Logiciels de Système d'information RH (SIRH)

Logiciels de Système d'information RH (SIRH) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?

Un SIRH, ou Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) est un logiciel permettant la gestion et/ou l'automatisation des processus RH de l'entreprise comme le recrutement, la formation, la gestion de la paie ou la gestion administrative. 

Les logiciels de Gestion des Ressources Humaines (GRC et SIRH) comme Eurécia, Nicoka RH, ServicesRHOnline ou Syrhalogic permettent d’administrer les processus RH de manière automatisée en conformité avec la législation nationale et européenne en vigueur.

Que permet un SIRH ?

De la gestion des recrutements à celle des formations et des carrières, le SIRH offre de nombreuses fonctionnalités :

• Gestion de tâches administratives : congés, RTT, consultation des soldes, notes de frais, gestion des temps et plannings, des rapports d'activité, etc.
• Gestion de carrière : dossier du personnel, mise à jour du profil et des compétences, mobilité interne, demandes de formation, etc.
• Gestion des procédures internes : notes de service, entretiens annuels, convocation médecine du travail, règlement intérieur, etc.

Les besoins secondaires se détectent en fonction des attentes précises de l’entreprise et se déclinent sous forme de modules à ajouter à la solution RH :

• Gestion des recrutements et des carrières
• Gestion des notes de frais
• Gestion des temps et des activités
• Gestion des congés et absences

Les outils inclus au SIRH

Un logiciel SIRH étant très complet, on y retrouve un ensemble d'outils divers permettant au personnel RH de remplir ses missions plus facilement. On y retrouve plusieurs modules et applications : 

• Les tableaux de bord RH, permettant la gestion administrative du personnel
• Des fonctionnalités GPEC (Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) pour mieux piloter l'évolution des carrières au sein de l'entreprise et conserver les compétences en interne
• Un module de BDES, ou document unique
• Une application destinée au recrutement en ligne, certaines étant directement connectées aux job boards les plus populaires, pour mieux gérer le parcours candidat et l'onboarding
• Un espace CVthèque, pour garder un portefeuille de profils à jour

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel SIRH ?

La gestion administrative du personnel

Vous disposez d’un fichier d’employés qui centralise les informations par individus : CV, poste, compétences. 

À cela s’ajoute un gestionnaire de documents (GED) ou un coffre-fort électronique pour accéder aux contrats ou aux bulletins de paie de vos salariés qui conservent une valeur probante.

Avec ce progiciel de gestion, vous gérez également les temps de travail par activité (GTA) et les plannings de vos collaborateurs :

• Des feuilles de temps pré-remplies prennent en compte les jours travaillés, les plages horaires et les jours fériés pour simplifier la saisie des temps. 
• Les plannings par individu ou équipe peuvent être saisis et distribués aux individus concernés. 
• La Gestion des Temps par Activité (tâche, projet, mission, interne ou externe) peut être assurée par le service RH, ou directement par le salarié sur son portail RH.

Avec cet outil informatique, vous simplifiez le traitement des congés et des absences. Chaque salarié dispose d’un portail self service sur lequel il accède à ses compteurs de temps (solde restant, jours posés et à acquérir) et peut soumettre des demandes. Ces dernières sont automatiquement soumises à validation auprès du manager RH. Une demande acceptée notifie automatiquement le demandeur, décompte les jours posés et met à jour les plannings.

Les notes de frais

Le SIRH offre la possibilité aux salariés d’enregistrer en temps réel leurs frais professionnels (frais de déplacements, repas) manuellement ou simplement en prenant en photo une facture grâce à la technologie OCR (pour Reconnaissance Optique de Caractère) de l’application mobile fournie par l’éditeur du logiciel. 

Les notes de frais sont automatiquement transmises au service RH pour qu’il les valident. Une demande validée déclenche automatiquement le workflow de remboursement.

Les recrutements

En phase de e-recrutement, le système RH simplifie le sourcing dans votre CVthèque ou sur LinkedIn : vous identifiez certains critères indispensables (connaissances et compétences), et l’outil évalue les profils pertinents.

Lorsqu’un talent est identifié :

• Vous envoyez une notification automatique au candidat pour planifier un entretien professionnel,
• Et préparez l’entretien : créez des questionnaires ou en sélectionnez un.

La GPEC

Post recrutement, le progiciel SIRH vous permet de gérer les compétences de vos salariés :

• fDéfinir des fiches de poste et évaluer les compétences des titulaires ;
• Cartographier les compétences de l’entreprise et identifier les besoins ;
• Définir un plan et gérer la formation RH.

