aux ressources humaines. Elle comprend :

  • le calcul et la gestion des traitements, salaires et cotisations sociales,
  • la réalisation et la distribution des fiches de paie.

Gestion des procédures et documents en droit du travail

Contrats de travail, avenants, procédures de recrutement ou au contraire, procédure de licenciement ou de rupture conventionnelle de contrat… Encore une corde à l’arc des ressources humaines.

💡 Comment gérer simplement toutes les procédures liées au droit du travail quand on n’a pas beaucoup de temps à y consacrer, voire qu’on n’a pas toutes les compétences requises ?

Les éditions Tissot proposent aux PME Lumio, un outil de gestion RH en mode SaaS pour alléger la charge des ressources humaines dans toutes les procédures en droit du travail. Vous avez un doute sur une procédure de recrutement, les documents à éditer et à envoyer à votre nouvelle recrue et aux différents organismes ? Cette solution pense à tout pour vous : vous gagnez du temps en simplifiant votre gestion administrative et vous assurez d’être en règle.

Comment simplifier la gestion administrative du personnel ? Focus sur le SIRH

Réaliser les missions citées précédemment manuellement est un lourd travail pour les responsables RH. Bien qu’il soit possible de tenir une gestion administrative du personnel avec un tableur comme Excel, cela requiert du temps, de l’énergie et beaucoup de patience, bloquant ainsi une personne sur des tâches qui pourraient être automatisées et optimisées.

À l’ère du numérique, il existe des outils performants et modulables pour décharger le responsable RH : les SIRH ou systèmes d’informations.

Conseils et bonnes pratiques

Les principaux atouts d’une bonne gestion RH :

  • gain de temps,
  • transparence, visibilité,
  • collaboration RH/employés,
  • suivi, vision stratégique,
  • bien-être au travail et QVT (qualité de vie au travail),
  • développement des compétences,
  • respect des lois.

Une bonne gestion administrative du personnel nécessite une approche logistique et une approche humaine. D’où l’intérêt de trouver un outil parfaitement adapté à votre fonctionnement d’entreprise et compris par les salariés.

Le SIRH est suffisamment flexible et modulable pour permettre une gestion administrative du personnel optimale. Il doit pouvoir se développer au même rythme que l’entreprise qui l’utilise, sinon il risque de ralentir ou d’entraver son évolution.

Les logiciels de gestion du personnel doivent donc répondre à certaines obligations pour offrir aux ressources humaines des fonctionnalités souples et simples à utiliser, aussi bien par les responsables RH que par les salariés.

Gestion administrative du personnel - SIRH : gestion des RH, recrutement, paie du personnel

© ConvictionsRH

Le logiciel SIRH, un gain de temps pour les RH

Un SIRH permet également aux salariés de gérer et d’accéder à leur dossier. Par répercussion, les chargés de gestion RH sont libérés des tâches d’informations basiques, comme le nombre de jours de congés restants, l’état des remboursements de notes de frais, les formations disponibles, etc. Les utilisateurs disposent alors d’une visibilité directe sur leur dossier, sans l’intervention d’une tierce personne.

Le temps est une donnée importante — pour ne pas dire primordiale — dans la vie d’une entreprise. Là encore, l’outil utilisé est le pilier de la réussite. Le gain de temps est le but de tous les acteurs de l’entreprise. Pour cela, il faut une gestion du personnel efficace grâce à un outil adapté.

Une transparence et une visibilité sur le processus administratif

Tous les SIRH ne permettent pas d’accéder à la totalité des modules par les salariés. Pourtant c’est indispensable pour une gestion administrative du personnel efficace.

En instaurant cette transparence, et grâce à une formation des salariés aux différents modules, vous obtenez une meilleure gestion. Chaque salarié est responsabilisé et peut gérer certains aspects administratifs de son travail :

  • demandes de congés,
  • demande de remboursement,
  • déclaration de temps de travail, etc.

    Tous les processus administratifs sont accessibles sur le même logiciel et par tous les services de l’entreprise. Que ce soit la comptabilité, les ressources humaines ou les équipes techniques, chaque personne est autonome.

Un suivi RH personnalisé des salariés

Le SIRH doit répondre à d’autres exigences que la simple consultation par les salariés ou les demandes en ligne pour des formations (ou autres).

Des tableaux de bord globaux, affinés et automatiques sont nécessaires. Les reportings et alertes sont des éléments à prendre en considération dans le choix du logiciel.

