Logiciel de Recrutement : Gestion des candidatures, CV et sourcing

Le logiciel de recrutement en ligne est un logiciel RH qui permet de gérer la création et la diffusion des offres d'emplois ainsi que les candidats qui postulent à celles-ci. Les solutions de recrutement sont le point de départ d'une gestion des Ressources Humaines réussie.

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Qu'est-ce que le recrutement en GRH ?

Rattaché aux services des ressources humaines, le recrutement est un processus se déroulant en plusieurs étapes : recherche, sélection, choix, intégration...

Quels sont les différents modes de recrutement ?

Le recrutement est un processus interne ou externe. Ces deux méthodes de recrutement sont fixées par les ressources humaines et les responsables opérationnels. 

Pourquoi faire un recrutement ?

Un recrutement est effectué lorsqu'une entreprise a besoin d'un nouveau salarié pour une création de poste, l'accroissement de l'activité ou encore pour remplacer provisoirement ou définitivement un autre salarié.

Retrouvez plus d'informations dans nos guides sur le recrutement.

Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?

Définition

Le logiciel de recrutement accompagne les entreprises lors du processus de recrutement : du sourcing à l’onboarding des nouveaux collaborateurs.

  • Il permet de soumettre une offre d’emploi à une audience très large pour augmenter les chances de détecter les talents qui entraîneront la réussite de l’entreprise et les attirer.
  • Il simplifie la recherche du meilleur candidat et son intégration au sein de sa nouvelle entreprise.

Cette catégorie inclut les logiciels de gestion des candidatures, les CVthèques, et autres plateformes de recrutement.

Parmi les solutions les plus connues : Eurécia, Jobaffinity (Intuition Software), Beetween, Gestmax (Kioskemploi), Nicoka ATS, Recrutor, Softy.

Comment ça marche ?

Proposés en SaaS, ces outils de recrutement structurent et accompagnent le recruteur tout au long du processus de recrutement. L’utilisateur accède en ligne aux fonctionnalités :

  • Il consulte sa CVthèque ou accède à une base de données de CV à jour fournie par l’éditeur de la solution de gestion des ressources humaines ;
  • Il crée des annonces et les diffuse sur les sites d’annonce et les Job Boards ;
  • Il communique avec les différentes parties prenantes (internes et externes) ;
  • Il traite les candidatures, évalue les candidats et communique avec eux depuis une interface Web simple et intuitive ;

L’outil peut être interopérable avec votre SIRH afin de faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Il peut également constituer un module de votre système d’information RH.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de recrutement en ligne ?

Du sourcing à l’intégration du candidat dans la société, ce logiciel de gestion permet aux responsables RH de gérer tout le processus sur l’interface en ligne de l’outil.

Sourcing des candidats et analyse des CV

Chronologiquement, le logiciel recrutement permet premièrement à un responsable ou manager RH de construire ses offres d’emploi et les diffuser :

  • Il complète les différents champs du formulaire de création d’une offre d’emploi ;
  • Il choisit les sites sur lesquels il souhaite la diffuser et la publie : sites Web d’annonces, Job Boards, réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.), page d’emploi interne.

Le logiciel collecte automatiquement les candidatures des annonces multi diffusées et harmonise les CV. 

Chaque candidat fait l'objet d'un profil nominatif composé du CV (écrit ou vidéo), de la lettre de motivation, des compétences, expériences, etc. 

  • Il le sauvegarde dans la CVthèque de l’entreprise (en identifiant les doublons),
  • Et évalue la compatibilité entre l’offre et le candidat compte tenu des besoins de l’entreprise et des compétences dudit candidat (CV, lettre de motivation, champs remplis lors de la candidature).

La solution de recrutement réalise un premier tri. Les recruteurs peuvent ensuite choisir les meilleurs profils dans une liste. 

La CVthèque et la gestion des candidatures

Les CV et candidatures collectées constituent une base de données sur laquelle un recruteur peut zoomer sur les profils en adéquation avec les nouveaux postes ouverts. Un moteur de recherche permet de sélectionner les connaissances, compétences et expériences requises à partir de mots clés et obtenir des profils à contacter.