Inclus au sein de la GPEC, la gestion des talents (talent management en anglais) vous permet par exemple de programmer les entretiens individuels d’évaluation et établir les plans de carrière.

Le pilotage RH

Un tableau de bord vous permet d’obtenir une vision globale grâce à une série d’indicateurs de performance (KPIs) liés aux ressources humaines :

• Le bilan social et l’évolution de la masse salariale : recrutements, salaires (répartition fixe et variable) ;
• Le taux d’absentéisme et son évolution ;
• Le reporting du bien-être au travail ;
• La mesure du potentiel individuel et l’identification des personnes clés et des nouveaux talents ;
• Etc.

À partir de votre interface vous générez des rapports automatiques qui vous serviront de support pour justifier le coût d’un projet, les temps réalisés en cas de contrôle de l’inspection du travail, ou réaliser des dossiers administratifs comme le CIR.

Qui utilise un logiciel SIRH ?

Auparavant réservés aux fonctions RH (directions et responsables des ressources humaines) des grands groupes, ces solutions informatiques s’adaptent de plus en plus aux petites et moyennes entreprises (PME) qui gagnent en temps et productivité dans la gestion des processus RH.

Ces dernières peuvent ajouter des briques à l’outil RH au fur et à mesure de leur croissance.

L’internationalisation d’une entreprise est un facteur déterminant pour déclencher un projet d’équipement d’un outil de gestion RH. Celui-ci permettra de déployer plus facilement de nouvelles équipes, de se mettre en conformité avec la culture et la législation locale, et de consolider les données à l’échelle du groupe.

Pourquoi utiliser un SIRH ?

Le SIRH fournit aux personnel des Ressources Humaines un panel complet d'outils leur permettant d'administrer et couvrir les besoins des collaborateurs. Ils visent à faciliter les opérations quotidiennes du personnel RH tout en favorisant l'échange avec les salariés, en simplifiant les processus et tâches régulères comme la pose de congés, d'arrêt maladie, ou encore la gestion des compétences, ou le suivi des carrières. 

Par définition, les logiciels SIRH sont hautement modulables, et se compléxifient au gré des besoins exprimés par l'entreprise. Ils permettent en général un net gain de temps au personnel RH, leur permettant de dégager du temps pour des missions plus axées sur l'humain, en favorisant le contact avec le personnel.

Le logiciel SIRH propose de nombreux avantages, mais il présente également quelques inconvénients et/ou facteurs de risques à l'emploi : 

Avantages

• Toutes les données RH sont centralisées dans un outil, moins d’erreurs liées aux saisies multiple des mêmes informations ;
• Interopérabilité des modules qui automatise certaines tâches chronophages et permettent de se concentrer sur la gestion stratégique des ressources humaines ;
• DRH, DAF, Managers, Collaborateurs, tout le monde collabore et gagne du temps ;
• API qui permet d’intégrer l’outil au logiciel de paie et de comptabilité pour automatiser la saisie comptable ;
• Solution cloud qui sauvegarde automatiquement les données ;
• Logiciels qui prennent en compte des obligations légales, des règles internationales et de la politique RH.

Inconvénients

• Externalisation des données sensibles d’une entreprise auprès d’un tiers ;
• Risque de dévoiler certaines informations stratégiques à tous les membres ;
• Ces solutions SaaS peuvent manquer de flexibilité face aux processus de GRH propres à chaque organisation

Comment mettre en place un SIRH dans mon entreprise ?

Réalisez un audit des besoins exprimés par le personnel RH, identifiez quelles taches sont les plus chronophages, les moins utiles, et si elles pourront être automatisées via le logiciel SIRH choisi.  La gestion des congés, la paie ou encore la gestion des notes de frais sont par exemple des tâches souvent automatisables, permettant un gain de temps considérable.

Il est également conseillé de consulter les collaborateurs pour detecter les processus à mettre à jour, l'adoption d'un SIRH étant l'occasion de faciliter les actions récurrentes comme la pose de congés et arrêts maladie. Cartographier les processus est un bon moyen de faire le point sur les actions récurrentes et détecter les processus automatisables.

Enfin, après avoir défini le périmètre du projet SIRH, puis validé les besoins fonctionnels, opérationnels et même stratégiques, faites le point avec votre DSI ainsi qu'avec votre CSE pour detecter tout manquement éventuel avant le déploiement. Ces manquements peuvent être opérationnels, génant l'activité, mais aussi légaux, il convient donc de bien vérifier toutes les contraintes légales à respecter. N'hesitez pas à solliciter l'accompagnement d'un chargé de projet SIRH, qui peut vous permettre de vous prémunir à tout manquement et améliorer les processus récurrents au sein de l'entreprise.