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Logiciels de Engagement des collaborateurs

L'engagement des employés est une des caractéristiques de la relation entre une entreprise et ses employés. Un «employé engagé» est défini comme une personne complètement absorbée par le projet et la mission de l'entreprise et enthousiaste par rapport à son travail. Il va de ce fait naturellement promouvoir la réputation et les intérêts de l'organisation.

Le logiciel d'engagement peut être un module de logiciel RH ou d'un SIRH. Cependant on constate le plus souvent qu'il s'agit d'applications indépendantes.

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Engagement des collaborateurs : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel d’engagement des collaborateurs en ligne ?

Définition

Un programme d’engagement des salariés renforce les relations humaines entre trois acteurs principaux dans une société : le service RH, la direction et les employés. L’outil a pour objectif final d’automatiser l’échange en interne afin de mettre en place un climat social favorable à l’épanouissement de tous les salariés. Le bien-être au travail est au cœur de cette démarche. L'objectif est de prendre en compte les attentes des salariés pour un meilleur talent management. 

Comment ça marche ?

En tant que SaaS (Software as a Service), ce type de solution logicielle donne accès à chaque entreprise à une plateforme connectée. Les données relatives à la direction des ressources humaines y sont synchronisées pour assurer une gestion des parcours professionnels sans faille. Toujours dans l’optique d’améliorer la cohésion entre ces trois parties, les éditeurs ont ajouté les options nécessaires pour favoriser le dialogue social et mettre en avant le capital humain. Non seulement l’interface se synchronise par rapport aux modifications entrées par les utilisateurs, mais elle inclut également un support en direct.

Bien que ce type de programme nécessite généralement un espace de stockage élevé en interne, ce n’est nullement le cas lorsqu’il s’agit d’une version SaaS. Pour se connecter, les personnes concernées n’auront qu’à utiliser les identifiants et les mots de passe qui leur ont été fournis lors de leur souscription. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel d’engagement des collaborateurs ?

Le management des ressources humaines regroupe plusieurs domaines importants. Un bon logiciel pour engager ses collaborateurs doit des fonctionnalités stratégiques : 

Automatisation de la gestion des ressources humaines

La mission des responsables RH implique la gestion des congés et des absences, des plannings, de la paie, etc. Ces solutions d’engagement des salariés automatisent ces tâches et mettent systématiquement à jour la plateforme. Par exemple, un employé accède à l’outil pour demander un congé. La demande est automatiquement transmise au responsable RH qui n’a qu’à accepter ou rejeter la demande. Une demande acceptée est automatiquement actualisée dans le planning de l’individu, de son équipe, et est automatiquement décomptée de son compteur de congés.

Ces fonctionnalités administratives subissent le processus de dématérialisation et permettent de faciliter les processus RH au sein des organisations. Elles sont en général incluses dans l’offre ou proposées en option. Toutes les solutions d'engagement implémenter offre une grande simplification et une amélioration de la gestion du temps pour l'administration RH

Création de sondage

La plupart des solutions dans ce domaine intègre des outils permettant de mettre en place des enquêtes facilement. La création des questionnaires se fait en quelques secondes. Les sondages seront d’ailleurs visibles par tous les employés, qui peuvent répondre rapidement grâce à une sorte de quizz.

Exportation des rapports

Il est indispensable que les logiciels offre des reportings complets sur l'investissement des salariés et permettent de progresser même en mode hors-ligne. Des tableaux de bord permettent de visualiser les résultats et également d'améliorer efficacement la gestion des talents. L’option d’exportation des rapports est par conséquent obligatoire. Le format de sortie d’habitude est Excel. Cependant, l’outil dispose d’un choix multiple permettant de choisir l’extension du fichier. Dans la majorité des cas, les programmes supportent aussi l’impression des rapports.

Qui utilise un logiciel d’engagement des salariés ?

Un programme d’engagement des salariés s’adresse à la direction des ressources humaines. Il est parfait pour valoriser la communication interne ainsi que collaboration dans une équipe, même si la société ne compte que quelques salariés. Le climat social peut facilement être amélioré grâce à ce type de solution logicielle, car le développement des compétences, la vie de l’entreprise et le bien-être au travail sont à la clé.

Pourquoi utiliser un logiciel d’engagement des salariés en ligne dans une entreprise ? 

Les relations humaines en entreprise jouent un rôle de taille pour mettre en place une bonne politique RH. Ci-après une liste des points forts et points négatifs de ce type d’outil :

Avantages

  • Plateforme hébergée sur un serveur tiers ne nécessitant pas d’installation
  • Interface de discussion entre salariés et supérieurs hiérarchiques en temps réel
  • Rapport consultable en ligne grâce à l’option de partage
  • Gestion des employés automatisée : absentéisme, demande de congé, assiduité, etc.
  • Renforcement du dialogue social
  • Mode anonymat permettant à chaque employé de s’exprimer loin des risques psychosociaux
  • Développement de l'image de la marque employeur en interne 

Inconvénients 

  • Les versions gratuites nécessitent des mises à jour payantes.

Comment choisir un logiciel d’engagement des salariés en ligne ? 

Les logiciels en ligne requièrent un investissement qui suscite une bonne réflexion. Le choix d’un programme d’engagement des salariés doit prendre en compte ces critères :

  • Un support client réactif : même si les logiciels se veulent être faciles à utiliser, il est important qu’une assistance soit disponible, au moins les jours ouvrés. La majorité des éditeurs accompagnent leur solution d’un support client accessible par email, par tchat ou via appel téléphonique.
  • Une interface intelligente : ce genre de programme se démarque quand la plateforme de travail a une structure compréhensible. Il est indispensable que l’interface dispose des bonnes rubriques assurant une prise une main immédiate. Pour les éditeurs anglophones, il est essentiel de se renseigner sur la disponibilité de l’outil en français.
  • Une tarification claire : pour éviter les coûts cachés, il est de mise de bien vérifier les prix de départ. Dans la majorité des cas, les programmes sont proposés avec des tarifs mensuels. Le calcul du coût doit se faire sur le long terme.

Les meilleurs logiciels d’engagement des salariés gratuits et open source

  • Snapshift
  • Yootalent
  • Odoo

Les logiciels d’engagement des salariés professionnels les plus connus 

Pour TPE

  • Qualitrics Employee Insights
  • Quantum Workplace
  • PostBeyondMotivosity
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  • Humanagement
  • Creatify

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