Logiciels de Suivi des présences

Logiciels de Suivi des présences : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi des présences ?

Définition

Le logiciel de suivi des présences est une solution professionnelle qui facilite le contrôle et le suivi de la présence et du temps de travail de vos collaborateurs (par individu, site, service, etc.). 

À tout moment, vous visualisez les feuilles de temps de vos employés sur place et en télétravail :

• Les employés présents, absents, en retard
• Les employés disponibles ou en rendez-vous

Comment ça marche ?

Synchronisé avec votre outil de pointage, ce logiciel rh récupère les données liées aux arrivées, départs et pauses de vos équipes :

• Pointage RFID réalisé avec un badge sur une pointeuse
• Pointage biométrique
• Pointage sur ordinateur : IP ou manuel
• Pointage smartphone ou tablette via une application mobile
• Etc.

Chaque employé est identifié par une fiche de poste qui centralise les informations de son contrat de travail (horaires de travail, etc.) et est agrémentée des données de votre pointeuse. 

Vous disposez d’un compte administrateur pour visualiser la présence de vos employés et gérer les anomalies :

• Pointage impairs
• Pointage en dehors des horaires prévues
• Absence de pointage
• Nombre d’heures de travail maximum dépassé
• Temps de pause non respecté
• Etc.

Certains outils disposent d’un portail employé sur lequel vos subordonnés peuvent inscrire quotidiennement leurs temps de travail.

Ces outils élaborent automatiquement les feuilles de temps de vos employés et les transfèrent à votre outil de paie ou votre expert-comptable.

Quelles sont les principales fonctionnalités des outils de suivi des présences ?

Nous pouvons aborder les fonctionnalités de ces outils chronologiquement : de la création des profils employés au pilotage des ressources humaines.

Gérer les différents profils de salariés

Dans l’outil, chaque membre dispose d’une fiche agrémentée des informations liées à la semaine “type” de chacun :

• Horaires théoriques de début et de fin
• Temps de pause quotidien

Vous pouvez définir des règles de calcul des heures de travail employé ou catégorie :

• Une heure de début et de fin et un décompte automatique d’un temps de repas ou d’une pause
• Un badgeage systématique pour chaque interruption de travail
• Etc.

Ces outils intègrent les cycles de travail complexes (2*8, 3*8) et les jours fériés.

Le suivi de la présence des employés

Si vous disposez d’un outil de pointage, l’outil de présence se synchronise avec votre pointeuse (badgeuse, ou autre dispositif de contrôle), vous disposez d’un tableau de bord sur lequel vous visualisez en temps réel les individus présents, absents, en retard.

Les fiches de présence sont automatiquement éditées et envoyées à votre outil de gestion de la paie. L’outil prend en compte les différents types d’heures : payées, supplémentaires, absences, RTT, modulation, heures de nuit, dimanche, etc.

Certains outils vous permettent de géolocaliser vos employés en déplacement.

Si votre outil de suivi des présences et doté d’un portail employé, vos collaborateurs peuvent enregistrer leur temps de présence hebdomadaire en ligne, l’assigner à différents projets et ajouter des commentaires. Un tableau de bord propre à chaque employé synthétise les heures réalisées et celles restantes et les notifie lorsqu’ils sont en retard sur la saisie de leurs feuilles de temps. 

Si votre outil ne dispose pas de portail rh, les feuilles de temps sont générées par défaut, vous pouvez les modifier manuellement.

Un outil de GRH

En tant qu’administrateur, vous disposez d’un calendrier graphique pour visualiser la présence de vos collaborateurs en temps réel ou à posteriori. 

Un tableau de bord interactif centralise tous les indicateurs de performance liée à la présence des individus :

• Présence, absence, retard par individus ou équipe
• Besoins de certaines équipes
• Anomalies de pointage : retard, absence, oubli, etc.
• Disponibilité des collaborateurs

Un simple clic vous permet de générer des rapports analytiques personnalisés, les exporter et les partager :

• Des rapports de job costing pour mesurer la performance par tâche d’un individu
• Des rapports par projet (temps prévu vs. temps réalisé) pour justifier la facture envoyée à vos clients

Ces outils respectent le code du travail. Vous êtes notifié en cas de violation des obligations légales par un employé ou un manager RH (sauf dérogation paramétrée dans l’outil) :

• Durée de travail quotidien de plus de 10 heures
• Pause non respectée
• Amplitude de travail supérieure à 13 heures

Simplifier les tâches administratives RH

Les outil de gestion du personnel sont souvent inclus au sein de progiciels de gestion des ressources humaines. Toutefois, certains éditeurs fournissent des solutions indépendantes ouvertes interopérables avec votre SIRH :

• Avec votre outil de gestion des congés et absences pour éviter les anomalies ou comptabiliser les absences comme congés
• Avec l’outil de gestion des temps pour synchroniser l’outil avec le planning des employés
• Avec l’outil de paie pour automatiser la comptabilisation des feuilles de temps et la réalisation des bulletins de salaire

Qui utilise un logiciel de suivi des présences ?

Ces logiciels rh de suivi sont transversaux : 

• Les employés pointent ou enregistrent leurs temps de travail hebdomadaire
• Les responsables RH et chefs d’équipe contrôlent la présence de leurs subordonnés
• Les directeurs des ressources humaines (DRH) visualisent des indicateurs de performance et gèrent le personnel

Ces outils sont principalement utilisés au sein de structures importantes qui ont besoin de mettre en place des procédures de contrôle et de suivi formelles. Les entreprises de la grande distribution, les hôpitaux ou les centres d’appels en sont des bons exemples.

Des TPE et moyennes entreprises (PME) peuvent également utiliser ces solutions de gestion pour obtenir une traçabilité des temps réalisés par projet.

Pourquoi utiliser un logiciel de suivi des présences en entreprise ?

Ces outils améliorent votre gestion rh : vous savez en temps réel qui est présent, qui est absent et qui est en retard. Cependant, ils présentent quelques inconvénients.

Avantages

• Suivi des présences, absences et retards en temps réel
• Suivi de l’avancement par projet, différence entre temps prévu et temps réalisé
• Synergies avec les autres éléments du SIRH : simplification administrative de la gestion des ressources humaines chronophage
• Traçabilité du temps de travail en cas de contrôle par l’inspection du travail
• Réduction des coûts liés aux minutes perdues, à l’enregistrement des données dans l’outil de paie, aux erreurs de saisie, etc.
• Productivité accrue des salariés qui savent qu’ils sont contrôlés
• Conformité avec la législation

Inconvénients

• L’utilisation d’une pointeuse en plus de l’outil de suivi des présences et indispensable si l’on veut un suivi précis et automatique
• Des règles de présence trop strictes peuvent être mal perçues par les employés et source de tensions
• Un responsable RH peut être submergé d’anomalies parasites s’il reçoit une notification à chaque fois qu’un employé badge légèrement en avance ou en retard