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Logiciels de Gestion des données RH (BDES)

Face à la loi sur la sécurisation de l’emploi, il est de rigueur de recourir à des logiciels RH performants pour mettre à jour régulièrement la base de données économiques et sociales. Puisque cette base de données doit conserver toutes les informations sur plusieurs années, un logiciel BDES s’avère être la meilleure solution pour assurer cette tâche.

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Gestion des données RH (BDES) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel BDES en ligne ? 

Définition 

La loi sur la Base de Données Economiques et Sociales, connu également sous le nom de Base de Données Unique impose aux entreprises de délivrer un rapport régulier et détaillé sur la valeur créée par leurs activités pendant six ans. Le logiciel BDES a pour finalité d’automatiser une grande partie de ces tâches pour leur permettre de répondre à cette loi, avec efficacité et praticité.  

Comment ça marche ? 

L’outil comprend de nombreuses programmations destinées à classer automatiquement toutes les informations qui doivent être répertoriées dans la BDU. Ces modules vont élaborer le rapport sur l’économie de l’entreprise, son engeagement social (répartitions des employés, des stagiaires, les conditions de travail…), ses investissements ainsi que toutes ses activités au quotidien.  Ainsi, les comptes rendus à fournir aux Comités d’Entreprise et Comité d’Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail peuvent être édités plus facilement. 

Les documents à gérer sont organisés en fonction des rubriques légales. Ils sont classés par date et sont enregistrés dans un calendrier. Ainsi, toutes les données qui doivent être insérées dans la BDU seront faciles à trouver pour accélérer l’exécution des tâches.   

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel BDES SaaS ?

Le stockage des documents 

Les systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH) permettent de stocker des documents sur tous les employés de l’entreprise. Ces données sont sauvegardées dans une base de données centralisée, facile d’accès. Il peut s’agir des avantages sociaux comme des rapports sur la paie du personnel. 

La gestion des données

Ce genre de logiciel permet l’exportation et l’importation de toutes sortes de données sur l’entreprise et ses employés. Le but étant de rendre la génération des rapports simples et pratiques. Ces données peuvent être gérées en fonction de leur utilité. Le responsable pourra notamment donner un accès partiel aux dossiers à un représentant du personnel.

L’alerte de mise à jour 

Comme les informations requises par la BDES concernent les 2 dernières années et une projection des 3 années qui viennent, il est nécessaire que le logiciel puisse aider le responsable dans la collecte des données. Si jamais ce dernier oublie une information importante, le logiciel va l’alerter via un email. 

Qui utilise un logiciel BDES en ligne ? 

L’obligation légale sur le BDES s’applique à toutes les entreprises ayant plus de 50 salariés. Ce genre de logiciel est donc conçu pour toutes ces structures, allant des firmes multinationales aux entreprises locales. Ces outils ont été particulièrement élaborés pour faciliter les tâches de la direction, du service des ressources humaines et du service financier. Les délégués du personnel et les membres du comité central d’entreprise doivent également accéder à cette base de données. 

Pourquoi utiliser un logiciel BDES en ligne en entreprise ?

Avantages 

  • Il permet de sécuriser les données sociales de l’entreprise 
  • Ce genre de logiciel assure la mise en œuvre de la BDES de manière fiable
  • L’utilisation de ce genre de logiciel optimise le temps d’établissement des rapports. 
  • Un logiciel BDES assure à l’entreprise le respect des obligations 
  • Il permet une amélioration conséquente de la gestion des ressources humaines 
  • L’abonnement permet de mettre à jour automatiquement le logiciel pour répondre au mieux aux législations 

Inconvénients 

  •  Les fonctionnalités intégrées dans les logiciels gratuits ne répondent pas souvent aux réels besoins des entreprises 

Comment choisir un logiciel BDES en ligne ? 

  • La facilité d’utilisation : l’idéal est de choisir un logiciel offrant une interface intuitive. Dans certains cas, l’outil propose une assistante virtuelle programmée pour guider l’utilisateur dans la manipulation de l’application. 
  • La sécurité des données : étant donné qu’il s’agit d’un logiciel en ligne, les risques de piratage et vol de données existent. Il est donc nécessaire de s’assurer de la sécurité des sauvegardes des données avant de choisir le logiciel.  
  • Le coût : en général, le prix de ce genre de logiciel dépend des modules qui y sont intégrés. Plus il est performant, plus il est cher. Déterminer les besoins de l’entreprise en fonction de sa taille doit donc être fait avant de choisir l’outil qui lui permettra de respecter la réglementation en vigueur.  

Les meilleurs logiciels BDES gratuits et open source

  • CotraBDES
  • Anybox
  • Compta Online
  • BDES Online 
  • BDES Plus 

Les logiciels BDES professionnels les plus connus  

Pour TPE 

  • Altays
  • Nibelis
  • Peopledoc

Pour PME

  • Alcuin BDES
  • Havasu
  • Kammi

Un logiciel de Base de Données Unique est une solution idéale pour répondre à toutes les obligations imposées par la loi et assurer la transparence des activités au sein de l’entreprise, notamment vis-à-vis des employés et des syndicats.