Le paramétrage d’indicateurs et de tableaux de bord RH permet de libérer un temps considérable, notamment pour les directions administrative, financière et RH de l’entreprise.

Un intranet RH collaboratif pour tous

L’échange et la collaboration interne constituent le moyen le plus efficace pour résoudre des problèmes entre les services. Un logiciel de gestion administrative du personnel qui présente cette fonctionnalité est un atout. Il permet d’échanger des informations rapidement, sans provoquer de longues réunions avec une organisation lourde.

💡 Les réunions sont réservées pour d’autres points que la résolution de problèmes administratifs simples ou la diffusion d’informations autour de la gestion du personnel.

Une plateforme collaborative permet la gestion des workflows. Plusieurs processus administratifs peuvent être automatisés sans besoin d’une ressaisie supplémentaire d’informations. Une fois entrées dans le logiciel, les informations des salariés peuvent être consultées, ou modifiées selon les droits d’utilisation des utilisateurs. Ainsi, chaque personne est responsabilisée et peut apporter les éléments manquants à son propre dossier sur demande des responsables RH.

Une vision stratégique pour les RH

Une des remontées de la part des responsables RH vis-à-vis des logiciels de gestion administrative du personnel était le manque de vision stratégique.

Impossible de planifier des actions, de centraliser les données et surtout de les exploiter de manière globale pour améliorer la performance de l’entreprise et la qualité de vie au travail des salariés.

Un SIRH permet la centralisation de l’ensemble des données. L’organisation, l’analyse et l’optimisation des processus RH sont au centre du développement.

Les tableaux de bord sont personnalisables pour répondre aux exigences des responsables RH. On y trouve d’ailleurs un suivi des indicateurs RH comme le bilan social, le taux d’absentéisme, le turn-over et bien d’autres encore.

Le bien-être des salariés en entreprise

Cette problématique revient régulièrement dans les services RH : comment aider les salariés à se sentir bien dans leur travail pour qu’à terme, ils trouvent leur satisfaction professionnelle et soient plus performants ? Une piste de réponse se trouve dans une gestion administrative transparente et simplifiée du personnel.

Au-delà d’une bonne gestion et d’une bonne communication, le service RH est plus disponible. Il peut alors mettre en place des actions pour valoriser les compétences des collaborateurs et donc la qualité de vie au travail. Certaines solutions SaaS de SIRH proposent notamment des modules de gestion des talents pour répondre à cette problématique.

Le respect des nouvelles réglementations

Les éditeurs de logiciels SIRH s’adaptent aux évolutions législatives, parmi elles :

  • le RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) : la centralisation des informations de vos salariés vous facilite nombre de tâches, mais il faut faire attention à la protection de leurs données, sous peine de sanctions ;
  • le prélèvement à la source : les outils sont désormais en mesure de collecter le taux de prélèvement et de l’appliquer sur le salaire des employés automatiquement.

Comparatif : 3 logiciels SIRH performants

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Assurance contre les pertes de données et assistance 24 h/24 et 7 j/7.

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Eurécia : SIRH de gestion RH

Plateforme qui permet une gestion globale des RH : administration du personnel, gestion des talents et du capital humain avec en bonus un module de mesure du bien-être des salariés.

SIRH Eurécia est compatible avec les solutions que vous utilisez déjà quotidiennement : comptabilité, ERP, par exemple, elle est évolutive, son paramétrage s’adapte à vos besoins spécifiques.

Support et nombreux tutoriels disponibles.

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La suite de logiciels ServicesRHOnline est entièrement modulable pour s’adapter à vos besoins, et couvrir vos ressources humaines, de la GPEC à la paie, en passant par la gestion des congés et la gestion des notes de frais. En automatisant certaines tâches, vos équipes RH gagnent du temps et améliorent leur productivité. En bonus, la gestion des organigrammes.

Sauvegarde quotidienne et support multi-canal.

D’une gestion du personnel maîtrisée au bien-être des employés

Une gestion administrative du personnel bien menée facilite la vie des services de ressources humaines, et il est aisé de comprendre pourquoi : gain de temps, procédures simplifiées et erreurs évitées, notamment.

Cela dit, gardez en tête que le bien-être des employés est également amélioré, indirectement, par une bonne gestion administrative de l’entreprise. Et qui dit bien-être au travail, dit meilleure productivité. Raison de plus pour mieux maîtriser votre gestion administrative du personnel !

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