Certains logiciels sont dotés d’une base de données de candidats régulièrement mise à jour.

Un profil sélectionné peut être contacté directement depuis l’outil (par e-mail ou SMS) afin d'organiser un premier appel ou entretien.

La gestion des recrutements

Différentes fonctionnalités permettent de standardiser le recrutement au sein de sa société : 

  • Un workflow de recrutement formalise le processus de l’étape initiale de recherche à la formalisation du contrat de travail et son enregistrement dans le dossier du candidat.
  • Des questionnaires peuvent être réalisés pour qualifier les candidatures, simplifier le tri des CV.

Des formulaires peuvent être complétés au moment de l’entretien pour évaluer le candidat et collecter les commentaire du jury.

Certains outils de recrutement incluent des tests d’évaluation : techniques, psychotechniques, personnalisés.

D’autres proposent des fonctionnalités de d’organisation et planification (notifications, agenda, etc.).

Le tableau de bord RH

En ligne, le responsable RH accède à toutes les informations par campagne de recrutement :

  • Historique des échanges : résultats des évaluations et les commentaires laissés pour chaque candidat ;
  • Statistiques personnalisées : ROI des campagnes, canaux d'acquisition populaires, etc.

Il peut générer des rapports et des comptes-rendus d’entretiens au format de son choix : PDF, Word, etc.

Lorsqu’un candidat est embauché, il peut partager ses données avec le SIRH ou le CRM pour assurer un suivi sans faille des informations sur le futur salarié. 

Qui utilise un logiciel de recrutement ?

Aussi bien pour les TPE, PME, les services RH des grands groupes, les agences de recrutement, cabinets RH, etc., le logiciel en ligne de recrutement centralise toutes les actions pour trouver un candidat correspondant aux besoins et aux compétences requises pour un poste. 

L’outil a également un rôle à jouer dans le Head Hunting (chasseur de têtes) pour dénicher des talents à l’écoute du marché de l’emploi et des opportunités pour progresser dans leur carrière. 

Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement en entreprise ?

Cette solution de recrutement simplifie le processus de e-recrutement : tout est géré depuis l’interface de l’outil. Cependant, il présente quelques inconvénients.

Avantages

  • Le recruteur peut créer une offre d’emploi sur un modèle 100 % compatible avec les standards des sites de recrutement et les diffuser en un clic ;
  • Le logiciel suggère automatiquement les Job Boards pertinents pour la diffusion d’une annonce ;
  • La possibilité de constituer une base de données de recrutement voire accéder à des banques de candidats collaboratives particulièrement utilisées dans une démarche de sourcing de cadres dirigeants ;
  • La collaboration entre cadres, dirigeants, chasseurs de tête et consultants en recrutement qui peuvent évaluer et prendre des notes sur un candidat et bénéficier d’une synthèse globale ;
  • Synchronisation automatique des emails envoyés depuis la plateforme avec la messagerie professionnelle pour ne jamais perdre le fil des échanges.

Inconvénients

  • Il ne s’agit pas d’un logiciel de gestion des ressources humaines (SIRH). Ses compétences se limitent au recrutement. Il ne couvrent donc pas la GPEC (gestion des compétences), la mobilité interne des salariés, la gestion de la performance, les entretiens annuels ou l'administration du personnel ;
  • Un processus de recrutement formalisé peut ne pas convenir aux besoins spécifiques de tous les services ;
  • Utiliser un logiciel de gestion de recrutement peut être chronophage pour une TPE ou petite PME qui recrute ponctuellement.

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En tant que recruteur, vous l’avez surement constaté : il est de plus en plus difficile de se distinguer sur le marché de l’emploi pour attirer les meilleurs talents. Dans ce tutoriel, nous vous proposons des pistes pour rendre vos recrutements plus visibles et plus attractifs tout en optimisant le temps que vous y consacrez.