Qu'est-ce qu’un logiciel de gestion des temps ?

Définition

Dans votre entreprise, aujourd'hui, il est possible que presque chaque collaborateur ait son horaire de travail ! Les logiciels de gestion des temps et des activités vous aident à suivre et organiser le temps de travail dans votre entreprise :

• gérer des salariés à temps plein, à temps partiel, au forfait jour, à horaire variable, annualisés...
• gérer des horaires de nuit, en équipe, en déplacement, en cycle de travail...
• gérer des heures supplémentaires et complémentaires, de la récupération, du repos compensateur…

Les outils de suivi des temps vous permettent de suivre le temps de travail de vos salariés au regard des contraintes réglementaires en vigueur :

• Conventions collectives et accords d’entreprise
• Différents types de contrats : CDD, CDI, convention de stage, intérimaires, etc.
• Différents statuts publics et privés

Comment ça marche ?

Les solutions de gestion des temps vous permettent de suivre précisément le temps de travail de chacun de vos employés. Vous disposez d’une interface en ligne pour visualiser les temps de présence de chaque salarié et gérer les temps par activité.

Ces temps sont automatiquement calculés par l’outil :

• À partir des feuilles de temps complétées par les salariés
• À partir des données de votre pointeuse ou badgeuse horaire
• À partir d’un badgeage intranet ou d’un pointage smartphone

Vos salariés disposent d’une interface en ligne pour saisir leurs temps de travail et les envoyer à leur responsable, consulter le cumul des heures effectuées, visualiser le compteur de récupération.

Vous disposez d’une interface administrateurs pour piloter votre masse salariale :

• Visualiser et approuver les feuilles de temps de vos équipes
• Suivre l’évolution du coût du temps de chaque projet
• Visualiser en temps réel les salariés présents, absents, en retards, etc.

Les outils de gestion des temps sont paramétrables s’intègrent dans votre système d’information RH (SIRH) pour automatiser l’édition des fiches de paie, gérer les plannings, les demandes de congés, etc.

Synchronisé avec votre outil comptable (ou via un simple export), vous automatisez l’enregistrement des écritures comptables et le paiement des salaires.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des temps ?

La gestion des temps par les salariés

L’outil de gestion des temps centralise et formalise le temps passé par chaque salarié sur le lieu de travail. Chaque salarié est inscrit dans l’outil et caractérisé par les informations de son contrat de travail : contrat, volume de travail, horaires, etc.

L’outil collecte quotidiennement ses heures travaillées (entrée et sortie), pauses et absences. Automatiquement, l’outil récupère les informations de votre badgeuse. Manuellement, vos salariés peuvent compléter des fiches de temps et vous les envoyer :

• Indiquant les heures d’arrivée et de sortie
• Décomposant leur journée : indiquant le temps passé pour chaque activité

L’outil calcule les heures supplémentaires, complémentaires, etc., réalisées par vos équipes. Le logiciel dispose d’un compteur de temps qui calcule (en temps réel) pour chaque employé le nombre de RTT, les congés payés restants, les jours de récupération, les heures de nuit réalisées, les jours fériés travaillés, le montant du CET. 

En cas d’anomalie (retard, oubli de pointage, absence imprévue, départ anticipé, etc.) vous êtes automatiquement notifié.

Vos salariés disposent d’une interface en ligne ou mobile sur laquelle ils peuvent suivre leur planning, saisir leurs temps, demander des congés (automatiquement transmises au supérieur), observer le solde du compteur de récupération, etc.

Le pilotage des ressources humaines

Votre interface vous permet d’obtenir un reporting en temps réel du temps de travail de chaque salarié. 

Des fonctionnalités analytiques avancées (tri croisé, Gantt) vous permettent de suivre le temps par activité, par projet, par client, etc., et calculer le coût de revient de votre masse salariale. Cela peut grandement simplifier vos processus de facturation et votre comptabilité analytique. Cela peut également servir de base à l’élaboration d’un planning prospectif optimisé et réaliste.

Des tableaux de bord personnalisables vous permettent d’analyser la performance de votre masse salariale et mesurer des tendances :

• Mesurer le taux d’absentéisme par sexe, âge, service
• Identifier des pathologies bobologiques : des services dont les retards sont fréquents, etc.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de temps en entreprise ?

Les solutions de gestion de temps sont intéressantes pour obtenir un suivi incontestable des temps de présence de chaque individu. Cependant, ces outils présentent quelques inconvénients.

Avantages

• Transparence et traçabilité du temps de travail de chaque employé, suivi par activité
• Automatisation des processus RH : édition des bulletins de paie dématérialisés (et déclarations sociales), calcul des heures supplémentaires, heures de nuit, etc.
• Calcul du centre de coût lié à la masse salariale
• Conformité avec la législation et notification automatique en cas d’anomalie
• Interopérabilité avec les outils de SIRH, comptabilité et paie utilisés en interne
• Outils de pilotage stratégique par anticipation des horaires, suivi budgétaire (prévisionnel et réalisé)

Inconvénients

• La saisie des temps activité par activité peut se révéler laborieuse pour les salariés
• Des anomalies parasites liées à des petits retards (une, deux minutes) peuvent inonder les messageries des responsables des ressources humaines
• Les employés peuvent avoir le sentiment d’être fliqué

Comment choisir un logiciel de gestion des temps ?

Les outils pour PME sont flexibles et polyvalents. Ils s’apparentent à des petits SIRH modulaires qui incluent non seulement le suivi des temps, mais également la gestion des congés, la planification, le traitement des données pour la paie, etc.

Les outils pour grandes entreprises et établissements publics sont plus spécifiques. Ils se concentrent sur la gestion des temps et des activités et offrent des fonctionnalités plus complexes : la planification automatique sous contrainte par exemple.

Ces solutions de gestion sont disponibles sur PC, smartphone ou tablette. 

Disponibles en SaaS, vous n’avez pas à gérer la maintenance et la mise à jour.

Liste de logiciels 

Logiciels gratuits 

• Gryzzly
• Harvest

Logiciels open source 

• Time Doctor 

• WebWork Time Tracker