Comprendre la gestion administrative du personnel pour mieux maîtriser vos ressources humaines

La gestion administrative du personnel peut vite devenir un casse-tête sans des outils adaptés, efficaces et connectés. Mais que recouvre exactement la gestion du personnel ? Quelle différence avec la gestion des ressources humaines ?

Définition, description des activités couvertes par la gestion du personnel et avantages d’un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) pour simplifier vos tâches : prenez 5 minutes pour lire cet article et vous améliorerez votre gestion du personnel et gagnerez en productivité et en simplicité.

La gestion administrative du personnel est assurée par les services ressources humaines (responsable RH), auquel s’ajoute parfois le service comptable ou financier pour la gestion de la paie.

L’administration du personnel englobe plusieurs aspects :

• différentes tâches administratives, légales et obligatoires (détaillées plus bas) qui doivent être effectuées à échéances définies,
• la dimension stratégique de la gestion administrative du personnel, avec pour objectif la création de valeur à travers chaque collaborateur,
• la relation sociale, essentielle avec les employés en fonction du contexte économique de l’entreprise et de l’évolution des collaborateurs.

Fonction essentielle à l’entreprise, la gestion administrative des salariés concerne l’ensemble des traitements liés aux contrats de travail, bulletins de salaire, absences, congés payés. Elle demande une rigueur absolue parce qu’elle correspond à des nécessités réglementaires.

Rébarbative, chronophage, la gestion administrative du personnel reste pourtant incontournable. Elle se traduit au quotidien par des demandes concrètes d’un côté de l’expert-comptable et de l’autre des équipes. Ceci avec des délais à respecter ou souvent un caractère d’urgence.

Hi Five Work est une des rares solutions dédiées uniquement à la gestion administrative. Conçue pour répondre directement à ces problématiques, elle représente une grande aide pour les entrepreneurs des plus petites entreprises :

• plateforme facile et intuitive disponible sur web et mobile ;
• priorité aux fonctions de Gestion Administrative du personnel sans sur-fonctionnalité ;
• regroupe sur une même plateforme à la fois la gestion des congés et absences, les bulletins de paie, les notes de frais, les plannings, etc ;
• gratuit de 0 à 3 salariés.

La gestion des ressources humaines (GRH) a une dimension plus globale. Par exemple, elle comprend également la gestion des compétences ou encore la gestion des carrières des collaborateurs.

Les RH ont un rôle d’écoute et de conseil, là où la gestion du personnel comporte un volet purement administratif.

Les services RH ont dans leurs attributions la gestion des congés et absences des salariés. Cela se traduit par :

• la prise en compte des différentes absences :
  • les congés payés,
  • les RTT,
  • les arrêts maladie,
  • les congés sans solde,
  • les autres absences,
• l’élaboration de planning de congés : par service, par site, global pour toute l’entreprise, etc.,
• la mise à jour du solde de congés, si elle n’est pas automatisée,
• l’assurance que les workflows de validation sont respectés par les managers et les collaborateurs,
• la prise en compte de ces éléments pour la paie.

💡 Pour prévenir les absences liées aux accidents du travail (et pour garantir un environnement de travail sain !), calculez votre taux de fréquence.

Sont également gérés par les RH :

• le suivi des temps,
• la gestion des plannings d’activité,
• le suivi des obligations en cas de salarié au forfait jour, etc.

La paie est une tâche qui incombe également aux ressources humaines. Elle comprend :

• le calcul et la gestion des traitements, salaires et cotisations sociales,
• la réalisation et la distribution des fiches de paie.

💡 Avant de réaliser les bulletins de paie des collaborateurs et collaboratrices, assurez-vous d’avoir pris connaissance de tous les éléments variables de paie.

Contrats de travail, avenants au contrat (comme un avenant télétravail), procédures de recrutement ou au contraire, procédure de licenciement ou de rupture conventionnelle de contrat… Encore une corde à l’arc des ressources humaines.

💡 Comment gérer simplement les procédures liées au droit du travail quand on n’a pas beaucoup de temps à y consacrer, voire qu’on n’a pas toutes les compétences requises ?

Les éditions Tissot proposent aux PME Lumio, un outil de gestion RH en mode SaaS pour alléger la charge des ressources humaines dans toutes les procédures en droit du travail. Vous avez un doute sur une procédure de recrutement, les documents à éditer et à envoyer à votre nouvelle recrue et aux différents organismes ? Cette solution pense à tout pour vous : vous gagnez du temps en simplifiant votre gestion administrative et vous assurez d’être en règle.

Le travail et ses conditions sont régis par :

• le Code du travail,
• une convention collective,
• les accords collectifs,
• ou encore le règlement intérieur.

☝️ Les responsables des ressources humaines sont les garants du respect de la législation en entreprise. À chaque évolution de la loi ou d’une réglementation concernant l’encadrement du travail dans l’entreprise, les RH doivent en prendre connaissance et l’appliquer.

Réaliser les missions citées précédemment manuellement ou sur Excel est un lourd travail pour les responsables RH : cela requiert du temps, de l’énergie et beaucoup de patience, bloquant ainsi une personne sur des tâches qui pourraient être automatisées et optimisées.

À l’ère de la digitalisation des ressources humaines, il existe des outils performants et modulables pour décharger les responsables RH et faciliter une gestion globale : les SIRH.

Leurs avantages :

1. un de temps pour les RH : grâce à l’automatisation de certaines tâches (comme la validation des congés) et à la centralisation des données. L’aspect collaboratif joue également : un salarié qui a accès à son solde de jours de congés mis à jour automatiquement à chaque demande ne sollicite pas les RH pour poser cette question.
   
   
2. transparence et visibilité sur les processus administratifs : en formant les collaborateurs sur l’utilisation d’un outil collaboratif, et grâce à une gestion des accès précise, chaque salarié est responsabilisé et peut gérer certains aspects administratifs comme les demandes de congés ou de remboursement de notes de frais, les déclarations de temps de travail, etc.
   
   
3. une meilleure transmission des informations entre les services : tous les processus administratifs sont accessibles sur le même logiciel et par tous les services de l’entreprise. Que ce soit la comptabilité, les ressources humaines ou les équipes techniques, chaque personne est autonome.
   
   
4. un suivi RH personnalisé des salariés : le paramétrage d’indicateurs et de tableaux de bord RH donne une vue d’ensemble ou au contraire, des données par salarié, pour mieux accompagner chacun dans l’entreprise.
   
   
5. une vision stratégique pour les RH : la centralisation des données, mais aussi l’organisation, l’analyse et l’optimisation des processus RH participent à améliorer la performance de l’entreprise et la qualité de vie au travail des salariés.
   
   
6. le respect des nouvelles réglementations : les dernières lois sur le RGPD ou le prélèvement à la source ne sont que deux exemples des changements qui peuvent impacter directement le travail des RH. Le SIRH a l’avantage de prendre en compte les règlementations automatiquement pour une gestion RH en règle.

Une gestion administrative du personnel bien menée facilite la vie des services de ressources humaines, et il est aisé de comprendre pourquoi : gain de temps, procédures simplifiées et erreurs évitées, notamment.

Cela dit, gardez en tête que le bien-être des employés est également amélioré, indirectement, par une bonne gestion administrative de l’entreprise. Et qui dit bien-être au travail, dit meilleure productivité. Raison de plus pour mieux maîtriser votre gestion administrative du personnel !